В современном обществе наблюдается возрастание роли компьютерных технологий. Значительно увеличивается поток информации, появляется необходимость поиска новых способов ее хранения, представления, формализации и систематизации, а также автоматической обработки. Ранее сказанным объясняется интерес к тем базам знаний, которые возможно использовать для различных практических целей. Огромный интерес вызывают системы, способные без участия человека извлечь какие-либо сведения из текстового материала [1, с.56].
Как результат, на фоне возникающих потребностей человека, а именно в информационной среде, развиваются новые технологии, призванные решить проблемы как информатизации, так и своевременного доступа к информации. Одной из них может стать разработка информационной системы для структурного подразделения университета-отдела дополнительного образования.
Неотъемлемым компонентом разработки информационных систем, а в нашем контексте для университетского отдела дополнительного образования, является понятие информационных систем, к которое необходимо рассмотреть ниже.
Информационной системой именуется комплекс компонентов, которые взаимодействуют друг с другом и формируют установленную единство и целостность информации. Для того чтобы извлечь информационную концепцию, необходимо составлять план ее формирования на любом рубеже. Процедура планирования обязана брать свое начало с понимания складывающихся условий, уровня функционирования организации, регулярности применения данных, количества пользователей, имеющихся плюсов и минусов внешней среды, исследования стратегии организации, данных, которые должны быть в базе проектирования информационной системы организации [3, с.22]. В контексте сказанного необходимо начать с исследования этапа планирования.
Планирование дает возможность:
формировать планы информационных систем;
направлять разработчиков на итоговые результаты;
грамотно применять ресурсы информационной системы;
брать за основу большую административную преемственность.
В таком случае информационная система должна представлять собой технические части проектов общей работы организации, а не отдельные проекты.
Планирование информационной системы структурного подразделения отдела дополнительного образования начинается с оценки информации, информационной технологии во всей организации. Оценка должна быть представлена сравнением выбранного уровня использования информации с системой стандартов, представляющих нормативы в отрасли, определение предыдущей работы [2, с.41]. Другой не менее важной оценкой является пересмотр назначения отдела, который занимается информационной системой.
Автором была разработана информационная система деятельности отдела дополнительного образования, удовлетворяющая следующим требованиям:
обеспечение целостности хранения данных;
наличие простого и удобного пользовательского интерфейса;
обеспечение функционала по доступу к информации, необходимой для ведения основной деятельности;
предоставление инструментов, позволяющих проводить анализ доступных данных и предоставлять отчетность [5, с.80].
Последующим этапом планирования представлены формирование информации в данные и информативную структуру. Информативное мировоззрение — последующее применение данных управления учреждения, когда конфигурация IT обрисовывает метод и способы их применения. Вместе они должны донести до пользователя конфигурацию и возможность использования планируемой ИС,
Информационная архитектура структурного подразделения отдела дополнительного образования должна включать в себя:
систему управления;
инфраструктуру;
расположение;
рабочие станции;
данные;
возможные операции.
К основным направлениям эффективного планирования информационной системы структурного подразделения отдела дополнительного образования относятся:
четкое понятие цели;
ИС-план должен быть цикличный, а не последовательный;
план должен отражать реальные ожидания;
стоящий ИС-план должен содержать проблемы и барьеры, с которыми сталкивается обычная организация;
формальную стратегию: исходя из потребностей организации.
Существует два различных этапа проектирования информационных систем и технологий — разработка, внедрение и эксплуатация. Разработка и внедрение обычно осуществляется в полной мере.
Разработанная информационная система включает информацию об учебной деятельности отдела дополнительного образования. Из раздела деятельность можно извлечь информацию о любой программе по различным направлениям профессиональной подготовки. На отдельной страничке можно увидеть данные о названии проекта, программе, в рамках которой он подается, о руководителе, ключевых словах, аннотации, файл каждой программы можно скачать и распечатать. Для создания информационной системы было исследовано более 50 схожих проектов за последние пять лет
Также в разделе деятельность отдела дополнительного образования можно узнать информацию о сотрудниках. Основная роль отдела дополнительного образования, как структурного подразделения ВУЗа, это учебная деятельность. В разработанной информационной системе широко представлен и этот аспект деятельности. Даны направления подготовки, по которым отдел дополнительного образования осуществляет свою учебную деятельность, представлены дисциплины, преподаваемые в рамках каждого направления подготовки.
С помощью запросов предоставляется возможность быстро находить интересующую информацию, а также удобно выводить информативные таблицы и строить наглядные диаграммы, позволяющие проводить первичную аналитику деятельности отдела дополнительного образования. Главным же преимуществом разработанной системы является то, что она доступна в сети интернет и сотрудник или преподаватель университета, у которого есть доступ к этой системе, может быстро и в любое время получить требующуюся ему информацию.
Литература:
- Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник / под общ. ред. И. Т. Трубилина. М.: Финансы и статистика, 2010.- 416. -200с.
- Годин В. К., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: учебник. М.: Мастерство; Высш. шк., 2011-. 240 с.
- William S. Davis, David C. Yen. The Information System Consultant's Handbook. Systems Analysis and Design. — CRC Press, 2012. — 800 с.
- Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем. — М.: ДМК Пресс; Компания АйТи, 2013. — 288 с.
- Когаловский М. Р. Энциклопедия технологий баз данных. — М.: Финансы и статистика, 2012. — 800 с.
