Библиографическое описание:

Сагирова А. Р. Инструменты управленческой отчетности в анализе ресурсообеспечения коммерческих банков // Молодой ученый. — 2016. — №9.2. — С. 44-48.



Многообразие и возрастающая сложность рыночных условий, интенсивность и динамизм хозяйственных процессов требуют от коммерческих банков в рамках выполнения возложенных на них функций максимального использования всех возможностей и резервов. В этой связи на передний план выходит комплексная проблема ресурсообеспечения банковской деятельности, а также его регулирования на макро- и микроуровне. Эта проблема решается путем тщательного анализа всей деятельности банка, внешних и внутренних условий работы, путем оценки его финансово-экономического положения, стратегического поведения банка на рынке, состояния планирования, уровня технической оснащенности, квалификации персонала, информационной обеспеченности организационной структуры банка. Оценка имеющихся возможностей банка позволяет поддерживать их баланс с рыночными запросами, выработать обоснованные программы развития и поведения банка на рынке и ресурсного регулирования, создать адекватную основу для принятия правильных решений.

Анализ деятельности Банка, проводится на основе управленческой отчетности, которая является результатом, некоторым итогом, выводом учета или процесса формирования информации о финансово — хозяйственной деятельности или ситуации. Отчетность — это представление информации с целью максимального облегчения и эффективности принятия управленческих решений. Анализ, как и учет и контроль, — это один из инструментов формирования информации, а отчетность — это результат этого формирования, это представление информации ее пользователю.

В статье рассматриваются проблемы, существенно увеличивающие риски, возникающие при разработке управленческой отчетности связанные с принятием неправильных или несвоевременных управленческих решений. Получение актуальной и достоверной информации, является важным процессом при принятии управленческих решений. Поэтому организации находятся в поисках оптимального метода решения данной проблемы.

Как любой коммерческой организации, банку требуется много оперативной и аналитической отчетности. При этом всю отчетность можно разделить на три типа:

1) внешняя отчетность представляется во внешние органы и включает обязательную отчетность для Банка России, органы государственной власти и пр., используется для контроля и оценки соответствия финансово-хозяйственной деятельности банка требованиям действующего законодательства и нормативным документам регулятора;

2) клиентская отчетность представляется некоторым клиентам банка (VIP-клиентам, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям — владельцам торговых точек, в которых установлены POS-терминалы, и пр.);

3) внутренняя или управленческая отчетность формируется в банке и отражает фактическое состояние его финансово-хозяйственной деятельности, условия или результаты деятельности отдельных структурных подразделений, отдельных направлений бизнеса либо соответствующие прогнозные показатели.

Управленческая отчетность формируется и представляется в виде отчетных форм, которые составляются на основании всех видов учета: бухгалтерского, налогового, статистического, оперативно-технического, маркетингового. Такие отчеты могут содержать как количественные и финансовые, так и качественные и натуральные показатели, позволяющие оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений банка или отдельных направлений его деятельности.

Если внешняя отчетность, как правило, автоматически формируется в Автоматизированной банковской системе (АБС) банка, то разработку необходимых отчетов управленческой отчетности руководители бизнес-подразделений обычно инициируют сами. Ответственный сотрудник готовит техническое задание, которое затем передается соответствующему IT-подразделению банка. Разработав отчет, программисты передают его на тестирование подразделению-заказчику, и после успешного тестирования появляется возможность использовать отчет.

Однако такой подход к разработке отчетности порождает некоторые проблемы.

1) Большой объем отчетности и нарушение сроков ее разработки.

Одной из проблем являются длительность разработки и нарушение сроков разработки отчетности. Бизнес-подразделений в банках много, а программистов — разработчиков отчетности мало. Причем некоторым подразделениям требуется огромное количество отчетов, из-за чего возникает очередность разработки. В некоторых банках срок разработки может составлять до одного года, и это часто приводит к конфликтам как между подразделением-заказчиком и IT-подразделением, так и между различными подразделениями-заказчиками. Ведь часто в банках нет никакого понятного и прозрачного механизма, который определял бы очередность разработки того или иного отчета в зависимости от его важности и необходимости для банка.

