Проблемы формирования управленческой информации в движении денежных средств



Управленческий учёт движения денежных потоков на предприятии осуществляется для достижения общеэкономической цели его деятельности — получения максимальной прибыли при минимальных затратах. Действительно, учитывать денежные потоки необходимо даже тогда, когда никакого другого учета в компании нет. Не возможно работать без сведений о том, сколько средств находится на расчетных счетах и в кассе предприятия на текущий момент, сколько финансовых ресурсов поступило от покупателей, была ли произведена оплата поставщикам услуг (аренда, связь и т. п.), сколько было выплачено заработной платы сотрудникам. Подобная информация первична для жизнедеятельности компании, поэтому она формируется практически с первого дня работы любой организации. По этой причине имеющиеся в компаниях системы управленческого учета денежных потоков в большинстве случаев крайне несовершенны и не предлагают тех возможностей, которые могли бы быть реализованы при их грамотной организации. Именно тому, как правильно выстроить систему сбора управленческой информации о движении денежных средств, посвящена данная статья.

При построении системы управленческого учета денежных потоков необходимо учитывать, что большинство компаний создаются для получения прибыли.

В прибыли компании заинтересованы:

1) сотрудники, так как это гарантирует им рабочие места, регулярное увеличение заработной платы и уверенность в завтрашнем дне;

2) клиенты, так как убыточная компания может уйти с рынка и лишить их продуктов и услуг, которые она предоставляла;

3) поставщики, так как убыточная компания может отказаться оплачивать их счета, а в случае ее ухода с рынка поставщики потеряют часть своего оборота и собственной прибыли;

4) государство, так как, с одной стороны, компания платит налоги, с другой — дает работу сотрудникам, и те не обращаются к государству за пособиями; кроме того, доход компании включается в ВВП страны, тем самым она вносит свой вклад во всеобщее благосостояние.

Не заинтересованы в прибыли компании ее конкуренты.

Прибыль имеет важное значение для компании. Она представляет собой прирост чистых активов компании за определенный период времени: месяц, квартал или год. Чистые активы — это разница между имуществом компании и ее долгами. Рассмотрим простой пример: на 1 января некая компания X имела на счету 100 000 руб., клиенты были должны ей 500 000 руб., кроме того, компания располагала основными средствами на сумму 350 000 руб. Долги компании складывались из задолженности перед поставщиками (200 000 руб.), персоналом (120 000 руб.) и бюджетом (150 000 руб.). Итого чистые активы компании составляли:

100 000 + 500 000 + 350 000–200 000–120 000–150 000 = 480 000 руб.

На 31 декабря ситуация изменилась: на счету у компании числилось 120 000 руб., задолженность клиентов составляла 550 000 руб., основных средств имелось на 450 000 руб., задолженность поставщикам — 350 000 руб., сотрудникам — 200 000 руб., долги перед бюджетом — 120 000 руб. Итого чистые активы компании составляли:

120 000 + 550 000 + 450 000–350 000–200 000–120 000 = 450 000 руб.

Таким образом, чистые активы компании сократились на 30 000 руб., а это значит, что она понесла убытки, хотя денежных средств на счете больше, других активов — тоже.

Почему важно понимать, какую сумму прибыли получает компания в единицу времени?

Во-первых, деятельность компании может финансироваться за счет кредиторской задолженности, либо за счет остатка денежных средств на расчетном счете, но в какой-то момент кредиторам будет не выгодно финансировать компанию, они откажутся от наращивания задолженности (т. е. перестанут отпускать товары и услуги в кредит), либо обратятся в суд.

Во-вторых, убыточная компания в какой-то момент становится неликвидной (хотя знак равенства между прибыльностью и ликвидностью ставить нельзя) и теряет способность выплачивать заработную плату сотрудникам, налоги в бюджет и т. п.

