Введение
В настоящее время создание автоматизированных систем для обеспечения деятельности служб по управлению инвестиционно-строительными проектами является актуальной задачей, так как способствует повышению эффективности работы строительных организаций через обеспечение бесперебойного функционирования управленческих служб.
Для больших строительных организаций, одновременно работающих с сотнями контрагентов, особенно важно оптимально использовать имеющиеся ресурсы для исполнения своих обязательств. Бизнес-процессы, установленные в организациях, не всегда учитывают занятость специалистов, транспортных средств, техники, измерительного оборудования и т. д. в других проектах.
Для повышения эффективности планирования инвестиционно-строительных проектов используются специализированные программные средства.
В рамках данной работы рассмотрены вопросы использования программных средств при управлении инвестиционно-строительными проектами на примере MSProject. Показано, что использование данного средства позволяет проводить полный расчет параметров бизнес-планов, проводить оценку их эффективности. В качестве примера приведен расчет плана процесса «разработка инвестиционно-строительного проекта».
1. Использование программных средств в управлении в инвестиционно-строительных проектах
Развитие инвестиционно-строительного комплекса, предполагающее использование новых технологий, внедрение прогрессивных форм организации производства, использование современных материалов и изделий не может быть достаточно эффективным без использования теории управления инвестиционно-строительными проектами (ИСП). Строительство является не только первой отраслью, в которой стали использовать положения теории управления проектами, но и объектом внедрения новых методик и инструментов управления проектами.
Необходимость работы с инвестиционно-строительными проектами делает актуальными вопросы анализа бизнес-планов и эффективности внедрения тех или иных проектных решений. Одним из наиболее распространенных инструментов анализа бизнес — проектов, в том числе инвестиционно-строительных, является программное обеспечение от Microsoft.
Основными задачами, решаемыми программными средствами управления проектами, являются:
‒ определение календарного плана работ;
‒ подбор исполнителей, уровня их оплаты труда;
‒ подбор необходимых материалов для реализации каждого из этапов проекта.
Результатами проектирования являются построение диаграмм Ганта, отчетности по результатам бизнес-планирования. Программные средства позволяют сделать заключение о целесообразности запуска инвестиционно-строительного проекта или его отклонения.
Существуют следующие разновидности версий MSProject:
‒ версии, входящие в пакет MS Office;
‒ облачные сервисы (MS Project Server).
Применение того или иного вида программного обеспечения может быть обусловлено спецификой деятельности строительной организации.
Стандартные решения в виде MSProject, входящие в MSOffice 2003/2007/2010/2013 используются в случаях, когда нет необходимости доступа к файлам проекта из удаленных площадок, все действия производятся специалистами в офисе [7].
В случае, когда строительная организация имеет разветвленную сеть удаленных сотрудников, работающих в разных городах, и при этом необходимо обеспечить совместный доступ к ресурсам проектов, тогда оптимальным решением будет являться использование облачных сервисов.
MS Project Server 2013 представляет собой многоуровневую систему, имеющую расширенную архитектуру Office Project Server. Уровень интерфейса системы включает следующие компоненты: Project профессиональный 2013, Project Web App, а также ряд сторонних приложений. Клиентские приложения производят обмен данными со средним уровнем посредством интерфейса PSI или с использованием конечных точек клиентской объектной модели (CSOM), взаимодействующих с PSI и уровнем бизнес-объектов. В бизнес-объекты проведено встраивание доступа к базе данных. Система событий Project Server имеет возможность получения доступа к локальным и удаленным обработчикам событий. Модуль планирования Project Pro дублируется службой вычислений Project. Клиентские приложения не имеют прямого доступа к базе данных Project Web App. Project Server скрывает бизнес-объекты от клиентов [1].
Project Server 2013 поддерживает функцию обслуживания нескольких клиентов при использовании совместно с возможностью обслуживания нескольких клиентов Share Point Server 2013. Становится возможным использование нескольких клиентов, подразделений или отделов в одной ферме и инфраструктуре Project Server и Share Point Server. Так, в размещенной среде может быть размещено несколько отдельных экземпляров Project Server 2013 для нескольких компаний. Так, например, юридическим отделом в компании может использоваться экземпляр Project Server 2013, не зависящий от экземпляров, используемых другими отделами. Клиенты Project Server 2013 используют службу приложений Project, но выполняются изолированно и автономно [1].
Службой Project в продукте Project Server 2013 предоставляются функции управления проектами не только для Project Web App (PWA), но и для всей фермы Share Point Server 2013, где она размещена. Одним из главных изменений является использование одной базы данных Project Web App для Project Server 2013.
