Комбинированный подход к определению низкоэффективных бизнес-процессов

В статье автор использует методику проведения реинжиниринга бизнес-процессов для определения проблемных процессов, затормаживающих всю систему, с использованием нотаций IDEF0, BPMN, анализа узких мест и ФСА на примере организации неформального образования «Тренерское сообщество МИЭТ».

Ключевые слова: IDEF0, BPMN, анализ узких мест, функционально-стоимостный анализ, реинжиниринг бизнес-процессов, ФСА, НФО, неформальное образование, тренер.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это переосмысление и радикальная перестройка ключевых процессов предприятия для достижения значительных улучшений в ключевых показателях эффективности: стоимости, качестве, сервисе и скорости. Эта методология применяется в самых разных областях, включая производство, образование, здравоохранение и т. д. Она направлена на устранение устаревших подходов и адаптацию к современным реалиям и потребностям бизнеса.

Реинжиниринг в основном применяется при снижении производительности из-за устаревших процессов, высоких затратах на выполнение операций, низком качестве, неудовлетворенности клиентов и необходимости адаптации к цифровизации и новым технологиям.

В статье автор использует комбинированный подход определения низкоэффективных процессов в системе, позволяющая точно выявить избыточные затраты и неоптимальные этапы, фокусирующаяся на визуализации, которая упрощает восприятие и анализ процессов. Благодаря функционально-стоимостному анализу и анализу «узких» мест выявляются ключевые проблемы и оптимизируются затраты, а с помощью нотаций BPMN и IDEF0 повышается прозрачность и наглядность всех протекающих в системе процессов. Методика акцентирует внимание на системных ограничениях, что выгодно отличает её от традиционного процессного анализа.

Для примера использования методики рассматривается Тренерское сообщество МИЭТ (ТСМ) — структурная единица студенческого самоуправления, занимающаяся разработкой тренингов и других образовательных продуктов для студентов НИУ МИЭТ в сфере неформального обучения. Цель ТСМ — способствование развитию надпрофессиональных навыков (soft-skills) у студентов посредством проведения обучающих школ, проектов и мероприятий. В задачи ТСМ входит разработка и проведение образовательных программ для подготовки и обучения кадров Студенческого совета МИЭТ, обучение надпрофессиональным навыкам студентов МИЭТ и поддержание внешних коммуникаций для сотрудничества и приобретения новых компетенций у членов сообщества. Для дальнейшего анализа в качестве одного из процессов был выбран внутренний образовательный проект «Школа тренеров», как наиболее актуальный и основной в работе ТСМ.

Школа тренеров — проект, который готовит новые кадры для Тренерского сообщества МИЭТ. В рамках Школы участники получают все необходимые компетенции для работы с аудиторией, написания образовательных программ и тренингов и т. д. Для прохождения Школы необходимо пройти отбор, состоящий из трех этапов (заявка, собеседование, очные отборы). Для успешного прохождения Школы необходимо пройти 80 % образовательных блоков и успешно завершить аттестацию в конце.

Для начала анализа составим функциональную модель процесса «Организация Школы тренеров» в нотации IDEF0 для визуализации взаимосвязи между компонентами процесса и понимания, как процесс функционирует в текущем состоянии (рис. 1).

Дальнейшая декомпозиция процесса (рис. 2) позволяет разделить процесс на отдельные этапы и подсистемы, чтобы определить, какие управляющие воздействия или механизмы являются наиболее критичными для улучшения. IDEF0 отображает взаимодействие между различными процессами как на уровне ресурсов, так и на уровне информации. Это позволяет увидеть, где могут возникнуть конфликты или несогласованность, влияющие на эффективность.

Рис. 2. Декомпозиция процесса в нотации IDEF0

Для дальнейшего анализа процесс был составлен в нотации BPMN (рис. 3) для отображения пошагового потока выполнения процесса и понимания, как именно и кем он выполняется. Визуализация в BPMN помогает выделить узкие места и избыточные действия, которые замедляют процесс или создают дополнительные затраты (например, повторные утверждения с начальством).

Рис. 3. Схема процесса в нотации BPMN

Пошаговое отображение всех этапов позволило выявить ключевые взаимодействия между участниками процесса и точки, где возможны изменения для оптимизации процесса. В данном случае эти точки — проведение отборочных этапов, проведение образовательных блоков и индивидуальная работа с участниками.

