Прежде чем мы начнем рассматривать процесс организации претензионной работы юридической службы в организациях, следует вспомнить, что такое претензия.
Е. С. Шугрина писала «В юриспруденции «претензия» как документ предусматривается на досудебном этапе урегулирования правового спора. В претензии указываются суть требований кредитора, их причины, срок их удовлетворения и предупреждение о возможном обращении в суд в случае неисполнения требований» [1].
Из этого определения видно, что претензия несет в себя смысл — досудебного урегулирования конфликта. Это важно в сфере предпринимательства, таким образом можно избежать многих конфликтных ситуаций в досудебном порядке, найти компромисс, а также сэкономить финансовые и людские ресурсы организации. Следует заметить, что ГК РФ во многих прецедентах рекомендует урегулировать вопросы в досудебном порядке, это носит обязательный характер, если данное право не будет применено, то суд может отказать в иске, так как не было соблюдено конфликтующими сторонами — право досудебного урегулирования.
На практике юрисконсульты хозяйствующих субъектов при заключении договорных отношений, прописывают в договорах пункты, касающиеся претензионных жалоб, урегулирования претензий, сроки урегулирования претензий, сроки подачи претензий и иное. Такая деятельность юрисконсультов хозяйствующих субъектов называется претензионной работой, она обычно направлена на взаимодействие всех структурных подразделений организации и необходима для предъявления, либо направления претензии.
Претензионная работа направлена на урегулирование гражаднско-правовых споров, возникших между хозяйствующими субъектами. Это один из способов защиты своих прав и законных интересов хозяйствующих субъектов. В законодательстве разработаны системы норм, которые позволяют в кратчайшие сроки урегулировать конфликт/спор между хозяйствующими субъектами. Нормы права позволяют и рекомендуют конфликтующим сторонам направлять претензию (предложение до судебного урегулирования споров), если иное не оговорено договором, либо законодательными актами.
В ряде случаев согласно ГК РФ, досудебный порядок урегулирования является обязательным, например:
– статья 445 — споры при заключении договора в обязательном порядке (например, на основании предварительной договоренности или с победителем конкурса или аукциона), статья устанавливает срок рассмотрения претензии — 30 дней на разрешение разногласий (если иной срок не согласован сторонами);
– ст. 452 — споры при изменении, расторжении соглашений, статья устанавливает срок рассмотрения претензии — 30 дней на разрешение разногласий (если иной срок не согласован сторонами);
– ст. 528, 529 — государственные или муниципальные контракты, договоры поставки товаров для государственных или муниципальных нужд, статьи устанавливают сроки рассмотрения претензии — 30 дней с даты получения извещения заказчика о заключении договора, либо получения проекта соглашения (с перечнем возможных разногласий);
– ст. 619 — разногласия при расторжении договора аренды, статья устанавливает срок рассмотрения претензии — разумный срок (подразумевается все тот же, указанный выше, период);
– ст. 797 — споры, касающиеся грузоперевозок, статья устанавливает срок рассмотрения претензии — 30-дневный срок в случае полного или частичного отказа перевозчика удовлетворить претензию;
– ст. 859 — расторжение договора банковского счета, статья устанавливает срок рассмотрения претензии — 2 месяца со дня направления банком предупреждения о расторжении договора;
– ст. 1252 — споры о нарушении исключительных прав, иск о возмещении убытков или выплате компенсаций можно предъявить, если претензия полностью или частично не удовлетворена, либо ответ на нее не получен в течение 30 дней со дня направления таких требований (если стороны не предусмотрели иные временные рамки). [2]
Эти статьи ГК РФ четко «говорят» нам о необходимости соблюдения претензионного порядка, определены сроки предъявления претензий. Соблюдение сроков подачи претензии необходимо в части восстановления нарушенного права субъекта предпринимательства.