Прибыльность компании влияет не только на ее способность тратить денежные средства на ее содержание или поддержку, а также на перспективы рынка, способность к инвестированию, привлечению квалифицированного персонала, открытию новых филиалов и т. п. Также, не получая прибыли, нельзя разработать обоснованную финансовую политику, а именно:

– политику работы с дебиторской задолженностью;

– ценовую политику (цены и скидки);

– политику работы с поставщиками;

– налоговую политику;

– политику финансирования и кредитования (размещения облигаций, лизинга, факторинга и т. п.);

– дивидендную политику;

– кадровую политику и т. д.

Таким образом, без информации о том, какова прибыль компании, каковы убытки, куда направляются денежные средства и т. п., предприятие не может принимать обоснованные решения по важным вопросам. Очевидно, что управленческий учет нужен не для того, чтобы знать размер показателя прибыли до выплаты процентов и налогов, включающий амортизационные отчисления (EBITDA), но прежде всего для того, чтобы принимать обоснованные управленческие решения.

Помимо самой компании данные ее управленческого учета и отчетности нужны многим ее контрагентам. Рассмотрим ряд примеров:

1. Компания обратилась в банк за кредитом. Чтобы банк мог оценить способности компании обслуживать запрашиваемый ею кредит, он должен тщательно проанализировать экономику компании, ее доходность, ликвидность, структуру баланса и т. п. Если у банка не будет уверенности, то он, либо не предоставит кредит, либо перестрахуется и даст небольшую сумму под высокий процент. В результате компания не получит необходимых ей для развития финансовых ресурсов, а банк потеряет возможность получить свой процент с возможного кредита.
2. Инвесторы (как портфельные, так и стратегические) хотят купить долю в компании. Чтобы выяснить, действительно ли компания представляет для них ценность и является выгодным приобретением, а также определить ее справедливую стоимость, инвесторы должны понимать, какая прибыль у компании сейчас и на сколько она увеличится в будущем. Чем выше оценка инвестором перспектив компании, тем больше он готов заплатить за ее акции. Чем более «непрозрачна» компания для инвесторов, тем менее она для них интересна как объект инвестиций.
3. Поставщик принимает решение о предоставлении компании отсрочки платежа. Данный момент особенно актуален для торговых компаний, которые обычно финансируют поставщики через предоставление товарных кредитов. Когда поставщик дает компании товар без оплаты, он рискует, так как компания может обанкротиться, либо начать задерживать выплаты поставщику. Чтобы оценить рискованность такого кредитования и понять, какое количество товара можно отгрузить компании, поставщики, так же как и банки, должны проанализировать экономику и кредитоспособность компании.

Таким образом, если у компании отсутствует система управленческого учета и отчетности, то она не в состоянии принять обоснованного решения.

Поскольку состав пользователей управленческой отчетности может быть весьма широким, эта отчетность должна быть составлена по общепринятым (унифицированным) правилам, чтобы любой контрагент мог получить всю интересующую его информацию без дополнительных разъяснений и комментариев.

Может возникнуть вопрос: а почему эту функцию (предоставления информации для менеджеров и контрагентов компании) не может выполнять бухгалтерская отчетность? Этому есть несколько причин.

Бухгалтерский учет содержит недостаточно аналитических данных для целей анализа хозяйственной деятельности. В нем недостаточно информации, которая нужна для принятия решений. Например, в бухгалтерском учете большинства компаний данные о выручке (количестве отгруженных товаров или объеме оказанных клиентам услуг) не разбиты по видам продуктов — вся выручка отражена одной суммой. В то время как некоторым контрагентам (в первую очередь собственникам и менеджерам) нужно анализировать продажи компании гораздо глубже.

Бухгалтерский учет запаздывает, поскольку хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете строго на основании первичных документов (товарных накладных, актов оказания услуг и т. п.), а документы, как правило, оформляются спустя некоторое время после совершения операции. Вместе с тем решения зачастую приходится принимать мгновенно, немедленно реагируя на поступающую в компанию информацию, поэтому режим работы в предоставлении информации, которую может дать бухгалтерский учет, является неприемлемым. В результате, в управленческом учете фиксируются события, способ фиксации которых может быть произвольным. Чаще всего используется либо Excel, либо специализированная учетная программа 1C. У этих двух способов есть свои преимущества и недостатки.

