В статье автор даёт характеристику кадрового электронного документооборота, определяет его особенности в сравнении с бумажной альтернативой и отмечает проблемы внедрения и использования КЭДО. Так, было установлено, что КЭДО, согласно ТК РФ, представляет собой систему создания, согласования, подписания, хранения и передачи кадровых документов в электронном виде с обеспечением их правовой значимости. При этом электронный документооборот при сравнении с бумажным позволяет оптимизировать расходы организации и тайм-менеджмент персонала и повысить таким образом эффективность управленческих решений. Проблема внедрения и использования КЭДО требует от компании системной работы по противодействию сопротивлению персонала, решению технических сложностей и организации поддержки сотрудников.

Ключевые слова: управление персоналом, кадровый электронный документооборот, КЭДО, кадровая политика, цифровизация.

In the article, the author gives a description of personnel electronic document management, defines its features in comparison with the paper alternative, and notes the problems of implementing and using KEDO. Thus, it was established that the KEDO, according to the Labor Code of the Russian Federation, is a system for creating, approving, signing, storing and transmitting personnel documents in electronic form to ensure their legal significance. At the same time, electronic document management, when compared with paper, makes it possible to optimize the organization's costs and time management of personnel and thus increase the effectiveness of management decisions. The problem of implementing and using KEDO requires the company to systematically work to counter staff resistance, solve technical difficulties, and organize employee support.

Keywords: personnel management, electronic personnel document management, KEDO, personnel policies, digitalization.

Современный этап эволюции мирохозяйственной системы неразрывно связан со всеохватным процессом развития информационных технологий (ИТ), дигитализации бизнес-процессов и цифровизации рутинных задач. Использование компаниями технологических инструментов позволяет оптимизировать издержки и достичь более высоких показателей эффективности. Необходимость применения современных ИТ специалистами по управлению персоналом вытекает как из состояния и структуры рынка труда, так и из возможности оптимизировать тайм-менеджмент и структурировать HR-процессы. Перевод кадрового электронного документооборота с бумажного на цифровой носитель является одним из направлений цифровизации в рамках деятельности специалиста по управлению персоналом.

Характеристика и аспекты правового регулирования кадрового электронного документооборота (КЭДО) представлены в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) в ст. 22.1–22.3 [7]. Так, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимают «создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» [7]. При этом ряд документов, как например, распоряжение об увольнении, в обязательном порядке требует бумажного дубликата или остаётся на бумаге как в случае с документами, подтверждающими прохождение работником инструктажей по охране труда. Помимо этого, работник вправе безвозмездно затребовать выдачу документов или их заверенных копий на бумажном носителе, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот. Тем не менее, несмотря на возможные риски, которые сконцентрированы преимущественно вокруг вопросов обеспечения безопасности данных, переход на КЭДО даёт ряд весомых преимуществ. К их числу относятся, например, сокращение времени на оформление кадровых документов, возможность быстрого доступа к информации о сотрудниках, снижение затрат на бумажные материалы [4].

Специфика кадрового электронного документооборота в сравнении с бумажным раскрывается, например, в скорости согласования, хранении, интеграции, аналитике процессов и др. В эпоху цифровых технологий применение традиционных бумажных документов снижает скорость принятия управленческих решений и консервирует значительную статью расходов организации. По разным оценкам, персонал тратит на работу с бумажными документами до 50 % от общего рабочего времени [5, с. 63] При этом согласование и подписание документа занимает дни или даже недели и может требовать физического перемещения документа, что влечёт за собой дополнительные расходы и увеличивает риск потери и/или порчи документа. В отличие от бумажного эквивалента риск утери электронного документа минимален, однако, как замечает К. Ахмадуллина, «важно сформировать такую систему безопасности, которая с уверенностью дать осознать, что конфиденциальные сведения работников [будут] сохранены» [2, с. 304]. Возможность интеграции системы электронного документооборота (СЭД), например, с 1С, HR-системами, корпоративными порталами минимизирует риск ручных ошибок и дублирования документов, а выгрузка данных из системы КЭДО открывает возможность для проведения эффективной HR-аналитики. В то же время значительным вызовом для компаний является проблема недостатка у части персонала навыков работы в сфере IT [6, с. 134], требующая соответствующей организации системы привлечения, удержания и управления талантами сотрудников в целом и ценных кадров в частности.