Отмечу, что претензионная работа, основывается на правовых нормах и направлена на устранение отрицательных результатов хозяйствования. Если не исключить все отрицательные моменты между взаимодействующими сторонами, всегда будет оставаться возможность имущественных споров между ними. Смысл претензионного порядка заключается в возможности самим сторонам разрешить свой спор, найти компромисс, а если это не удается сделать, то разрешение спора можно получить только в судебном порядке.
Практика показывает, что в настоящее время, функционал претензионной работы практически всегда возложен на юридическую службу организации. Обычно данный функционал закрепляется внутренними локальными актами, в виде Положения о ведении претензионной работы в организации, либо оговаривается отдельными подпунктами в Регламенте договорной работы организации или иными нормативными актами. Обращаю внимание, что это всё — внутренние локальные документы субъектов предпринимательства.
На законодательном уровне данный функционал не регулируется и не регламентируется, у каждого субъекта хозяйствования остается право самостоятельного выбора техники и построения данного процесса в своей организации. Мое мнение, это верно, так как если бы это регламентировалось законодательством, были бы нарушены права Предпринимателей в части свободы организации своей компании. На сегодняшний день многие субъекты предпринимательства не имеют в своем распоряжении собственные юридические службы, в виду финансовой дороговизны, в основном это микро и мини организации. Данные организации, в лучшем случае, используют помощь сторонних юрисконсультов, а зачастую весь этот функционал выполняет самостоятельно предприниматель. Не обладая юридическими знаниями, тем самым допуская огромные ошибки на этапе организации своей предпринимательской деятельности, заключения договоров с партнерами, не исключая всевозможные экономические, юридические, налоговые риски, что в последующем влечет за собой более глобальные проблемы на этапе получения Претензий от партнеров. Для всех не секрет, что исправлять содеянное намного сложнее, чем предупредить это. К сожалению, предприниматели, которые экономят на юридических специалистах, понимают это слишком поздно. Как правило, восстановление нарушенных прав влечет за собой потерю материальных/финансовых средств, времени, простоя производства и иное.
Крупный бизнес в Российской Федерации, обычно структурирован, хорошо организован, финансово защищен и практически всегда имеет свою собственную юридическую службу в штате организации. Функционал которой направлен на:
– минимизацию налоговых, экономических, юридических рисков;
– контроль и соблюдение законодательства РФ хозяйствующим субъектом;
– минимизация рисков в части договорных отношений, контроль, сопровождение сделок хозяйствующих субъектов;
– минимизация рисков возникновения отрицательных событий в деятельности хозяйствующих субъектов;
– контроль соблюдения техники договорной работы, получения претензий, своевременные ответы на полученные претензии хозяйствующих субъектов;
– разработка стратегий по защите прав хозяйствующих субъектов и иное.
Претензионная работа в организации может вестись централизовано и децентрализовано.
Централизовано — это когда претензию принимает, рассматривает, производит весь сбор информации по полученной или направленной претензии, а также отвечает на претензию юридическая служба самостоятельно, без привлечения структурных подразделений.
Децентрализовано, когда на часть претензий могут отвечать структурные подразделения организации в зависимости от вида претензии. Например, претензия по несвоевременной оплате полученного товара — отвечать на нее будет финансовая служба организации или не своевременная поставка товара — отвечать будет логистическая служба. Обычно данная информация прописывается в Положении о претензионной работе, в котором четко определены зоны ответственности структурных подразделений (при условии, что применяется децентрализованная форма работы), условия ответа на претензии, сроки ответов на претензии, визирование ответов на претензии (обычно визируют исходящие претензии руководители структурных подразделений, что подтверждено Приказом организации).
