В нашем государстве на уровне законодательства закреплены базовые основы правового отношения в стране к документированной информации. Общие нормы документационного обеспечения организаций и предприятий закреплены в законах Российской Федерации что гарантирует беспрекословное соблюдение этих правил.
Таким образом, мы можем сделать вывод: Законодательное регулирование различных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество неотъемлемых для выполнения норм, правил и требований к документированию всевозможных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или же иных видов документов, к содержанию и структуре текста.
Правовые акты устанавливающие и регламентирующие правоотношения работодателей и работников, а также порядок документирования этих взаимоотношений лежат в основе информационно-документационной кадровой системы. Основным законодательным актом является трудовой кодекс Российской Федерации.
Кодекс содержит нормы по категориям кадрового делопроизводства, это состав документов, срок подготовки документов и функции кадровой службы. В статье 5 перечислены законодательные и иные нормативно правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения. [5]
Важнейшим документом, устанавливающим трудовые отношения, является трудовой договор. В статьях 41–44 прописано понятие коллективного договора, его содержание и структура, а также сроки заключения коллективного договора. В Статьях 198–200 ученического договора, сказано от том как оформляется ученический договор его форма и сроки.
Статья 66 посвящена важнейшему документу — трудовой книжке. Статья перечисляет основные сведения, вносимые в этот документ: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по основному месту работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. [10, с. 14]
В Уголовном кодексе Российской Федерации также есть статьи, имеющие отношение в работе с документами. Статья 138 «О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений» которая предусматривает строгие наказания. Те же нарушения, совершенные с использование своего служебного положения, что особенно актуально для работников служб делопроизводства, также через их руки проходит почти вся документация, создаваемая в организации и нарушения, связанные с использованием технических средств для негласного получения информации, караются штрафом.
В статье 183 незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну сказано, что собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну путем похищения документов, подкупа или угроз, так же незаконное разглашение или использование сведений без согласия их владельца лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, деяния, причинившие крупный ущерб или совершенный из корыстной заинтересованности, все это наказывается штрафом либо лишением свободы.
Глава 28 Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации:
1) статья 272 — о неправомерном доступе к компьютерной информации;
2) статья 273 — о создании, использовании и распространении вредоносных программ;
3) статья 274 — о нарушении правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети.
Особенно актуальна статья 273, в которой говориться, что «создание программ для ЭВМ или внесение изменений в существующие программы, заведомо приводящих к несанкционированному уничтожению, блокированию либо копированию информации, нарушению работы ЭВМ, распространением программ на машинном носителе наказываются лишением свободы.
В Уголовном кодексе РФ выделена охрана особо ценных документов. В статье 164 они рассматриваются наравне с предметами, имеющими истерическую, научную, художественную и культурную ценность. В статье 324 за приобретение или сбыт определенного вида официального документа, это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей также предусмотрено наказание. [6]
Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов и их разновидности, создаваемые в целях фиксации актов гражданский взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.
Статья 52 посвящена учредительным документам юридических лиц, названы виды документов — учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы, например, устав утверждается его учредителями. Статья 89 посвящена учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, о правовых действиях в процессе образования акционерного общества говорится в статье 98, в параграфе 8 ГК РФ есть несколько статей которые раскрывают понятие о производственном кооперативе, его создание, особенности управления и преобразование.
Статья 185 раскрывает сущность доверенности и требования к ее оформлению. В статье 420 раскрыто понятие договора, форма и порядок вступление в силу договора указаны в статье 434. [7]
Законодательство содержит перечень четких требований, предъявляемых к документам, оформленных и передаваемых из рук в руки в разном виде: на бумажном носителе, в электронной версии, передаваемых по факсу и телеграфу. Причем затрагиваются все этапы жизни документа: начиная от его создания, до придания документу официального вида и грамотного юридического оформления и правильного хранения юридического документа. Существуют законы, регулирующие способы защиты информации от посторонних лиц. Устанавливаются нормы, регламентирующие права собственности на информацию и ее документальное обеспечение, информация распределяется на категории, которые в свою очередь означают, кто и в какой мере обладает правом доступа к этой информации.
Существует закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который является основным в сфере документоведения страны. Закон регулирует отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение, при использовании информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации. Согласно этому закону четко прописан понятийный аппарат, механизмы и регулирования информационных технологий, а также принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации
Под документ подразумевается информация, изложенная на бумажном носителе и имеющие реквизиты, позволяющие идентифицировать того, кто ее задокументировал и кому она предназначена. [9]
Под информационными ресурсами далее мы будем подразумевать документы или даже массивы документов, хранящиеся в разном виде: начиная от архивов и библиотек и заканчивая электронными базами данных. [1]
Для того чтобы любая информация смогла попасть в любой информационный ресурс, необходимо надлежащим образом ее задокументировать. От того, насколько качественно исполняются соответствующие положения федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», зависит эффективность организации делопроизводства.
Информационные ресурсы могут принадлежать как частным лицам и предприятиям, так и являться государственной собственностью.
Субъекты Российской Федерации и само государство являются владельцами информационных ресурсов, приобретаемых, создаваемых или поддерживаемых за средства из бюджета страны. Государство имеет право выкупить информацию у частных или юридических лиц, если она относится к государственной тайне. Владелец информации, относящейся к государственной тайне имеет право распоряжаться ей только согласно требованиям власти и не может по своему усмотрению распоряжаться ей.
Так же, как и любое другое имущество, документы и информационные ресурсы, созданные частными или юридическими лицами, купленные ими или полученными в дар или наследство, являются полноценной собственностью данных лиц.
