В данной статье рассматривается система управления персоналом и особенности управления персоналом в процессе удаленной работы. В процессе перехода сотрудников на удаленный режим работы выявлены разные проблемы.
Ключевые слова: удаленная работа, персонал, система управления персоналом, эффективность, удаленной работы, мотивация.
This article describes the personnel management system and features of personnel management in the process of remote work. Different problems have been identified during the transition of employees to remote mode.
Keywords: remote work, personnel, personnel management system, efficiency, remote work, motivation.
Чрезвычайная ситуация международного масштаба 2020 года проблемы перевода сотрудников на удаленную работу удивили многие компании. Пандемия коронавируса COVID-19 не оставляет времени для накопления и вынуждала их действовать в ускоренном режиме для поддержания режима работы.
Идея удаленной работы появилась еще в ХХ веке. Концепцию удалённой работы разработал американец Джек Ниллес. В 1972-м году он высказал идею, что не обязательно держать работников в офисе, так как современные средства связи позволяют поддерживать контакт между сотрудниками на расстоянии. Власти проявили интерес к развитию идеи удалённой работы, увидев в ней решение транспортных проблем, остро стоявших в городах. Новая организация труда могла позволить решить эти вопросы, а заодно обеспечить работой население удалённых сельских районов [1].
В современных научных источниках существуют множество походов к определению понятия «система управления персоналом». В данной работе под системой управления персоналом будем понимать «совокупность методов, процедур и программ воздействия организации на своих сотрудников, с целью максимального использования их потенциала» [2].
Система управления персоналом включает различные методы, способы работы и взаимодействия с кадрами. Она состоит из следующих элементов: определение потребности организации в персонале, набор, отбор и наем кадров, адаптацию и обучение нанятых работников, контроль, мотивацию работников, оценку деятельности кадров [3].
Необходимо подчеркнуть, что управление персоналом в организации с удаленным режимом работы имеет свои индивидуальности. Для начала, в определенных организациях, которые намерены переместить весь персонал либо же его часть на выделенный режим, необходимо озадачиться о рабочем пространстве для данных работников.
Есть разные подходы к обустройству рабочего места для служащих на удаленном режиме. Здесь все располагается зависимо от политической ситуации компании и средств, которые имеет возможность отметить определенная компания на оборудование которые имеет возможность отметить определенная фирма на оборудование рабочего пространства. Тут все находится в зависимости от политической ситуации фирмы и средств, которые имеет возможность отметить определенная фирма на оборудование рабочего пространства. Отдельные организации всецело промышляют техническим оснащением трудящихся пространств для удаленных сотрудников, а как раз обеспечиванием рабочей машиной, ее перевозкой, аппаратом важного программного обеспечивания, покупкой самых важных лицензий. Иные организации не обеспечивают рабочими машинами собственных удаленных сотрудников, а приглашают применить личностные приборы. Все находится в зависимости от определенной организации и ее ценностей в вопросах технического оснащения рабочих мест для удаленного персонала.
Как отмечают эксперты, что 89 % людей впустую тратят на работе время, а у 10 % бесполезные траты превышают 3 часа в день. И главная доля потерь — коллеги, то есть мы хорошо научились имитировать кипучую деятельность в офисе. В дистанционном режиме это сделать намного сложнее и достаточно быстро становится понятно какие роли практически не влияют на продуктивность направления, какие может быть избыточные. В дистанционном режиме мы вынуждены оценивать результат по факту, так как у нас нет возможности контролировать кто сколько времени тратит на просмотр социальных сетей и общение с коллегами. Хотя, работая из дома, непродуктивное общение с коллегами можно с легкостью заменить другими бытовыми раздражителями, — рассказывает Алексей Готсданкер, бизнес-архитектор, член рабочей группы проекта по удаленной работе ICL Services [4].
Одним из важных элементов организации руководства персоналом в предприятия представляет собой определение, подбор и наем работников. Если человека принимают в штат для работы в пределах офиса, то можно испытать взять кого-либо, кто не целиком отвечает всем критериям некой вакансии. Сотрудники для дистанционной работы требуют более тщательного отбора, потому что промахи будет сложнее определить именно в удаленном режиме.
Прежде всего необходимо понять, кто из сотрудников и с какими системами сможет «безболезненно» работать из дома. Это должен быть своего рода чек-ап готовности к дистанционному формату, который компании проводят самостоятельно или с привлечением внешних консультантов. По опыту «Крок» можем сказать, что на «удаленку» реально перевести не менее 90 % персонала, в том числе финансистов, логистов и т. д. Предварительно их нужно обеспечить ноутбуками, мониторами, средствами защиты информации (например, VPN), инструментами для повышения мобильности (например, VDI — виртуализация рабочих мест) — как отмечает, Валентин Губарев, директор департамента вычислительных систем компании «Крок». [5]
Существенную роль в управлении персоналом еще играет приспособление (адаптация) сотрудников. Необходимо знать, оповестить работника во все тонкости работы фирмы, поведать какие платформы применяются для формального общения, где и как проводить видеоконференции, какие приложения применяются для моментальных извещений. Помимо этого, руководителю удаленных сотрудников нужно выстроить с ними доверительный контакт. руководителю удаленных служащих нужно выстроить с ними доверительный контакт. Главное корректно организовать их рабочий процесс, представить ресурсы и ценности организации и сделать удаленных сотрудников частью рабочей силы.
