Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота в действующих и перспективных автоматизированных системах, обрабатывающих конфиденциальную информацию



В статье рассматриваются основные проблемы построения систем электронного документооборота, обрабатывающих ССГТ, а также типовые решения данных проблем.

Ключевые слова: система электронного документооборота, информация, информационные системы.

Актуальность темы обусловлена стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением в электронный документооборот и в архивные работы, которые повсеместно распространяются. Количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается. Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов в настоящее время пока что невозможно, однако, по мнению опытных в этой области экспертов использование электронных вариантов с каждым годом будет все увеличиваться [7,9].

Рынок электронного документооборота в мире увеличивается примерно на 20 % в год, по мнению аналитиков. При всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг в этой сфере. Это связано с тем, что 19 ноября 2012 г. Д. А. Медведев в своем заявлении высказался в пользу полного перехода органов власти на применение электронного документооборота с отказом от использования «бумажной» документации. «Я считаю, что все государственные структуры — и правоохранительные, и судебные структуры — вообще все подлежат переводу на электронный документооборот. Более того, и выпуск нормативных актов тоже, в конечном счете, должен быть переведен на электронную форму».

В настоящее время большинство организаций перевели открытый документооборот в электронный вид. При этом ведение секретного делопроизводства остается в виде бумажной документации [5,6].

В последние годы мировой рынок характеризуется высокими показателями в среде консолидации поставщиков систем электронного документооборота. Также, значимой тенденцией этого рынка есть стремительное повышение спроса на услуги таких систем. То же самое происходит и в России, где осуществляется не только увеличение роста спроса, но и количества систем, способных удовлетворить все запросы потребителей. Да и рост последних в лице представителей малого бизнеса и крупных корпораций так же увеличиваются в разы. Всё дело в удобстве и надёжности автоматизации рабочих мест, а также в тех преимуществах, которые дают системы по электронному управлению системами, что тоже немаловажно [4].

В данный момент многие страны мира для создания предпосылок роста и стремительного развития этого сегмента рынка составляют и реализуют работу специальных законодательных проектов, которые влекут за собой более простую легализацию электронного оборота документами. Подобные акты и законы упрощают операции, связанные с обменом необходимыми документами между государственными органами и бизнесом, что хорошо способствует внедрению таких систем в дальнейшее развитие отношений между этими структурами.

Итак, системы электронного документооборота, а также уничтожение бумаг стремительно внедряются повсеместно, так как они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов.

Сегодня деятельность всех без исключения федеральных органов исполнительной власти в той или иной степени связана с информационным взаимодействием с различными государственными, коммерческими, научными и производственными структурами Российской Федерации и характеризуется повсеместным внедрением современных информационных технологий передачи информации, являющихся неотъемлемой частью обеспечения эффективной деятельности федеральных органов исполнительной власти, а так же обеспечения непрерывного и оперативного обмена информационными ресурсами для выполнения широкого круга задач [4,8].

С развитием информационно-телекоммуникационных технологий обмена информацией, классический обмен документированной информацией в бумажном виде претерпевает коренные изменения и заменяется автоматизированными и информационными системами, в которых документы циркулирует в электронном виде. Планомерный переход от классического бумажного документооборота к электронному документообороту соответствует современным требованиям и тенденциям развития информационного общества и позволит обеспечить оперативный обмен информационными ресурсами между федеральными органами исполнительной власти на всей территории Российской Федерации [10]. Создание СЭД и объединение ее в систему электронного взаимодействия уже существенно повысило оперативность обмена информацией, а также позволило упростить процесс оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде. При этом в ходе организации мероприятий по переходу на безбумажный электронный документооборот одной из важных задач являлось обеспечение юридической значимости, целостности и авторства, передаваемой по системам электронного документооборота информации. В настоящее время для обеспечения юридической значимости электронных документов в различных информационных системах широкое применение получила технология электронной подписи. Данная технология подразумевает замену традиционной собственноручной подписи на электронную при помощи криптографических алгоритмов, гарантирующих юридическую значимость, целостность и авторство, подписанных ею документов [2].

