Автоматизация учета в некоммерческой организации | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 5 февраля, печатный экземпляр отправим 9 февраля.

Опубликовать статью в журнале

Авторы: , ,

Рубрика: Информационные технологии

Опубликовано в Молодой учёный №24 (210) июнь 2018 г.

Дата публикации: 17.06.2018

Статья просмотрена: 204 раза

Библиографическое описание:

Ермолаева, В. В. Автоматизация учета в некоммерческой организации / В. В. Ермолаева, С. А. Полянкина, Е. К. Филатов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 24 (210). — С. 16-18. — URL: https://moluch.ru/archive/210/51475/ (дата обращения: 24.01.2022).



Трендом нашего времени стала все большая вовлеченность в электронный документооборот как крупных предприятий, так и небольших некоммерческих организаций. Обмен информацией в электронном виде с органами власти, с банковскими организациями, с энергоснабжающими предприятиями стал необходимым условием. Поэтому назрела необходимость перехода от старинных методов ведения учета на бумажных носителях к современным способам, позволяющим регистрировать, хранить и обмениваться данными по электронным каналам связи. Для перехода на компьютерную систему учета есть два варианта решения:

‒ установка готовой программы, настроенной под нужды конкретной организации;

‒ автоматизация учета на основе разработки собственной АИС.

Современный рынок программных оболочек в данный момент времени предлагает достаточно большое количество готовых программных наработок, которые дают возможность решить задачу автоматизации учета различных организаций. Чтобы установленная АИС была максимально полезной, к ней предъявляются определенные требования: уровень подготовки пользователей, укомплектованность компьютерной техникой и прочие параметры.

Но у готовых программных платформ кроме достоинств есть и целый ряд недостатков:

‒ большие затраты на ежемесячные платежи в долгосрочном периоде;

‒ отсутствие адаптированных под конкретную организацию решений;

‒ необходимость платных доработок;

‒ несоответствие особым требованиям организации;

‒ сложность настройки на уровне автоматизации.

‒ универсальность готовых программ приводит к сложностям в освоении программного интерфейса и нередко приводит к ошибкам при работе. [1]

С 1 января 2019 года вступает в силу новый Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», согласно которому взносы будут совершаться только через банк на счет товарищества как юридического лица. В связи с чем перевод учета в автоматизированную информационную систему станет не просто необходимым, но и обязательным. Взвесив все плюсы и минусы, можно сделать вывод: создание собственной АИС — это наиболее подходящий вариант для автоматизации учета в рамках садового некоммерческого товарищества (СНТ).

Разрабатываемая АИС должна предоставлять следующие возможности: [2]

1) Ревизору-бухгалтеру- оперативно принимать взносы от членов СНТ, обрабатывать банковские выписки, печатать отчеты.

2) Электрику — возможность заносить показания приборов учета электроэнергии.

3) Председателю — просматривать отчетность СНТ, составлять смету доходов и расходов и контролировать ее исполнение.

В функционал АИС должен быть добавлен генератор постороения отчетов с последующим выводом отчетных форм в приложение OpenCalc. При необходимости пользователю должна быть доступна функция вывода отчета на принтер или возможность сохранения на носитель информации.

Назначение разрабатываемой АИС:

‒ оптимизация использования рабочего времени персонала;

‒ облегчение работы сотрудников в части оперативности получения и обработки информации (автоматический расчет, исключение дублирования ввода данных, автоматическое формирование выходных форм).

Автоматизации подлежат процессы учета платежей от членов СНТ(ввод, изменение и поиск необходимых данных), документооборот, построение отчетов.

В АИС будут созданы следующие АРМ:

‒ председателя;

‒ ревизора-бухгалтера;

‒ электрика.

В состав АИС войдут следующие подсистемы:

‒ прием взносов;

‒ учет показаний электросчетчиков;

‒ справочники (члены СНТ, виды платежей, банки);

‒ получение отчетов;

Работа в АИС должна быть организована в автономном режиме с возможностью подключения через удаленное соединение. Пользователи АИС должны обладать базовыми навыками работы с OC Windows и офисными программами типа OpenOffice. Для работы в АИС достаточно быть опытным специалистом в своей предметной области без необходимости быть специалистом в области вычислительной техники. [3]

Для удовлетворения требований по эргономике диалог должен быть организован в виде понятного для пользователя интерфейса.

Все составляющие связаны с базой данных, где каждая подсистема имеет доступ к необходимым справочникам и таблицам. [2]

Рассмотрим назначение каждой из составляющих БД.

