Актуальность

В условиях цифровой трансформации экономики эффективность закупочной деятельности становится одним из ключевых факторов обеспечения устойчивого развития предприятий. Рост объемов электронных торгов, увеличение количества поставщиков и расширение информационного обмена сопровождаются усложнением процедур обработки закупочной документации, что повышает требования к скорости выполнения операций и качеству принимаемых решений.

Несмотря на широкое распространение корпоративных информационных систем класса ERP и SRM, значительная часть операций, связанных с обработкой входящей документации, продолжает выполняться вручную. К таким операциям относятся получение и регистрация документов, перенос информации между различными информационными системами, создание карточек объектов учета, формирование сопроводительной документации и выполнение иных регламентированных действий. Высокая доля ручного труда приводит к увеличению продолжительности бизнес-процессов, росту вероятности возникновения ошибок и дополнительным трудовым затратам.

Одним из перспективных направлений повышения эффективности подобных процессов является применение технологии роботизированной автоматизации процессов (Robotic Process Automation, RPA). Использование программных роботов позволяет автоматизировать выполнение повторяющихся операций посредством взаимодействия с существующими пользовательскими интерфейсами корпоративных информационных систем без необходимости их существенной модификации. Это значительно сокращает сроки внедрения решений и снижает стоимость цифровой трансформации отдельных бизнес-процессов.

Практическая значимость применения технологии RPA особенно проявляется в закупочной деятельности предприятий, осуществляющих регулярное взаимодействие с электронными торговыми площадками и большим количеством поставщиков. В подобных условиях обработка аукционной документации представляет собой последовательность формализованных операций, обладающих высокой повторяемостью, что делает данный процесс целесообразным объектом роботизации.

Настоящее исследование выполнено на примере ООО «Ново Флоре» — предприятия, осуществляющего закупочную деятельность на международных цветочных аукционах. В качестве объекта совершенствования выбран бизнес-процесс приема и первичной обработки входящих аукционных документов, характеризующийся значительными временными затратами и высокой зависимостью от ручного выполнения операций.

Цель исследования

Целью исследования является совершенствование бизнес-процесса обработки аукционных документов посредством применения технологии роботизированной автоматизации процессов (RPA) для сокращения продолжительности выполнения операций, снижения трудозатрат и повышения эффективности закупочной деятельности предприятия.

Анализ бизнес-процесса обработки аукционных документов и выявление проблемных зон

В качестве объекта исследования рассмотрен бизнес-процесс обработки аукционных документов ООО «Ново Флоре», осуществляющего закупочную деятельность на международных цветочных аукционах. Специфика деятельности предприятия предполагает ежедневную обработку значительного объема документов, формируемых по итогам проведения торгов, включая инвойсы, платежные документы и сопроводительную информацию, необходимую для дальнейшего выполнения логистических и учетных операций.

Обработка аукционной документации является одним из ключевых этапов закупочного процесса, поскольку именно на основании полученных документов осуществляется регистрация результатов торгов, формирование учетных записей о приобретенной продукции, подготовка данных для оплаты поставщикам, а также создание логистических правил последующей доставки товаров. Ошибки или задержки на данном этапе оказывают влияние на весь последующий цикл закупочной деятельности, включая организацию международной логистики, таможенного оформления и складского учета [4], [5].

Ознакомимся с архитектурной схемой бизнес-процесса AS IS.

Рис. 1. Архитектурная схема бизнес-процесса AS IS

Исследование существующего бизнес-процесса показало, что его выполнение осуществляется с использованием нескольких корпоративных информационных систем, включая внутреннюю информационную систему Flowers, программные продукты 1С и корпоративную электронную почту. При этом значительная часть операций выполняется сотрудниками вручную посредством последовательного переноса информации между различными программными продуктами. Далее рассмотрим BPMN модель бизнес-процесса.

Рис. 2. BPMN бизнес-процесса AS IS

В общем виде исследуемый бизнес-процесс включает следующие этапы:

— получение аукционного инвойса после завершения торгов;

— регистрацию и проверку полученных документов;

— подготовку и передачу счетов на оплату;

— создание карточек приобретенных товаров во внутренней информационной системе;

— формирование логистических правил транспортировки;

— распределение товаров по приходам;

— подготовку товаросопроводительной документации для логистического подразделения.