В целях нормативного регулирования в области применения электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов, передаваемых с использованием систем электронного документооборота на территории Российской Федерации, разработаны Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 [1,11].

Для обеспечения юридической значимости электронных документов, циркулирующих в системе электронного документооборота, был создан удостоверяющий центр и структурные подразделения удостоверяющего центра. В соответствии с действующим законодательством удостоверяющий центр прошел процедуру аккредитации в уполномоченном федеральном органе, включен в список аккредитованных удостоверяющих центров Российской Федерации и обеспечивает выдачу ключей электронной подписи должностным лицам СЭД и непосредственно отвечает за непрерывное функционирование инфраструктуры электронной подписи в Российской Федерации. Создание удостоверяющего центра позволило успешно внедрить технологию электронной подписи в автоматизированные и информационные системы и тем самым обеспечить юридическую значимость электронных документов, циркулирующих в СЭД.

Таким образом, внедрение автоматизированных и информационных систем, обеспечивающих обмен юридически значимыми электронными документами, по средствам применения системы электронного документооборота позволило:

1. снизить издержки присущие традиционному документообороту;
2. существенно повысить эффективность работы с информационными ресурсами;
3. повысить уровень информационной безопасности автоматизированных и информационных систем федеральных органов исполнительной власти, обрабатывающих информацию в электронном виде;
4. существенно упростить процесс предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде;
5. существенно повысить оперативность обмена информационными ресурсами;
6. уменьшить количество ошибок исполнителей, связанных с человеческим фактором, в течение всего жизненного цикла электронного документа;

Все вышеперечисленные достижения в области внедрения электронного документооборота и электронной подписи связаны с автоматизированными и информационными системами, обрабатывающими сведения, не составляющие государственную тайну, но с учетом специфики деятельности федеральных органов исполнительной власти, занимающихся планированием государственного оборонного заказа, определением перспективных направлений развития автоматизированных и информационных систем, а так же обеспечивающих суверенитет и обороноспособность страны, по состоянию на сегодняшний день актуальным остается вопрос создания системы секретного электронного документооборота. Создание секретного электронного документооборота обеспечит должный уровень оперативности взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, предприятий промышленности и других взаимодействующих организаций Российской Федерации по вопросам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну. При наличии каналов связи и информационной инфраструктуры, обеспечивающей построение системы секретного электронного документооборота, задача обеспечения юридической значимости, передаваемых электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, на сегодняшний день остается нерешенной, хотя попытки реализовать такую систему предприняла компания «Центр новых технологий «Импульс», которая предложила автоматизировать некоторые процессы ведения секретного делопроизводства на основе разработанной компанией «Автоматизированной системы секретного делопроизводства и документооборота» (АС СДП). Автоматизированная система обладает рядом важных преимуществ:

1. повышает исполнительную дисциплину и качество ведения секретного делопроизводства;
2. повышает контроль за прохождением и использованием секретных документов;
3. осуществляет контроль исполнения резолюций и поручений;
4. мгновенное получение информации о состоянии и месте нахождения любого зарегистрированного документа;
5. простота внедрения и использования;
6. возможность модернизации системы под нужды организации;
7. возможность поэтапного внедрения и масштабируемость;

Как показывает практика внедрений, «Делопроизводство» АС СДП приводит к повышению контроля над оборотом документов, способствует росту скорости и качества документооборота и, как результат, повышению качества и оперативности управленческих решений [4].

Приступим к рассмотрению основных проблемных вопросов, возникающих в процессе разработки, внедрения и применения средств электронной подписи в АС ВН, обрабатывающих сведения, составляющие государственную тайну.