1. Подсистема приема платежей позволяет оформить приход в кассу взносов членов СНТ с использованием информации из базы данных (тариф, вид взноса, ФИО плательщика). Сумма платежа устанавливается автоматически по данным списка платежей или по данным электросчетчика. Взаимодействует с данными из справочника членов СНТ и справочника видов взносов.

Основные функции подсистемы:

‒ возможность просмотра БД;

‒ возможность редактирования записей;

‒ возможность добавление новых записей.

‒ составление отчетов по различным критериям (временной промежуток, статистика по должникам, видам платежей).

2. Подсистема учета электроэнергии используется для ввода показаний приборов учета электроэнергии как общих, так и индивидуального пользования. Взаимодействует с данными, внесенными в справочник членов СНТ.

Основные функции подсистемы:

‒ работа с записями в базе данных;

‒ расчет потребленной электроэнергии.

3. Подсистема работы с финансами позволяет отслеживать данные о поступлении и расходовании денежных средств на расчетном счете СНТ.

Основные функции подсистемы:

‒ работа с записями базы данных;

‒ составление отчетов (выписок из банка).

4. Подсистема исполнения сметы позволяет составлять смету расходов и доходов членов СНТ. Взаимодействует с подсистемой «Финансы», «Электроучет» и «Прием платежей».

Основные функции:

‒ работа с записями в базе данных;

‒ контроль исполнения сметы;

‒ печать отчетов.

5. Справочник видов платежей предназначен для работы со списком записей об основных видах взносов и платежей. Основное назначение справочника — работа с записями в базе данных.

6. Справочник членов СНТ предназначен для работы со списком записей о членах СНТ. Основное назначение справочника — работа с записями в базе данных.

7. Справочник банков предназначен для работы со списком записей о расчетных счетах в банке, данные учитываются при учете в подсистеме «Смета». Основное назначение справочника — работа с записями в базе данных.

Рис. 1. Структура базы данных АИС

Из главного окна программы пользователю предоставляется возможность перейти к формам: «Раздел справочных данных», «Раздел учета платежей», «Раздел учета электроэнергии», «Отчеты».

Справочник «Банки» содержит информацию о расчетных счетах и реквизитах банка.

Справочник «Члены СНТ» содержит информацию о членах СНТ. Предусмотрены режимы добавления и удаления записей.

Справочник «Виды платежей» содержит информацию о видах платежей и взносов Предусмотрены режимы добавления и удаления записей.

Форма «Учет показаний электросчетчиков» дает возможность ввести заводские номера счетчиков, дату ввода показаний и показание счетчика. При выходе из формы производится автоматический расчет стоимости потребленной электроэнергии и расчет процента потерь по линиям СНТ.

При выборе пункта меню «Прием взносов» открывается окно ввода данных. Дата и номер платежа устанавливаются автоматически, при этом дата может корректироваться. Обязательно регистрируется порядок оплаты: через банк или в кассу. ФИО плательщика и наименование платежа устанавливаются автоматически по данным из справочников платежей и списка членов СНТ. Введенные данные сохраняются по кнопке «Сохранить». После этого становится доступным меню печать документов на оплату.

Форма «Составление отчетов» дает возможность получать следующие виды отчетов:

‒ «Кассовая книга»;

‒ «Книга учета доходов и расходов»;

‒ «Оборотная ведомость»;

‒ «Журнал расчетов по банку»;

‒ «Журнал неплательщиков»;

‒ «Журнал исполнения сметы»;

‒ «Журнал учета показаний электросчетчиков».

Разработанная АИС обладает целым рядом преимуществ: [3]

‒ малая финансовая затратность;

‒ доступность использования для неподготовленных пользователей;

‒ доступный интерфейс, простая и удобная настройка и установка.

Все вышеперечисленное делает эту АИС эффективной и надежной для использования в компьютерном учете в рамках некоммерческой организации.

Литература:

  1. А. М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник. М.: Финансы и статистика, 2005
  2. Мололкина О. Л. Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия // Молодой учёный № 26 (130) / 2016
  3. Архангельский А. Я. Программирование Delphi7 — Москва, 2005.
Основные термины (генерируются автоматически): баз данных, данные, работа, вид платежей, основная функция подсистемы, основное назначение справочника, список записей, справочник членов, автоматизация учета, ФИО плательщика.


Похожие статьи

Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия

Основная функцияработа с записями в базе данных. Рис. 1 Подсистемы АИС.

