В данной статье сформулированы основные проблемы при цифровизации бизнес-процессов и пути их решения. Также описаны инструменты, с помощью которых можно реализовать цифровизацию и для каких компаний предпочтительны.
Ключевые слова: автоматизация, управление бизнес-процессами, цифровизация.
Актуальный тренд в управлении организациями различных масштабов и отраслей — переход к диджитализации или цифровизации бизнес-процессов. Он реализуется в целях улучшения моделей бизнеса, увеличения продуктивности труда при появлении новых ролей. Цифровизация процессов является основным механизмом, который используют менеджеры для совершенствования и обеспечения конкурентоспособности предприятий. Термен «цифровизация бизнес-процессов» включает в себя изменение процессов организации, посредствам внедрения цифровых технологий в различные части бизнеса.
Основная причина, по которой организации активно внедряют цифровые технологии в свои бизнес-процессы, — необходимость в увеличении показателя эффективности. Наиболее часто встречающийся пример цифровизации бизнес-процессов — это управление продажами с помощью цифровых систем. Цифровизация способствует оптимизации процесса продажи товаров от создания заявки клиентом до доставки товара клиенту. Что положительно сказывается на производительности процессах сбора заказов и доставки. Большую популярность набирают цифровые технологии, которые позволяют эффективнее управлять проектами и коммуникацией между сотрудниками компании, это облачные системы для электронного документооборота и CRM-системы. Подобные сервисы позволяют решать большой спектр задач, от создания и регистрации документов, до назначения задач на членов на сотрудников в рамках системы [1]. Данные системы стали особенно популярны вовремя и после пандемии COVID-19, которая увеличила процент сотрудников, работающих удаленно. Но у предприятий возникают большие проблемы в процессе цифровой трансформации, особенно в период внедрения новых технологий. Порядка 70 % проектов по внедрению цифровых технологий терпят неудачу, чаще всего из-за сопротивления сотрудников [2].
Цель данного исследования — выявить основные сложности при внедрении диджитализации и обозначить пути их решения.
В рамках исследования сформулированы основные трудности, с которыми организации сталкиваются при внедрении цифровых технологий, на всех этапах работ. При цифровизации главным аспектом является наличие четкой стратегии, понимание приоритетов компании и потребности (бизнес-требования). Следующей проблемой при цифровизации, выступает нехватка ресурсов. Цифровизация финансово дорогостоящие решение, но данное решение требует одноразового вложения решения, которая позволяет в последующем экономить компаниям суммы выше стоимости автоматизации в несколько раз. Не мало важной проблемой при автоматизации, является безопасность данных компании. Утечка данных может повредить имиджу компании и привести к судебным тяжбам. Но наиболее острой проблемой сегодня при цифровизации, считается сопротивление сотрудников на этапе внедрение. Данная проблема связана с низкой цифровой грамотностью населения. Сотрудники тяжело переживают данные изменение, они испытывают страх перед новым, переживают о неудачах и неспособности адаптироваться к новому. Данная проблема имеет под собой сугубо психологическую базу. В таблице 1, мной были рассмотрены данные проблемы и предложены управленческие решения, которые позволят их устранить.
