В статье описываются основные процессы регистрации писем и отправлений на предприятии «Почта России», так же дается характеристика видам почтовых отправлений. Указывается количество исходящих и входящих бумажных писем на адрес университета. Описывается отслеживание маршрута письма по идентификационному номеру на сайте «Почта России».
Ключевые слова: корреспонденция, информация, электронная карточка, канал отправки, трек-номер, уведомление о вручении, адресат
В ХХI веке с развитием средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) численность документов, отправляемых почтой, уменьшается. Сейчас уже невозможно представить себе рациональную организацию документооборота не только без компьютеров, но без средств связи, соединяющих их между собой, — компьютерных сетей и программы электронной почты. [1, c. 140] Передача документов с использованием электронной почты значительно уменьшает время доставки, исключает возможность потери информации, позволяет организовывать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения. Тем, не менее, современный мир не готов отказаться полностью, от бумажных документов, в том числе и корреспонденции отправляемой отделениями связи почтой России.
В Тюменский университет ежедневно поступает различного вида корреспонденция, только в бумажном варианте на адрес университета сотрудник почтового отделения приносит более 50 почтовых отправлений. По количеству отправлений университет не отстает, входящей документации в среднем за день оправляется более 40 писем. К основным видам, входящей корреспонденции поступающей на адрес университета относятся: простая, заказная и заказная с уведомлением о вручении письма.
Прием и отправка корреспонденции осуществляется централизованно — в отделе Документационного обеспечения управления [2]
За всю корреспонденцию отвечает менеджер отдела Документационного обеспечения управления. Для прозрачности и уверенности в том, что действительно поступил (отправлен) документ необходимо провести ряд операций таких как:
− составление проекта документа в том в числе и в системе электронного документооборота;
− согласование, визирование (в необходимых случаях);
− подписание и утверждение (при необходимости);
− регистрация;
− отправка документа адресату.
Составление проекта документа. Проект документа составляется исполнителем после изучения вопроса по существу и с использованием, как нормативных документов, так и инструкции по делопроизводству.
Согласование документа. До передачи подготовленного проекта документа по подпись руководителю исполнитель проводит процедуру внутреннего согласования, представляя на проекте визы согласования или гриф согласования.
Внутреннее согласование (визирование)— неизбежный и необходимый этап подготовки исходящего документа.
Подписание документа. Ознакомившись с проектом документа, руководитель либо сразу удостоверяет его своей подписью, либо отправляет на доработку исполнителю, если в этом есть необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ с обязательным проведением процедуры составления проекта от начала до отправки [3, с. 36].
После прохождения основных значимых этапов для письма, и его подписанием распечатывается бумажная версия электронного документа.
Отправление бумажного экземпляра получателю.
Сотрудником отдела ДОУ проверяется правильность и комплексность исходящих документов. Документ, отправленный от структурного подразделения университета, должен быть зарегистрирован с Системе электронного документооборота, т. е. на каждый документ, отправляемый по почте России заводится электронная карточка не зависимо от вида отправки.
Электронная карточка — это набор реквизитов электронного документа позволяющих одновременно идентифицировать его в системе электронного документооборота [2].
В электронной карточке заполняются следующие обязательные поля:
− Содержание — дается краткое внутреннее содержание письма;
− Контрагент — лицо, которому адресовано данное письмо (если письмо адресовано в организацию, конкретному лицу также заполняется поле);
− В зависимости от контрагента письму присваивается вид. Вид письма в университете простой и министерский;
− Указывается подписант данного письма;
− Канал отправки: простая, заказная, ценная корреспонденция. Если письмо будет отправлено заказным, необходимо занести почтовый идентификационный номер;
− Исполнитель письма;
− Указывается приоритет письма, обычный, весьма срочно, срочно;
− После регистрации письма в системе электронного документооборота, отравителем выбирается канал отправки и формат конверта в зависимости от формата документа и его возможностью сгиба, или невозможностью.
Адресат заполняет конверт, с заранее приготовленным адресом получателя и индексом отправления. Существует так же виды отправления писем такие как:
− Простое письмо;
− Простое письмо 1 класса;
− Заказное письмо;
− Заказное письмо 1 класса;
− Ценное письмо;
− Ценное письмо 1 класса;
− Экспресс-письмо EMS.
Если адресат выбрал канал отправки заказного письма с уведомлением, необходимо заполнить уведомление. В отличии от простого, есть трек-номер для отслеживания. На территории РФ заказное письмо вручается адресату под роспись лично или представителю адресата по доверенности.
Трек-номер для отслеживания пробивается в чеке оплаты за корреспонденцию (Рис. 1).
Рис. 1. Чек с указанным трек-номером
Трек-номер отправлений по России состоит из 14 цифр. Его вводят без пробелов и скобок.
Пример: 35005145009747
Отслеживание международных отправлений
Трек-номер международных отправлений состоит из 13 символов, в нем используются латинские заглавные буквы и цифры. Его также вводят без пробелов и скобок.
Пример: CA893456789RU
Согласно Техническому стандарту Всемирного Почтового Союза, отслеживаться могут только международные регистрируемые почтовые отправления, трек-номера которых начинаются на буквы R, C, E, V и L.
Простое отправление из-за границы нельзя отследить по России — оно не регистрируется в почтовой информационной системе.
Уведомление о вручении — документ, информирующий отправителя, что его почтовое отправление доставлено адресату. Уведомления бывают простые, заказные, а также уведомления о вручении отправлений 1 класса. Для отправки письма, посылки или денежного перевода с уведомлением о вручении нужно заполнить специальный бланк. Бланки можно получить в любом почтовом отделении [4].
Для отправлений по России — ф.119.
Для международных — CN 07.
Бланк уведомления о вручении следует вместе с самим отправлением. После того, как почтовое отправление вручено адресату, уведомление оформляется соответствующим образом и возвращается отправителю уже самостоятельно. Срок доставки уведомления отправителю — как у простой или заказной открытки.
Существуют ограничения размеров по отправке заказного письма:
Минимальный размер — 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)
Максимальный размер -229 × 324 мм (формат C4) По РФ — 100 г
Максимальный вес — За границу — 2 кг
Таким образом, на сегодняшний день Тюменский государственный, как и другие образовательные учреждения не могут отказаться от услуг почтовой связи России. Несмотря на то, что многие считают, что отправка писем эта устаревшая система, которая в большинстве своих случаев тормозит рабочий процесс, и не передает так быстро информацию, как услуги глобальной сети интернет. Тем самым затрудняя процесс получения информации во время, исходя из этого сотрудники университета отправляют только документы которые невозможно отправить через электронную почту. Большим рывком в отправлении бумажной заказной корреспонденции, появление возможности отследить весь маршрут письма от начала до конца.
Литература:
- Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. — 6-е изд. — М.: Академия, 2008. — 224 с.
- ФГАОУ ВО Тюменский государственный университет Приказ от 30.06.2014 № 406 «О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота». [Электронный ресурс] (дата обращения: 21.11.2016) https://docs.utmn.ru/Shared %20Documents/406.pdf
- Железнова Л. А., Малахова О. В. Инструкция по делопроизводству ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный университет». — Тюмень: Тюменского государственного университета, 2016. — 102 с.
- Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. № 234.
- «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» [Электронный ресурс]:http://base.garant.ru/70835708/#ixzz4QrE2gKnI (дата обращения: 21.11.2016).