Рис. 1. Структура базы данных АИС. Справочник «Члены СНТ» содержит информацию о членах СНТ.

Организация базы данных в автоматизированных системах

Подсистема проектирования одежды промышленного... Основные составные элементы банка данныхбаза данных и система управления базой данных. Данные, хранимые в базе данных САПР, можно разделить на две группы: архив и рабочий массив.

Разработка реляционной базы данных для автоматизации...

Разработку базы данных для автоматизации основных процессов и операций деятельности кадровой службы конкретного предприятия необходимо производить с учетом всех особенностей кадрового делопроизводства предприятия

Разработка технического задания на создания базы данных для...

Ранее весь учет велся, в бумажном виде и этот метод учета был не самый удобный, поэтому основной целью создания базы данных является автоматизация складского учета и учета продаж. Перечень задач, решаемых СУБД

Использование справочно-правовых систем в юридической...

Основные термины (генерируются автоматически): документ, СПС, возможность, система, работа юриста, поиск документов, необходимая

В соответствии с ними первоначальный поиск сведений о должниках следует осуществлять в поисковых системах, блогах, базах данных...

Применение электронных справочников в учебном процессе

На современном этапе визуальные данные находят всё большее применение во всех сферах

Основными достоинствами ЭСП являются:  В ЭСП представлены не тестовые варианты, а

На основании всего вышесказанного можно сделать вывод, что электронные справочники...

Автоматизация системы управления в сфере учета...

Автоматизация учета материально-производственных запасов.

[1, с. 11]. Учет складских запасов — это всегда работа с большим объемом данных.

Задать вопрос. ФИО. Электронная почта.

Автоматизация учета материально-производственных запасов

Учет данных хозяйственных операций производится в бухгалтерии предприятия, что позволяет упростить контроль над

К основным нюансам, на которые следует обратить внимание при выборе программного продукта для автоматизации учета на складе, можно отнести

Разработка базы данных для автоматизированной...

Для реализации автоматизированной системы учета оказания услуг в химчистке следует разработать базу данных, состоящую из 6 таблиц.

Вид объекта. Код члена семьи. Нестрогое сопоставление записей реляционных баз данных...

Похожие статьи

Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия

Основная функцияработа с записями в базе данных. Рис. 1 Подсистемы АИС.

Рис. 1. Структура базы данных АИС. Справочник «Члены СНТ» содержит информацию о членах СНТ.

Организация базы данных в автоматизированных системах

Подсистема проектирования одежды промышленного... Основные составные элементы банка данныхбаза данных и система управления базой данных. Данные, хранимые в базе данных САПР, можно разделить на две группы: архив и рабочий массив.

Разработка реляционной базы данных для автоматизации...

Разработку базы данных для автоматизации основных процессов и операций деятельности кадровой службы конкретного предприятия необходимо производить с учетом всех особенностей кадрового делопроизводства предприятия

Разработка технического задания на создания базы данных для...

Ранее весь учет велся, в бумажном виде и этот метод учета был не самый удобный, поэтому основной целью создания базы данных является автоматизация складского учета и учета продаж. Перечень задач, решаемых СУБД

Использование справочно-правовых систем в юридической...

Основные термины (генерируются автоматически): документ, СПС, возможность, система, работа юриста, поиск документов, необходимая

В соответствии с ними первоначальный поиск сведений о должниках следует осуществлять в поисковых системах, блогах, базах данных...

Применение электронных справочников в учебном процессе

На современном этапе визуальные данные находят всё большее применение во всех сферах

Основными достоинствами ЭСП являются:  В ЭСП представлены не тестовые варианты, а

На основании всего вышесказанного можно сделать вывод, что электронные справочники...

Автоматизация системы управления в сфере учета...

Автоматизация учета материально-производственных запасов.

[1, с. 11]. Учет складских запасов — это всегда работа с большим объемом данных.

Задать вопрос. ФИО. Электронная почта.

Автоматизация учета материально-производственных запасов

Учет данных хозяйственных операций производится в бухгалтерии предприятия, что позволяет упростить контроль над

К основным нюансам, на которые следует обратить внимание при выборе программного продукта для автоматизации учета на складе, можно отнести

Разработка базы данных для автоматизированной...

Для реализации автоматизированной системы учета оказания услуг в химчистке следует разработать базу данных, состоящую из 6 таблиц.

Вид объекта. Код члена семьи. Нестрогое сопоставление записей реляционных баз данных...

Задать вопрос