Следующий этап — проведение функционально-стоимостного анализа (ФСА) (таблица 1), позволяющий оценить, какие этапы процесса наиболее затратные и насколько они оправданы с точки зрения их полезности для достижения общей цели. Это помогает рационализировать ресурсы и избавиться от избыточных затрат. Анализ также помогает выявить этапы, которые потребляют больше всего ресурсов, но при этом дают минимальную отдачу.

Функционально-стоимостный анализ процесса

Легенда:

УВД — Управление внеучебной деятельности ТСМ — Тренерское сообщество МИЭТ

МТО — Материально-техническое обеспечение

Данные рассчитаны на основе пятидневной рабочей недели и восьмичасового рабочего дня. Руководитель и члены ТСМ не получают зарплат, так как сообщество — некоммерческая студенческая организация и все затраты возмещаются грантовыми средствами.

Таким образом, ФСА позволил выявить, что основные затраты приходятся на выступление приглашенных спикеров. Наиболее длительные и трудоёмкие процессы оказались «Проведение образовательных блоков» и «Проведение индивидуальных встреч с участниками», так как они проходят на протяжении всего проекта. Данные процессы возможно будет оптимизировать при наличии дополнительного времени и ресурсов на более длительное проведение проекта, а также в случае дополнительной изначальной подготовки членов ТСМ.

Последний этап — проведение анализа «узких» мест процесса (рис. 4). Для этого можно применить теорию ограниченных систем Голдратта (ТОС), позволяющая выявить ключевые ограничения всей системы, которые сдерживают её производительность и эффективность в достижении поставленных целей. Суть теории можно передать через идиому «Цепь не сильнее, чем её самое слабое звено».

Рис. 4. Пример проведения анализа «узких» мест процесса с помощью ТОС

На основе всех вышеперечисленных этапов появляется возможность сформировать рекомендации для ликвидации «проблемного» процесса в целях оптимизации всей системы. В данном случае решением будет введение дополнительного обучения наставников (проект «Интенсив наставников») перед началом Школы тренеров для получения (или освежения в памяти) необходимых компетенций наставника и прохождения всего материала будущей Школы тренеров экстерном. Предложенный подход к оптимизации процесса позволит избежать возникновения проблем в дальнейшем на самой Школе тренеров, а также повысит общую компетентность действующего тренерского состава. Для наглядности изменений в системе можно составить обновлённую версию процесса в нотации BPMN (рис. 5).

Рис. 5. Обновлённая схема процесса в нотации BPMN

На новой схеме процесса заметно добавление новых этапов — «Проведение Интенсива наставников для тренеров» и «Прохождение Интенсива наставников» в промежуток после утверждения программы и до начала проведения отборочных этапов. Это изменение способствует повышению общей квалификации тренеров-наставников и получению новых навыков и компетенций для исключения возникновения проблем на Школе тренеров в рамках узкого места «Индивидуальные встречи с участниками».

Данная оптимизация заметно снизит вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором и отсутствием необходимых компетенций, что в итоге положительно повлияет на производительность всей системы.

Таким образом, разработанная методика является универсальным инструментом для выявления и устранения проблемных мест в бизнес- процессах. Её ключевые преимущества заключаются в возможности:

— Объективного анализа затрат и полезности каждого этапа процесса, что позволяет оптимизировать ресурсы.

— Выявления системных ограничений, тормозящих эффективность работы.

— Создания визуальных моделей, обеспечивающих прозрачность процессов и удобство для дальнейшего анализа и внедрения изменений.

Применение этой методики позволяет достигать сбалансированного улучшения бизнес-процессов за счёт устранения избыточных затрат, повышения производительности и устранения человеческих факторов, влияющих на ошибки. Она особенно эффективна в сложных системах, где требуется интеграция разных подходов к анализу и реинжинирингу. В рамках процесса «Организация Школы тренеров» данная методика продемонстрировала свою эффективность, выявив ключевые узкие места и предоставив решения для их устранения. Её гибкость и применимость делают её ценным инструментом для дальнейшего использования в других проектах.

Литература:

1. Тельнов Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес — процессов. Компонентная методология [Текст] / Тельнов Ю. Ф. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2004. — 320 с.
2. Аалст В. Управление потоками работ: модели, методы и системы [Текст]: Пер. с англ. / Аалст В., Кейс ван Хей. — М.: Физматлит, 2007. — 316 с.