Такая ситуация с разработкой отчетности, во-первых, порождает риски, связанные с несвоевременным принятием управленческих решений, во-вторых, становится причиной увеличения нагрузки на персонал, прежде всего на сотрудников и руководителей банковских отделений, которые вынуждены формировать отчетность вручную.

Обычно при разработке отчетности никто и никогда не оценивает эффективность этого процесса. Относительная бесконтрольность часто приводит к тому, что заказываются, например, отчеты, необходимость в которых возникает один-два раза, или информация в отчетах разных подразделений дублируется либо вообще оказывается невостребованной или неактуальной. Иногда, увидев результаты, полученные в недавно разработанном отчете, руководители подразделений инициируют разработку нового, а некоторые вообще не могут объяснить, какую аналитическую информацию они планируют получить и какие управленческие решения принять на ее основе.

Часто затраты на разработку отчета в разы превышают финансовый результат, который был получен после управленческого решения, принятого на основе информации из отчета.

2) Недостаточная компетентность при подготовке технического задания.

Многие сотрудники бизнес-подразделений редко сталкивались с подготовкой технической документации для IT-специалистов, не знают специфику этого процесса и не имеют соответствующих компетенций.

Часто при написании технических заданий нарушаются некоторые базовые принципы составления управленческой отчетности, основные из которых представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Базовые принципы управленческой отчетности

Отсюда и низкое качество переданных на разработку технических заданий, длительный срок их согласования и большое количество доработок, которых можно было избежать, если техническое задание подготовлено профессионально.

3) Отсутствие методики тестирования отчетности.

Тестировании разработанного отчета, часто осуществляют сотрудники подразделения-заказчика. Обычно в банках нет какой-либо методики тестирования и проверки достоверности отчетов, и сотрудник просто не имеет возможности должным образом проверить работоспособность отчета.

Многие банки пытаются каким-то образом упростить процесс коммуникации по вопросам доработки технического задания, тестирования и устранения замечаний между подразделением-заказчиком отчетности и IT-подразделением. Для этого приобретается или разрабатывается и внедряется специальное программное обеспечение, которое показывает, в каком состоянии (статусе) находится та или иная заявка на разработку отчета, и кто в настоящий момент является ответственным за проведение той или иной работы. С одной стороны, такое программное обеспечение облегчает и делает более «наглядным» (прежде всего IT-специалистам) общение с сотрудниками бизнес-подразделений, но, с другой стороны, оно по-прежнему не решает вопросов, связанных с качеством подготовки технических заданий, качеством разработки и тестирования отчетности.

4) Увеличение затрат.

Еще одной проблемой, возникающей при разработке управленческой отчетности, является существенное увеличение расходов на IT-функции. Нагрузка на IT-специалистов, которые занимаются разработкой отчетности, возрастает. Дело в том, что обычно они же занимаются поддержкой пользователей отчетности, а также отвечают за поддержку АБС, внедрение обновлений АБС и проверку работоспособности отчетности после очередного обновления АБС. Увеличение нагрузки рано или поздно приводит к увеличению численности IT-персонала. Кроме того, увеличиваются расходы, как на программные, так и на аппаратные решения: закупается новое оборудование и программное обеспечение для увеличения производительности и снижения нагрузки на оборудование.

Для многих банков также актуальным является вопрос достоверной оценки времени и затрат (трудозатрат, финансовых затрат) на разработку того или иного отчета, так как зачастую они располагают только оценкой самих разработчиков.

Централизация процесса разработки и автоматизированного формирования отчетности.

Чтобы упорядочить процесс разработки управленческой отчетности и сделать его более эффективным, необходимо его централизовать, так же, как и процесс автоматизированного формирования отчетности. Для этого в составе финансово-аналитического подразделения банка необходимо выделить специальное подразделение или специальных сотрудников, отвечающих за процесс разработки отчетности и имеющих соответствующие компетенции. Именно в это подразделение и к этим сотрудникам обращаются руководители бизнес-подразделений, которым требуется та или иная управленческая отчетность.

