В статье рассмотрены основные положения стандарта закупочной деятельности промышленного предприятия. Проведен анализ основных требований к работе с поставщиками, рассмотрены формы закупок и особенности проведения конкурентных процедур. Сформулированы предложения по улучшению закупочной деятельности, реализуемой посредством конкурентных процедур.
Ключевые слова: закупочная деятельность, стандарт, поставщик, формы закупок, этапы работы, конкурентная процедура, критерии оценивания, инновационность, техническое задание
Эффективное управление запасами приобретает особую актуальность в условиях жестких бюджетных ограничений на величину оборотных средств [1]. По мнению ряда исследователей, сегодня управление запасами — интегрированный процесс, от которого зависит эффективность вложенных инвестиций, эффективность производственного процесса, конкурентоспособность выпускаемого продукта [2]. Поэтому современные промышленные предприятия уделяют большое внимание совершенствованию закупочной деятельности. Значимость закупочной деятельности повышается вследствие роста сложности закупаемых изделий и материалов, усиления конкурентной борьбы между потенциальными поставщиками ресурса при использовании заказчиком методов конкурентных закупок. Ведутся работы по формированию бизнес-процессов закупочной деятельности, повышается эффективность работы с поставщиками, решаются вопросы логистики, сокращения затрат, разрабатываются и внедряются стандарты закупочной деятельности.
В настоящей статье осуществлен анализ Стандарта ведения закупочной деятельности крупного промышленного предприятия добывающей отрасли (далее Стандарт).
Применение Стандарта распространяется на следующие этапы закупочной деятельности данного промышленного предприятия:
проведение отбора поставщиков;
выбор формы закупок;
осуществление конкурентных процедур по приобретению материальных ресурсов.
Отбор поставщиков проводится с целью определения поставщиков материальных ресурсов, которые способны обеспечивать для промышленного предприятия оптимальные результаты закупочной деятельности по совокупности критериев, в том числе ресурсами требуемого качества, в конкретные сроки, по приемлемым ценам, с минимальными рисками несвоевременной поставки.
Для участия в процедуре отбора потенциальный поставщик должен предоставить полный перечень требуемой документации в установленные сроки. Как правило, поставщик обязан представить документы о постановке на налоговый учет, налоговые декларации за указанный период, бухгалтерскую отчетность, сертификаты на производимую продукцию, лицензии, патенты, дилерские сертификаты. Кроме этого, поставщик должен обладать определенным опытом и необходимыми ресурсами для осуществления поставок. По предоставленной документации оценивается соответствие отраженной в ней финансово-хозяйственной деятельности реальной. Сам потенциальный поставщик проверяется на предмет отсутствия в его отношении судебных решений, признаков «фирм-однодневок». В зависимости от того, насколько потенциальные поставщики соответствует предъявленным требованиям, они распределяются по степени риска ведения закупочной деятельности для компании-заказчика. Наличие нарушений и несоответствий приводят к отказу от сотрудничества с потенциальным поставщиком, либо наложению определенных ограничений, включению специальных условий в договор, изменению форм оплаты.
В анализируемом Стандарте предприятие делит все виды своих закупок на следующие виды и формы (рис. 1): закупка у единственного поставщика, конкурентная закупка, которая включает: запрос на предоставление коммерческих предложений, простую закупку, многоэтапный тендер.
Рис. 1. Применяемые формы и виды закупок
На данном промышленном предприятии используются все виды закупок в зависимости от характеристики товара или услуги, в которой нуждается предприятие.
Закупка у единственного поставщика применяется в тех случаях, если:
материальные ресурсы производятся по уникальной технологии и обладают усовершенствованными свойствами;
материальные ресурсы производятся на специально организованных для этого производствах в рамках филиалов промышленного предприятия;
материальные ресурсы приобретаются в условиях ограниченного времени по причине действия обстоятельств непреодолимой силы (чрезвычайные ситуации, устранение предписаний надзорных органов).
Закупки у единственного поставщика осуществляются на основе предварительно составленного перечня, который обновляется ежегодно. Особое внимание уделяется поставщикам инновационных товаров. Инновационный характер товаров должен обосновываться поставщиком соответствующими сертификатами, пояснительными записками, сопроводительными документами. При этом должны даваться пояснения об инновационной составляющей и экономическом эффекте.
