Стратегии HR для создания эффективных виртуальных команд и управления ими в цифровую эпоху

Виртуальные команды стали неотъемлемой частью современного бизнеса в цифровую эпоху. Они позволяют компаниям привлекать и удерживать талантливых сотрудников независимо от их географического расположения. Однако, эффективное создание и управление виртуальными командами представляет свои вызовы для HR-специалистов. В данной статье мы рассмотрим стратегии HR, основанные на достоверных исследованиях, которые помогают создавать и эффективно управлять виртуальными командами в цифровой эпохе.

Ключевые слова: HR, виртуальные команды, цифровизация, стратегии HR, коммуникационные приложения, онлайн-рекрутинг, видеоконференции, дистанционное обучение, корпоративные порталы, цифровое образование.

В свете растущей децентрализации и глобализации рабочих процессов многие организации отреагировали на свою динамичную среду внедрением виртуальных команд, члены которых географически распределены и координируют свою работу преимущественно с помощью электронных информационно-коммуникационных технологий (электронная почта, видеоконференции и т. д.). Кроме того, стремительное развитие новых коммуникационных технологий ускорило эту тенденцию, так что сегодня большинство бизнес-организации используют виртуальные команды. Дополнительно, недавний опрос среди 376 бизнес-менеджеров из различных филиалов в Германии показал, что около 30 % менеджеров работали преимущественно в онлайн формате, и около 40 % перешли в онлайн временно. Аналогичные цифры были и для других стран [1]. Подобный формат можно найти в различных областях, таких как исследования и разработки, целевые группы по решению проблем или обслуживание клиентов.

Использование виртуальных команд сегодня является гораздо более распространенной практикой, и она встречается во многих организациях различных типов, а не только в сфере “высоких технологий”. Согласно Дуарте и Снайдеру, виртуальные команды работают “...без физических ограничений расстояния, времени и организационных границ. Они используют технологии электронной совместной работы и другие методы для снижения затрат на поездки и оборудование, сокращения сроков реализации проектов и увеличения времени принятия решений и коммуникации.” [2].

Упростить эту картину следующим уравнением:

Виртуальные команды=команды+электронные ссылки+групповое программное обеспечение

К преимуществам виртуальных команд относят:

1. Они экономят время и деньги
2. Они обеспечивают более легкий доступ к экспертам и другим источникам информации
3. Формирование команд не зависит от местонахождения участников
4. Организации могут расширять свою рабочую базу и назначать / нанимать лучших людей независимо от их местонахождения
5. Становится легче нанимать и использовать людей с ограниченными возможностями
6. Сотрудники считают, что им легче поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью
7. Сотрудникам легче переходить от одного проекта к другому по мере необходимости
8. Сотрудникам гораздо проще вносить свой вклад в работу более чем одной команды одновременно
9. Командные сообщения и отчеты могут быть доступны онлайн, и к ним можно получить доступ в любое время и из любого места, что обеспечивает более эффективное использование ресурсов команды (Cascio, 2000).
10. Сотрудники могут работать из любого места в любое время
11. Людей можно набирать исходя из их индивидуальных компетенций, а не только из их физического местоположения
12. Время, затрачиваемое на поездки на работу, сокращается
13. Расходы на проезд, проживание, парковку и аренду/владение помещениями в зданиях — это расходы, которые могут быть устранены или сведены к минимуму.

HR-специалисты играют важную роль в создании и управлении виртуальными командами. Они отвечают за рекрутинг и подбор участников команды, обучение и развитие, установление эффективной коммуникации, управление производительностью, мотивацией и вовлеченностью, а также разрешение конфликтов и проблем.

Готовность к реструктуризации бизнес-процессов с учетом последних ИТ-трендов и, прежде всего, цифровизации является важным конкурентным преимуществом компаний. Цифровизация меняет всю сферу HR, начиная от основных функций, таких как найм и развитие талантов, и до внедрения новых вызовов, таких как увеличение производительности. Процесс цифровизации продолжает ускоряться даже в менее развитых отраслях, включая розничную торговлю и здравоохранение. Компании в этих отраслях также все больше используют программное обеспечение для управления бизнесом, цифровые платежные системы, маркетинг в социальных сетях и анализ данных. Более того, рабочее место стало местом внедрения новых мощных инструментов.

Согласно Глобальному институту McKinsey, быстрое распространение Интернета предоставляет возможности для улучшения технологий, повышения эффективности добычи нефти на месторождениях, а также разработки зданий и сооружений. В сфере профессиональных услуг и делового администрирования вместе с развитием искусственного интеллекта и машинного обучения ожидаются еще большие перемены [3].

