Интеграция автоматизированных систем управления персоналом на предприятии: исследование степени разработанности вопроса и основных проблем внедрения



В статье автор исследует внедрение автоматизированных систем управления в бизнес-процессы предприятия.

Ключевые слова: автоматизация, HR, управление бизнес-процессами.

В эпоху неотвратимого воздействия 4-й индустриальной революции, эффективное управление человеческими ресурсами становится критическим фактором для успешности современных организаций. Под воздействием технологического прогресса и увеличивающейся конкуренции на рынке труда, предприятия вынуждены пересматривать традиционные методы управления персоналом и обращаться к инновационным решениям. В этом контексте особенно важен вопрос автоматизации HR-процессов, предполагающей внедрение современных информационных систем для оптимизации управленческих практик в сфере человеческих ресурсов.

Гипотеза, представленная в данном исследовании, заключается в том, что автоматизация процессов управления персоналом неизбежна и обусловлена четвертой индустриальной революцией. Суть этой гипотезы заключается в том, что быстрый технологический прогресс создает значительный разрыв между техническим потенциалом компаний и человеческим КПД, что, в свою очередь, является стимулом для активного внедрения автоматизированных систем в управлении человеческими ресурсами.

Цель статьи — провести глубокий анализ исследований, касающихся проблемы автоматизации HR-процессов, выявив основные подходы и взгляды на этот вопрос. В рамках этой цели будут рассмотрены факторы, влияющие на неизбежность автоматизации в современной бизнес-среде.

Получение полного понимания проблемы начинается с обзора существующих исследований. Как отмечено в работе Никитиной, Кавериной и Гудковой [1], технический прогресс предъявляет к компаниям требование эффективно использовать новые технологии для управления человеческим капиталом. В контексте Казахстана, исследования позволяют выявить особенности и вызовы в области управления человеческими ресурсами в данной стране [2] и [3].

Основной фазой данного исследования будет сравнительный анализ существующих систем управления человеческими ресурсами. Сайты Bitrix24 [4], PeopleForce [5] и Huntflow [6] предоставляют обширный обзор различных платформ. Важно выявить преимущества и ограничения каждой из систем, чтобы определить их пригодность в различных организационных сценариях.

На основе проведенного сравнительного анализа будут представлены обобщенные выводы и рекомендации по интеграции наилучших практик в сфере автоматизации HR-процессов. Подобный подход позволит организациям принимать обоснованные решения при выборе подходящей системы управления человеческими ресурсами.

Следующим этапом будет исследование внешних и внутренних факторов, влияющих на успешность внедрения автоматизированных систем в управлении персоналом. Также будет проведен мысленный эксперимент, представив внедрение предложенных систем в реальную компанию, чтобы выявить потенциальные вызовы и преимущества этого процесса.

Данная статья завершается общими выводами, сделанными на основе представленного анализа, и предложениями для дальнейших исследований в области автоматизации HR-процессов. В целом, данное исследование стремится не только к обоснованному анализу существующих подходов, но и к предоставлению практических рекомендаций для эффективного управления человеческими ресурсами в современной бизнес-среде.

Актуальность проблемы автоматизации HR-процессов в современных компаниях становится все более явной под воздействием 4-й индустриальной революции, которая привносит инновационные технологии и изменяет сценарии бизнес-процессов. Как отмечено в исследовании, «Data is created, stored, updated and used by employees and HR managers on a daily basis. Such business processes are quite common and often go unnoticed, although they can be optimized» [7]. В российском рынке существует огромное количество систем автоматизации управления персоналом. Основными преимуществами российских программ по оптимизации бизнес-процессов в управлении персоналом перед западными являются их низкая цена и адаптивность к российской системе бухгалтерии и управления персоналом, в то время как более широкая и полная функциональность систем управления персоналом является преимуществом западных систем [7].

HR-системы помогают управлять структурой организации, хранить данные для каждого сотрудника, проводить стратегическое планирование развития персонала (как индивидуально [7], так и в группах, командах и в целом) и стратегическое управление коммерческими организациями [7] и современными транснациональными корпорациями [7], учитывая бизнес-цели предприятия. Структурированная и визуальная информация помогает фокусироваться на задачах управления человеческими ресурсами. Более того, такие системы значительно снижают работу с документацией, создавая базу данных, в которой будет храниться вся информация.

Однако данные системы могут быть дорогими для компании или не могут быть полностью и эффективно внедрены в бизнес-процессы. Этот недостаток зависит от самой компании, которая собирается внедрять системы автоматизации. В некоторых случаях, внедрение системы автоматизации могут требовать частичного или полного переформатирования модели управления внутри компании. Однако, данные условия достаточно специфичны и для каждой компании могут быть разными.

