В статье дана информация об управлении контентом в организации. Раскрыты понятия контента и базовые принципы Enterprise content management.
Ключевые слова : управление контентом организации, Enterprise Content Management, ECM-система, платформа.
В наше время большого объема данных и информации очень важной становится проблема управления организацией этими данными для извлечения из них необходимых знаний. При этом информацию для организации можно разделить два типа — структурированная и неструктурированная, которую можно назвать контентом. При этом объем неструктурированной информации (контента) превалирует над объемом структурированной. Ко всему прочему, хочется добавить, что большая часть контента является неэлектронной — в виде бумажных документов.
Современный человек является не только потребителем контента, но и его создателем. И создается контент в огромном объеме. Интернет создал и унификацию, и фрагментацию информации единовременно, так как разрушил барьеры для пользователя, и получив огромный охват стал источником информации и коммуникации.
В то же время интернет имеет свои минусы — это неструктурированность информации, он бесконтролен, информация не всегда является достоверной.
Когда речь касается менеджмента контента необходимо знать о ECM (Enterprise Content Management) — термин или дисциплина, обозначающие как раз управление цифровыми документами, контентом, его обработку, хранение и т. д. ECM позволяет управлять неструктурированной информацией в самых разных ее видах и формах. Gartner — исследовательская компания в сфере информационных технологий, считает ECM областью, включающую несколько направлений, в том числе управление Web-контентом.
Возможности ECM включаются во многие приложения, поскольку являются базово-необходимыми. Организации включают ECM-технологию в свои общедоступные сервисы, что позволяет снизить нагрузку и расходы на управление контентом по различным отделам организации, позволяет не производить многократную настройку.
ECM — дисциплина достаточно зрелая. За годы ее существования, а это около 30 лет — она развивалась и накапливала определенный опыт, связанный с разработкой и использованием ECM-решений. Рост IT-технологий и потребности бизнеса и государственных организаций способствует развитию и эволюции ECM. В самой сущности существования организации — государственной или частной — лежит то, что она получает, обрабатывает информацию. Следовательно, управление информацией — естественный процесс для любой организации.
В то же время, сама терминология ECM, несмотря на то, что любой пользователь интернета сталкивается с поиском и обработкой информации, а, следовательно, с управлением этой информации, является достаточно непопуляризированным.
Глобализирующийся мир стремится стать цифровым. ECM помогает этому процессу, так как задача цифровизации не в переходе от бумажного носителя к цифровому, а в том что форматов информации становится кратно больше, и ими нужно как то управлять.
Задачи, ставящие перед собой ECM:
− Превращение хранилищ в Интернете и организациях в интегрированные, доступные для поиска и совместного использования, проверяемые и надежные источники;
− Превращать идеи в ценное и исполнимое знание посредством совместной работы;
− Защищать идеи организации, одновременно обеспечивая распространение и продвижение тех из них, которые заслуживают широкого общественного внимания
Изначально ECM-системы являлись специализированными приложениями, работающими для отдельных видов хозяйственной деятельности, которые создавались на основе не связанных между собой отдельных программ и платформ. К тому же, эти приложения работали только с определенными форматами контента. Например, отдельное приложение для работы с документами, отдельное — для Web-страниц и т. д. Конечно же, управление контентом при такой разрозненной системе — трудновыполнимо.
В процессе эволюции систем управления контентом, возрастали требования заказчиков к функционалу этих систем, что привело в итоге к включению новых разработок и объединению их в единую систему или платформу. Это и есть становление ECM.
Такой метод решения позволял заказчикам лишь использовать программное обеспечение одного поставщика, но оставлял много других проблем, таких как: слабых функционал и слабая интеграция между приложениями. Для решения этой проблемы производители создавали стандартные интеграционные компоненты между приложениями, объединенными одной платформой — интегрированной ECM. Но ранние интегрированные ECM обладали рядом недостатков: отличия в поддержке языков программирования и операционных систем, контент было трудно обновить, контент дублировался из разных приложений, сложный для пользователя интерфейс.
Компании понимали, что необходима единая платформа с единым интерфейсом и программным кодом, это и привело к разработкам единой платформы ECM. Единый интерфейс и платформа упрощали пользование контентом, его обновление и тестирование, были более дружелюбны к пользователю.
Единая ECM-платформа предоставляет исчерпывающий набор функционала для контентного управления, включая документы и изображения, Web и различные форматы. К тому же, все находится в общей IT-инфраструктуре, что позволяет сокращать затраты на разработку приложений, упрощает работу и обучение персонала.
Рассмотрим процесс получения контента для музыкальной школы. Он может быть получен с помощью сканирования, если говорить о документах, а также нотах. Контент может быть получен посредством передачи через интернет и посредством преобразования. Контент может быть создан сотрудником школы.
Приобретая информацию различными способами, школа может при этом иметь центральное хранилище для этих данных, что позволяет повысить эффективность работы с этими данными.
Формат контента в процессе его генерации и получения может видоизменяться или преобразоваться для более удобной работы с ним.
Хранение контента. Хранилище контента может быть распределенным, объединенным или виртуальным — реализованным в облаке. Документы, хранящиеся на бумажном носителе в организации и удаленное хранилище, с мгновенным удаленным доступом к нему — это разновидности хранилища организации.
Управление хранением базируется на процессном управлении и предоставляет возможность контроля версий контента и лиц, имеющих вносить корректировки в контент, а также передавать его лицам, занимающимся анализом и его оценкой.
Предоставляется контент посредством Интернета, публикуясь в публичном контуре системы. Контент предоставляется на Web-странице, включая доступные для скачивания файлы. Управление предоставлением контента реализуется благодаря технологиям поиска, с помощью которого пользователь может находить контент для его «потребления», а сотрудник — для работы с ним, его демонстрации. Успешность предоставления контента зависит от аспектов получения, хранения и механизмов предоставления.
Одной из проблем управления контентом является его оценка. Немаловажно понимать ценность контента на протяжении всего его жизненного цикла и обеспечивать механизмы его оценки. Для работы над оценкой контента важны статистические данные — такие как количество запросов и обращений к данным.
Управление контентом является важной частью жизнедеятельности современной организации в эпоху цифровой экономики. Для того, чтобы управление контентом было максимально эффективным требуются, как минимум базовые знания ECM дисциплины и принципы работы с контентом. Кроме того, важно знать, как и кем этот контент будет использоваться. Все это позволит правильно выстроить модель ECM-системы для организации и стратегию по ее внедрению.
Литература:
- Зараменских Е. П. Управление жизненным циклом информационных систем. Монография. Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2014. — 270 с.
- Кэмерон C. Управление контентом предприятия. Вопросы бизнеса и ИТ. Пер. с англ. А. Кириченко. — М.: Логика бизнеса, 2012. — 176 с.
- Ланкин В. Е., Бричеева Н. Н., Макарова И. В. Управление ИТ-сервисами и контентом. Учебное пособие. Таганрог, 2012. — 100 с.
