Актуализация отчетной информации о денежных потоках



Известно, что учет денежных средств — одно из важных направлений учетной работы предприятия. Операции с денежными средствами обеспечивают расчеты предприятия с контрагентами, персоналом, бюджетом и внебюджетными фондами. В то же время необходим тщательный контроль за сохранностью денежных средств, как на текущих банковских счетах, так и в кассе предприятия, чтобы исключить их хищение и неправомерное использование (несанкционированную оплату). Одновременно совершенствование технологии организации операций с денежными средствами может давать экономию времени для бухгалтерских и финансовых работников предприятия, делать для клиентов расчеты с предприятием более удобными и привлекательными (что увеличивает конкурентоспособность бизнеса). И в этом случае бухгалтерский учет обеспечивает финансово-экономические и маркетинговые решения предприятия [1, с. 187].

Казахстанская практика деятельности предприятий показала, что совершенствование учёта движения денежных средств есть действенный метод актуализации отчетной информации о денежных потоках. Этот тезис может быть подтвержден практикой деятельности ТОО «СКИВ НС».

Совершенствование учета движения денежных средств предприятия предполагается по причине того, что действующая система не в полной мере удовлетворяет и руководство предприятия, и коммерческие службы, и бухгалтерию, и экономиста. В настоящее время предприятие стремится:

− максимально автоматизировать расчеты с контрагентами;

− сократить затраты труда, связанные с ручным вводом данных;

− улучшить систему контроля за движением денег (планирование, текущий контроль, анализ).

С учетом этих задач автором совместно с руководством компании были поставлены вопросы о том, чем не удовлетворяет действующая система учета движения денежных средств директора, коммерческого директора, главного бухгалтера и экономиста.

Опрос был проведен в июне 2019 года, по результатам его сделаны основные выводы, которые представлены в таблице 1:

Таблица 1

Недостатки действующей системы учета движения денежных средств вТОО «СКИВ НС», выявленные впроцессе интервьюирования

Сотрудник	Выраженное мнение онедостатках
Директор	Отсутствие полного мониторинга за ежедневным движением денег (есть только остатки кассы и текущего счета), нет плановых показателей и сравнения план-факт
Коммерческий директор	Нет расчетов через сайт с помощью карты и электронных денег, что замедляет работу и увеличивает ручную работу при расчетах другими способами.
Главный бухгалтер	Вручную переносятся данных из Интернет-клиент банка в учетную систему и по онлайн-кассе в учетную систему
Экономист	Отсутствие системы планирования, оперативного контроля и анализа за движением денежных средств

То есть, проблемы связаны и с ручной работой, связанной с учетом расчетов и движения денежных средств, и с отсутствием планирования и контроля движения денежных средств (кроме тех стандартных процедур, которые есть в системе «1С: Предприятие» и доступны для сотрудников фирмы в настоящее время).

Всё это в совокупности снижает оперативность контроля и анализа (следствием этого является, в том числе, ухудшение ряда показателей, которые надо оперативно контролировать), а также наряду с выставлением счетом контрагентам вручную, увеличивает объемы ручной непродуктивной работы и требует решения.

Поэтому для предприятия предлагаются следующие решения, направленные на совершенствование как учетной работы по денежным средствам, так и по организации работы по планированию и контролю денежных средств в принципе (рис. 1):

Рис. 1. Направление совершенствования учета денежных средств в ТОО «СКИВ НС»

Можно более подробно рассмотреть каждое из этих мероприятий.

Внедрение платежного календаря и отчета-прогноза денежных средств предполагает создание новых форм бухгалтерских данных (регистров).

Календарный план платежей должен формировать экономист предприятия, и он связан с необходимыми сроками расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом и внебюджетными фондами, по кредитам и т. п. Как правило, такой календарь формируется на неделю, содержит в себе конкретные платежи:

Планируется на неделю поток денежных средств (положительный — в основном от поступлений от контрагентов, отрицательный — необходимые платежи контрагентам и иные платежи предприятия). По ходу исполнения календаря и формирования проводок контролируется его выполнение. Если не поступают в срок определенные денежные средства — могут переноситься те или иные расходные платежи (кроме тех, которые строго регламентированы по срокам, например, по налогам или по кредитам, и здесь в случае нехватки средств придется прибегать к краткосрочному кредитованию). Такой календарь позволяет и контролировать правильность расходования денег, и обоснованность выполнения тех или иных расходных обязательств зависимости от денежных поступлений. При недостаточном поступлении какие-то расходные обязательства можно перенести и на следующую неделю, что также показано в таблице.

Для оптимизации заполнения календаря предполагается:

− указывать в выставляемых клиенту счетах на оплате сроки оплаты;

− формировать плановые расходные операции в системе со сроками оплаты [2, с. 17].

Это потребует доработки программного обеспечения («1С: Предприятие»). Внедрение такого календаря должно способствовать сокращению периода оборота дебиторской задолженности (поскольку улучшится контроль за поступлением денег от контрагентов), а также сокращению административных расходов (некоторые из которых возможно перенести на следующий период, если они не соответствуют доходам предприятия).

