Как правильно работать в архивах 5417

В информационном обществе быть исследователем проще. Казалось бы, есть доступ в Интернет – и любые материалы оказываются на расстоянии клика. На самом деле это преувеличение. Даже не все книги на сегодняшний день оцифрованы (хотя лично я горжусь тем, что сумела найти электронную копию прелюбопытнейшего издания 1668 года на староанглийском языке).

А что же с документами? Их оцифровывают еще медленнее, да и доступ чаще всего предоставляется платный. Так что, если для вашей сферы исследований архивные документы имеют ценность, пора собираться в хранилище. А мы расскажем, к чему нужно быть готовыми.

Кому и зачем нужно посещать архивы

Наверняка многие уже задались вопросом: «Зачем мне это?». Представителям ряда специальностей (особенно инновационных), возможно, посещение архива и ни к чему. Но есть много отраслей, для которых раритетные документы станут настоящей находкой и выведут работу на качественно новый уровень:

• история;
• археология;
• искусствоведение;
• философия;
• филология;
• религиоведение;
• юриспруденция;
• регионоведение;
• архитектура.

Трудно поспорить с тем, что программисту или инженеру-робототехнику в архив идти особой нужды нет. Но для тех, кто в своей работе опирается на достижения прошлого, там обязательно найдется что-то полезное.

Почему архив лучше библиотеки

Обилие литературы – еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает, но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.

Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?

Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.

Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.

Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами, фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности, эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.

Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать немало:

• высшая степень оригинальности;
• внушительная глубина проработки темы;
• фактологическая точность;
• отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
• отсутствие риска дезинформации.

Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.

Что можно брать с собой

Итак, вы убедились, что посещение архива для ученого – дело не бессмысленное, а очень полезное. Так не будем тратить время и начнем собираться. Первое, что нужно посетителю, – это перчатки (а в идеале и маска). Даже если коронавирус отступитJ

Любые документы со временем изнашиваются. Если они уже попали в архив, значит, созданы не вчера и не месяц назад. Истинных исследователей заинтересуют экземпляры, которым не одна сотня лет.

С каждым годом и с каждым новым прикосновением документы ветшают. Пот и жир с кожи рук этот процесс в разы ускоряют. А микрочастицы жидкости, вырывающиеся изо рта при дыхании (не говоря уже о чихании и кашле), рискуют намочить хрупкую бумагу и растворить чернила.

Посетителю архива также следует взять с собой:

1. Ноутбук. Если печатать, а не делать выписки от руки, работа пойдет быстрее.
2. Блокнот или тетрадь. Особенно пригодится тем, кто любит делать заметки от руки.
3. Карандаш. Это единственное средство для записей, которое не угрожает документам. Любая ручка (шариковая, гелевая, перьевая) – под запретом. Если она вдруг потечет, раритет будет фактически уничтожен.
4. Паспорт. В первое посещение вам предстоит записаться в читальный зал и получить пропуск. В дальнейшем он нужен для контроля, чтобы в случае чего привлечь нарушителя к ответственности.

Необязательный, но желательный атрибут посетителя архива – письмо от организации, которая направила исследователя. Для вашего университета это простая формальность. Зато к вам отнесутся с б о льшим уважением и охотнее будут помогать в поисках, чем человеку «с улицы».

Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

1. Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
2. Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
3. Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

В некоторых подобных учреждениях предпочитают делать копии самостоятельно с целью обеспечения нужного светового режима. Но за это, как правило, взимают плату.

Законодательная база по использованию архивных документов

Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.
2. « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
3. « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
4. Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.

Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.

Правила поиска документов

Некоторые считают, что архив – это та же библиотека, только с другим содержанием. Это большое заблуждение. В библиотеку не обязательно идти за конкретной книгой. Достаточно иметь представление о теме исследования, а подборку изданий сделают на месте.

В архивах такой подход не работает. Если вы не знаете, какие именно документы хотите изучить, дело не сдвинется со стартовой точки. Часто сотрудники архива отказывают в предоставлении документов, если заказчик не знает, кто и когда их издал.

В идеале нужно предоставить архивариусу:

• наименование и номер самого документа;
• номер дела, в котором он содержится;
• номера листов в деле;
• шифр дела;
• номер фонда;
• номер описи.

Узнать эти сведения можно на сайтах интересующих архивов. Даже если сами документы не оцифрованы, выходные данные для дальнейшего поиска публикуются в открытом доступе.

Так, например, в информационной системе архивов РАН можно найти перечень всех научных архивов с разбивкой по регионам со списками фондов и реестрами описей.