Андрей Косенко, старший консультант по бизнес-стратегии VMware, считает, что с точки зрения компании основная сложность удаленной работы — соблюдение баланса между предоставлением сотрудникам цифрового опыта (удобный доступ ко всем нужным сервисам) и затратами на организацию удаленного доступа для сотрудников. Проблема, с которой сталкиваются удаленные сотрудники — неудобный доступ к корпоративным приложениям и информации. Это приводит к снижению продуктивности и часто подталкивает их использовать сторонние сервисы (теневые ИТ). Есть и другой аспект — внутренняя готовность сотрудников оцифровывать традиционные процессы, например, документооборот, платежи, согласования документов. Здесь большая ответственность ложится на плечи ИТ-департамента — важно найти инструменты, которыми сотрудникам будет удобно пользоваться, но, чтобы при этом они соответствовали политикам безопасности компании, — отмечает Андрей Косенко. [6]
Необходимо отметить, что существенную роль играет информирование персонала. Если их доступ к информации затруднён, работники воспринимают это как уменьшение собственной значимости в команде и организации. А это напрямую связано с мотивацией и лояльностью к компании. Удалённые сотрудники не имеют возможности в любое время подойти к руководителю и что-то переспросить или уточнить, поэтому для них наличие качественно организованной информации крайне значимо. Инструкции, рекомендации, базы знаний, необходимые для выполнения задач, должны быть детально сформулированы и доступны [7].
Мотивация и стимулирование также имеют свои особенности для удаленной работы и особенно для творческих работников, которые составляют основу любой организации. Прежде всего, необходимо учитывать личные достижения сотрудников, их признание. Для него важно, чтобы лидер отметил его личный вклад в общее дело.
Как отмечает, заместитель генерального директора по коммерческой деятельности и маркетингу компании BIA Technologies Алексей Бугай: Эффективность работы сотрудников зависит от правильного подбора мотивации и естественного контроля результатов. Это означает, что всевозможный инструментарий, и, в частности, такой, как организация удаленной работы, только помогает в решении задач. Основа эффективности лежит в организации работы, то есть ключ — в культуре компании [8].
Таким образом, в этой непростой экономической ситуации удаленная работа выглядит наиболее эффективным и безопасным. Основная рекомендация — увеличить частоту общения с вашей командой. Мессенджеры подходят для быстрого обмена информацией. Фактически они заменяют коллег живым общением в офисе, но по деловым вопросам стоит отправлять письмо.
Второй — синхронизация с командой. По крайней мере, один раз в неделю вам нужно собираться и обмениваться новостями в зуме (Zoom), проверять результаты, если есть какие-то трудности и чем вам нужно помочь, ставить цели для следующего спринта. Рекомендую сотрудника предпочесть защищенные платформы. Например, Microsoft Teams и Cisco Jabber.
Третье — регулярно проводите тренинги с внешними докладчиками, которые обмениваются информацией о различных аспектах «дистанционного управления» — как руководить командой, как общаться с партнерами, как проводить интервью и т. д.
Итак, система удаленного управления знаниями работников в условиях текущей сложной экономической ситуации представляется хорошим решением проблемы высококвалифицированных кадров с минимальными ресурсами. Кроме того, дистанционное обучение жизненно важно для компаний, имеющих большое количество филиалов по всей стране, а иногда и по всему миру. Таким образом, можно сказать, что управление персоналом организаций, работающих на удаленной работе, играет важную роль для успешного функционирования и имеет свои особенности. Требования к подбору персонала возрастают, в первую очередь необходимо отобрать квалифицированных сотрудников, так как выявить ошибки при выборе гораздо сложнее.
В процессе адаптации, чтобы ему было проще освоиться сотрудникам к удаленному режиму, прежде всего установить доверительные отношения между руководителем и персоналом, вовремя информировать, для того чтобы поддержать доверительные отношения, а также нужно мотивировать и стимулировать своих сотрудников в результате выполненной работы.
Литература:
- Сравнительный анализ характеристик удаленной работы и фриланса [Электронный ресурс] // Научная электронная библиотека ELIBRARY.RU. — Режим доступа: https://elibrary.ru/item.asp?id=32490121.– Дата доступа: 01.05. 2020.
- Особенности управления кадрами трудовым потенциалом предприятия [Электронный ресурс] // CYBERLENINKA. — Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-upravleniya-kadrami-trudovym-potentsialom-predpriyatiya.– Дата доступа: 05.05. 2020.
- Петрович, М. В. Управление организацией: учебник / М. В. Петрович. — Минск: Акад. упр. При Президенте Респ. Беларусь, 2016. — 479 с.
4. Алексей Готсданкер, ICL Services — удаленная работа: как справиться с основными страхами [Электронный ресурс] // TADVISER — Режим доступа: http://www.tadviser.ru/a/516483 — Дата доступа: 07.04. 2020.
5. Валентин Губарев, «Крок» — о технологиях и рисках удаленной работы [Электронный ресурс] // TADVISER — Режим доступа: http://www.tadviser.ru/a/519661Губарев — Дата доступа: 22.04. 2020.
6. SoftwareONE поможет создать VDI с возможностью управления мобильными устройствами на базе решения VMware Workspace ONE [Электронный ресурс] // TADVISER — Режим доступа: http://www.tadviser.ru/a/514758 — Дата доступа: 07.05. 2020.
- Удаленные работники требуют особого внимания [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.top-personal.ru/issue.html?3689. — Дата доступа: 02.05. 2020.
8. Алексей Бугай, BIA Technologies: Как «удалить» всех сотрудников и не удалить бизнес? [Электронный ресурс] // TADVISER — Режим доступа: http://www.tadviser.ru/a/526464 — Дата доступа: 28.05. 2020.
