С 2013 года вступил в силу новый федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Одним из новшеств, введенных этим законодательным актом, является регламентация внутреннего контроля экономического субъекта. Согласно п. 1 ст. 19 экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Для экономических субъектов, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту, п. 2 статьи 19 установлена обязанность организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя. [3]
Внутренний контроль – это самостоятельная система, реализующая одну из функций управления, представляющую собой наблюдение и обследование процессов использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствии с установленными планами, нормами, нормативами, выявление и оценка отклонений, постоянный мониторинг работы организации в целях обоснованности и эффективности принятия управленческих решений, снижения рисков деятельности организации. [2] Внутренний контроль является залогом эффективного управления хозяйствующим субъектом.
Система внутреннего контроля расходов на оплату труда основывается на следующих принципах: принцип ответственности, сбалансированности, своевременного сообщения об отклонениях, интеграции, соответствия контролирующей и контролируемых систем, постоянства, комплексности, согласованности действий и разделения обязанностей, разрешения и одобрения, эффективности, плановости и внезапности, гибкости, системности и непрерывности, законности, экономичности, объективности, научности, гласности и массовости. [2]
Система внутреннего контроля расходов на оплату труда организации должна включать:
контроль достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;
проверку соблюдения норм действующего законодательства в части начислений и удержаний;
оценку системы организации аналитического и синтетического учета;
проверку правильности оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда;
контроль расходов по социальному страхованию и обеспечению;
анализ эффективности расходов на персонал.
Затраты на оплату труда являются одними из наиболее значимых статей расходов любого экономического субъекта. Однако в системе нормативного обеспечения учета и анализа хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов вопросы оплаты труда, организации и аттестации рабочих мест, повышения квалификации работников и охраны труда недостаточно отражены. Учет затрат на персонал является одним из наиболее сложных компонентов при формировании себестоимости. Структура этих затрат, методы оценки, принципы их распределения по объектам калькулирования не регулируются едиными требованиями федерального законодательства, а полностью зависят от организационно-технических условий каждой организации.
В связи с этим разработка системы внутрифирменного контроля расходов на персонал и социальные отчисления должны иметь первостепенный характер для любой организации. Расходы, связанные с персоналом очень разнообразны. Понятие "затраты на персонал" намного шире, чем "затраты на оплату труда" и включает в себя:
- оплату труда по тарифам, расценкам, премии, отпуска, доплаты за работу в вечернее и ночное время, прочие доплаты и надбавки (основную и дополнительную заработную плату);
- отчисления на социальные нужды;
- затраты на набор и адаптацию персонала, организацию и аттестацию рабочих мест;
- затраты на обеспечение безопасных условий труда и медицинское обслуживание;
- затраты на обучение и развитие профессиональных компетенций;
- прочие социальные выплаты и различные виды негосударственного страхования.[1]
Для проведения целенаправленной аналитической работы по изучению расходов на персонал, рассмотрения их с различных позиций, выявления их роли представляет интерес их классификация по различным признакам.
В соответствии с классификацией по фазам процесса воспроизводства рабочей силы затраты на персонал относят к производству квалифицированной рабочей силы, ее распределению и использованию. Затраты организации на производство рабочей силы связаны с приобретением, обучением, развитием собственного персонала. Затраты на распределение рабочей силы определяются масштабами внутриорганизационного перемещения рабочей силы: переводом собственных работников в другие структурные территориально отдаленные подразделения, привлечением работников со стороны (затраты на проезд, подъемные, суточные и т.п.); в затратах на потребление рабочей силы в основном можно выделить фонд оплаты труда, выплаты и льготы из поощрительных фондов, затраты, связанные с поддержанием дееспособности рабочей силы (на медицинское обслуживание, технику безопасности, социально-бытовое обслуживание и т.п.), а также на социальную защиту и социальное страхование.
Оценка затрат на персонал с точки зрения его ценности для организации производится по двум группам затрат: первоначальные и восстановительные. Первоначальные затраты (издержки приобретения) включают затраты на поиск, приобретение и предварительное обучение работников. Конкретный состав затрат зависит от целей оценки и доступности данных.
Для эффективного контроля следует провести аналитическую работу по изучению расходов на персонал.
Помимо общих и удельных затрат организации на персонал, в целях анализа эффективности использования персонала целесообразно рассчитывать следующие показатели [4]:
- доля затрат на персонал в объеме продаж, показывающая, какая часть валовой выручки организации расходуется на персонал. Этот показатель можно рассчитать по формуле: Д = ФОТ / V, (1)
где Д - доля общего фонда оплаты труда в объеме продаж;
ФОТ - общий фонд оплаты труда;
V - объем продаж за период
- затраты на одного сотрудника. Этот показатель рассчитывается путем деления общей величины затрат на персонал за период на численность сотрудников организации:
Д на 1 раб. = ФОТ / Т, (2)
где Т - численность сотрудников
- затраты на один производительный час, показывающие, во сколько организации в среднем обходится один час производительного труда с точки зрения расходов на персонал. Этот показатель рассчитывается как отношение общих расходов на персонал к общему числу производительных часов за период:
Д на 1 раб. = ФОТ / Ч, (3)
где Ч - производительные часы за период.
