Обеспечение сохранности жилых помещений, выданных детям‑сиротам по договорам специализированного найма, является одной из ключевых задач органов исполнительной власти и подведомственных учреждений. В соответствии с нормативными требованиями, специалисты Жилищного фонда обязаны ежегодно проводить осмотры жилых помещений и фиксировать результаты в актах, фиксируя наличие либо отсутствие недостатков. На практике данный процесс сопровождается рядом организационных и технологических сложностей: дублирование данных, задержки в составлении актов, отсутствие централизованного учёта, сложности контроля сроков и исполнения поручений.

Целью настоящей работы является разработка концепции и архитектуры автоматизированной информационной системы (АИС) для контроля осмотров жилья детей‑сирот, позволяющей повысить прозрачность и управляемость процесса, а также обеспечить своевременное выявление и устранение недостатков жилых помещений.

Объектом исследования выступает процесс ежегодного осмотра жилых помещений детей‑сирот и документооборот, сопровождающий данный процесс. Предметом исследования являются функциональные и архитектурные требования к АИС, обеспечивающей автоматизацию ключевых этапов контроля.

Автоматизация контроля осмотров жилья детей сирот обусловлена необходимостью обеспечить прозрачность и доказуемость исполнения органами власти своих обязанностей, закреплённых в ФЗ № 159 ФЗ и ЖК РФ, а также снизить правовые риски, связанные с ненадлежащим учётом и хранением актов осмотра

На текущий момент процесс контроля реализуется преимущественно в ручном режиме: специалисты формируют акты осмотра на бумажных носителях, либо в офисных редакторах, ведут учёт в разрозненных электронных таблицах, а контроль сроков осуществляется через внутренние поручения и устные напоминания. Такой подход приводит к ряду существенных недостатков:

– Дублирование и ошибки ввода данных . При многократном переносе информации из одного документа в другой неизбежно возникают неточности, в том числе ошибки в Ф. И. О. детей‑сирот, адресах жилых помещений и датах осмотров;

– Отсутствие единого реестра . Данные о проведённых осмотрах хранятся в разных форматах и местах, что затрудняет оперативный доступ к истории осмотров конкретного жилого помещения;

– Низкая прозрачность исполнения . Отсутствуют механизмы контроля сроков проведения осмотров и своевременности устранения выявленных недостатков, что может приводить к нарушениям нормативных сроков.

– Сложность отчётности . Формирование сводных отчётов требует значительных временных затрат и ручного сопоставления данных из разных источников.

При ручном учёте сложно подтвердить факт и сроки осмотра: иногда теряются бумажные акты, нет единой даты подписания, возникают споры о том, проводился ли осмотр. АИС фиксирует дату, время, ответственного, маршрут, приложенные фото/сканы — это снижает правовые риски для органа власти.

Эти проблемы снижают эффективность контроля и увеличивают риски ненадлежащего исполнения обязанностей со стороны ответственных специалистов.

Для устранения выявленных недостатков АИС должна обеспечивать следующие функциональные возможности:

1. Ведение централизованного реестра жилых помещений и детей‑сирот, включая основные характеристики объектов и реквизиты договоров специализированного найма;
2. Планирование и контроль сроков осмотров, в том числе автоматическое формирование напоминаний о приближении срока осмотра и фиксацию факта его проведения;
3. Формирование актов осмотра в электронном виде с возможностью прикрепления фото-фиксации выявленных недостатков и электронных подписей ответственных лиц;
4. Учёт выявленных недостатков и контроль их устранения, включая назначение ответственных, сроков устранения и фиксацию результатов повторных осмотров;
5. Формирование отчётности по установленным формам, в том числе сводных отчётов по количеству проведённых осмотров, выявленных и устранённых недостатках.

Помимо функциональных требований, к системе предъявляются требования, обусловленные действующим законодательством:

– Юридическая значимость документов . АИС должна поддерживать квалифицированную электронную подпись (КЭП) в соответствии с ФЗ № 63‑ФЗ, чтобы электронный акт осмотра имел ту же юридическую силу, что и бумажный документ.

