С возросшим количеством запросов граждан государственным и муниципальным архивам позволяет справляться внедрение современных информационно-поисковых систем. Внедрение «Облачного архива», представляющего собой сервис, обеспечивающий хранение, поиск и регламентированный доступ к документам организации позволит решить данную проблему.
Организация работы по облачному принципу подразумевает, что система физически развернута на зарезервированных мощностях центра обработки данных, а доступ сотрудников архивов к ней осуществляется удаленно, посредством сети Интернет. В результате значительно снижается стоимость владения системой для пользователя, гарантируется высокий уровень безопасности для данных, хранящихся в системе, обеспечивается ежедневная работоспособность системы в течение 24 часов [1].
Основными достоинствами «облачного» архива также является свободный доступ к системе с любого рабочего места, конфиденциальность информации, неограниченные объемы хранящейся информации и т. д.
Государственные и муниципальные архивы обеспечивают условия для комплектования, сохранности и использования документов Архивного фонда РФ в интересах граждан, общества и государства.
Развитие информационного общества в России требует от архивных учреждений подключения к инфраструктуре электронных правительств регионов, перехода на предоставление государственных услуг в электронном виде и активного участия в электронном межведомственном взаимодействии.
Справляться с возросшим количеством запросов граждан и соблюдать регламентные сроки оказания услуг помогает внедрение современных информационно-поисковых систем. Эффективная автоматизация процессов архивной деятельности позволяет также обеспечить максимально комфортные условия работы сотрудников архивного учреждения [2].
Сегодня государственные и муниципальные архивы могут ощутить преимущества использования современной автоматизированной системы без существенных вложений в телекоммуникационную инфраструктуру и закупки дорогостоящего оборудования.
Организация работы по облачному принципу подразумевает, что система физически развёрнута на зарезервированных мощностях центра обработки данных (ЦОД), а доступ сотрудников архивов к ней осуществляется удалённо, посредством сети Интернет. Это позволяет:
— значительно снизить стоимость владения системой для конечных пользователей (не требуется закупка серверных мощностей, дискового пространства хранения данных и ежегодного сервисного обслуживания);
— гарантировать высочайший уровень безопасности для всех хранящихся в системе данных: комплекс технических и программных средств обеспечивает экспертную защиту физических и виртуальных серверов ЦОД (сертификация ISO/IEC 27001:2005 и аттестация SAS 70 Типов I и II);
— обеспечить круглосуточную ежедневную работоспособность системы (система находится под постоянным контролем технических специалистов).
В рамках стандартной подписки (единый тариф, минимальная первичная подписка — 1 год) архивное учреждение получает:
— типовой набор основных функциональных сервисов;
— хранилище данных для размещения баз данных и материалов электронного фонда пользования с гарантированным круглосуточным каналом доступа 1 Гб/с;
— до 20 учетных записей сотрудников и неограниченное число одновременных подключений пользователей;
— бесплатную техническую поддержку [3].
Решение обеспечивает государственные и муниципальные архивы всеми необходимыми функциональными сервисами для автоматизации деятельности, в том числе:
— «Читальный зал», предоставляющий сотрудникам архива весь необходимый функционал по ведению, обеспечению поиска и регламентированного доступа к архивным фондам;
— «Учёт приёма и исполнения запросов» — универсальная подсистема для учета, управления и ведения статистики исполнения запросов пользователей;
— «Отчётно-статистическая документация» — модуль, предоставляющий возможность формирования, редактирования и выгрузки отчетных форм в соответствии с требованиями архивного законодательства [5].
Имеется возможность пополнять электронный фонд пользования и автоматизированный НСА: процесс внесения изменений и добавления сведений аналогичен работе на локальном компьютере, с той лишь разницей, что загружаемые документы и данные сохраняются в защищенном хранилище ЦОД.
Система постоянно находится в онлайн-режиме, поэтому для архивного учреждения реализуются «Виртуальная приемная» и «Виртуальный читальный зал», которые позволяют организовать исполнение запросов и требований пользователей, поступающих посредством сети Интернет. Входная web-форма системы может быть интегрирована в интерфейс любого сайта [6] .
Расширение функциональных возможностей. Вконфигурацию системы могут быть включены типовые сервисы по интеграции с Единым порталом и региональными порталами государственных и муниципальных услуг, что в случае необходимости позволяет оперативно реализовать предоставление услуг архивного учреждения с использованием СМЭВ.