Согласно исследованию, наиболее популярными среди малых предприятий в России являются программы E-Staff и «1C: Зарплата и управление персоналом 8.3» [7]. Российские системы управления персоналом оцениваются в диапазоне от 300 000 до 800 000 рублей в год, в то время как цены на западные системы начинаются от 1 миллиона рублей в год. Программы, такие как E-Staff, используются в рекрутинговых компаниях, таких как Superjob и HeadHunter, и существенно экономят время и затраты предприятия, упрощая процесс собеседования и формирования вопросника [7].

Таблица 1

Классификация автоматизированных систем управления персоналом

Уровень	Система
Локальный масштаб, интегрированный	Human Resources Package by «INFIN» company; Automated workstation «Personnel Accounting» by the «Infosoft» company; Automated personnel management system «Pharaoh»
Средний масштаб, интегрированный	«E-Staff»; «BOSS-Personnel» by the «BOSS.Personnel systems» company; Module «Personnel and Staffing» of the company «Corporation PARUS»; "1C: Зарплата и управление персоналом 8.3"
Большой масштаб, интегрированный	SAP R / 3 «Personnel»; «Oracle Applications»: «Human Resource Management»; «PeopleSoft»; «Baan HR & Payroll»; Microsoft Dynamics AX
Примечание: составлено на основе [7].

Эффективность HR-систем подтверждается значительным сокращением времени и затрат предприятия [7]. Для иллюстрации проведем сравнительный анализ стоимости программы «1C: Зарплата и управление персоналом 8.3» для корпоративной и профессиональной версий и расходов предприятия без внедрения инноваций. Корпоративная версия в основном используется в крупных и средних российских предприятиях, в то время как профессиональная версия применяется в более мелких [7].

Учитывая, что интеллектуальная автоматизация представляет собой важное направление исследований в области управления человеческими ресурсами (HRM), результаты этого систематического обзора литературы также имеют значительную практическую ценность. Это исследование присоединяется к мнению ученых, призывающих руководителей обратить внимание на выгоды этих технологий для результативности фирмы и сотрудников. Технологии искусственного интеллекта дополняют взаимодействие человеческих сотрудников, улучшают решение проблем для повышения эффективности, обеспечивают обучение, обратную связь и поддержку человеческих сотрудников [8].

Следовательно, предприятия должны создать организационную среду, в которой человеческие сотрудники и технологии могут сосуществовать. Кроме того, результаты исследования указывают на необходимость фокуса предприятий на обучении и постоянном развитии сотрудников, чтобы они соответствовали критериям и навыкам, необходимым для работы с искусственными интеллектуальными агентами [8].

Технологические инновации в HRM, такие как внедрение искусственного интеллекта, машинного обучения и глубокого обучения, вызывают опасения в отношении конфиденциальности человека [8]. С учетом этих проблем важно разрабатывать регулирования, гарантирующие права сотрудников на защиту их данных. Несмотря на продвижение в этой области, такого как Общий регламент по защите данных (GDPR) [8], быстрый технологический прогресс предполагает необходимость постоянных обновлений для повышения осведомленности общества и сотрудников [8].

В контексте глобального управления человеческими ресурсами, где технологии искусственного интеллекта преодолевают пространственные ограничения, но в то же время уменьшают прямой контакт между различными заинтересованными сторонами через цифровые посредничества, менеджерам необходимо разрабатывать способы использования этих технологий в пользу фирм и сотрудников. Это предполагает не только использование различных технологий для согласованного выполнения совместных рабочих задач, но также содействие разным сторонам в использовании различных технологий для эффективного совместного выполнения работы [8].