Проблемный вопрос	Предложения по решению
Проблемные вопросы разработки систем электронного документооборота
Отсутствие системы электронного документооборота, которая удовлетворяет всем требованиям ФОИВ	Разработка в рамках опытно-конструкторских работ СЭД, которые удовлетворяют всем требованиям ФОИВ
Массовое применение в разрабатываемых системах электронного документооборота иностранной элементной базы.	В рамках опытно-конструкторских работ по созданию систем электронного документооборота проводить аналитическую работу, в части касающейся возможности применения отечественной элементной базы для проектирования систем электронного документооборота.
Разработка систем электронного документооборота в составе отдельных персональных компьютеров.	Разработка универсальных интерфейсов подключения систем электронного документооборота к рабочим местам АС ВН, позволяющих модернизировать программно-аппаратное обеспечение АС ВН без необходимости проведения тематических исследований средства электронной подписи.
Недостаточно плотное взаимодействие предприятий-разработчиков со специализированными организациями, проводящими тематические исследования и функциональными заказчиками, непосредственно эксплуатирующими СЭД.	Включать в состав комиссий на всех этапах проведения опытно-конструкторских работ по созданию систем электронного документооборота представителей функциональных заказчиков и специализированных организаций для контроля и уточнения требований по реализации функционала изделия и обеспечения безопасности информации.
Отсутствие руководящих документов, регламентирующих применение систем электронного документооборота в АС ВН.	Разработка концепции применения систем электронного документооборота в АС ВН.

В заключение, обобщая вышеизложенные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота и пути их решения, необходимо отметить, что данное направление развития автоматизированных и информационных систем является принципиально новым и требует комплексного подхода в решении всех возникающих проблемных вопросов, а также требует активного участия уполномоченных федеральных органов в области информационной безопасности. Решение представленных в данном докладе проблемных вопросов позволит существенно упростить процессы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота, а так же повысит качество, разрабатываемых программ, в части касающейся технологической современности, удобства пользования и выполнения требований по обеспечению безопасности информации, но что самое важное поднимет на принципиально новый уровень организацию и оперативность обмена информацией, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Литература:

1. Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. N 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации”.
4. Электронная библиотека, Виртуальный выставочный комплекс VVC.ru / [Текст]: http://www.vvc.ru/aktualnost-sistjem-eljektronnogo-dokumjentooborota.html.
5. Филенко Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / [Текст]: Е. Н. Филенко// — Делопроизводство. — 2006. — № 3 — С. 64–65.
6. Александр Селютин, Ольга Селютина Экспертный центр электронного государства / [Текст]: http://d-russia.ru/vnedrenie-i-razvitie-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-izbavlyaemsya-ot-zabluzhdenij-i-formiruem-istinnye-celi.html, https://www.iemag.ru/analitics/detail.php?ID=36592.
7. Актуальность внедрения систем электронного документооборота Зайцева Т. А., Арасланбаев И. В. В сборнике: Тенденции и перспективы развития статистической науки и информационных технологий сборник научных статей: посвящается Юбилею профессора кафедры статистики и информационных систем в экономике доктора экономических наук рафиковой Нурии Тимергалеевны. МСХВ РФ, Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2013. С. 127–130.
8. Информационное обеспечение- как основной фактор управления хозяйственной деятельностью Арасланбаев И. В., Шамукаева В. В. NovaInfo.ru. 2015. T. 1. № 32. C. 42–45.
9. Роль информатизации в современном обществе Ганеева А. М., Арасланбаев И. В. В сборнике: Актуальные вопросы экономико-статистического исследования и информационных технологий сборник научных статей: посвящается 40-летию создания кафедры «Статистики и информационных систем в экономике». МСХ РФ, Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2011. С. 275–276.
10. Временный регламент работы в министерстве обороны российской федерации с документами в электронном виде с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота министерства обороны российской федерации при организации информационного взаимодействия, утвержденный временно исполняющим обязанности министра обороны РФ генералом армии В.Герасимовым от 8февраля 2016 г.
11. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
12. Анализ порядка формирования документов для сдачи в архив. Королев И. Д., Волков И. К., Подгорный Д. С. В сборнике статей КВВУ 2018 г.
13. Анализ порядка рассекречивания архивных документов. Подгорный Д. С. В сборнике статей МВД 2017 г.