При завышении цен единственным поставщиком инициируются переговоры о снижении цен либо проводятся мероприятия по поиску альтернативных поставщиков.
В рыночных условиях предприятие ищет возможности снижения затрат на приобретение товаров и услуг, и поэтому в Стандарте большое внимание уделяется конкурентным процедурам закупочной деятельности. При реализации закупки на основе запроса на предоставление коммерческих предложений формируется запрос, который направляется не менее чем трем поставщикам. При этом желательно участие в процедуре запроса коммерческих предложений заводов-изготовителей или их официальных дилеров. Полученные коммерческие предложения оцениваются по балльной системе, с использованием разработанной математической формулой с применением в качестве критериев цены, срока поставки, статуса поставщика (производитель, официальный дилер, посредник). При помощи данной формы закупки осуществляется отбор поставщиков по наименее затратным позициям приобретения товаров и услуг.
Простая закупка состоит в выборе поставщика путем мониторинга рынка при помощи телефонных переговоров, деловых писем, видеосвязи. При использовании простой закупки, в первую очередь, производится проверка наличия идентичной номенклатуры в ранее проведенных итогах закупочных процедур. Если такое наличие установлено, то закупка производится у ранее выбранного поставщика. В противном случае производится оперативный мониторинг рынка, определяется оптимальный поставщик с учетом необходимых сроков и цены. По результатам переговоров должно быть получено коммерческое предложение, которое проходит согласование у руководства. Затем происходит заключение договора на поставку.
Многоэтапный тендер состоит из нескольких этапов отбора участников тендера. Такими этапами могут быть технические совещания с участниками тендера, посещение участниками тендера объекта предстоящей эксплуатации, проведение презентаций, сбор коммерческих предложений. Завершающим этапом является очная или заочная конкурентная процедура, в ходе которой участники тендера улучшают свои предложения. Многоэтапный тендер применяется для наиболее крупных закупок. Реализация процедуры многоэтапного тендера осуществляется при участии конкурсной комиссии. Для работы конкурсной комиссии необходима следующая документация:
перечень закупаемых материальных ресурсов номенклатуры с указанием количества, суммы закупки;
перечень потенциальных поставщиков;
правила предоставления технико-коммерческих предложений;
условия проведения процедуры тендера, где указываются формы и количество этапов, описываются критерии и порядок оценки коммерческих предложений участников;
проект договора.
Конкурсная комиссия принимает решение на основании утвержденных критериев и заключений экспертов.
Таким образом, анализ содержания Стандарта позволил выделить основные этапы работы с потенциальными поставщиками (рис.2).
Рис. 2. Основные этапы работы с потенциальными поставщиками
*составлено автором
Заострим внимание на фундаментальных положениях работы с поставщиками.
Отметим значительную роль общего количества потенциальных поставщиков, которое обеспечивает возможность выбора цены, качества, условий оплаты и прочих важных аспектов закупки. Не зря во многих положениях о закупках отмечается необходимость отбора минимум трех технико-коммерческих предложений поставщиков. Помимо возможности выбора, обеспечивается возможность маневра в случае неудовлетворительной работы поставщика, повышается степень бесперебойности работы и надежности поставок. Поэтому понятно стремление промышленных предприятий уйти от единственного поставщика. Ведь поставщик, используя свое доминирующее положение, может пойти на злоупотребление им, что в конечном итоге ослабит позиции промышленного предприятия. Тем более, любое решение о закупках материалов, принятое исходя из наличия на рынке и в ситуации ограниченного выбора, а, не исходя из реальных производственных требований, считается неприемлемым. Поэтому требования для признания поставщика единственным очень высоки.
Не стоит забывать и о положительном действии конкуренции. Именно в условиях конкуренции происходит улучшение технико-коммерческих предложений, как в ценовой составляющей, так и в качественной. Возможности, предоставляемые конкуренцией, способствуют совершенствованию имеющихся материальных ресурсов и разработке новых.
