В статье рассмотрена организация работы с электронной системой управления закупками на примере департамента закупок ООО «МСМР», представлены функции системы и предложены дополнительные функции, внедрение которых позволит оптимизировать закупочную деятельность на предприятии.
Ключевые слова: закупочная деятельность, системы управления электронными документами, СЭД, EDMS, управление закупками, оптимизация закупочной деятельности.
Закупочная деятельность является разделом бизнес-логистики и представляет собой процесс, целью которого является приобретение товаров, работ или услуг надлежащего качества в необходимом количестве в требуемое время и по минимальной цене [1].
Эффективная закупочная деятельность является одной из составляющих качественного управления затратами на предприятиях автопромышленного типа, оптимизация которой может позволить предприятиям лучше контролировать и оптимизировать издержки, что повлечет снижение себестоимости продукции. Это, в свою очередь, влияет на увеличение маржи между выручкой от продаж и себестоимостью продукции вследствие чего прибыль предприятия увеличится [2].
В настоящее время многие компании в своей деятельности начали использовать различные программы для организации работы с электронными документами и взаимодействия между сотрудниками компании — системы управления электронными документами (СЭД), которые также известны как EDMS (Electronic Document Management Systems) [3].
ООО «МСМР» также не является исключением и внедрила EDMS в свою деятельность с последнего квартала 2017 года.
EDMS для управления заявками на закупку включает в себя три раздела: проекты заявок, заявки на закупки и САП (сравнительный анализ поставщиков). Рассмотрим поддерживаемые функции EDMS с точки зрения исполнителей — специалистов по закупкам, то есть раздел «Заявки на закупку».
Раздел «Заявки на закупку» включает в себя:
– номер заявки;
– состояние заявки;
– сумму по заявке;
– инициатора заявки;
– подразделение инициатора заявки;
– руководителя подразделения;
– бюджетодержателя;
– исполнителя;
– финансового контролера.
Функции, поддерживаемые EDMS в данном разделе:
– сохранение;
– режим полноэкранного просмотра;
– изменение состояния заявки;
– разделение заявки;
– добавление стоимости без НДС закупаемой позиции;
– добавление дополнительных расходов;
– автоматический расчет сумму по заявке;
– добавление требуемой, плановой и фактической дат;
– добавление комментариев;
– возможность загружать документы в разных форматах, при этом можно выбирать САП, вложение или техническое задание;
– просмотр истории обновления.
Рассмотрим, какие функции рекомендуется добавить и каким образом они могут улучшить работу департамента закупок ООО «МСМР» в таблице 1.
Таблица 1
Рекомендуемые функции для добавления вEDMS иих влияние на закупочную деятельность ООО «МСМР»
|
Рекомендуемые функции |
Влияние на закупочную деятельность |
|
Добавление возможности включения уведомления на электронную почту по оплате |
Минимизация влияния человеческого фактора — избежание увеличения времени на обработку заявки |
|
Конкретизация состояний заявки — добавление таких дополнительных состояний, как «подана на оплату», «на согласовании с инициатором», помимо существующих «назначена», «анализ рынка», «согласование финансовым контролером», «заключение договора», «исполнение договора», «в пути», «выполнена» |
Прозрачность процесса работы над заявкой, что повлияет на повышение эффективности работы исполнителей, финансовых контролеров и улучшение контроля со стороны руководства, а также позволит инициаторам следить за состоянием заявки |
|
Добавление возможности автоматического расчета времени на обработку заявки поэтапно |
|
|
Автоматический расчет: 1) разницы между датой получения и требуемой датой; 2) разницы между требуемой датой и плановой датой; 3) разницы между требуемой датой и фактической датой; 4) разницы между плановой датой и фактической датой |
Позволит увидеть: 1) сколько времени дается на обработку заявки инициатором; 2) степень реальной срочности заявки; 3) степень адекватности ожиданий со стороны инициатора; 4) степень расхождения с планируемой датой доставки на склад компании |
|
Обновление данных по поставщикам с указанием даты последнего обновления |
Создание полной базы по поставщикам, в том числе хранение данных как актуальных реквизитов, так и устаревших для улучшения качества аналитики |
|
Добавление закупочных областей и категорий номенклатуры с возможностью фильтрации |
Возможность просмотра и аналитики позиций по закупочным областям и категориям, что позволит усовершенствовать работу с поставщиками, а также найти подходящих поставщиков, если ранее позиция не закупалась и необходимо найти поставщика в регионе |
|
Хранение базы по составленным САПам, даже если они не проходили через официальный процесс согласования |
Позволит избежать дублирования информации, так как на данный момент САПы хранятся в многочисленных папках, а также потери данных вследствие высокой текучести кадров в департаменте закупок |
|
Добавление в заявки рекламаций, возникших при работе с поставщиком |
Позволит увидеть недостатки обращения к тем или иным поставщикам |
|
Возврат неправильно заполненных заявок самим специалистом по закупкам |
Сокращение времени на обработку заявки, так как в противном случае из-за незначительной ошибки можно потерять несколько дней |
|
Добавление во вкладку с договорами и договоры, и счета на оплату, и спецификации |
Создание полной базы по всем видам договоров и создание полной картины работы с поставщиком, возможность улучшения взаимодействия с поставщиком в случае частого обращения |
|
Возможность внесения изменений после закрытия заявок |
Избежание неполноты данных по закупкам в выгрузке данных по закупкам, что позволит проводить более точную аналитику |
|
Уведомление исполнителей через электронную почту в случае сохранения заявки с неполными данными даже после закрытия заявки |
Внедрение предложенных изменений в систему управления закупками позволит:
– высвободить время для проведения более качественной аналитики закупочной деятельности специалистами по закупкам и совершенствования работы с поставщиками;
– снизить уровни утомляемости и стресса специалистов;
– сократить количество ошибок из-за человеческого фактора;
– уменьшить время на обработку заявок.
В современном мире работа специалиста по закупкам включает обработку огромного массива данных ежедневно, вследствие чего уровень внимательности во второй половине дня может упасть. Поэтому грамотно построенные системы электронного документооборота могут улучшить эффективность работы специалистов.
Также снизится количество ошибок, что положительно повлияет на время обработки заявок, так как каждая совершенная ошибка, даже самая незначительная, влечет за собой повторную обработку участниками закупочной деятельности из разных подразделений.
Литература:
1. Аникин Б. А. Логистика: учебник / Б. А. Аникин, Т. А. Родкина, В. А. Волочнев. — 5-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 344 с.
2. Сергеев В. И. Логистика снабжения: учебник для бакалавриата и магистратуры / В. И. Сергеев, И. П. Эльяшевич. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2017. — 398 с.
3. Система управления документами (EDMS) // Информационный ресурс об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии «ECM-Journal.ru» [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://ecm-journal.ru/post/Sistema-upravlenija-dokumentami-ili-EDMS.aspx (дата обращения: 26.06.2019).