Если веб-ресурс у архива отсутствует или еще находится в процессе заполнения, можно сделать предварительный письменный запрос. Ожидание ответа займет несколько недель, зато вы не потеряете время на бесцельное посещение читального зала.

Как выдаются описи из хранилища

Порядок выдачи документов регламентируется правилами, исходящими от Росархива. Если рассматривать государственные архивы, то они предоставляют дела не только для ознакомления с ними в читальном зале. Документы покидают хранилища:

• для передачи во временное пользование фондообразователям;
• по запросам компетентных органов;
• для работы архивариусов в отдельных помещениях;
• для обработки в лаборатории;
• для создания страхового фонда;
• для экспонирования.

Так что в какой-то момент интересующих вас дел в хранилище может не быть. Поэтому не отказывайтесь от идеи ознакомиться с ними, а повторяйте запросы через некоторое время.

Если состояние документа сильно ухудшилось, архив имеет право отказать в его выдаче. Также не получится получить файлы, не прошедшие техническое оформление и научное описание. Свободно просматривать можно только те документы, которые не содержат:

• государственной тайны;
• конфиденциальных сведений;
• данных для служебного пользования;
• сведений, касающихся частой жизни граждан, которые задокументированы в течение последних 75 лет.

Для работы с секретными материалами нужно иметь соответствующий доступ. При этом ознакомление с ними проходит в специально отведенном зале под контролем ответственного сотрудника архива. То же самое правило действует, даже если дело частично рассекречено.

Правила работы с документами

Одно из важнейших правил взаимодействия с предметами старины – не трогать их без лишней надобности. Поэтому берите дела однократно – и только если уверены, что в них есть необходимые вам сведения. Также следует соблюдать такие правила:

1. Не доставать дела с полок самостоятельно. Сотрудники это сделают за вас.
2. Не ставить их самостоятельно обратно. Ваше одолжение сотруднику в виде избавления его от лишних движений сейчас рискует вылиться в долгий и мучительный поиск папки после вашего ухода.
3. Не оставлять открытые дела под лучами света. Бумага выцветает, поэтому для ее сохранности предусмотрен особый световой режим. По этой же причине нередко запрещают фотографировать документы со вспышкой.
4. Не класть бумагу для записей поверх дела. Если это единичный лист – останутся отпечатки. Если блокнот – есть риск повредить документы пружинкой.

Нельзя забывать и о стандартных мерах предосторожности, какие нужно соблюдать при работе с любыми бумагами, хоть старыми, хоть новыми. Перелистывать их нужно предельно аккуратно, стараясь не загибать уголки и тем более не порвать страницы.

Как правильно вернуть документы

После ознакомления, осуществления выписок и, возможно, копирования все файлы нужно вернуть обратно в хранилище. Выносить их за пределы архива частным лицам запрещается. Работник читального зала проверит, не повреждены ли документы, все ли страницы на месте. Обязательна такая проверка для:

• несброшюрованных файлов;
• уникальных документов;
• материальных ценностей.

В остальных случаях решение о ее необходимости принимает руководитель архива. Убедитесь, что после успешного прохождения проверки сотрудник поставил об этом отметку на листе-заверителе. В противном случае при последующей порче документа другим человеком виноватым окажетесь вы.

Как общаться с архивариусом

Архивариус – это хранитель старины, но не сторож на складе бумаг. Это специалист, перерабатывающий огромное количество информации. На первый взгляд сотрудники архива могут показаться людьми неконтактными, но, если их разговорить, можно получит массу ценных сведений.

Перед визитом следует заранее уточнить, не уходит ли архив на каникулы, не грядет ли инвентаризация. Если прийти непосредственно накануне этих событий, высока вероятность вызвать к себе негативное отношение. Сотрудники в такое время могут быть раздражительными из-за аврала, и собственные проблемы для них важнее вашего исследования. Не забывайте: в архиве тоже работают люди.

Прибыв в читальный зал, стоит установить контакт с архивариусом. Для начала достаточно придерживаться минимального этикета:

• поздороваться;
• обозначить цель своего визита;
• уточнить, можно ли сегодня поработать в читальном зале и до которого часа;
• вежливо сформулировать просьбу;
• спрашивать разрешения на некоторые действия (копирование, фотографирование).

В процессе работы задавать вопросы можно (и даже нужно) – но только по делу. Не стесняйтесь обращаться к сотрудникам архива, ведь они тоже в своем роде исследователи и способны:

• подсказать нужный фонд;
• подать идею;
• рассказать о том, что брали ваши предшественники, работавшие над сходными темами.

Если удастся подружиться с архивариусом, можно рассчитывать на ряд привилегий, вроде увеличенного количества дел, выдаваемых для ознакомления, или ускорения поиска.