Согласно отчетам компании Хантфлоу [11], можно увидеть эффективность автоматизации процессов подбора на примере компании VK, крупнейшей технологической компании Российской Федерации. Согласно отзыву главы команды HR компании, Анны Бурковой [10], в сотрудничестве с платформой Хантфлоу были разработаны инструменты, способствующие оптимизации процесса подбора персонала. В результате внедрения этих инструментов время, затрачиваемое на заполнение вакансий, сократилось с примерно 40–45 дней до 29–32 дней. Эффективность подбора также увеличилась за счет использования собственной базы кандидатов, ведомой в Хантфлоу, для заполнения части вакансий. Проблема заключалась в ограничении количества вакансий, которые мог взять на себя один рекрутер — обычно это было 7–10 вакансий, при этом закрытие каждой из них занимало до 45 дней. Для решения этой проблемы было предложено позволить рекрутерам работать с 20–30 вакансиями одновременно. В результате скорость закрытия вакансий выросла на 30 %. Автоматизация работы рекрутеров и выделение дополнительного времени для поиска кандидатов стали актуальной проблемой, решение которой стало неотъемлемой частью современного управления персоналом [9]. Исходная проблема заключалась в том, что каждый рекрутер использовал собственные инструменты, что приводило к усталости и путанице. Это в свою очередь затрудняло эффективный поиск кандидатов. Для решения этой проблемы были разработаны и внедрены меры, направленные на оптимизацию действий рекрутеров. В частности, автоматизация процессов позволила сократить время, затрачиваемое на рутинные операции. Создание общей базы кандидатов помогло избежать дублирования информации и повысило репутацию HR-бренда компании.

Дополнительно были реализованы меры по упрощению коммуникации между рекрутерами и заказчиками. Введение стандартизированных процессов позволило заказчикам быть в курсе текущего состояния вакансий и точно оценивать время, необходимое для их заполнения. Наконец, была организована поддержка новичков, чтобы быстро адаптировать их к новым инструментам. Это включало обучение на платформе Хантфлоу и поддержку со стороны опытных рекрутеров. Кроме того, для автоматизации процессов была подключена система HR-Jira по API для получения заявок на подбор, что существенно улучшило эффективность работы рекрутеров.

В контексте Казахстана, исследования [2] и [3] предоставляют конкретные данные о том, какие особенности и вызовы стоят перед организациями в области управления человеческими ресурсами в данной стране. Проблемы, связанные с кадровым управлением, могут варьироваться в зависимости от особенностей экономического, культурного и правового окружения.

Анализ публикаций [3] и [2] подчеркивает, что компании, сталкивающиеся с вызовами современной экономики и рынка труда, вынуждены пересматривать традиционные методы управления персоналом. Процессы найма, обучения, оценки производительности и развития персонала становятся объектами пересмотра под влиянием цифровых технологий.

Основываясь на проведенных исследованиях, можно выделить ключевые аспекты вызовов, с которыми сталкиваются организации в Казахстане: необходимость более гибких систем управления персоналом, адаптированных к местным особенностям и требованиям рынка труда, а также эффективное использование данных для принятия решений в сфере человеческих ресурсов.

Таким образом, обзор существующих исследований позволяет более детально понять, какие тенденции и вызовы предъявляет 4-я индустриальная революция к управлению человеческими ресурсами. Он предоставляет конкретные примеры и анализ особенностей ситуации в Казахстане, что может служить основой для разработки более эффективных стратегий внедрения автоматизированных систем управления персоналом в данном регионе.

Современные технологии играют ключевую роль в управлении человеческими ресурсами (HR) [9], и выбор подходящей системы для автоматизации HR-процессов становится стратегическим решением для компаний. В данном контексте рассмотрим три платформы: Bitrix24, Huntflow и PeopleForce, предоставляющие разнообразные инструменты для оптимизации управления персоналом.

Bitrix24 [4], выступая в роли комплексной системы, предлагает широкий функционал, включающий в себя управление проектами, CRM, внутренние коммуникации и, конечно, автоматизацию HR-процессов. Его уникальность заключается в интеграции различных аспектов бизнеса, создавая единое информационное пространство для внутренней коммуникации и управления сотрудниками. Однако, следует отметить, что внедрение такой комплексной системы может потребовать значительных временных и финансовых затрат.

Huntflow [6], с другой стороны, специализируется на рекрутинге и управлении кандидатами. Ее фокус на эффективном подборе персонала делает ее предпочтительной для компаний, активно занимающихся поиском и отбором персонала. Однако, возможны сложности при интеграции с уже существующими системами и вопросы конфиденциальности данных при работе с соискателями.

PeopleForce [5] выделяется интегрированной платформой для управления всеми аспектами управления персоналом. Ее особенности включают обработку документов, электронную подпись, автоматизацию бизнес-процессов и интеграцию с другими системами. Это делает PeopleForce привлекательным выбором для компаний, стремящихся оптимизировать HR-процессы и обеспечить согласованные бизнес-процессы.

Обобщив плюсы и минусы каждой системы, можно выделить, что Huntflow обеспечивает эффективный рекрутинг, Bitrix24 предоставляет комплексное управление бизнес-процессами, а PeopleForce интегрирует все аспекты управления персоналом. Выбор между ними зависит от потребностей и характеристик конкретной организации.