– Защита персональных данных . В системе обрабатываются персональные данные детей‑сирот (Ф. И. О., адреса, номера договоров и т. п.), поэтому необходимо соблюдение требований ФЗ № 152‑ФЗ: разграничение прав доступа, шифрование данных, ведение журнала действий пользователей, назначение ответственного за обработку персональных данных.

– Доказуемость и неизменяемость . Должна быть обеспечена фиксация даты и времени создания/подписания документа, невозможность незаметного изменения акта (например, через версионность и контрольные суммы), а также хранение истории изменений.

– Соответствие данным официальных реестров . Интеграция с ГИС ЖКХ и ЕГРН снижает риски принятия решений на основе недостоверных сведений и предотвращает правовые споры из‑за расхождений в характеристиках объектов.

АИС должна поддерживать следующие роли пользователей:

– Администратор системы — отвечает за настройку справочников, управление учётными записями и правами доступа, мониторинг работоспособности системы;

– Специалист Жилищного фонда — формирует акты осмотра, фиксирует выявленные недостатки, отслеживает сроки их устранения, формирует отчётность;

– Руководитель подразделения — контролирует выполнение плановых осмотров, утверждает акты, анализирует сводные отчёты и принимает управленческие решения.

Логическая структура системы включает следующие основные модули:

– Модуль учёта объектов и договоров — хранение данных о жилых помещениях, детях‑сиротах и договорах специализированного найма;

– Модуль планирования и контроля сроков — календарь осмотров, напоминания, контроль исполнения;

– Модуль формирования актов и учёта недостатков — электронные формы актов, фото-фиксация, назначение ответственных и сроков устранения;

– Модуль отчётности и аналитики — формирование отчётов, сводных таблиц и графиков.

Рис. 1. Архитектура АИС контроля осмотров жилья детей‑сирот

Описание блоков и связей для построения схемы:

Внешние источники данных ( ГИС ЖКХ, реестры недвижимости, внутренние кадровые и договорные системы) — стрелки «входящие данные» в блок «Модуль учёта объектов и договоров».

Модуль учёта объектов и договоров (центральный реестр: Ф. И. О. сирот, адреса, номера договоров, характеристики жилья) — связан со всеми остальными модулями.

Модуль планирования и контроля сроков :

– вход: данные о плановых сроках осмотров из модуля учёта;

– выход: уведомления специалистам, журнал статусов осмотров.

Модуль формирования актов и учёта недостатков:

– вход: данные об объекте, плановом осмотре;

– действия: заполнение акта, прикрепление фото, назначение сроков устранения;

– выход: статусы «выявлен», «в работе», «устранён».

Модуль отчётности и аналитики:

– вход: агрегированные данные из всех модулей;

– выход: отчёты, выгрузки, графики.

Роли пользователей (отдельные блоки «Администратор», «Специалист», «Руководитель») — стрелки доступа к соответствующим модулям и функциям.

Информационная безопасность (блок «Шифрование, ЭЦП, логирование») — связан со всеми модулями, обеспечивает защиту данных и контроль действий пользователей.

Связи между блоками обозначаются стрелками с подписями: «данные», «запрос», «уведомление», «утверждение», «отчёт» . В итоге схема должна выглядеть как центральный блок «Модуль учёта» , от которого расходятся стрелки к остальным модулям, а модули связаны между собой потоками данных и статусами.

Такая архитектура позволяет обеспечить полный цикл контроля: от планирования осмотра до фиксации устранения недостатков и формирования отчётности.

Разработанная концепция АИС контроля осмотров жилья детей‑сирот направлена на устранение ключевых проблем текущего процесса: дублирования данных, отсутствия единого реестра, низкой прозрачности исполнения и сложности отчётности. Предложенная архитектура системы обеспечивает централизованное хранение данных, автоматизацию планирования и контроля сроков, формирование актов в электронном виде, учёт недостатков и контроль их устранения, а также формирование отчётности по установленным формам. Внедрение такой системы позволит повысить эффективность и прозрачность контроля, снизить риски нарушений и обеспечить надлежащее исполнение обязанностей специалистами Жилищного фонда.