Субъекты Федерации, исполняющие свои обязательства по предоставлению определенной информации в государственные органы, по-прежнему имеют право распоряжаться этими документами и информацией по своему усмотрению и являются собственниками.
Та информация, которая в обязательном порядке предоставляется в государственные органы независимо от того, кто является ее владельцем и каков его юридический статус, становится частью информационных ресурсов, находящихся во владении самого государства. Таким образом, часть прав по обработке и хранению этой документированной информации передается государству.
Любая служба документационного обеспечения управления, создавая для оперативной работы свою законодательную базу, должна иметь в виду и два закона, касающиеся языка официальных документов.
Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации». Специальная ст. 16 этого закона посвящена использованию языка в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей делопроизводство в республиках Российской Федерации ведется как на государственном языке РФ, так и на языке данной республики. В законах особо выделено оформление документов, касающихся личности граждан. Так, в законе «О государственном языке Российской Федерации» подтверждается, что государственный язык является обязательным «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации… изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформлении документов об образовании, выдаваемых имеющими государственную аккредитацию образовательными учреждениями». Но в то же время все эти документы «оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов, наряду с государственным языком Российской Федерации, может вестись на государственном языке республики».
Для работников сферы делопроизводства, занимающихся оформлением документов для отправки, важно указание на язык официальной переписки. В соответствии с законом, официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. Закон подчеркивает обязательность использования государственного языка при оформлении адресов отправителей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, а также почтовых переводах денежных средств. [11, с. 18]
Закон «О языках народов Российской Федерации». Согласно этому закону любая официальная переписка внутри государства между различными учреждениями, организациями, органами государственной власти должна вестись исключительно на государственном языке, значит — русском. Официальная работа с документами ведется также на государственном языке либо на языках, определяемых органами власти отдельных республик.
Если гражданин РФ пишет жалобу, заявление или предложение и направляет его в государственный орган власти, то ответ он имеет право получить на том языке, на котором было написано обращение. В крайнем случае, когда невозможно дать ответ на этом языке, используется русский язык.
Существуют и другие сферы деятельности, связанные с ведением документации, которые также регулируются законодательством Российской Федерации. Например, закон «О почтовой связи» подробно регламентирует использование связи в государстве. [2]
Составляя и оформляя любые управленческие документы, необходимо учитывать целый ряд правовых норм. Например, в Гражданском кодексе Российской Федерации регламентируются правоотношения о товарных знаках [8]в нем говорится о то, как должна осуществляться регистрация товарного знака, которая используется в бланках, также особенности правового режима, появление и остановка прав на товарный знак.
Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». [3]Закон разграничивает и определяет, что понимается под обращением, заявлением, предложением, жалобой граждан. В нем изложены требования к письменному обращению, также в законе предусмотрен срок рассмотрения обращений до 30 дней со дня регистрации, в случае необходимости проверки или расследования его можно продлить еще на 30 дней. В соответствии со ст. 8 письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления. [12, с. 20]
Федеральный закон «Об электронной подписи». [4] Данный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказания государственных и муниципальных услуг, исполнения государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
В результате возникновения и осуществления трудовых отношений между работодателем и работником возникает потребность в ведении множества документов, которые составляют отдельную категорию, называемую «кадровой документацией». Работодатель обязан создать и надлежащим образом вести кадровую документацию в соответствии с нормативными и правовыми актами. Кадровая документация может быть классифицирована по нескольким признакам:
- по степени обязательности
– обязательные документы — для ведения во всех организациях независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
– рекомендательные документы- носящие рекомендательный характер;
– специфический документы- зависящие от специфики конкретного учреждения.
- по целевой принадлежности:
– документы по учету личного состава работников, например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника;
– документы, связанные с осуществлением функции по управлению персоналом и организацией труда.
- по функциональному признаку:
– внутренние локальные нормативные акты- определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которой они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
– информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которых базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие необходимых для работы сведений;
– документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
– распорядительные документы- документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации, то есть приказы, распоряжения, указания, постановления;
– журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридической силы в трудовых спорах.
В нашей стране принята единая практика исполнения правовых норм, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства. Существует объемная нормативная и справочная база документации, касающаяся трудовых взаимоотношений между работником и работодателем. Для того, чтобы грамотно вести кадровое делопроизводство и не нарушать закон, необходимо досконально изучить соответствующее законодательство.
Знание и применение законодательных норм и нормативно-справочной информации в области кадрового делопроизводства помогут добиться следующих результатов:
– надлежащим образом оформленная вся документация предприятия.
Благодаря этому каждый документ будет обладать юридической силой в полной мере. Неправильно оформленные документы могут терять юридическую силу, что негативно скажется на деятельности предприятия.
– организация хранения всей документации в соответствии с нормами, закрепленными на государственном уровне, обеспечит сохранность всех документов и оперативный доступ к каждому из них в любое время деятельности предприятия.
– соблюдение всех прав работников и избежание негативных для них последствий в случае неправильного ведения документации. Работодатель в свою очередь избежит ответственности, возлагаемой на него в случае несоблюдения правил в оформлении документации.
– надежная защита информации от несанкционированного доступа и применения сведений организации.
Литература:
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)
- Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 02.03.2016) «О почтовой связи»
- Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015)
- Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 01.05.2016)
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 31.01.2016)
- «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)" от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 28.11.2015, с изм. от 30.12.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2016)
- ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
- Кудрявцев Н. В., Лысова Т.В Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета,2013. С.415
- Кудрявцев Н. В., Лысова Т.В Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета,2013. С.415
- Кудрявцев Н. В., Лысова Т.В Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета,2013. С.415