Программа Excel хороша тем, что она гибкая. В нее можно вносить любую информацию в любом порядке, структуру данных можно менять как угодно. 1C — более жесткая система. Вводимые в нее данные должны подчиняться четкой структуре, каждая запись о фактах хозяйственной деятельности должна иметь определенный, заранее заданный набор реквизитов, удалять записи зачастую просто запрещено (если они используются в какой-то другой части базы данных) и т. д. В то же время 1C контролирует действия пользователя гораздо лучше, чем Excel, в ней сложнее сделать ошибку или испортить данные учета, а самое главное то, что 1С — многопользовательская система, т. е. с ней может одновременно работать большое количество сотрудников компании.

Обычно вначале управленческий учет ведется в Excel, а потом данные переносятся в 1C или другую систему автоматизации. В Excel это обычно реализовано так: в книге Excel создается один или несколько листов, куда вносятся данные, и листы отчетов, которые агрегируют информацию из листов ввода данных и представляют ее в удобном для восприятия виде. Некоторые факты хозяйственной деятельности нужно обязательно фиксировать. Эти факты можно свести в три большие группы:

1) операции, связанные с движением денег по счетам и кассам компании;

2) операции, связанные с получением или расходами денежных средств;

3) операции, связанные с трансформацией имущества и обязательств компании.

Первая группа операций связана с физическим движением средств компании. Как мы уже отмечали, эти операции отражаются в управленческом учете большинства компаний, поскольку они наиболее очевидны: поступление и выдача денежных средств. На самом же деле денежные операции составляют менее половины общего количества операций, которые следует отражать в управленческом учете.

Вторая группа операций связана с возникновением обязательств как самой компании, так и ее контрагентов. Данная группа является более важной, чем первая, так как именно эти операции формируют операционный цикл компании, а денежные операции следуют за ними и отражают процесс получения денежных средств.

Для лучшего понимания данной группы операций приведем несколько примеров:

– рекламное агентство завершило рекламную кампанию клиента и подписало с ним акт оказания услуг;

– в офис компании доставлена заказанная ею компьютерная техника;

– сотрудник компании отработал календарный месяц и получил право на заработную плату.

В данных примерах не просматривается движение денежных средств, вместе с тем все эти операции влияют на доходы и расходы компании и влекут за собой движение денежных средств: клиент обязательно оплатит проведенную рекламную кампанию, поставщику компьютерной техники будут перечислены за нее денежные средства, а сотрудник получит свою заработную палату. Это случится позже, спустя несколько месяцев, но событие произошло уже сейчас, повлияло на финансово-хозяйственную деятельность компании и должно быть отражено в управленческом учете.

Третья группа операций связана с трансформацией активов и пассивов. Ее главная отличительная особенность — данные операции не влекут за собой ни движения денежных средств, ни изменения прибыли компании. Примерами таких операций являются:

– с клиентом была достигнута договоренность: вместо выплаты премии за сотрудничество предоставить ее путем снижения стоимости услуг компании;

– компания погасила долг перед поставщиком, выписав вексель;

– сотрудник получил годовую премию не деньгами, а акциями компании.

Как видно из этих примеров, чистая трансформация активов и пассивов не связана с движением денежных средств или формированием прибыли.

Основных форм управленческой отчетности тоже три:

1) балансовый отчет;

2) отчет о финансовых результатах;

3) отчет о движении денежных средств.

В балансовый отчет попадают операции всех трех групп, в этом плане он является самой главной и фундаментальной формой отчетности. В отчете о финансовых результатах попадают операции второй группы, в отчет о движении денежных средств — первой группы.

