Преимущества программного обеспечения для деловой документации в области логистики и дистрибуции



Встатье раскрывается значение программного обеспечения для деловой документации в области логистики и способы его применения.

Ключевые слова: автомобильный транспорт, электронный документооборот, логистика, программное обеспечение.

Специальное программное обеспечение для работы с логистическими документами, такое как SAP, может охватить весь процесс логистики, но ему часто не хватает сложности, необходимой для простого создания профессиональных деловых документов. Тем не менее, адаптация общего программного обеспечения для работы с документами в области логистики и дистрибуции позволяет использовать одно и то же решение во многих бизнес-приложениях. Такой подход к управлению документооборотом дает множество преимуществ, таких как сокращение сроков обучения, необходимого для овладения программным обеспечением.

Одной из важнейших целей современной логистики является объединение всех организационных процессов в единый поток информации, включая продажи, производство и доставку. Глобальный взгляд на логистику позволяет принимать более взвешенные решения и более эффективно обмениваться информацией с другими заинтересованными сторонами. Улучшение сотрудничества также повышает способность бизнеса быстро реагировать на изменения в требованиях клиентов, улучшая таким образом итоговый результат.

Логистические и дистрибьюторские компании исторически отслеживали движение своих продуктов, но этого уже недостаточно само по себе, чтобы обеспечить уровень обслуживания, которого ожидают клиенты. Они должны также выполнять и другие задачи во время транзита продукции, такие как мониторинг товарных запасов и обработка платежей. Кроме того, логистические системы должны внедрять решения, автоматизирующие такие процессы, как общение с клиентами, пересмотр заказов и управление документами.

Однократное выполнение заказа обычно включает в себя тысячи индивидуальных действий, некоторые из которых являются ненужными. Эти перемещения могут быть контрпродуктивными, обычно в результате неучета текущей логистической картины. Совместная программная платформа для работы с логистическими документами может обеспечить высокий уровень прозрачности цепочки поставок, позволяя пользователям рекомендовать оперативные изменения. Документация и связанные с ней затраты являются одним из факторов, которые должно учитывать такое решение.

Видимость на уровне предприятия требует от организации логистики и дистрибуции оптимизации транспортных планов путем манипулирования такими факторами доставки, как выбор перевозчика, консолидация заказов и непрерывные перемещения. Аудит груза, подтверждение заказа и проведение тендера на доставку являются распространенными источниками документации, которые могут создать препятствия для оптимизации логистических операций. Поставщики также должны предоставлять более сложные решения по мере роста ожиданий клиентов.

Транспортные и логистические компании в настоящее время сталкиваются с технологическими проблемами, которые ограничивают их возможности по доставке продукции так быстро, как они хотели бы. Например, административный персонал традиционно управляет большим объемом документации по каждому маршруту доставки, что увеличивает время и затраты на управление документооборотом. На сегодняшний день этот процесс является одним из самых «узких мест» в современной логистике.

Поставщики программного обеспечения для работы с логистическими документами могут адаптировать свои продукты, чтобы обеспечить полное решение для специфических потребностей предприятий в сфере логистики и дистрибуции. Эти решения могут генерировать документы в режиме реального времени, значительно сокращая этот административный процесс. Система также может добавлять документы в систему хранения логистической компании, позволяя выполнять большую часть процесса управления документами.

Эта возможность значительно повышает производительность и снижает затраты. Она обладает высокой гибкостью, так как может выполнять как дистрибьюторские, так и транспортные функции. Программное решение для работы с логистическими документами также улучшает имидж организации, так как удовлетворенность клиентов растет.

Логистическое программное обеспечение для управления документами должно быть написано на Java. Кроме того, графический пользовательский интерфейс (GUI) может упростить установку решения на каждом подключенном устройстве, особенно если GUI имеет возможность сенсорного экрана. Полное решение для управления документами должно также обеспечивать эффективное хранение и извлечение старых документов в дополнение к выполнению запросов.

Это логистическое программное обеспечение для работы с документами должно быть очень гибким с точки зрения их вывода в связи с большим количеством форматов и методов распространения, которые могут понадобиться.

Прямым преимуществом адаптации существующего программного обеспечения для документооборота в логистическом секторе является то, что полученное решение уже будет совместимо с существующим оборудованием. Это преимущество сокращает как расходы на покупку, так и расходы на долгосрочное обслуживание.

Полное решение для работы с логистическими бизнес-документами позволяет водителям формировать накладные на доставку на складе перед началом маршрута. Затем они могут в цифровом виде подписать свои накладные и транспортную накладную на своих планшетах, прежде чем добавить их во внутреннюю систему компании. После этого накладные можно обновлять, отправлять по электронной почте и архивировать, не используя бумагу. На этом этапе водители также могут генерировать этикетки.

Перевозчики могут получить доступ к критическим данным о доставке в режиме реального времени, включая состояние загрузки, местоположение, температуру и подтверждение доставки. Как только водители завершат маршрут и вернутся на склад, они могут отправить документы на эту доставку в систему. В логистических и дистрибьюторских компаниях этот процесс обычно использует штрих-коды для оцифровки документов во время сканирования. Водителям не придется стоять в очереди на склад, так как они могут создать документы с помощью собственных мобильных устройств. Документы могут быть автоматически проиндексированы, что позволяет пользователям быстро находить нужные документы.

Дополнительным преимуществом использования программного обеспечения для работы с бизнес-документами в сфере логистики и дистрибуции является то, что водители могут управлять инцидентами, которые происходят во время доставки, с помощью собственных мобильных устройств. Как правило, решение для работы с документами требует наличия сенсорного экрана, поскольку именно таким интерфейсом чаще всего пользуются водители. Как и в случае с другими непосредственными преимуществами программного обеспечения для работы с логистическими документами, конечным результатом является экономия времени и средств.

Предприятия в сфере логистики и дистрибуции генерируют больше документов, чем многие другие предприятия, благодаря большому количеству действий, необходимых для доставки товаров до конечного пункта назначения. Таким образом, этим предприятиям требуется специализированное логистическое программное обеспечение для получения наилучших результатов в управлении документооборотом. В дополнение к централизованному хранению и извлечению, это программное обеспечение также позволяет водителям выполнять больше задач по управлению документами, чем это было бы возможно в ином случае.

Литература:

1. Зырянов, В.В., Еремина, Л. В. Оценка эффективности функционирования контрагентов в логистической системе транспортного предприятия [Электронный ресурс] // «Инженерный вестник Дона», 2012, № 1. — Режим доступа: http://www.ivdon.ru/magazine/archive/n1y2012/728 (доступ свободный) — Загл. с экрана. — Яз. рус.
2. Миротин Л. Б. Актуальные проблемы транспортной логистики на современном этапе формирования и функционирования транспортных систем России// Бизнес и логистика — 2002: Сб. материалов Московского Международного Логистического форума (ММЛФ — 2002), М.:МАДИ, 2002.
3. Миротин Л. Б., Ташбаев Ы. Э., Гудков В. А. и др. Транспортная логистика: Учебник/Под общ.ред.Л. Б. Миротина.-2-е изд., стереотип.-М.: Издательство «Экзамен», 2005.
4. Еремина Л. В. Организация международных автомобильных перевозок: учеб. пособие/ Ростов н/Д.: ДГТУ, 2017–240 с.
5. Доналд Дж. Бауэрсокс, Дейвид Дж. Клосс. Логистика: интегрированная цепь поставок. 2-е изд. / [Пер. с англ. Н. Н. Барышниковой, Б. С. Пинскера.]- М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008.- 640с.