Для повышения результативности функционирования организаций особое внимание следует уделять вопросам исследования коммуникаций – известно, что большую часть рабочего времени менеджеры тратят на коммуникации [3, с.102; 4, с.185]. Система коммуникаций организации тесным образом связана с системой управления, однако многие организации не в состоянии оптимальным образом организовать систему коммуникаций, что отрицательным образом сказывается на деятельности организации в целом.
Для повышения эффективности управления организацией необходимо изучить роль коммуникаций в организации; коммуникационный процесс и его элементы, комплекс коммуникационных потоков организации, т.е. исследовать систему коммуникаций, уделяя особое внимание информационному, технико-технологическому, организационному и социально-психологическому аспектам.
Все сотрудники организации, объединенные взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными потоками посредством коммуникационных каналов друг с другом и внешней средой в коммуникационный процесс, образуют систему коммуникаций организации. Как известно, коммуникационные потоки организации подразделяются на внутренние и внешние; формальные и неформальные; горизонтальные, вертикальные и диагональные; восходящие и нисходящие; вербальные и невербальные и т.д.
Коммуникационный процесс – это процесс передачи сообщения от отправителя к получателю по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств. То, каким образом получатель воспринимает сообщение, отправитель узнает с помощью механизма обратной связи, – именно обратная связь превращает коммуникацию в двусторонний процесс обмена информацией. Наличие обратной связи позволяет как отправителю, так и получателю сообщения конструктивным образом корректировать цели, задачи, действия в процессе коммуникации.
На наш взгляд, среди барьеров, препятствующих коммуникации, наиболее существенными являются организационные и индивидуальные барьеры [4, с. 672].
Можно выделить следующие организационные барьеры: недостаточная координация коммуникаций руководством; различный статус сотрудников, предполагающий неодинаковый объем властных полномочий; разные потребности структурных подразделений; не соответствующая функциям и структуре системы управления система формальных и неформальных коммуникаций организации.
Для предотвращения указанных организационных барьеров коммуникаций необходимо создавать в организации атмосферу открытости и доверия, улучшая межличностные отношения; особое значение следует придавать обратной связи. Весьма важным представляется учет особенностей организационной и корпоративной культуры.
Индивидуальные барьеры, в основном, происходят вследствие различий в уровне образования и компетенции сотрудников, несоответствия их доходов, возрастных и прочих социально-демографических показателей.
Минимизировать конфликтность и негативное влияние индивидуальных барьеров возможно повышением уровня коммуникативной компетентности сотрудников.
Коммуникативная компетентность – это определенный уровень сформированных персональных характеристик, знаний, личностного и профессионального опыта общения индивида, позволяющий достичь успешной коммуникации [3, с.106].
К наиболее важным характеристикам, определяющим коммуникационную компетентность, относятся коммуникабельность, понимание и использование невербального языка коммуникации, знание норм и правил общения, способность вести себя соответственно коммуникативной ситуации, что, наряду с мотивацией и опытом, формирует коммуникативную личность той или иной сферы деятельности [3,с.107].
Для изучения и совершенствования системы коммуникаций организации могут применяться различные подходы исследования. К ним, в частности, относятся:
- системный подход, основанный на рассмотрении системы как единого целого, связанного с внешней средой, функционирующего с учетом всех возможных горизонтальных, вертикальных и диагональных связей;
- ситуационный подход, согласно которому необходимо учитывать конкретные внешние и внутренние факторы, которые характеризуют систему в данный момент и влияют на него определенным образом;
- комплексный подход, при котором обычно исследуются связи ограниченного числа уровней коммуникации.
Наиболее предпочтительным является, безусловно, применение системного подхода в совокупности с ситуационным подходом, поскольку коммуникации организации объединены в сложную систему, охватывающую все взаимосвязанные и взаимообусловленные элементы организации; кроме того, организация объединяется коммуникационными потоками с изменчивой внешней средой.
Для исследования и дальнейшего совершенствования системы коммуникаций организации можно применить комплекс методов, в число которых, в частности, входят методы наблюдения, социометрии, исследования коммуникативных и социально-психологических качеств сотрудников, методы моделирования, а также качественные методы. Применение качественных методов объясняется тем, что не всегда возможно формализовать всю полноту факторов, связей, функций, процессов, определяющих функционирование системы коммуникаций в изменяющейся организационной и внешней среде, а также учесть социальные и психологические факторы, процессы и отношения, не поддающиеся строгому описанию.
Одним из наиболее распространенных качественных методов исследования является экспертный метод, который можно использовать для выявления степени влияния различных факторов коммуникации на эффективность деятельность организации.
Подходы и методы для исследования системы коммуникаций организации выбираются исходя из текущего состояния информационного и технико-технологического обеспечения системы коммуникаций и, соответственно, системы управления. В системе информационного обеспечения особое место занимает информация, на основании которой принимаются управленческие решения, – она должна обладать свойствами понятности, своевременности, достоверности, адекватности, ценности.
Можно утверждать, что совершенствование системы организационных коммуникаций поможет минимизировать затраты времени на коммуникационные и управленческие процессы, более действенным образом организовать коммуникационные потоки, повысить эффективность обратной связи, что позволит наладить более результативное взаимодействие между сотрудниками различных уровней управления, поднять производительность труда персонала и повысить эффективность деятельности организации.
Литература:
Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие / О.Л.Гнатюк. – М.: КНОРУС, 2010. – 256 с.
Дафт Р.Л. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2004. – 864 с.
Конецкая В.П. Социология коммуникации. – М.: Международный университет Бизнеса и управления, 2004. – 204 с.
Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Пер. с англ. – М.: Дело, 1998. – 800 с.
Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.– М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.– 527 с.
Шарков Ф.И. Теория коммуникаций. Москва. «РиП-холдинг», 2004г. – 244 с.