Развитие системы документационного обеспечения управления при цифровой трансформации организации

В статье автор рассматривает необходимость модернизация системы управления документами для успешной реализации цифровой трансформации государственных и коммерческих организаций.

Ключевые слова : документ, данные, автоматизированная система управления документами, документационное обеспечение управления, управленческая деятельность, цифровая трансформация.

Российская государственная политика последних лет в области информационных технологий способствовала развитию сферы документационного обеспечения управления. Сегодня в России все коммерческие структуры, а также государственные органы как на федеральном, так и на региональном уровнях перешли на использование систем, позволяющих автоматизировать ведение делопроизводства на всех его стадиях: от момента создания документа до его списания в архив. Такой массовый переход означает, что уже ни у кого не вызывает сомнений тот факт, что автоматизированные системы управления документами позволяют упростить доступ ко всем документам и необходимым данным, обеспечить их надежное хранение, а также достичь более высокого уровня эффективности управленческой деятельности в современном мире технологий и передовых коммуникаций.

С другой стороны, появляется потребность в разработке таких систем или модернизации действующих. И здесь мы уже говорим о необходимости создания и использования не только локальных автоматизированных систем документооборота, которые превалируют на российском рынке, но и об использовании облачных систем. Облачные системы позволяют получить доступ к документам из любого места, если есть подключение к Интернету; обеспечить возможность совместной работы с документами; повысить эффективность благодаря таким функциям, как поиск по ключевым словам и интеллектуальное распознавание текста документа.

Как локальные, так и облачные автоматизированные системы управления документами имеют ряд объективных преимуществ по сравнению с бумажными система учета. Во-первых, это повышение эффективности контроля за созданием, ведением и уничтожением служебной документации вместе со связанными с ними бизнес-процессами. Во-вторых, использование автоматизированных систем позволяет систематизировать работу с документами, обеспечить соблюдение различных политик и стандартов в области делопроизводства. Немаловажным является и то, что системы управления документами позволяют работать с электронными документами и способствуют сокращению не только бумажных документов, но и трудоемких процессов поиска необходимой информации и данных. При этом сохраняется возможность получения информации из архивных документов, созданных на бумаге и имеющих практическую ценность для организации, путем их сканирования и распознавания. Подробные функциональные возможности локальных и облачных автоматизированных систем управления документами представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Помимо систем электронного документооборота каждый орган государственной власти в России использует в своей деятельности и другие информационные системы, в том числе отраслевые, системы бизнес-аналитики и аналитики больших данных, государственные информационные системы и многие другие, в которых также осуществляется работа со служебной документацией.

Системы бизнес-аналитики объединяют сбор и хранение данных, управление знаниями для оценки и преобразования сложных данных

в значимую, полезную информацию, которую можно использовать для поддержки более эффективных стратегических, тактических и оперативных задач, а также принятия решений.

Системы аналитики больших данных позволяют не просто анализировать разного вида документы и данные, но и осуществляют интеллектуальный анализ и устанавливают логические связи между ними. Интерпретация исторических данных, которую эти системы также могут реализовывать, позволяет осуществлять сравнение и обеспечивает лучшее понимание произошедших изменений за определенный период. Полученная информация служит хорошим подспорьем при осуществлении государственного управления.

Такое многообразие систем, данных и документов требуют переосмысления подходов в области документационного обеспечения управления.

В рамках современных достижений и изменений в области цифровых технологий организациям и государственным учреждениям необходимо встряхнуться и принять цифровую трансформацию, чтобы выжить и процветать в нынешних условиях. Даже когда документы уже создаются в цифровом виде, они могут быть привязаны к различным платформам, таким как системы управления персоналом и системы электронного документооборота, что делает обмен информацией сложным, неэффективным и трудоемким.

Несмотря на то, что в России ещё в 2011 году были утверждены требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти [1], которые указывают на необходимость реализации функции интеграции данных систем с другими программными комплексами и платформами для обеспечения свободной миграции документов и данных, в том числе для проведения экспертизы ценности документов, отбора для передачи их на хранение в архив и/или выделения к уничтожению, анализ деятельности государственных органов власти показал, что данное требование не всегда соблюдаются [2]. Более того, на практике отмечается, что большая часть сотрудников, включая руководство, вынуждены работать одновременно в нескольких системах, частично или полностью дублируя информацию, документы и данные. Независимо от того, работают ли они со счетами-фактурами, отчетами, планами, обращениями граждан или формами регистрации сотрудников, если в разных системах нужны одни и те же данные, то, скорее всего, сотрудники будут вносить их вручную или пользоваться готовой, но неполноценной базой данных. Для того, чтобы исключить подобные ситуации, необходимо создание платформы, объединяющей данные всех систем, используемых организацией, которая может не только собирать самые разные типы записей, но и полностью извлекать ценность из них, адаптироваться и масштабироваться по мере развития организации, появления новых типов записей и изменения модели управления [4].

Поэтому модернизация системы управления документами должна быть обязательной частью стратегического развития государственных и коммерческих организаций для успешной реализации цифровой трансформации. Это значительно повысит эффективность организации, снизит финансовые затраты на обеспечение её деятельности и позволит перейти на новый уровень предоставления государственных услуг.

Литература:

1. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен, утв. Приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221, зарегистрированы Минюстом РФ 15.11.2011.
2. Кузнецов С. Л., Коптева Н. П. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов // Делопроизводство. 2021. № 1. С. 26–36.
3. Храмцовская Н. А. Вопросы обеспечения аутентичности электронных документов // Делопроизводство. 2020. № 3. С. 50–59.
4. BJ, Johnson Reimagining Records Information Management in the Era of Digital Transformation / Johnson BJ. — Текст: электронный // Accesscorp: [сайт]. — URL: https://www.accesscorp.com/blog/records-information-management-digital-transformation/ (дата обращения: 28.11.2022).
5. 8 Critical Records Management Questions to Save You Money and Reduce Your Liability. — Текст: электронный // Dewittguam: [сайт]. — URL: https://www.dewittguam.com/8-records-management-tips-reduce-liability/ (дата обращения: 28.11.2022).
6. What’s the Difference Between Document and Records Management Systems?. — Текст: электронный // Laserfiche: [сайт]. — URL: https://www.laserfiche.com/ecmblog/whats-the-difference-between-document-and-records-management/ (дата обращения: 28.11.2022).
7. What is a Records Management System?. — Текст: электронный // Accessrecordsmanagement: [сайт]. — URL: https://www.accessrecordsmanagement.co.uk/what-is-a-records-management-system/ (дата обращения: 28.11.2022).