В заявке на разработку отчетности, помимо чисто технических параметров (выходная форма отчета, используемые программные модули и т. д.), указываются: периодичность с указанием времени формирования (несколько раз в день, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода, ежегодно); права и уровень доступа к данному отчету; категория отчета (оценка филиальной сети, оценка подразделения/направления бизнеса/клиентского сегмента, технический отчет, общебанковский отчет, отчет для использования данных в бизнес-процессе, отчетность для внешнего клиента, обязательная отчетность и др.), которая влияет на очередность разработки отчетности; методика анализа и порядок использования информации, полученной из данного отчета, либо основание для разработки и сроки изготовления автоматизированной отчетности (для обязательной отчетности и отчетности для внешних клиентов).

Изучив параметры, указанные в заявке, ответственный сотрудник финансово-аналитического подразделения готовит в соответствии с принятой в банке процедурой согласования и выносит на утверждение окончательную выходную форму новой отчетности или, если необходимо, вносит изменения в уже существующие формы отчетности. При этом заказчиком отчетности фактически становится финансово-аналитическое подразделение, которое и принимает окончательное решение о целесообразности ее разработки. В некоторых случаях, когда в бизнес-подразделении не могут объяснить, для каких целей необходим тот или иной отчет или методика анализа информации, полученной из разработанного отчета, по мнению финансово-аналитического подразделения, ошибочна (ошибочные обобщения, отсутствие полноты данных, ложная корреляция и т. д.), отчет просто не разрабатывается.

Обычно выходные формы любого отчета имеют краткий (1–3 страницы) и подробный (10–20 страниц) вид, содержащий информацию, представленную цифровым и графическим способами. В общебанковские отчеты и отчеты с оценками филиальной сети, подразделений, направлений бизнеса и клиентских сегментов дополнительно включаются типовые аналитические выводы, которые формируются автоматизированным путем, исходя из методики анализа информации, а сама информация, если необходимо, разбивается на типовые блоки: финансы, клиенты, персонал и процессы.

Все показатели, которые используются при формировании аналитической отчетности, должны рассчитываться на основе фактических данных из АБС и других программных комплексов банка. При этом особый акцент необходимо делать именно на аналитической части и выводах и на их основании осуществлять те или иные управленческие действия и давать те или иные руководящие указания. Разработка только цифровых отчетов без аналитической составляющей приводит к необходимости самим сотрудникам делать выводы и, соответственно, не исключает неоднозначную трактовку ими отчетных данных.

В случае автоматизации аналитики руководители сразу получают рекомендации по принятию необходимых управленческих решений. Естественно, любой отчет и любые аналитические данные можно получить, рассчитав необходимые данные вручную, но если отчетность нужна регулярно, то автоматизация процесса ее формирования существенно сокращает затраты.

Заявки на разработку отчетов, информация из которых будет в дальнейшем использоваться непосредственно в бизнес-процессах (списки клиентов для коммуникации, список проводок и документов, уведомления для проведения операций в «ручном» режиме, список сотрудников для обучения или аттестации, список рабочих мест, требующих модернизации, и т. д.), также передаются для рассмотрения подразделению, отвечающему за оптимизацию бизнес-процессов. Дело в том, что у руководителей бизнес-подразделений не всегда хватает компетенции для эффективного «встраивания» данной информации в существующие бизнес-процессы. При этом вносятся изменения в соответствующие нормативные документы банка (положения, технические порядки).

Любые изменения нормативной документации, введение новых банковских продуктов и изменение тарифов могут повлечь за собой изменения в отчетах, поэтому их нужно готовить уже на этапе согласования.