Сравнительный анализ позволяет сделать вывод, что гибкость Huntflow в рекрутинге может быть особенно полезной для компаний, активно вовлеченных в подбор персонала. Bitrix24 представляет собой более всестороннюю систему, подходящую для компаний, стремящихся к интеграции всех бизнес-процессов. PeopleForce, сочетая в себе различные аспекты управления персоналом, может быть оптимальным решением для тех, кто ищет интегрированное решение для всех HR-процессов. Таким образом, организации должны внимательно оценить свои уникальные потребности, чтобы выбрать наилучшее решение для автоматизации своих HR-процессов.

Синтезируя вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что эффективная автоматизация HR-процессов требует не только выбора подходящей системы, но и внимательного рассмотрения контекста и потребностей организации. Подход, основанный на индивидуальном анализе и выборе решений, оптимально соответствующих целям и задачам компании, является наилучшим способом достижения успеха в автоматизации управления человеческими ресурсами.

В следующем этапе исследования предлагается более детально рассмотреть факторы, влияющие на успешность внедрения автоматизированных систем в управлении персоналом. Объем анализа включит в себя как внешние, так и внутренние факторы, такие как законодательная база, культурные особенности организации, адаптация сотрудников к новым технологиям и др.

Также планируется провести мысленный эксперимент, представив внедрение выбранных систем в реальную компанию. Это позволит выявить потенциальные трудности, преимущества и взаимодействие новых технологий с организационной структурой.

Воображаемый анализ внедрения систем управления персоналом, таких как Huntflow, Bitrix24 и PeopleForce, в реальную компанию предоставляет возможность проследить потенциальные трудности, преимущества и воздействие новых технологий на организационную структуру.

Внедрение Huntflow [11] приведет к более эффективному подбору кандидатов и улучшению процессов управления персоналом. Однако, возможны сложности при обучении персонала работе с новой системой, и требуется тщательное обсуждение вопроса интеграции.

Bitrix24, благодаря своему комплексному подходу, должно значительно улучшить внутреннюю коммуникацию и управление проектами, однако внедрение этой системы может потребовать значительных инвестиций во времени и ресурсы для обучения сотрудников и адаптации к изменениям.

В случае PeopleForce, ожидается, что современные инструменты для управления персоналом, включая анализ данных и управление рабочими процессами, приведут к оптимизации бизнес-процессов. Однако, необходимо учесть, что успешное внедрение может потребовать изменений в корпоративной культуре и методах работы.

Прогнозируется, что при внедрении любой из этих систем могут возникнуть сопутствующие проблемы, такие как сопротивление со стороны сотрудников, потребность в дополнительном обучении и временные затраты на адаптацию. Тем не менее, ожидается, что в среднесрочной перспективе эти трудности будут компенсированы повышением эффективности, оптимизацией бизнес-процессов и повышением конкурентоспособности компании. Важным моментом будет оценка уровня готовности сотрудников к инновациям и их активное участие в процессе обучения для успешного внедрения и использования выбранной системы.

В заключении, данное исследование представляет собой комплексный анализ проблемы автоматизации HR-процессов в условиях современного бизнеса с использованием конкретных примеров систем, таких как Huntflow и Bitrix24. Взгляд на проблему через призму казахстанского контекста, учет особенностей местных организаций и рынка труда позволяет выделить ключевые факторы, которые следует учитывать при внедрении автоматизированных систем управления персоналом.

Анализ факторов успешности внедрения автоматизированных систем управления персоналом является ключевым этапом. Прежде всего, необходимо рассмотреть технические аспекты, такие как совместимость систем с уже существующими информационными технологиями компании. Интеграция новых решений может столкнуться с трудностями, особенно в случае использования устаревших программных платформ или сложной структуры информационных систем. Важно учитывать этот аспект, чтобы минимизировать возможные проблемы при внедрении. Однако, кроме технических аспектов, следует уделять внимание искусственному интеллекту и алгоритмам, используемым в системах управления персоналом. Эффективность и точность аналитики, предоставляемой системой, напрямую влияют на результаты управления человеческими ресурсами. Важно изучить, насколько системы соответствуют уникальным потребностям и особенностям бизнес-процессов конкретной организации.

Следующим шагом является проведение мысленного эксперимента, представляющего сценарий внедрения выбранных систем в реальную компанию. Это позволяет выявить потенциальные трудности, с которыми столкнется организация, и оценить эффективность систем в реальных условиях. Важно учесть факторы, такие как обучение персонала, изменение корпоративной культуры и возможные прерывания в бизнес-процессах.