1. Рекрутинг и подбор: HR-отдел отвечает за привлечение и отбор кандидатов для виртуальных команд. В контексте виртуальных команд необходимо учитывать специфические навыки и компетенции, такие как самоорганизация, коммуникационные навыки и умение работать в удаленной среде. HR-специалисты должны обладать глубоким пониманием требований к виртуальной работе и быть в состоянии найти и привлечь кандидатов, которые справятся с такими условиями работы.
2. Организация обучения и развития: HR-отдел играет важную роль в обеспечении обучения и развития сотрудников виртуальных команд. Это включает в себя обучение по использованию технологий и инструментов удаленной работы, развитие коммуникационных навыков и управление временем. HR-специалисты могут разрабатывать и предлагать обучающие программы, которые помогут сотрудникам виртуальных команд эффективно выполнять свои задачи.
3. Управление командным сотрудничеством: HR-отдел играет важную роль в поддержке командного сотрудничества в виртуальных командах. Он может разрабатывать и внедрять стратегии и инструменты для обеспечения эффективной коммуникации и сотрудничества в удаленной среде. Это может включать в себя использование онлайн-платформ для обмена информацией и совместной работы, организацию регулярных виртуальных собраний и проведение тренингов по командному взаимодействию.
4. Поддержка участников команды: HR-отдел также выполняет функцию поддержки участников виртуальных команд. Это может включать в себя предоставление ресурсов и инструментов для эффективной работы, организацию программ поддержки и менторства, а также участие в урегулировании конфликтов и разрешении проблем, которые могут возникнуть в процессе работы виртуальной команды.
5. Мониторинг и оценка: HR-отдел может играть роль в мониторинге и оценке работы виртуальных команд. Это может включать в себя разработку системы оценки эффективности работы команды, сбор обратной связи от участников команды и регулярное отслеживание прогресса и достижений.

В сфере HR цифровые технологии приводят к изменениям в различных аспектах работы, включая найм персонала, развитие сотрудников и управление. Для обеспечения эффективности и оптимизации процессов создания и управления виртуальными командами в цифровой эпохе, HR-специалисты разрабатывают и применяют следующие стратегии, основанные на использовании различных инструментов и платформ:

1. Разработка и внедрение приложений, которые позволяют сотрудникам оперативно обмениваться информацией и быть на связи с коллегами даже на удаленных рабочих местах. Это могут быть различные корпоративные порталы, такие как WhatsApp, Viber, Вконтакте, Twitter, которые облегчают коммуникацию и обмен информацией внутри организации.
2. Онлайн-рекрутинг становится все более популярным инструментом для подбора персонала. Он включает использование специализированных порталов с вакансиями, социальных и профессиональных сетей, а также других онлайн-платформ для привлечения и отбора кандидатов.
3. Для организации видеоконференций и удаленного рабочего процесса HR-специалисты применяют различные сервисы, такие как Zoom, Facebook Messenger Room, Houseparty, которые позволяют проводить встречи и обсуждать рабочие вопросы в видеоформате на расстоянии.
4. Также важной стратегией является использование сервисов для дистанционного обучения сотрудников. С помощью таких программных продуктов, как Moodle, iSpring, GetCourse, Round и мобильных приложений, сотрудники могут повышать свои навыки и квалификацию, получая доступ к образовательным материалам и курсам в удобное для них время.
5. Для улучшения доступа к корпоративной информации и обмену документами сотрудниками, HR-специалисты разрабатывают и создают корпоративные порталы. Это специальные серверы, которые позволяют организации распространять информацию и обеспечивать доступ сотрудникам для принятия рабочих вопросов и управленческих решений.

Цифровизация существенно влияет на все аспекты управления персоналом, начиная с подбора и найма кадров и заканчивая их обучением. Использование возможностей Интернета позволяет осуществлять удаленный поиск персонала, консультирование на этапе адаптации, обучение и развитие. Цифровизация также расширяет потенциал экономики и создает многочисленные возможности. Однако для построения инклюзивного рынка труда в цифровую эпоху необходимо существенно улучшить цифровое образование и профессиональную подготовку, чтобы расширить поток высококвалифицированных кадров и обеспечить возможности сотрудникам присоединиться к цифровой экономике.

Литература:

1. AFW, 2002 — Работа в команде в немецких компаниях [Электронный ресурс]: Бад-Гарцбург, Германия: Академия руководителей бизнеса. 2004. — Режим доступа: http://www.die-akademie.de/ (дата обращения: 1.06.2023).
2. Дуарте Д. Л., Снайдер Н. Т. Совершенствуя виртуальные команды. — М.: Jossey-Bass, 1999. — 4 с.
3. Цифровая трансформация: новые вызовы для бизнеса и руководителей компании [Электронный ресурс]: Высшая школа экономики Кочубей центр. — URL: https:// kc.hse.ru/2018/05/15/cifrovaya-transformaciya-novye-vyzovy/ (дата обращения: 1.06.2023).
4. Романова Ю. Д. Информационные технологии в управлении персоналом: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Ю. Д. Романова, Т. А. Винтова, П. Е. Коваль. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2019. — 170 с.