В ПО Project Server 2013 реализована объединение всех баз данных в единую базу Project Web App, имеющую имя по умолчанию: Project Web App. Таблица отчетов содержит их предыдущие названия, проведено добавление префиксов draft., pub. и ver. Технологии прямого доступа не поддерживаются для таблиц и представлений черновиков, публикации и архивов. Отчеты должны использовать только таблицы и представления отчетов.
Эти изменения были сделаны для того, чтобы сократить общую стоимость владения (TCO) при использовании версии Project Server 2013, особенно при реализации среды с использованием нескольких экземпляров PWA. Уменьшение числа баз данных сокращает затраты, которые связаны с обслуживанием данных (аварийное восстановление, обновление и т. д.) [1].
Функциональность и эффекты, которые получают разные группы пользователей [1]:
‒ Для топ-менеджмента строительных фирм: новые функции по бизнес-аналитике и визуализации данных с помощью набора отчетов с возможностью самостоятельного конструирования необходимых параметров для отслеживания задач, сроков и трудозатрат проекта и обмена проектной информацией.
‒ Для проектной команды: новая возможность обеспечения связи между сотрудниками посредством Lync 2010. Члены команды могут получать обновления о выполнении работы, задавать вопросы и обсуждать стратегические моменты с помощью обмена мгновенными сообщениями, звонков или видео-чата.
‒ Для ИТ-специалистов: новая архитектура, поддерживающая различные сценарии, в том числе работы в облаке.
‒ Длительность проекта составляет от 3 до 6 месяцев, в зависимости от масштаба предприятия и поставленных задач.
С помощью Microsoft Office Project Server 2013и соответствующих клиентских приложений организация может более эффективно осуществлять управление и координацию работ на всех этапах жизненного цикла проекта для разных типов проектов, от разовых работ до комплексных программ.
Возможность планирования пользователями, доступная в Microsoft Project Server 2013, позволяет осуществлять всесторонний контроль и сочетает в себе удобство и простоту такого инструмента, как Microsoft Office Excel 2010 и эффективность подсистемы планирования Project. Кроме того, абсолютно новое представление временной шкалой с улучшенным внешним видом обеспечит более легкий и интуитивно понятный просмотр важных дат и крайних сроков, а также передачу этих сведений другим пользователям.
Пользовательский интерфейс
Microsoft Office Project Server 2013 имеет простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс в стиле Windows 8 [1]:
‒ Специальные вкладки для задач и группы контекстных меню облегчают начало работы и оценку полученных результатов.
‒ Описательные подсказки позволят быстро познакомиться с функциональными возможностями и разнообразными инструментами форматирования.
‒ В решении есть возможность настройки собственных пунктов меню.
‒ С помощью меню «Файл» можно передать сведения о проекте другим пользователям, распечатать и опубликовать их.
Основными возможностями MSProjectServer являются:
‒ управление проектами;
‒ управление ресурсами;
‒ расчет затрат на проект;
‒ расчет времени выполнения бизнес-проекта;
‒ управление задачами;
‒ формирование сводных отчетов по реализации бизнес-проекта.
Основным преимуществом использования ПО MSProjectServer является возможность управления проектами из любой точки земного шара, т. е. применение «облачных технологий».
Совместную работу над проектом можно организовать не только через почтовую систему, но и с помощью сервера MS Project Server. MS Project Server — это продукт, входящий в комплект MS Project, позволяющий автоматизировать процесс раздачи заданий, сбора информации о фактических трудозатратах и внесение их в план проекта.
Целесообразность использования в проекте сервера MS Project Server определяется типом проекта, структурой и размером проектной команды, а также организационными регламентами. Чтобы определить преимущества использования сервера, сравним схемы группового взаимодействия при использовании почтовой системы и при использовании сервера.
На рисунке 1 представлена схема совместной работы с использованием почтовой системы. Руководитель проекта напрямую связывается с членами проектной команды с помощью электронной почты, причем все участники переписки должны установить на компьютерах специальную программу [2].
Рис. 1. Схема совместной работы с использованием почтовой системы
При совместной работе с помощью MS Project Server, схема которой представлена на рис. 2, руководитель строительного проекта публикует проект на сервере, и сотрудники получают всю необходимую информацию о своих задачах на сервере. При этом можно использовать электронную почту как дополнительное средство оповещения сотрудников. Доступ к информации осуществляется с помощью стандартного браузера, поэтому ни сотрудникам, ни руководителю проекта не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение на свои компьютеры. Поступающие от сотрудников фактические данные могут вноситься в план как после одобрения руководителем, так и в автоматическом режиме, в зависимости от настроек, которые сделает руководитель.