Анализ динамики приведенных показателей позволяет проводить контроль величины расходов на оплату труда, при этом следует прослеживать за счет каких факторов произошло снижение или увеличение данных затрат.
Подробнее остановимся на организации внутреннего контроля учета расчетов по социальному страхованию и обеспечению.
Организация и ведение хозяйствующими субъектами учета расчетов по социальному страхованию и обеспечению независимо от сферы деятельности и организационно-правовой формы всегда сопряжены с трудностями, связанными с частой сменой и неоднозначной трактовкой законодательства в этой области. Социальная защита работников и социальная ответственность экономического субъекта является одним из главных рычагов управления персоналом. Поэтому рациональная организация учета расчетов с внебюджетными фондами, обеспечивающая менеджеров достоверной и своевременной информацией при принятии ими управленческих решений, заслуживает внимания как особый объект внутреннего контроля хозяйствующего субъекта.
Правильная постановка и ведение бухгалтерского учета расчетов с внебюджетными фондами по социальному страхованию и обеспечению являются залогом достоверности показателей финансовой отчетности.
Исходя из практики ведения бухгалтерского учета в данной области, все ошибки и нарушения, с которыми сталкиваются ответственные бухгалтеры, условно можно классифицировать по следующим однородным по содержанию группам проблем, связанных:
1) с недейственной организацией системы внутреннего контроля на предприятии;
2) с несоблюдением положений законодательных и нормативных актов, регламентирующих расчеты с внебюджетными фондами по социальному страхованию и обеспечению;
3) с полнотой отражения обязательств перед внебюджетными фондами;
4) с правомерностью признания обязательств по социальному страхованию и обеспечению;
5) с оценкой обязательств перед внебюджетными фондами;
6) с разграничением отчетного периода кредиторской задолженности перед внебюджетными фондами;
7) с раскрытием информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности [1].
Первая группа проблем сопряжена с отсутствием в организации должной организации системы внутреннего контроля и, как следствие, разделения функций принятия решений, контроля за выполнением операций. Кроме того, возможны также следующие "белые пятна" в организации учета в данной области:
- отсутствие действующего графика документооборота по расчетам с внебюджетными фондами;
- отсутствие анализа актов проверок по расчетам с внебюджетными фондами;
- отсутствие компьютерной обработки первичной информации;
- ненадлежащая организация архивного дела.
Все перечисленное ослабляет превентивный характер средств контроля в хозяйствующих субъектах, создает благоприятные условия для совершения злоупотреблений и хищений.
Достоверность информации о расчетах по социальному страхованию в организации должна опираться на полноту отражения в учете всех обязательств перед внебюджетными фондами, возникающих в соответствии с нормативными и правовыми актами государственного, ведомственного уровней и предприятия, своевременность отражения всех расчетных операций и правильность определения их оценки.
Необходимым элементом внутреннего контроля является проведение инвентаризации расчетов с внебюджетными фондами путем выявления наличия актов сверки расчетов с Пенсионным фондом РФ, Фондом социального страхования, Федеральным фондом обязательного медицинского страхования и территориальным фондами обязательного медицинского страхования.
Проблемы, связанные с разграничением отчетного периода кредиторской задолженности перед внебюджетными фондами, относится к своевременности начисления и погашения обязательств по социальному страхованию и обеспечению в отчетном периоде, в котором они имели место. Данные проблемы приводят к несопоставимости информации о периоде, к которому должны относиться суммы начисления, отраженные в регистрах по учету заработной платы, отчетах по формам-4 ФСС «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения» и РСВ-1 ПФР «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам», и по карточкам индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.
Проблемы, сопряженные с раскрытием информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности, связаны, с одной стороны, с неправильной методикой ведения бухгалтерского учета по учету обязательств (неверное составление корреспонденции счетов), с другой - правильностью отнесения сумм кредиторской задолженности на соответствующие статьи отчетности.
Таким образом, грамотная организация внутреннего контроля расчетов с персоналом организации, повышает достоверность бухгалтерской финансовой отчетности и позволяет избежать нарушений и разногласий при проведении аудита и ревизии различными контролирующими органами.
Литература:
1. Мощенко О.В., Усанов А.Ю. Основные проблемы формирования отчетной информации о состоянии и движении обязательств по социальному страхованию и обеспечению [Текст]: "Все для бухгалтера", 2011, N 2
2. Парамонова Л.А. Система регулятивов и правоустанавливающих документов функционирования внутреннего контроля экономического субъекта [Текст]: Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2012.№ 5 (25).
3. Парамонова Л.А. Типология и модели организации внутреннего контроля экономического субъекта. [Текст]: РИСК: Ресурсы, информация, снабжение, конкуренция. 2012. № 2.
4. Прохорова Н.А., Соколова И.А Использование экономико-юридической информации при различных формах контроля [Текст]: Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2011. № 15.