Система легко масштабируема, что дает возможность при необходимости оперативно увеличивать объемы хранилища и резервировать дополнительные вычислительные мощности.
Объединение архивных учреждений субъекта РФ. Облачные технологии дают возможность применить единый подход к автоматизации процессов деятельности группы или всех архивных учреждений региона, в том числе путем централизованной закупки услуг.
В этом случае каждый архив удалённо работает со своей информационно-поисковой системой, а орган управления архивным делом субъекта РФ, имея доступ к консолидированной информации, получает мощнейшее средство мониторинга архивной отрасли региона. Появляется возможность реализовать единую точку удалённого доступа к услугам всех архивов субъекта РФ, в том числе посредством ЕПГУ [8].
Таким образом, посредством облачного сервиса АИС ЭЛАР-Архив в кратчайшие сроки и без существенных затрат может быть создано единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов субъекта РФ:
— автоматизированы процессы основных направлений деятельности архивных учреждений;
— организовано централизованное предоставление архивных услуг в электронном виде в соответствии с требованиями действующего законодательства;
— выведено на качественно новый уровень взаимодействие архивов региона с заинтересованными органами государственной власти. Например, с ПФ для автоматизированной отработки социально-правовых запросов.
Решение может быть реализовано в виде облака региональной администрации. В этом случае АИС ЭЛАР-Архив разворачивается на мощностях ЦОД субъекта РФ, а архивным учреждениям предоставляется удаленный доступ к системе. Указанный вариант требует обсуждений и индивидуальной проработки в каждом конкретном случае [9].
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что использование облачного архива имеет много преимуществ:
1 возможность без вложений в ИТ-инфраструктуру и расходов на поддержание её работоспособности в полной мере автоматизировать процессы деятельности архивного учреждения:
— вести автоматизированный НСА к документам архива;
— создавать и управлять электронным фондом пользования;
— автоматизировать процессы исполнения запросов пользователей и требований на доступ к документам;
— автоматизировать процессы внутренней деятельности архивов по комплектованию, учету, хранению документов и материалов.
2. реализовать услуги архивного учреждения в электронном виде, в том числе посредством интеграции с порталами в сети Интернет:
— реализовать компоненту виртуальной приемной и виртуального читального зала на сайте архивного учреждения или сайте Управления по делам архивов субъекта РФ
— обеспечить предоставление услуг через Портал госуслуг региона или Единый портал государственных и муниципальных услуг
3. в озможность создать единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов:
— применить типовые подходы к автоматизации архивных учреждений региона;
— повысить эффективность бюджетных расходов за счет централизованной закупки услуг;
— обеспечить прозрачность деятельности архивной отрасли региона;
— своевременно и оперативно модернизировать информационные системы при изменении нормативного обеспечения деятельности [10].
Литература:
1 «Положение о Федеральном Архивном агентстве» утверждено постановлением Правительства РФ № 293. от 22 июня 2022 г.;
2 Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Буров Е. М. Архивоведение. Под ред. В. П. Козлова. М.: Академия, 2007. — 238 с;
3 Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело.–2003.–№ 11.–С.58–64;№ 12.–С.59;
4 Альбрехт Б. В. Роль и место муниципальных архивов на современном этапе развития архивного дела в РФ. Вестник архивиста. Издательство: Общероссийская общественная организация «Российское общество историков-архивистов»;
5 Артизов А. Н. Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы (к постановке вопроса)// Отечественные архивы.№ 4. 1996. С.24–28;
6 Архивное законодательство. Законодательные и нормативные правовые акты-URL: //http://www.rusarchives.ru/lows/list.shtml (дата обращения 24.09.2022);
7 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб. Пособие для сред.проф.образования/ Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова/ Под ред. В. П. Козлова. М., 2002.- 167с;
8 Афанасьева Л. П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С: 89–98;
9 Афанасьева Л. П. Информатизация архивного дела: организация и управление//Делопроизводство. — 2004. — № 2. — С.86–97; № 3. — С.89–98; № 4. — С.89–100;
10 Влияние копировально-множительной техники на сохранность архивных документов-URL: //http://www.niab.belhost.by/stat/cop_doc/(дата обращения 7.11.2022);