Решение со стороны организации о переходе на кадровый электронный документооборот затрагивает вопросы внедрения и дальнейшего использования КЭДО. Во-первых, работодателю необходимо принять локальный нормативный акт, в котором будут зафиксированы порядок внедрения и последующего использования системы КЭДО. Реализовать это можно в форме инструкции по кадровому делопроизводству или в рамках отдельного положения о КЭДО в компании. При этом «обязательно необходимо прописать перечень документов, которые будут переведены в электронную форму, а также зафиксировать обстоятельства, когда электронные документы могут быть переведены в бумажный формат» [8]. Наряду с вышеобозначенным, работодатель обязан включить и систему электронного документооборота (СЭД), с помощью которой планируется ведение КЭДО. Анализ представленных на рынке КЭДО-решений по искомым параметрам компании, например маршруты подписания, шаблоны документов, интеграция с бизнес-системами и пр. [см. 1, c. 747, табл. 1], позволит подобрать СЭД по запросу организации и извлечь при этом максимум преимуществ. Во-вторых, работников следует ознакомить с положением под подпись и разъяснить нормы законодательства в системе КЭДО. В-третьих, важно правильно выстроить систему обучения сотрудников и перманентно оказывать поддержку при эксплуатации КЭДО-решения. На данном этапе особую роль играет выверенный подход нивелирования возникающих проблем, как например, недоверие со стороны сотрудников. Так, корректно сформулированная «продажа» сотрудникам ИТ-решения в форме оптимизированного тайм-менеджмента и оперативной технической поддержки заметно повысит эффективность от внедрения КЭДО [3].

Таким образом, кадровый электронный документооборот значительно разгружает персонал от выполнения рутинных задач, сохраняя время на креативный и творческий подход к более сложным процессам. Ожидания работодателя при внедрении и использовании КЭДО сосредоточены вокруг повышения эффективности управленческих решений. Достижение этого требует формирования выверенной системы обучения сотрудников, технической поддержки и цифрового сопровождения.

Литература:

1. Ариничева, Е. В. Проблема выбора систем КЭДО специалистами по управлению персоналом / Е. В. Ариничева, А. А. Лузаков // Экономические науки, 2025. № 12 (253). С. 743–748.
2. Ахмадуллина, К. И. Преимущества кадрового электронного документооборота в системе управлении персоналом / К. И. Ахмадуллина // Скиф. 2023. № 4 (80). С. 302–306.
3. Внедрение КЭДО: практический опыт [Электронный ресурс] // sscclub.ru. — URL: https://sscclub.ru/article/vnedrenie-kjedo-prakticheskij-opyt/ (дата обращения: 20.09.2026 г.)
4. Гришко, В. С. Переход на ведение кадрового электронного документооборота / В. С. Гришко, М. Н. Миловзорова // Вестник науки. 2024. № 11 (80). С. 99–107.
5. Конобевцев Ф. Д. Цифровизация кадрового документооборота / Ф. Д. Конобевцев // УПИРР. 2022. № 6. С. 63–66.
6. Сульдина, Г. А. Кадровый менеджмент и управление персоналом: от традиций к инновациям / Г. А. Сульдина, Д. С. Новиков, С. А. Владимирова // Экономика: вчера, сегодня, завтра. 2022. Том 12. № 1А. С. 131–137.
7. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 29 декабря 2025, с изм. от 15 мая 2026 г.) [Электронный ресурс] // www.consultant.ru. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 18.09.2026 г.).
8. Ураева, И. В. Некоторые аспекты внедрения кадрового электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2022. № 26. С. 104–110.