Однако преимущества сервера MS Project Server этим не ограничиваются — сервер предоставляет множество дополнительных возможностей. Так, с его помощью ресурсы могут сообщать руководителю об изменениях в своем персональном расписании, передавать задачи друг другу. На сервере хранятся документы, связанные с задачами проекта, и сообщения о возникающих проблемах [2].
Рис. 2. Схема совместной работы с использованием сервера MS Project Server
Использование сервера MS Project Server необходимо для управления проектами в рамках строительной организации, поскольку позволяет легко определить уровень текущей и запланированной загрузки сотрудников и спланировать финансовые затраты на проекты.
Таким образом, использование сервера удобно в тех случаях, когда в организации выполняется несколько проектов и руководители проектов, и руководство хотят иметь централизованное хранилище проектной документации, чтобы эффективно управлять компанией.
2. Расчет параметров бизнес-плана для процесса «Проектирование бизнес-плана»
Проведем расчет бизнес-плана для процесса подготовки плана инвестиционно-строительного проекта (предварительного этапа) с использованием программного средства управления проектами.
На рисунке 3 приведена таблица календарного плана проекта.
Рис. 3. Таблица календарного плана проекта подготовки ИСП
Схема данных проекта приведена на рисунке 4.
Рис. 4. Схема Ганта проекта
Далее проведем формирование результатов проекта средствами MSProject.
В таблице 1 показан свод по трудозатратам проекта
Таблица 1
Свод по трудозатратам проекта
|
Тип |
Ресурсы |
Доступно по трудоемкости |
Трудозатраты |
Оставшаяся доступность |
|
Трудовой |
Инженер-геодезист |
2952 |
136.8 |
2815.2 |
|
Инженер-проектировщик |
2952 |
213.7666667 |
2738.233333 |
|
|
Консультант |
2952 |
43.81666667 |
2908.183333 |
|
|
Не назначен |
0 |
0 |
0 |
|
|
Руководитель |
2952 |
45.6 |
2906.4 |
|
|
Экономист |
2952 |
139.2 |
2812.8 |
|
|
Трудовой итог |
14760 |
579.1833333 |
14180.81667 |
|
|
Общий итог |
14760 |
579.1833333 |
14180.81667 |
|
Отчет о движении денежных средств показан в таблице 2.
Таблица 2
Отчет одвижении денежных средств
|
Год |
Квартал |
Затраты |
Совокупные затраты |
|
2016 |
К4 |
120001.8768 |
120001.8768 |
|
2016 Итог |
120001.8768 |
120001.8768 |
|
|
2017 |
К1 |
430471.1667 |
550473.0435 |
|
2017 Итог |
430471.1667 |
550473.0435 |
|
|
Общий итог |
550473.0435 |
550473.0435 |
Таким образом, показано, что использование программных средств в управлении инвестиционно-строительными проектами позволяет решать ряд важнейших задач, связанных с планированием строительства объектов и других инвестиционных проектов.
Заключение
В данной работе показана необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности менеджмента организаций — управления инвестиционно-строительными проектами. Особенно важно при планировании проектных решений применять современные методы разработки средств сбора, передачи, обработки, хранения и отбора информации, основанные на технологии «клиент-сервер».
В работе проведено рассмотрение вопросов применения MSProject в управлении инвестиционно-строительными проектами. Показано, что применение программных средств позволяет увеличить эффективность процесса планирования в деятельности строительных фирм.
Литература:
- MicrosoftOfficeProjectServer 2013. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.westconcept.ru/products/microsoft-office-enterprise-project-management/microsoft-office-project-server
- Гладкий А. А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров СПб.: «Питер», 2007. с. 240
- Граничин, О. Н. Информационные технологии в управлении: учеб.пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Прикладная информатика (по областям) и «Менеджмент организации (по специализации «Информационный менеджмент»)" /О. Н. Граничин, В. И. Кияев.-М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2010.-335 с.
- Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий — М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135
- ГринбергА. С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 «Прикладная информатика (по обл.)", 061100 «Менеджмент орг»., 061000 «Гос. и муницип. упр».] /А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, А. С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.
- ИвасенкоА. Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям «Прикладная информатика (по обл.)", «Менеджмент орг»., «Гос. и муницип. упр».] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
- В. В. Трофимов и др. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям]; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