В итоге, автоматизированная информационная система становится полноценным цифровым регламентом деятельности Жилищного фонда. Она не заменяет специалиста, но берёт на себя рутинные расчёты, контроль и документирование, освобождая время для содержательной работы. Единый реестр осмотров превращается в достоверный архив, который в случае споров служит объективным доказательством соблюдения процедур, а сама работа фонда приобретает предсказуемый и управляемый характер.

Внедрение АИС контроля осмотров жилья детей‑сирот позволяет достичь не только технологического, но и правового эффекта:

– обеспечивается прозрачность и доказуемость исполнения обязанностей должностных лиц;

– снижается риск нарушения жилищных прав граждан из‑за ошибок учёта и пропуска сроков;

– минимизируются правовые риски органов власти в части доказывания надлежащего исполнения своих функций;

– соблюдаются требования законодательства о персональных данных и об электронных документах.

Таким образом, предложенная архитектура АИС является не просто инструментом автоматизации, а механизмом реализации и защиты жилищных прав детей‑сирот и обеспечения законности деятельности органов власти.

Литература:

1. Федеральный закон от 21.12.1996 № 159‑ФЗ «О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей‑сирот и детей, оставшихся без попечения родителей» [Электронный ресурс] // Официальный интернет‑портал правовой информации. — URL: pravo.gov.ru (дата обращения: 14.09.2026).

2. Жилищный кодекс Российской Федерации от 29.12.2004 № 188‑ФЗ (ред. от 01.09.2026) // Собрание законодательства РФ. — 2005. — № 1 (ч. 1). — Ст. 14.

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных». — Текст: электронный // Официальный интернет‑портал правовой информации. — URL: pravo.gov.ru (дата обращения: 14.09.2026).

4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». — Текст: электронный // Официальный интернет‑портал правовой информации. — URL: pravo.gov.ru (дата обращения: 14.09.2026).

5. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207‑2010. Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств. — Москва: Стандартинформ, 2011. — 106 с. — Введ. 2012‑03‑01.

6. Письмо Министерства просвещения РФ от 28.10.2024 № АБ‑3122/07 «О направлении методических рекомендаций по вопросам реализации жилищных прав детей‑сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из числа детей‑сирот и детей, оставшихся без попечения родителей» [Электронный ресурс] // СПС КонсультантПлюс. — URL: (дата обращения: 14.09.2026).

7. Иванов, А. А. Автоматизация технологических процессов и производств: учебное пособие / А. А. Иванов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Форум: Инфра-М, 2023. — 223 с.

8. Пидгаецкая Р. В., Мартюшева А. Н., Лапшина С. Н. Цифровые технологии как инструмент реализации социальных проектов // Сквозные цифровые технологии и бизнес‑информатика. — С. 376–379. (УДК 004.9:330).

9. Методические рекомендации по обеспечению необходимого уровня безопасности в сфере информационно‑коммуникационных технологий государственных корпораций, компаний с государственным участием и их дочерних организаций / Минцифры России. — 2023. [Электронный ресурс] // Официальный сайт Минцифры России. — URL: digital.gov.ru (дата обращения: 14.09.2026).

10. Методические рекомендации по разработке программ цифровой трансформации федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами / Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. — 2021. [Электронный ресурс] // Официальный сайт Минцифры России. — URL: digital.gov.ru (дата обращения: 14.09.2026).

11. Аналитический доклад «Цифровая трансформация государственного управления: лучшие практики и барьеры внедрения» / Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации. — Москва, 2023. — 84 с. [Электронный ресурс] // Сайт Аналитического центра при Правительстве РФ. — URL: ac.gov.ru (дата обращения: 14.09.2026).

12. Воробьёв В. В. Электронный документооборот: преимущества и недостатки: ВКР / Рос. гос. проф.-пед. ун‑т. — Екатеринбург, 2019.

13. Мамиконян, Н. А. Цифровые платформы в государственном управлении / Н. А. Мамиконян // Молодой учёный. — 2023. — № 6 (453). — 67–71 с.

14. ГОСТ Р 59793 2021. Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. — Москва: Стандартинформ, 2021. — 18 с.