На этапе отбора поставщиков рекомендуется внедрение процедуры предварительного оценивания риска взаимодействия с поставщиком. Это тот элемент системы безопасности, который отсеивает всех недобросовестных поставщиков. Критерии риска в данном случае вполне понятны: от признаков «фирмы-однодневки» до фактических банкротов. В условиях ограниченности и минимизации «заморозки» оборотных средств, потери от недобросовестности поставщика могут значительно превзойти затраты на организацию подобной оценки риска взаимодействия с поставщиком.
Недостатком в существующих процедурах выбора поставщика является продление сотрудничества с ранее выбранными поставщиками. Безусловно, это упрощает работу и компании-заказчика, и самого поставщика. Факт наличия длительных и гарантированных отношений с поставщиком разрешает многие проблемы выбора. Тем не менее, не стоит забывать, что поставщик не является неким абстрактным лицом. Он тоже решает свои собственные задачи для получения прибыли. Поэтому стоит отметить, что решение таких задач может осуществляться и за счет своего партнера. Долговременные отношения открывают дорогу разного рода «оптимизациям», что может сказаться на качестве поставляемых ресурсов. Тем более, подобные изменения не всегда бывают очевидными. Поэтому не стоит исключать тот вариант, что поставщик будет изменять соотношение цена/качество в свою пользу. Несмотря на простоту и привлекательность долговременной работы с одним поставщиком, считаем необходимым внедрение системы отслеживания качества работы данных поставщиков в рамках правил, описываемых в Стандарте. При этом требования к материальным ресурсам должны быть однозначными, обоснованными, с минимальным допуском отклонений. При продлении сотрудничества с поставщиком всегда необходимо отслеживать изменения в технологии производства ресурсов, качество исходного сырья и даже смену руководства предприятия — поставщика. Тогда это обезопасит долговременное сотрудничество от рисков недостижения целей ведения закупочной деятельности в связи с отсутствием (низким качеством) необходимых ресурсов и услуг.
В связи с вышеуказанным, целесообразным является внедрение следующих аспектов.
На этапе выбора поставщика представляет интерес для последующего улучшения система критериев оценки технико-коммерческих предложений поставщиков. Наибольшее внимание уделяется лишь цене, статусу поставщика, условиям оплаты. С одной стороны, данная система обеспечивает максимальную формализацию и возможность расчетов показателей оценки технико-коммерческих предложений. К тому же, указанные выше критерии действительно во многом определяют выбор поставщика. Тем не менее, не стоит забывать и других критериях, например, инновационности и научно-технической новизне предложения. В первую очередь, это может быть выражено в ожидаемом эффекте от внедрения инновационных ресурсов. Таким образом, ожидаемый эффект от внедрения может стать дополнительным критерием для принятия решения о выборе поставщика. К тому же, это поможет производителям инновационных ресурсов доказывать состоятельность своих предложений.
Не менее интересным путем совершенствования закупочной деятельности является улучшение работы по составлению технических заданий для потенциальных поставщиков. Некорректное техническое задание может привести к неоправданным затратам даже при полном и добросовестном исполнении поставщиков своих обязательств. Например, в практике угледобывающих предприятий известны случаи, когда приобретенные материальные ресурсы оказывались неприменимы из-за неполного учета горно-геологических условий при разработке технического задания.
Итак, отметим, что в работе организации приобретения материальных ресурсов промышленными предприятиями накоплен большой опыт, который отражен в их стандартах ведения закупочной деятельности. Однако, несмотря на качественную проработку процедур закупочной деятельности каждым крупным предприятием, ее осуществление имеет возможности для усовершенствования, в частности в вопросах отбора, оценивания, заключения договоров с поставщиками, отслеживания результатов взаимодействия с постоянным поставщиком.
Литература:
- Васильева Н. Ф., Латфуллин Р. Р. Особенности управления производственными запасами в обслуживающих структурах металлургических холдингов // Дискуссия. 2012. № 9. С. 41–45.
- Кокшарова В. В., Кропачев А. А. Значение технических характеристик при управлении закупками материальных ресурсов // Дискуссия. 2013. № 1. С. 58–62.