Проведенное обследование процесса позволило установить, что наиболее трудоемкими являются операции, связанные с обработкой информации и ее многократным переносом между различными информационными системами. При выполнении данных операций сотрудники неоднократно вводят одни и те же сведения вручную, что приводит к увеличению продолжительности обработки документов и повышению вероятности возникновения ошибок.

В ходе анализа были выявлены следующие основные недостатки существующего бизнес-процесса:

— значительная доля повторяющихся ручных операций при обработке аукционной документации;

— многократный перенос идентичных данных между различными информационными системами;

— отсутствие автоматизированного взаимодействия между используемыми программными продуктами;

— высокая зависимость качества выполнения процесса от квалификации исполнителя;

— увеличение продолжительности обработки документов при росте объема закупочной деятельности;

— риск возникновения ошибок при ручном вводе информации, способных привести к некорректному формированию учетных и логистических данных.

Особенностью рассматриваемого процесса является высокая степень формализованности большинства выполняемых операций. Последовательность действий определяется регламентами предприятия и практически не изменяется в зависимости от конкретного поставщика или результатов аукциона. Основная часть операций представляет собой последовательное получение документов, извлечение информации, проверку корректности данных и их внесение в корпоративные информационные системы по заранее установленным правилам [5], [6]. По результатам имитационного моделирования в среде Business Studio продолжительность бизнес-процесса для обработки одного аукциона — 44:10:18, а средняя стоимость 12 654 рубля. Далее построим таблицу выявленных проблем (узких мест).

Таблица 1

Выявленные узкие места

Таким образом, исследуемый бизнес-процесс характеризуется высокой повторяемостью операций, значительным объемом ручной обработки данных и использованием нескольких информационных систем без полной автоматизации обмена информацией между ними. Указанные особенности позволяют рассматривать процесс обработки аукционных документов как перспективный объект внедрения технологии роботизированной автоматизации процессов (RPA), применение которой способно существенно сократить продолжительность выполнения операций, уменьшить влияние человеческого фактора и повысить эффективность закупочной деятельности предприятия.

Выбор подхода к совершенствованию бизнес-процесса

Выявленные в ходе анализа недостатки исследуемого бизнес-процесса свидетельствуют о необходимости сокращения доли ручного труда, исключения повторного ввода информации и повышения скорости обработки аукционной документации. Решение указанных задач может быть достигнуто различными способами, отличающимися объемом требуемых изменений существующей информационной инфраструктуры предприятия, стоимостью внедрения и сроками реализации.

Одним из возможных подходов является разработка дополнительных модулей корпоративной информационной системы. Такой вариант позволяет реализовать необходимую функциональность непосредственно в существующем программном обеспечении и обеспечить глубокую интеграцию между используемыми информационными системами. Вместе с тем данный подход требует существенных затрат на проектирование, разработку и сопровождение программного обеспечения, а также внесения изменений в функционирующую корпоративную систему, что сопровождается дополнительными техническими и организационными рисками.

Другим вариантом является использование механизмов интеграции посредством программных интерфейсов (API). Такой подход обеспечивает автоматизированный обмен данными между информационными системами и позволяет исключить часть операций по ручному переносу информации. Однако его применение ограничивается наличием открытых интерфейсов взаимодействия у всех используемых программных продуктов. В рассматриваемом случае внутренняя информационная система предприятия и отдельные внешние сервисы не предоставляют полного набора интерфейсов, необходимых для реализации требуемой автоматизации [3], [4], [5], [6].

Еще одним направлением совершенствования процесса является применение технологий интеллектуальной обработки документов, включая системы оптического распознавания символов (OCR) и алгоритмы искусственного интеллекта. Использование подобных решений позволяет автоматизировать извлечение информации из неструктурированных документов, однако не решает задачи дальнейшего выполнения последовательности регламентированных операций в корпоративных информационных системах. Вследствие этого подобные технологии целесообразно рассматривать как вспомогательные компоненты автоматизации.

Наиболее перспективным подходом в рассматриваемых условиях является применение технологии роботизированной автоматизации процессов (Robotic Process Automation, RPA). В отличие от традиционных методов автоматизации программные роботы выполняют действия, аналогичные действиям пользователя, взаимодействуя с существующими интерфейсами информационных систем без внесения изменений в их программный код. Это позволяет автоматизировать последовательности повторяющихся операций при сохранении существующей архитектуры корпоративной информационной среды.

Применительно к исследуемому бизнес-процессу использование технологии RPA обеспечивает автоматизацию получения и обработки аукционных документов, перенос информации между информационными системами, создание карточек товаров, формирование логистических данных и подготовку сопроводительной документации. При этом внедрение программного робота не требует модернизации существующих информационных систем предприятия и может быть реализовано в рамках действующей ИТ-инфраструктуры [1], [2].

Сравнительный анализ возможных подходов к совершенствованию бизнес-процесса представлен в таблице 2.

Таблица 2

Сравнительный анализ подходов совершенствования

Таким образом, с учетом особенностей исследуемого бизнес-процесса, необходимости минимизации изменений существующей информационной инфраструктуры и обеспечения быстрого внедрения наиболее рациональным решением является применение технологии роботизированной автоматизации процессов. На следующем этапе исследования выполняется выбор программной платформы для реализации роботизированного решения.

Реализация роботизированного решения и оценка результатов

На основании проведенного анализа существующих подходов к автоматизации бизнес-процессов в качестве инструмента совершенствования процесса обработки аукционных документов была выбрана технология роботизированной автоматизации процессов (RPA). Для реализации проектного решения использована отечественная программная платформа PIX RPA, обеспечивающая разработку программных роботов, взаимодействующих с корпоративными информационными системами на уровне пользовательского интерфейса.

Выбор платформы PIX RPA обусловлен результатами сравнительного анализа, выполненного по совокупности технических, функциональных и экономических критериев. Платформа обеспечивает интеграцию с используемыми на предприятии информационными системами, поддерживает работу с документами различных форматов, позволяет автоматизировать операции без внесения изменений в существующее программное обеспечение и соответствует требованиям импортонезависимости, предъявляемым к современным корпоративным ИТ-решениям [1], [2].

Перестроена логика исходного бизнес-процесса.

Рис. 3. BPMN бизнес-процесса TO BE

Решение на базе PIX RPA идеально встроилось в IT архитектуру предприятия.

Рис. 4. Архитектурная схема бизнес-процесса TO BE

В рамках исследования был разработан программный робот, автоматизирующий ключевые операции бизнес-процесса обработки аукционных документов.

Робот осуществляет получение входящей документации, обработку информации, перенос данных между корпоративными информационными системами, создание карточек товаров, формирование логистических данных и выполнение сопутствующих регламентированных операций, ранее выполнявшихся сотрудниками вручную.

Рис. 5. Программный робот в среде PIX Studio

Рис. 6. Результат работы робота в внутренней ИС flowers

Внедрение роботизированного решения позволило существенно повысить эффективность исследуемого бизнес-процесса. По результатам опытной эксплуатации продолжительность обработки аукционной документации сократилась с 44,1 до 15,4 часа, что соответствует снижению времени выполнения процесса на 65 %. Стоимость выполнения процесса уменьшилась с 12 645 до 4 267 рублей, обеспечив снижение операционных затрат на 67 %. Одновременно было достигнуто существенное сокращение количества ошибок, возникающих при ручной обработке документов: уровень ошибок снизился с 20–35 % до менее 5 %.

Полученные результаты свидетельствуют о том, что применение технологии RPA позволяет не только сократить трудоемкость выполнения регламентированных операций, но и повысить качество обработки информации, снизить влияние человеческого фактора и увеличить пропускную способность закупочного процесса. Экономический эффект, достигнутый в результате внедрения роботизированного решения, подтверждает целесообразность использования технологии RPA при цифровой трансформации закупочной деятельности предприятий.

Таблица 3

Сравнительный анализ результатов трансформации бизнес-процесса

Направления дальнейшего развития разработанного решения

Несмотря на достигнутые результаты, разработанное роботизированное решение обладает значительным потенциалом дальнейшего развития. На текущем этапе автоматизация охватывает бизнес-процесс приема и первичной обработки аукционных документов, однако аналогичный подход может быть распространен и на другие процессы закупочной деятельности предприятия.