Ответственный сотрудник финансово-аналитического подразделения также готовит методику тестирования отчета: проверку полноты, актуальности и достоверности данных и экспертную оценку стоимости разработки отчета в денежном выражении. При достаточной статистике экспертная оценка стоимости разработки отчетов может быть заменена на расчетную. Расчетная система оценки основана обычно на статистических данных, полученных при разработке предыдущих отчетов (версий отчетов), и включает в себя следующие параметры: квалификация и опыт разработчика; количество невычисляемых (уже имеющихся) данных; перечень программных комплексов банка, в которых находится невычисляемая информация (АБС, КИС и пр.); количество вычисляемых данных или параметров в выходной форме отчета; уровень сложности вычисляемых данных; средние временные затраты IT-специалиста на типовые процедуры (вычисление одного параметра, формирование выходной формы, тестирование вычисляемого параметра и пр.); и др.

Часто применение расчетной оценки более достоверно, чем экспертная оценка, отражает величину расходов на разработку и тестирование отчета, а также временные сроки создания отчетности. Ведь обычно экспертную оценку проводят непосредственно специалисты IT-подразделений, которые сами рассчитывают свои трудозатраты и фактически заинтересованы в их увеличении.

Использование методик тестирования также позволяет улучшить качество разработки и упрощает сопровождение и поддержку отчетности при обновлениях программных модулей, имеющихся в банке.

При централизованном подходе к управлению отчетностью упрощаются многие бизнес-процессы, хотя при этом и требуется высокая квалификация специалистов по постановке технических задач и специалистов IT-подразделения, занимающихся разработкой. Например, отчетные материалы к еженедельным совещаниям о выполнении плановых показателей сотрудники, курирующие то или иное направление бизнеса, не готовят — ссылки на эти материалы своевременно автоматически рассылаются тем сотрудникам, которые участвуют в совещании. Так банковские отделения раз и навсегда избавятся от необходимости тратить время (а значит, и деньги) на подготовку отчетности вручную по многочисленным запросам руководителей разного уровня центрального офиса. Все это позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, повысить достоверность отчетных данных и более оперативно и эффективно управлять текущими бизнес-процессами.

Формирование отчетов и автоматизированная рассылка пользователям писем со ссылками на них могут осуществляться в нерабочее время (ночью, в выходные дни), что снижает нагрузку на оборудование, особенно при формировании ресурсоемких отчетов. Также существенно сокращается общее количество используемых отчетов. Все это ведет к уменьшению расходов на сопровождение и IT-функции. К тому же происходит постоянная оптимизация бизнес-процессов, что приводит к повышению эффективности деятельности банка в целом.

Литература:

  1. Вахрушева О. Б. Управленческий учет [Электронный ресурс]: учеб. пособие / О. Б. Вахрушева. — Москва: Эксмо, 2010. — 188 с.
  2. Карпова Т. П. Управленческий учет [Электронный ресурс]: учебник / Т. П. Карпова. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 351 с.
  3. Козырева Т. В. Управленческий учет в туризме [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Т. В. Козырева. — Москва: Российская междунар. академия туризма: Советский спорт, 2011. — 156 с. — (Профессиональное туристское образование).
  4. Никифорова В. Д., Путихин Ю. Е. Рынок ценных бумаг — важнейший сегмент финансового рынка. Учебное пособие / Санкт-Петербург, 2015.
  5. Фролова В. А. Социально-экономическая роль денег в обществе. Материалы IX Международной научно-практической конференции / Санкт-Петербургский ун-т упр. и экономики, Ин-т экономики и упр. Санкт-Петербург, 2013.
Основные термины (генерируются автоматически): управленческой отчетности, разработки отчетности, разработке управленческой отчетности, автоматизированного формирования отчетности, управленческих решений, разработке отчетности, аналитической отчетности, разработкой отчетности, тестирования отчетности, деятельности банка, очередность разработки, управленческой отчетности связанные, отчетов управленческой отчетности, Инструменты управленческой отчетности, основе управленческой отчетности, разработки управленческой отчетности, разработку отчета, очередность разработки отчетности, сроков разработки отчетности, финансово-аналитического подразделения.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос