В статье рассматриваются средства автоматизации деятельности дошкольных образовательных учреждений, определяются основные этапы создания автоматизированной системы.

Ключевые слова: автоматизация, документооборот, информационная система, технологии, проектирование, информация.

В современном обществе с развитием информационных технологий все большей популярностью во всех сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации и представлением данных пользуются компьютеры с расширенными возможностями.

Своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, эксплуатации и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремится в ходе своей деятельности минимизировать затраты времени, материальных и трудовых ресурсов и упростить процесс обработки информации. Эти задачи могут быть решены с помощью автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой частью деловой активности современного человека и успешного функционирования организации. В связи с этим становится все более актуальным развитие принципов создания и эффективного использования соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE -средств автоматизации проектирования и многих других.

Такая информационная система позволит автоматизировать документооборот, а также процессы деятельности дошкольного образовательного учреждения.

Автоматизация управления дошкольным образовательным учреждением позволит:

1. Автоматизировать и оптимизировать основные информационные процессы между дошкольным образовательным учреждением и органами управления образованием;
2. Структурировать информацию и сделать ее более удобной и доступной для анализа;
3. Повысить эффективность и качество работы сотрудников дошкольного образовательного учреждения.

Наиболее важным фактором, определяющим эффективность работы информационных систем, является системный подход к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Это позволяет подойти к вопросу создания интегрированной системы управления, сочетающей горизонтальную интеграцию (координирующую принятие решений со всей необходимой информацией, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной интеграцией.

В соответствии с ГОСТ 20914–75 можно выделить следующие этапы проектирования автоматизированных систем управления:

1. Предпроектная стадия;

2. Стадия проектирования;

3. Внедрение.

Предпроектный этап включает в себя предпроектное исследование и разработку технического задания на систему автоматического управления. Важнейшим результатом этого этапа является описание целей и задач информационной системы; разработка общих требований к созданию информационной системы; разработка плана исследования, обзор и уточнение: модели управления информацией; структура и функции организации, перечень задач, которые необходимо автоматизировать; примерный состав технических средств; технико-экономические характеристики системы информационного обеспечения [3].

Этапы проектирования связаны с разработкой технологических и эксплуатационных проектов. Разработка технического задания включает в себя исследование существующих объектов учреждения и его систем управления [1]. Для решения задач информационного обеспечения осуществляется анализ информационных потоков, систем классификации и кодирования, анализа форм документов и систем управления базами данных, изучения структуры существующих баз данных и методов их интеграции.

Очень важно при разработке технического проекта детально проанализировать всю используемую информацию, включая полноту, согласованность, отсутствие избыточности и дублирования, а также разработать формы выходной документации.

На этапе рабочего проектирования одним из основных этапов является разработка документации по информационному обеспечению, целью которой является создание необходимого программного обеспечения, подготовка справочной и производственной информации о технических характеристиках носителя машины для начальной загрузки информационной базы, а также выпуск необходимой рабочей документации, включая инструкции пользователя и инструкции по эксплуатации. На этом же этапе целесообразно разработать и утвердить положение об администраторе баз данных. Документация должна содержать: техническое проектирование информационной системы; описание организации информационной базы; описание системы классификации и кодирования; перечень исходных данных; перечень выходных документов; описание локальных баз данных; форму выходных документов [2].

Этап внедрения автоматизированной информационной системы включает реализацию основных мероприятий по внедрению; подбор и обучение персонала; подготовку помещений и технических средств. На данном этапе также осуществляется опытная эксплуатация системы путем решения конкретных задач и анализа результатов испытаний.

Человеческих ресурсов недостаточно для того, чтобы выполнять операции так быстро и эффективно, а самое главное своевременно, как это делала бы автоматизированная система. Но стоит отметить, что ни одна автоматизированная информационная система не будет работать так точно без направляющей руки человека.

Литература:

1. Гагарина, Л.Г., Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие. — М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007.
2. Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В. А. Гвоздева. — М.: ИД Форум, НИЦ Инфра-М, 2013.
3. Норенков, И. П. Автоматизированные информационные системы: Учебное пособие / И. П. Норенков. — М.: МГТУ им. Баумана, 2011.