Таблица 1
Основные проблемы компании при цифровизации и их решения
|
№ |
Проблема |
Управленческие решения |
|
1 |
Отсутствие четкой стратегии |
Формирование стратегии внедрения цифровых технологий в соответствии с целями и задачами предприятия |
|
Анализ бизнес-процессов компании и расстановка приоритетов для цифровизации |
||
|
2 |
Недостаточность ресурсов |
Масштабирование зон, начинать с критических и наиболее выгодных |
|
3 |
Беспокойство за безопасность и конфиденциальность данных |
Внедрение технологий с надежной защитой данных |
|
Создание четких правил и регламентов о безопасности данных в системе |
||
|
4 |
Сопротивление и нежелание сотрудников принимать изменения |
Позволять персоналу принимать решения в разработки функциональности инструментов |
|
По этапное внедрение цифровых инструментов, техническая поддержка сотрудников и обучение |
||
|
Непосредственное использование технологии руководителями компании |
||
|
При разработке систем учитывать альтернативные кейсы, снижение безвозвратности действий |
||
|
5 |
Отсутствие необходимых компетенций и навыков у сотрудников |
Обучение сотрудников для повышения уровня знаний в цифровых технологиях |
|
Использование услуг внешнего обучения от экспертов или консультантов |
Существует несколько типов программных систем и инструментов, благодаря которым можно реализовать цифровизацию бизнес-процессов. Все они предназначены для решения разных бизнес-кейсов компании, поэтому выбор систем и инструментов подбирается индивидуально исходя из целей, которые необходимо достигнуть. Ниже рассмотрим несколько инструментов и систем:
— CRM-система — система управления взаимоотношениями с клиентами. Система хранит в себе информацию о клиентах, маркетинговых мероприятиях и касаниях. Так же система фиксирует информацию о сделках и воронках продаж. На отечественном рынке есть ряд подобных систем, но наиболее популярная — это «Битрикс24» [3,4].
— ECM-система — это система управления контентом предприятия, в основном документооборотом. Способствует более эффективному управлению документами в электронном формате, способствуя хранению документов в одном месте и в едином формате, контролирует процесс согласования и подписания документов [6].
— ERP-система — это система, которая позволяет управлять и планировать ресурсы предприятия. Данная система чаще всего используется для ведения отчетности торговли и цепочки поставок, но также вкачает финансовые, человеческие ресурсы. Наиболее популярная ERP-систем в России занимает «1С:ERP Управление предприятием» [4].
BPM-система — это система управления бизнес-процессами. Данная система включает в себя комплекс механизмов для наиболее эффективного управления бизнес-процессами в организации и обладает большим количеством возможностей [4]. Лидирующие BPM-системы в России, это ELMA, Comindware, Creatio [5].
На сегодняшний день крупный и средний бизнес отдает предпочтение BPM-системам, которые способствуют комплексному решению проблем и стоимость внедрения соответствует масштабам компании. Малый же бизнес выбирает системы в зависимости от специфики (оказание услуг или товары).
В заключение, цифровизация процессов на сегодняшний день, является важной частью любого бизнеса. С помощью цифровизации, организация может улучшить свои показатели эффективности, повысить уровень коммуникации между сотрудниками, находить новые точки роста и развития. Однако для успешной цифровизация, необходим эффективный менеджмент: детальное планирование, анализ и подготовка. Организации, которые быстро смогут адаптироваться к изменениям и максимально эффективно использовать потенциал цифровых инструментов, смогут занять выгодное положение в конкурентной борьбе на рынке.
Литература:
- Цифровая трансформация бизнес-процессов. — Текст: электронный // Высшая школа экономики: [сайт]. — URL: https://hsbi.hse.ru/articles/tsifrovaya-transformatsiya-biznes-protsessov/?ysclid=lopt3znjsm486174279 (дата обращения: 07.11.2023).
- The ‘how’ of transformation. — Текст: электронный // McKinsey & Company: [сайт]. — URL: https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation (дата обращения: 07.11.2023).
- Что такое CRM-система: виды, задачи, сервисы. — Текст: электронный // SendPulse: [сайт]. — URL: https://sendpulse.com/ru/support/glossary/crm (дата обращения: 07.11.2023).
- Вильманс, В. С. Автоматизация как способ повышения эффективности бизнеса / В. С. Вильманс. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 7 (111). — С. 805–808. — URL: https://moluch.ru/archive/111/27318/ (дата обращения: 08.11.2023).
- Сравнительный анализ Low-code BPM-систем. — Текст: электронный // SendPulse: [сайт]. — URL: https://habr.com/ru/articles/566202/ (дата обращения: 07.11.2023).
- DMS (Dealership Management System) — Внедрение Информационных ЭкоСистем для управления Дилерскими сетями. — Текст: электронный // SendPulse: [сайт]. — URL: https://habr.com/ru/articles/429898/ (дата обращения: 07.11.2023).
