Электронная подпись кадрового персонала – неотъемлемая часть деятельности организации. Она подтверждает личность сотрудника, используется для подписания КЭДО и иной документации, формирования и сдачи отчетности, совершения действий от имени компании.

Электронная подпись требуется в разных случаях:

• Для участия в торгах и закупках. Представители тендерного отдела обязаны визировать заявки с помощью ЭП, а также подтверждать документацию и непосредственно в процессе проведения торгов.
• Для ведения  документооборота. Электронная подпись требуется, чтобы удостоверить документацию с контрагентами, подписать акты и счета-фактуры, оформить кадровые бумаги. Ее применяют для финансового и бухгалтерского, транспортного, кадрового, архивного документооборота, используют на национальном и на международном уровне.
• Для взаимодействия с контролирующими и государственными органами. ЭП требуется для сдачи отчетности в налоговую, социальную, таможенную службу, для предоставления официальных документов в иные структуры федерального и регионального значения.

Кроме того, электронная подпись служит персональным маркером ответственности. Она уникальна, а потому позволяет безошибочно определить, кто именно подписал бумагу и нивелировать возможные риски.

Существует несколько видов ЭП:

• ПЭП – простая электронная подпись. Приравнивается к собственноручной.  Подходит для работы во внутренних корпоративных системах, для подтверждения незначительных действий – при банковских операциях, для авторизации в информсистемах. Удостоверить ею налоговую отчетность, трудовой договор, приказ о переводе на другую работу или иной документ ей нельзя.
• НЭП – это усиленная неквалифицированная подпись. Ее формируют с помощью специальных криптографических программ на основе закрытого ключа ЭП. Для использования данного вида подписи формируется закрытый и открытый ключ. «Первый» вместе с пин-кодом хранится на спецносителе или на диске персонального компьютера, с его использованием генерируются подписи для визирования документации. Открытый ключ является доступным – его могут видеть все участники, задействованные в цифровом документообороте и проверить подлинность. Принадлежность открытого ключа владельцу закрытого указывается в сертификате. НЭП востребована для внутреннего и внешнего документооборота, в случае соглашения сторон. При этом, чтобы данный вид подписи считался равнозначным личной, необходимо оформить это документально, прописать в соглашении правила применения НЭП, отметить юридическую силу подписи.
• КЭП – это усиленная квалифицированная электронная подпись. Обладает высокой степенью защиты, выдается только специальными аккредитованными центрами. Средства криптографии, используемые для данного вида ЭП, должны быть сертифицированы ФСБ. Чтобы документ, удостоверенный КЭП имел силу подписанного собственноручно, не требуется дополнительных письменных соглашений. УКЭП применяется для работы с внешней документацией – с отчетностью для государственных органов, договорами с контрагентами и иными значимыми бумагами.

Важно!

Для подписания документов сотрудником, но от имени организации необходима не только КЭП, а еще и машиночитаемая доверенность. Ее выдает руководство на определенный срок, отражает в бумаге конкретные полномочия.

Особенности оформления ЭП на сотрудников

Для получения электронной подписи персоналу необходимо подать заявку в аккредитованный центр, собственноручная подача позволяет подтвердить личность. Заявку можно предоставить дистанционно или при личном посещении центра.

Важно!

Если в организации все внутренние документы будут визироваться с помощью ЭП, то от сотрудников следует получить письменное согласие. В нем стоит указать, какая именно электронная подпись применяется, каким образом обеспечивается конфиденциальность. Такой момент помогает минимизировать спорные ситуации.

Как правильно хранить?

Оформленную ЭП следует хранить на защищенных носителях – специальных USB-токенах, с которых сложно скопировать ключ. К тому же использовать записанный на них ключ без введения PIN-кода невозможно. Некоторые токены имеют встроенные СКЗИ, для них не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Кроме того, для хранения ЭП допускается использовать:

• Компьютерные файлы – этот вариант оптимален для разового применения. Но важно установить жесткую защиту под сложный пароль.
• Систему облачного хранения данных – способ подходит для работы с удаленными сотрудниками. С таким ключом из облака подписать документ возможно с любого доступного устройства с сетью интернет. Главное, чтобы услуги связи оказывал проверенный провайдер с использованием двухфакторной аутентификации.

Важно!

Для обеспечения конфиденциальности хранить подписи разных людей на одном носителе запрещается. Если функциональный носитель утерян, то необходимо сразу отозвать сертификат через удостоверяющий центр.

Особенности подписания

Для визирования электронных документов достаточно открыть нужную форму в корпоративной системе, далее:

• Выбрать нужный сертификат и отметить его.
• При необходимости подписать файл МЧД.
• Подтвердить визирование пин-кодом или запароленным ключом из облака.

Обратите внимание, что подписывать трудовую книжку, визировать приказ об увольнении сотрудника нельзя. Аналогичный запрет на подписание актов о несчастных случаях на производстве.

Ключевые ошибки

При работе с электронными подписями иногда случаются ошибки. Так, ЭП используют для визирования юридически значимых документов. Приказы о приеме или же увольнении требуют НЭП или же усиленной КЭП.

Кроме того, в числе ошибок:

• Применение несоответствующего вида подписи.

• Отсутствие настроек рабочего места.

• Неправильное хранение при несоблюдении мер безопасности.
• Передача подписи иному лицу, что не снимает юридическую ответственность с владельца, но создает опасную ситуацию.
• Подписание бумаг от имени компании без МЧД.

Обратите внимание!

Есть еще ряд тонкостей оформления и применения ЭП, осуществления электронного документооборота, поэтому важно подробно изучать вопросы, при необходимости консультироваться с экспертами по актуальным требованиям.