Одним из перспективных направлений является интеграция программных роботов с технологиями интеллектуальной обработки документов. Использование систем оптического распознавания символов (OCR) и алгоритмов искусственного интеллекта позволит автоматизировать обработку документов с различной структурой, повысить устойчивость роботизированного решения к изменениям форматов входящей документации и минимизировать необходимость предварительной стандартизации документов.

Другим направлением развития является формирование единого роботизированного контура закупочной деятельности. В этом случае программные роботы смогут автоматизировать не только обработку аукционных документов, но и выполнение последующих операций, связанных с формированием заказов поставщикам, контролем оплаты счетов, подготовкой логистической документации, мониторингом исполнения поставок и актуализацией информации в корпоративных информационных системах предприятия.

Дополнительным направлением совершенствования является внедрение средств интеллектуального анализа данных для прогнозирования объемов закупок, оценки надежности поставщиков и поддержки принятия управленческих решений. Совместное применение технологий RPA, машинного обучения и аналитических инструментов позволит перейти от автоматизации отдельных операций к комплексной цифровой трансформации закупочной деятельности предприятия.

Таким образом, разработанное решение может рассматриваться не как самостоятельный программный продукт, а как первый этап формирования интеллектуальной системы автоматизации закупочных бизнес-процессов.

Заключение

В статье рассмотрены вопросы совершенствования бизнес-процесса обработки аукционных документов на основе технологии роботизированной автоматизации процессов на примере ООО «Ново Флоре».

В результате анализа существующего бизнес-процесса установлено, что его выполнение сопровождается значительным количеством повторяющихся ручных операций, многократным переносом информации между корпоративными информационными системами и высокой зависимостью результатов обработки документов от человеческого фактора. Выявленные недостатки приводят к увеличению продолжительности процесса, росту трудозатрат и повышению вероятности возникновения ошибок.

Для устранения выявленных проблем проведен анализ современных подходов к автоматизации бизнес-процессов, по результатам которого в качестве наиболее рационального решения выбрана технология роботизированной автоматизации процессов (RPA). Реализация разработанного решения выполнена на отечественной платформе PIX RPA, обеспечивающей автоматизацию взаимодействия с корпоративными информационными системами без изменения их архитектуры и программного кода.

Практическая апробация разработанного программного робота подтвердила эффективность предложенного подхода. В результате внедрения роботизации продолжительность обработки аукционной документации сократилась на 65 %, стоимость выполнения бизнес-процесса уменьшилась на 67 %, а количество ошибок, обусловленных ручной обработкой данных, снизилось до уровня менее 5 %. Полученные результаты свидетельствуют о существенном повышении производительности закупочного процесса и снижении влияния человеческого фактора.

Предложенный подход обладает высокой практической значимостью и может быть использован при роботизации аналогичных бизнес-процессов предприятий, деятельность которых связана с обработкой значительных объемов регламентированной документации. Дальнейшее развитие исследования целесообразно связать с интеграцией технологий RPA, интеллектуальной обработки документов и методов искусственного интеллекта, что позволит перейти от автоматизации отдельных операций к созданию интеллектуальных систем управления закупочной деятельностью.

Литература:

1. Пронин К. Н. RPA (Robotic process automatisation) PIX Studio в педагогике основ программирования // Гуманитарные научные исследования. 2023. № 5 (141). 14–20 с.
2. Пронин К. Н. Методология проектного обучения на основе принципов разработки программного обеспечения // Гуманитарные научные исследования. 2023. № 7 (143).
3. Цуканов А. В., Русина Н. А. Анализ продуктовой модели архитектуры предприятия на основе технологии RPA & AI // Экономика и предпринимательство. — 2023. — № 2 (151). — С. 732–735.
4. Шикунова В. А., Агафонова А. Н. Актуальные подходы к управлению взаимоотношениями с поставщиками // Скиф. Вопросы студенческой науки. — 2019. — № 11 (39). — С. 19–22.
5. Зоидов К. Х., Пономарева С. В., Трегубова А. А. Автоматизация и роботизация бизнес-процессов промышленного предприятия в условиях цифровизации // Сегодня и завтра российской экономики. — 2018. — № 89–90. — С. 39–50.
6. Антониади К. С., Коваль О. И., Соломко Д. С. Роботизация как способ повышения эффективности бизнес-процессов // Colloquium-journal. — 2020. — № 4–2 (56). — С. 68–69.