Проектирование и реализация базы данных для предприятия

В данной работе представлен вариант реализации базы данных для предприятия, ведущего деятельность в сфере продажи компьютеров и их комплектующих. БД создана с помощью программы Microsoft Access и предназначена для упрощения процесса работы с клиентами и ведения следующих разделов: список проданных товаров, общий оклад и средняя цену по всем проданным товарам. Так же в данной БД есть раздел «Запросы», который позволяет быстро удалять информацию из БД, что существенно облегчает работу с БД.

Ключевые слова: Microsoft Access, таблица, форма, запрос, программа, режим, отчет, база данных

В данном обзоре мы рассмотрим базу данных, которая разработана в программе Microsoft Access, для предприятия. Данная БД, содержит в себе различные разделы: таблицы, запросы, формы, отчеты, кнопочную форму и ключевые поля, которые облегчат работу с клиентами предприятия. Программа Microsoft Access позволяет разработать удобный интерфейс, что делает все достаточно понятным и легким к освоению. В БД имеются разделы, где находятся функции добавления товаров, удаления-добавления клиентов, цены на товары, их количество, характеристики и т. д.

Разработанная база данных, состоит из двух частей:

1) Разделы, здесь все элементы удобно расположены и расфасованы по «полочкам» (таблицы, формы, запросы и отчеты);

2) Оформление и ведение БД, оформление имеет хороший уровень, с чем может разобраться даже начинающий пользователь, так же в разделе «Формы» представлены фотографии и коды товаров, их наименование и характеристики.

Для хранения данных в таблицах списки построены на основе тематических указателей, которые содержат данные, упорядоченные в записях. Например, рассмотрим такой раздел, как «Магазины» в двух режимах «конструктор», «просмотр». На рис.1 представлена форма, которая состоит из 3 полей, ключевым из которых является поле «Код магазина». Так же рис.2 представлен в режиме «Просмотра» [1]

Рис. 1. Таблица в режиме «Конструктора

Рис. 2. Таблица в режиме «Просмотра»

«Запросы», помогают упростить просмотр клиентов, их добавление и удаление, так же можно отметить, что здесь используется быстрый поиск определенных данных путем фильтрации с применением определенных условий. На примере этой базы данных, рассмотрим такую функцию, как добавление нового клиента, где вводится Ф. И. О, адрес и телефон клиента. На рис.3 представлено изображение в режиме «Конструктора». [2]

Рис. 3. Добавление нового клиента, в режиме «Конструктор»

Формы, здесь все выглядит достаточно красиво, ведь формы предназначены в основном для ввода и отображения данных, на экране. Хочу отметить такую форму, как кнопочную, работоспособную и хорошо оформленную, с помощью которой можно легко управлять БД, добавлять данные, изменять, просматривать, редактировать кнопочную форму и выход, данная кнопочная форма представлена на рис.4. [3]

Рис. 4. «Кнопочная форма»

На основе форм в разработанной нами БД есть не только «Кнопочная форма», на которую стоит обратить внимание, но и такой раздел, как «Товары», где написаны коды товаров, наименование, характеристики товаров, описывающие полностью соответствующий товар, который выставлен на продажу. Это очень удобно, обозначена цена на товары и их количество в магазине, а также присутствуют фотографии данных товаров, данный раздел представлен на рисунке 5:

Отчеты используются, когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, автоотчет для данных целей не подходит. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и «построитель» выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора

Отчеты являются особой формой представления данных, которая позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, а также выводить ее на печать. На рисунке 6 представлен «Итоговый отчет», где описаны Ф. И. О сотрудников и на какую общую сумму были проданы товары, каждым сотрудником. [4]

Рис. 6. «Итоговый отчет»

Ключевые поля, установка ключевых полей позволяет связывать несколько таблиц. Когда база данных состоит из множества таблиц, работа со связанными таблицами становится более эффективной, упрощается ввод данных, снижается вероятность ошибок. Access поддерживает два типа связей

1) один-к-одному: каждой записи первой таблицы, строго соответствует одна запись другой. Используется редко, полезен, когда одну таблицу делят на несколько частей;

2) один-ко-многим: одна запись первой таблицы связана с множеством записей другой, но одной второй записи не может соответствовать несколько записей из первой. [5]

Разработанная нами БД подходит для предприятий, ведущих деятельность всфере продажи компьютеров и их комплектующих. БД была создана в программе Microsoft Access, ее легко вести и она проста в освоении, имеет много плюсов: удобное оформление, не требует большего объема ресурсов, подойдет для любых офисных компьютеров. БД имеет простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя при этом встроенные средства. А также большим плюсом является то, что БД хранит все данные в одном файле, хоть и расположены они все по разным таблицам.

1. https://support.office.com/ru-ru/article/Введение-в-таблицы-03f58e81–86cd-46ad-8199–4122152c7eff (Дата обращения: 17.06.2017)
2. https://support.office.com/ru-ru/article/Примеры-условий-запроса-3197228c-8684–4552-ac03-aba746fb29d8 (Дата обращения: 17.06.2017)
3. http://lab314.brsu.by/sil/thpgs/it/access/LR5t.htm (Дата обращения:17.06.2017)
4. https://support.office.com/ru-ru/article/Основные-сведения-об-отчетах-в-Access-e0869f59–7536–4d19–8e05–7158dcd3681c
5. http://detc.ls.urfu.ru/assets/acomp0011/lectures/access011.htm (Дата обращения:17.06.2017)