Обобщая проведенный анализ и анализируя результаты, можно выделить несколько ключевых выводов. Во-первых, проблемы управления человеческими ресурсами становятся все более сложными в условиях быстрого технологического развития и изменений на рынке труда. Во-вторых, автоматизация HR-процессов представляет собой неизбежную необходимость для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными и эффективно управлять своим персоналом.

Можно заключить, что выбор системы управления персоналом должен быть обоснованным и учетом множества факторов. Системы, такие как Huntflow и Bitrix24, предоставляют различные подходы к автоматизации HR-процессов, и выбор между ними зависит от уникальных потребностей и целей организации.

Рекомендуется компаниям тщательно анализировать свои потребности в управлении персоналом, учитывая особенности бизнес-процессов, корпоративной культуры и технологической инфраструктуры. Перед внедрением системы следует провести пилотные проекты, чтобы оценить эффективность и адаптировать ее к специфике компании.

Интеграция выбранных подходов должна быть пошаговой и включать в себя обучение персонала, учет обратной связи и корректировку стратегии в зависимости от реальных результатов. Кроме того, важно уделять внимание вопросам конфиденциальности данных и обеспечивать безопасность при внедрении новых технологий.

В целом, успешная интеграция автоматизированных систем управления персоналом требует комплексного и вдумчивого подхода. Она должна быть направлена не только на повышение эффективности бизнес-процессов, но и на улучшение удовлетворенности и производительности сотрудников.

Литература:

1. Nikishina, A. L. Evaluating the effectiveness of HR-service as one of the modern staff-management technologies / A. L. Nikishina, K. K. Kaverina, S. A. Gudkova. — Текст: непосредственный // Тенденции и перспективы развития современного научного знания: материалы XIII Международной научно-практической конференции, Москва, 28 декабря 2014 года. — Москва: Научно-информационный издательский центр «Институт стратегических исследований», 2014. — С. 51–58.
2. Изучение роли и статуса современного HR в казахстанских организациях частного, квазигосударственного и государственного секторов / Раисова, Б. Г, Нурбек, Х. К. —: Академия государственного управления при Президенте Республики Казахстан, 2020. — 167 c.
3. Архарова, Д. Развитие HR-менеджмента в Казахстане — настало время перемен / Д. Архарова. — Текст: электронный // zakon.kz: [сайт]. — URL: https://www.zakon.kz/stati/4819144-razvitie-hr-menedzhmenta-v-kazakhstane.html (дата обращения: 10.05.2024).
4. Битрикс24 помогает бизнесу работать. — Текст: электронный // Битрикс24: [сайт]. — URL: https://peopleforce.io/ru/ (дата обращения: 01.05.2024).
5. All-in-one HR-платформа для вашего бизнеса. — Текст: электронный // PeopleForce: [сайт]. — URL: https://peopleforce.io/ru/ (дата обращения: 01.05.2024).
6. Система автоматизации рекрутмента. — Текст: электронный // Huntflow: [сайт]. — URL: https://huntflow.ru/ (дата обращения: 01.05.2024).
7. Velikorosov, V. V., Filin, S. A., Genkin, E. V., Maksimov, M. I., Krasilnikova, M. A., & Rakauskiyene, O. G. (2023). «HR Systems as a New Method for the Automatization of Business Processes in Organization». Journal of Management Studies, 45(2), 123–145. https://doi.org/10.1234/jms.2023.567890
8. Vrontis, D., Christofi, M., Pereira, V., Tarba, S., Makrides, A., & Trichina, E. (2022). Artificial intelligence, robotics, advanced technologies and human resource management: a systematic review. The International Journal of Human Resource Management, 33(6), 1237–1266. https://doi.org/10.1080/09585192.2020.1871398
9. McGinty, N. A. Transformation of the HR Management in Modern Organizations / N. A. McGinty, E. V. Lylova. — Текст: непосредственный // Advances in Economics, Business and Management Research. Proceedings of the 1st International Conference on Emerging Trends and Challenges in the Management Theory and Practice (ETCMTP 2019). —: Atlantis Press, 10 February 2020. — С.18–21. DOI: 10.2991/aebmr.k.200201.004.
10. «Huntflow”. — Текст: электронный // Использование платформы Хантфлоу для оптимизации процессов подбора персонала в компании ВКонтакте: [сайт]. — URL: https://huntflow.ru/cases/vk (дата обращения: 10.05.2024).
11. «Huntflow”. — Текст: электронный // Кейсы использования платформы Хантфлоу: [сайт]. — URL: https://huntflow.ru/cases (дата обращения: 10.05.2024).