В статье автор рассматривает оформление приказов по основной деятельности.
Ключевые слова: приказы по основной деятельности, документы, порядок оформления.
Работодатель, при осуществлении деятельности в организации руководствуется не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией. В состав организационно-распорядительной документации входят распорядительные документы, которые издаются в форме приказов и распоряжений. Рассмотрим подробно порядок оформления одного из наиболее важных документов организации — приказ по основной деятельности. Приказ по основной деятельности — это распорядительный документ, издаваемый первым руководителем организации в целях решения основных и оперативных задач.
Управление документационного и информационного осуществляет контроль за оформлением приказов по основной деятельности. Приказы по основной деятельности в обществе издаются для осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
При подготовке приказов в обществе используют следующие реквизиты:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— регистрационный номер;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись [ГОСТ Р 7.0.97–2016 …].
Дата документа — это реквизит, обозначающий время подписания документа или зафиксированного в нем события [ГОСТ Р 7.0.8–2013…]. Реквизит дата содержит дату подписания распорядительного документа, которую оформляют словесно-цифровым, печатным или рукописным способом. Обязательным является наличие нуля в обозначении дня, если он содержит одну цифру. Дата распорядительного документа в обществе не может быть позднее сроков, указанных в пунктах поручений.
Регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации [ГОСТ Р 7.0.8–2013]. Регистрационный номер содержит обозначение РД, состоящее из порядкового номера РД, в пределах календарного года с добавлением литеры «П» для приказов, реквизит оформляют арабскими цифрами, приказы нумеруются раздельно.
Заголовок текста точно и четко отражает содержание документа, должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы «о чем?». Заголовок начинается с прописной буквы без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. При оформлении реквизита используется полужирный шрифт и безабзацный отступ.
Распорядительные документы и приложения к ним оформляются на русском языке, при оформлении РД и приложений к ним не допускается использованием слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского языка, за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке [О государственном языке Российской…].
Текст документа — это основная содержательная часть документа [ГОСТ Р 7.0.8–2013…]. Текст печатают шрифтом Arial размером 12, и оформляют с использованием одного межстрочного интервала. Составные части распорядительного документа могут быть отделены дополнительными интервалами. Текст состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказов. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. [ГОСТ Р 7.0.97–2016 …].
Если основанием к изданию приказов являются нормативно-правовые акты Российской Федерации или акты органов управления организации, в констатирующей части должна быть указана ссылка на этот документ, с указанием его наименования, номера и даты. Реквизиты нормативных документов, в соответствии с юридической техникой, указываются строго в последовательности:
— вид документа;
— наименование принявшего его орган (должностного лица);
— дата принятия (подписания) документа, его номер и название.
Преамбула в приказах заканчивается двоеточием после ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается от левой границы текстового поля прописными буквами. Во второй, распорядительной части приказов излагаются управленческие решения и поручения, которые содержат четкие, ясные формулировки, не допускающие двусмысленного.
Распорядительная часть приказов, предполагающая различные по характеру действия и несколько исполнителей, делится на пункты. Управленческие решения передают глаголом в неопределенной форме. В каждом пункте-поручении указывается ответственный исполнитель, при этом если дается поручение-подразделение, то наименование его пишется полностью, согласно штатному расписанию, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя этого подразделения в именительном падеже. Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Инициалы указываются после фамилии руководителя / исполнителя.
При необходимости пункты распорядительной части дробятся на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами. При составлении распорядительной части документов запрещаются употреблять неконкретные выражения в виде «усилить», «ускорить» и т. п.
В каждом пункте-поручении приказов, как правило, указывается срок исполнения поручения. Срок поручения должен устанавливаться с учетом сроков выполнения операций. Рекомендуется в проектах РД при направлении на согласование указывать открытые даты, для указания сроков выполнения поручений разработчиком РД. При включении в проект РД фамилии сотрудника другого юридического лица следует в тексте проекта распорядительного документа делать оговорку «по согласованию».
Рекомендуется в тексте использовать написание дат цифровым способом, при написании даты цифровым способом буква «г» после даты не ставится. В случаях, когда одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий, подлежащих исполнению в один общий срок, ответственный исполнитель и срок исполнения указывается один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручения разные сроки исполнения, сроки указываются в отдельных подпунктах.
Если приказы отменяют раннее изданные приказы, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его заголовка. Текст пункта должен начинаться «признать утратившим силу…». При этом отмена приказа осуществляется приказом. В последнем пункте распорядительной части приказов указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения распорядительного документа в целом.
Ссылки на приложения необходимо четко указывать в распорядительной части текста приказа и как правило, сопровождать кратким описанием назначения этих приложений. Реквизит « Отметка о наличии приложения » в приказах не ставится. В тексте распорядительного документа слово « Приложение » оформляется с заглавной буквы. Приложения в тексте нумеруются по порядку без символа «№».
Подпись — это реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица [ГОСТ Р 7.0.8–2013]. Подпись включает наименование должности руководителя, подписывающего документ, личную подпись руководителя и расшифровку подписи (инициалы, фамилия). При оформлении реквизита используется полужирный шрифт и выравнивание по краям, хотя полужирный шрифт дает некую небрежность документам, лучше этого избегать. Не допускается подписывать приказы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Личная подпись должностного лица оформляется рукописным способом с использованием чернил синего или фиолетового цвета. Подписание документов чернилами иного цвета не допускается. Расшифровка подписи оформляется в следующем порядке: сначала инициалы, затем фамилия, между инициалами и фамилией ставится пробел. Реквизит располагается на уровне последней строки наименованием должности. Использование факсимиле как аналога собственноручной подписи на подлинниках приказов не допускается. Подлинники приказов печатью не заверяются (за исключением РД, подлежащих нотариальному удостоверению).
Приложения к распорядительным документам, которые представляют самостоятельные виды документов, имеющие в тексте ссылку на распорядительный документ, которым они введены в действие, оформляются в соответствии с правилами и шаблонами, установленными для данных видов документов. При оформлении иных приложений рекомендуется использовать стили оформления, принятые для стандартизованных в организации документов. Приказы по основной деятельности в организации имеют значимую роль, поскольку держат общую систему и регулируют основную деятельность общества в целом.
Литература:
- Мамина Е. А. Рекомендуемый порядок подготовки и принятия управленческих решений на предприятии / Е. А. Мамина // Совершенствование учета, анализа и контроля как механизмов информационного обеспечения устойчивого развития экономики. 2016. № 2. С. 650–655.
- 2.10. Киселев М. В. Управленческие решения: факторы и порядок принятия / М. В. Киселев, М. В. Прохорова // Вестник томского института повышения квалификации работников ФСИН России. 2020. № 2. С. 86–92.
- ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: дата введения 2018.07.01. Москва: Стандартинформ, 2016. 20 с.
- О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 20.05.2005 N 53-ФЗ (в ред. От 30.04.2021) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № № 23. Ст. 2199; Консультант Плюс: справочно-правовая система.