Применительно к движению денежных средств справедливы следующие замечания:

– управленческий учет денежных потоков фиксирует операции первой группы;

– данные операции отражаются в отчете о движении денежных средств;

– в балансовом отчете движение денежных средств находит свое отражение в статье актива «Денежные средства».

Важной составляющей качественного управленческого учета денежных потоков является набор аналитических признаков, характеризующих каждую денежную операцию. Наиболее значимые из них перечислены ниже:

1. Дата операции — дата поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу компании либо их списания со счета (кассы).
2. Сумма операции — количество денежных средств, поступивших от контрагента или отправленных ему.
3. Валюта операции — валюта, в которой номинирована сумма денежных средств. Во внутрироссийских расчетах в большинстве случаев применяются российские рубли, при расчетах с внешними контрагентами могут использоваться доллары США, евро и другие валюты.
4. ЦФО (центр финансовой ответственности) — подразделение компании, в бюджете которого заложена сумма текущей денежной операции. Например, поступление выручки обычно бюджетируется службами продаж, расчеты с поставщиками товарной продукции — службой снабжения, расчеты с бюджетом по налогам и сборам — финансовой службой и т. д.
5. Наименование контрагента — физическое или юридическое лицо, выступающее получателем денежных средств при исходящих из компании платежах и плательщиком — при входящих.
6. Статья ДДС (движения денежных средств) — важнейший аналитический признак, характеризующий содержание денежной операции и порядок ее отражения в Отчете о движении денежных средств.

В заключение отметим, что одной из основных проблем формирования управленческой информации в движении денежных средств является получение ответа на вопрос: «система сбора управленческой информации о движении денежных средств». Для решения данного вопроса необходимо учитывать прибыльность компании, в которой заинтересованы как сотрудники, клиенты, поставщики, так и государство; отчетность, для получения необходимой информации без дополнительных разъяснений на основе программ Excel и 1C; набор аналитических признаков, характеризующих денежные операции.

Прибыльность компании влияет не только на способность тратить денежные средства на ее содержание или поддержку, но и на перспективы рынка, способность к инвестированию, привлечению квалифицированного персонала, открытию новых филиалов.

Таким образом, без информации о том, какова прибыль компании, каковы убытки, куда направляются денежные средства, предприятие не может принимать обоснованные решения по важным вопросам. Очевидно, что управленческий учет нужен не для того, чтобы знать размер показателя прибыли до выплаты процентов и налогов, включающий амортизационные отчисления (EBITDA), но прежде всего для того, чтобы принимать обоснованные управленческие решения и отчетность.

В системе сбора управленческой информации должна быть составлена отчетность по общепринятым (унифицированным) правилам, чтобы любой контрагент мог получить всю интересующую его информацию без дополнительных разъяснений и комментариев. Но, бухгалтерская отчетность не может предоставлять информацию для контрагентов и менеджеров, так как запаздывает, поскольку хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете строго на основании первичных документов, которые, как правило, оформляются спустя некоторое время после совершения операции. В результате, в управленческом учете фиксируются события, которые могут быть зафиксированы произвольно: с помощью Excel, либо программы 1C.

В системе сбора управленческой информации существует три формы управленческой отчетности, которые попадают в балансовый отчет.

Важной составляющей качественного управленческого учета денежных потоков является набор аналитических признаков, характеризующих каждую денежную операцию (дата операции, сумма операции, валюта операции, центр финансовой ответственности, наименование контрагента, движения денежных средств).

Литература:

1. Васильчук, О. И. Использование данных управленческого учета при принятии управленческих решений [Текст] / О. И. Васильчук // Карельский научный журнал. — 2013.
2. Кузнецова И. Д. Управление денежными потоками предприятия [Текст] / А.Н Ильченко / 2010.
3. Нечитайло А. И. Понятие, сущность и принципы разработки концепций бухгалтерского учета и отчетности [Текст] / А. И. Нечитайло, Л. В. Панков // Аудит и финансовый анализ. — 2012.