На мой взгляд практически все является важным в претензионной работе. Начиная с регистрации исходящих и входящих претензий в организации, обычно этот функционал выполняет секретарь или делопроизводитель организации, регистрация производится в журналах входящих и исходящих документаций. Это позволяет своевременно отвечать на все внешние претензии, а также отслеживать сроки исходящих претензий организации. После регистрации претензии, она передается ответственным сотрудникам организации для рассмотрения самой претензии. Ответственный сотрудник должен проверить правомерность выставленной претензии, проверить наличие договорных отношений с субъектом предпринимательства направившим данную претензию, проверить правильность расчета суммы претензии, должен запросить в структурных подразделениях подтверждения факта наступления претензионного момента, проверяется вся приложенная документация к претензии на оригинальность и достоверность, если все факты предъявленные в претензии подтверждаются и претензия оформлена корректно, то в тридцатидневный срок, структурное подразделение/юридическая служба должна ответить субъекту предпринимательства на полученную претензию. Ответ готовится в письменном виде, обязательно визируется у руководителя структурного подразделения (назначенного Приказом организации) и направляется по средствам курьерской доставки, либо почтовым отправлением.
Важно заметить, что в организации должна остаться информация об ответе на претензию. Если направлялся ответ курьерской службой, то должен быть сохранен корешок листка курьерской службы, в котором четко прописано наименование организации, в адрес которой направлен ответ на претензию, дата отправления претензии, а также Ф. И. О. и подпись лица, получившего претензию у курьера. Если направляется почтовым отправлением, то обычно отправляется с описью вложения и уведомлением о вручении письма. После доставки письма контрагенту, сотрудниками Почты России возвращается уведомление о вручении письма с Ф. И. О. и подписью ответственного сотрудника контрагента, получившего письмо. Эта информация нужна хозяйствующему субъекту для подтверждения контролирующих органов о попытках досудебного урегулирование спора. В случае, если спор не удастся урегулировать в досудебном порядке и придётся обращаться с исковым заявлением в Арбитражный суд, то к исковому заявлению нужно будет приложить информацию, подтверждающую о попытках урегулирования спора в досудебном порядке — это и будут наш корешок листка курьерской службы, либо почтовое уведомление.
Следует также сказать, что ответ на претензию бывает следующих видов:
– об удовлетворении претензии полностью или частично;
– об отклонении претензии полностью или частично.
При полном удовлетворении претензии субъекту возвращаются все подлинные документы, которые были приложены к претензии, в организации удовлетворившую претензию остаются заверенные копии документов и производится событие, которое требовалось удовлетворить в претензии. При частичном удовлетворении претензии также возвращаются оригиналы документов, полученные по претензии, и прикладываются оригиналы документов, обосновывающие частичный отказ от претензии, при условии, что их нет у субъекта, направившего претензию. Отклонение претензии происходит в том же формате, что и частичное удовлетворение.
Из всего можно сделать вывод, что претензионная работа заключается в защите прав и интересов каждого хозяйствующего субъекта, а также сохранения товарно-материальных ценностей организаций. Претензионная работа каждого юриста заключается в сборе и подготовке достоверной информации по каждой полученной и направленной претензии. Это одна, но не единственная, из важнейших функций юридических отделов в организациях. Грамотные юристы уже на стадии разработки и заключения договоров исключают многие риски возникновения претензий, тем самым исключают возможность возникновения дополнительных издержек, затрат и расходов организации. Налаженная договорная деятельность в таких организациях предотвращает ненужные ошибки и недоразумения, которые влекут за собой потерю финансовых ресурсов. Кроме того, она помогает избежать многих судебных споров в досудебном порядке. Также помогает организации осуществлять свою деятельность в рамках правового поля. На мой взгляд, грамотный юрист, юрисконсульт должен быть у каждого хозяйствующего субъекта. Юрист должен своевременно консультировать и сопровождать сделки предпринимателя, заострять внимание предпринимателей на все юридические и экономические нюансы в сфере их предпринимательской деятельности, способствовать предотвращению возникновения отрицательных факторов и прочее. Если бы государство могло создать бесплатное юридическое сопровождение малого предпринимательства, на мой взгляд, это было бы большой поддержкой для малого предпринимательства и способствовало бы уменьшению претензионной работы в сфере предпринимательства.
Литература:
- Е. С. Шугрина «Техника юридического письма» 2001
- Срок ответа на претензию между юридическими лицами/ Rossiz.ru/ http://rossiz.ru/srok-otveta-na-pretenziyu-mezhdu-yuridicheskimi-litsami/
