Эффективное функционирование предприятий невозможно без оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации, которая формируется, прежде всего, в системе бухгалтерского учета. Управление информацией, в свою очередь, включает в себя организацию и проведение сбора, хранения, обработки, передачи, анализа и предоставления информации.
Современное понимание информационной системы предполагает обязательное использование для переработки информации средств вычислительной техники. Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации [3, с.33].
Автоматизированные формы учета могут быть различными, что зависит от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей техники – компьютеров. Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда и оперативности.
В истории компьютерных форм учета выделяют три основных этапа:
1. Этап перфорационных машин. Впервые порядок организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был определен в условиях применения перфорационных вычислительных машин; эта форма была разработана для предприятий, которые использовали перфорационные машины, и предусматривала перенесение данных из каждого документа на машинный носитель - перфокарту.
2. Этап использования компьютеров третьего поколения и многотерминальных вычислительных систем. Появление электронно-вычислительных машин привело к созданию таблично-автоматизированной формы учета. При этой форме первичные данные могут кроме бумажных носителей сразу фиксироваться на машинных носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также текущая, нормативно-справочная и входная информация.
3. Этап персональных компьютеров и вычислительных сетей. Возможности вычислительной техники не только обеспечивают универсальный характер ее применения согласно общим методологическим подходам организации бухгалтерского учета, но и позволяют использовать программы, настроенные на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика. Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники [6].
Изучение особенностей автоматизированной формы учета позволяет сформулировать ее принципы. Основой автоматизированной формы учета является электронный учетный регистр. Основной способ документирования хозяйственных операций - бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры. Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственным операциям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач, может быть получена автоматически по запросу. На основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию. Учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр - журнал хозяйственных операций. Отчетная информация выводится в определенный срок, а рабочая в любой момент может быть получена по запросу - данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам [5, с.15].
В автоматизированной форме учета принципиальное значение приобретает программное обеспечение для автоматизации бухгалтерского учета. Порядок введения, способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формирование сводных учетных показателей полностью зависят от программы, которая используется. Таким образом, технологический процесс автоматизированного учета определяется общими принципами программирования, и в связи с этим элементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированных компьютерных программах.
Автоматизированная форма учета базируется на основе применения следующих программных продуктов [6]: «1С:Бухгалтерия базовая версия 5.0», «1С:Бухгалтерия 8.0», «Инотек Бухгалтер Вестерн», «1С:Бухгалтерия версия ПРОФ 2.0 для DOS», «ВС:Предприятие», «ВС:Бухгалтерия», «БухСофт: Предприятие», «БухСофт: Зарплата и Кадры» и другие.
В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методологических принципов, а также технологии обработки учетной информации.
Следует отметить, что изучение технологии обработки учетной информации является элементом предварительного этапа при проведении аудита организации бухгалтерского учета. Как отмечают авторы А.Ю. Адушева м Л.А. Насакина, аудит организации бухгалтерского учета начинается с того, что проверяется функционирование фактической формы учета и степень ее полноты и достаточности [1, с.85].
Основным классификационным признаком бухгалтерских программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Накопленный опыт составления и применения программ автоматизации бухгалтерского учета позволяет выделить и их группы. В рамках финансовых и учетных информационных систем осуществляется бухгалтерский учет, разработка финансового плана, бюджетирование, проводится финансовый анализ.
На современном мировом рынке информационных технологий особое место занимают корпоративные информационные системы, которые обеспечивают интегрированное решение задач управления предприятием как по вертикали (от первичной информации до поддержки принятия решений высшим руководством), так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции), т.е. сочетают в себе классификационные признаки систем учета и управления. Процесс внедрения корпоративных информационных систем предполагает, что предприятие имеет четко определенную структуру управления, которая не подвержена резким изменениям. Модель этой организационной структуры закладывается в основу корпоративной информационной системы. [3, с.40]
Системы оперативного управления и учета поддерживают, главным образом, оперативный уровень управления и учета. К информационным системам рассматриваемого уровня относятся широко распространенные программы бухгалтерского и торгово-складского учета, системы оперативной обработки информации (OLTP- On-Line Transaction Processing). Системы автоматизации документооборота обеспечивают подготовку и маршрутизацию документов внутри организации, а также хранение и оперативный поиск документов. На этапе организационной зрелости предприятия возникает необходимость в информационных системах бюджетирования и управления проектами. Такие продукты удовлетворяют потребность предприятий в управлении финансовыми ресурсами и организации управленческого учета, которая не обеспечивается малыми и средними системами управления, ориентированными на бухгалтерский учет.
Стратегический уровень управления поддерживают аналитические информационные системы, которые обеспечивают подготовку аналитической информации и отчетности, поддержку принятия решений (простые (тиражируемые) аналитические системы и системы выработки стратегических решений (интегрированные системы), выполняющие обработку и анализ больших объемов информации). [4, с.22]
Таким образом, для правильного выбора и оптимального применения программного продукта, систематизирующего в автоматическом режиме информацию бухгалтерского учета, необходимо учитывать размер предприятия, сферу деятельности, специфику его работы, а также состав необходимых для выполнения функций. Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать бухгалтерский учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками. Для их внедрения необходимы способность менеджмента овладеть этими решениями и готовность инвестировать в развитие информационной инфраструктуры предприятия.
Литература:
- Адушева А.Ю., Насакина Л.А. Методика аудита организации бухгалтерского учета и учетной политики [Текст] / А.Ю. Адушева, Л.А. Насакина // Молодой ученый, 2014. - № 4-2 (63). - С. 82-86.
- Андреева, С.В. Развитие потенциала учетной системы хозяйствующего субъекта [Текст] Вестник Самарского муниципального института управления: теоретический и научно-методический журнал. Самара: Изд-во САГМУ, –2012. -№3 (22). –192 с., С.12-18.
- Насакина Л.А. Классификация информационных систем и их роль в учетно-аналитическом обеспечении управления [Текст] / Л.А. Насакина // Сборник научных трудов Sworld, 2011. - Т. 10.- № 3.-С. 33-41.
4.Стешин А. И. Информационные системы в маркетинге [Текст] : учебное пособие. – СПБ.: БГТУ «ВОЕНМЕХ», 2009. – 107с.
- Умнова Э. А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации[Текст] / Э.А. Умнова, М.А. Шаниров. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 246с.
- Сайт: http://www.nnre.ru/delovaja_literatura/buhgalterskoe_delok/p6.php