Также для контроля предполагается внедрение отчета-прогноза денежных средств в «1С: Предприятие», который бы показывал:

− наличие денежных средств в кассе (сч. 1010);

− наличие денежных средств в банке (сч. 1030, отдельно в тенге и отдельно в российских рублях по соответствующим субсчетам, на валютном рублёвом счете показывать в рублях и одновременно в тенге по текущему курсу, т. е. субсчета 1031 и 1032);

− наличие денежных средств «в пути» (принятых через систему эквайринга — сч. 1020), которые поступят на следующий день (согласно условиям эквайринга);

− наличие срочных расходных обязательств (по плану на ближайшие 5 дней, включая сегодняшний, по группам сч. 3000–3300);

− наличие срочных обязательств контрагентов, которые будут погашены в ближайшие 5 дней, включая сегодняшний, по сч. 1210).

Форма отчета-прогноза будет иметь вид (таблица 2):

Таблица 2

Предлагаемая форма отчета-прогноза денежных средств для ТОО «СКИВ НС»

Показатели	Остатки, тыс. тг
	Сегодня	С учетом денег в пути	На 5 дней
Касса (сч. 1010)	10,2	10,2	10,2
Банк (сч. 1030)	86,8	86,8	86,8
счет в тенге (сч. 1031)	50,6	50,6	50,6
счет в руб. (сч. 1032)
остаток в руб.	6,1	6,1	6,1
остаток в тенге по курсу	36,2	36,2	36,2
Деньги в пути (сч.1020)		3,2	3,2
Деньги всего (гр.сч. 1000)	97,0	100,2	100,2
Ожидаемый доход (по сч.1210)			1156,3
Ожидаемый расход (по гр.сч. 3000–3300)			-1116,8
Всего ожидаемый остаток	97,0	100,2	139,7

То есть, данный отчет показывает руководителю, сколько фактически есть денег на счетах и в кассе, сколько их будет в ближайший день, с учетом денег в пути (это будет более актуально, когда фирма будет в большей мере развивать эквайринг при приеме оплаты через сайт, о чем далее), и сколько будет денег, если поступит ожидаемая оплата от контрагентов и будут совершены ожидаемые расходы (см. таблицу 2 — на основе платежного календаря). Данный отчет помогает руководителю в большей мере сформировать представление об остатках и прогнозах остатков денежных средств, чтобы принять управленческие решения. Для реализации этого отчета требуется разработка формы и те же программные изменения, которые описаны для платежного календаря [3, с. 49].

Внедрение Интернет-эквайринга предполагает заключение договора с компанией, этим направлением деятельности занимающейся. Это может быть и российская «Яндекс.касса», занимаются эквайрингом и казахстанские компании, например, Народный банк Казахстана и ряд других. Однако, только эквайринга недостаточно, необходимо интегрировать сайт и учетную систему на базе «1С», чтобы выставлять счета, проверять оплату и принимать в оплату как карты, так и безналичные инструменты (рис.2):

Рис. 2. Планируемая система расчетов с клиентами через сайт компании (Интернет-эквайринг): 1 — обращение и заказ ПО, получение счета; 2а — оплата через банк; 2б — оплата через сайт; 3 — поступление информации, учет оплаты клиента; 4 — продажа лицензии; 5 — обязательства перед поставщиком ПО за лицензию.

Учет в этом случае будет построен аналогично эквайрингу банковских карт, который применяется и в настоящее время (таблица 3):

Таблица 3

Пример предлагаемого учета Интернет-эквайринга для ТОО «СКИВ НС»

Операция и документы	Дебет	Кредит	Сумма, тг
Оформляется покупка ПО на сайте, выставляются документы на покупку (акт, счет-фактура, чек), скачивается ПО, пароли	1020	1210	5600
	1210	6010	5000
	1210	3130	600
Оператор удерживает комиссию (отражается в акте оператора за месяц, в платежном поручении оператора в выписке банка)	7313	1020	95
Денежные средства поступают на текущий счет (выписка банка)	1031	1020	5505

Такая система сокращает работу, прежде всего, специалиста по продажам, поскольку уменьшается ручная работа (выставление счетов, формирование акта, передача документов и программного обеспечения и т. п.).

Автоматизация переноса данных из Интернет-банка и онлайн-касс в учётную систему (в рамках программы «1С: Предприятие») предполагает то, что информация из кассы предприятия будет автоматически переносить в систему «1С: Предприятие» данные по кассе за день, исключая ручной ввод. Аналогично и банковская выписка, получаемая от банка ежедневно, будет автоматически переноситься в учетную систему учетной системой. Платежные поручения для клиентов также можно будет формировать в учетной системе, передавая их в Интернет-банк для последующего подписания и оплаты. Интеграция сейчас возможно на базе «1С: Предприятия», если настроить ее и обеспечить тем самым передачу данных. Это экономит время бухгалтера, снижая ручную работу по учету как наличных денежных средств, так и безналичных [4, с. 112].

Проблемы организации учета движения денежных средств ТОО «СКИВ НС» связаны с тем, что нет системы планирования и текущего контроля платежей, и денежные потоки можно анализировать только по факту их совершения в конце периода (или хотя бы в конце дня). И то только тогда, когда данные по кассе и по банковской выписке будут введены в учетную систему. Также нет наиболее инновационных подходов к оплате через сайт (выставление счета на сайте, оплата с сайта банковской картой или электронными деньгами). Всё это снижает оперативность контроля и анализа (следствием этого является, в том числе, ухудшение ряда показателей, которые надо оперативно контролировать), а также наряду с выставлением счетом контрагентам вручную, увеличивает объемы ручной непродуктивной работы и требует решения [5, с. 55].

Таким образом, для совершенствования работы с денежными средствами и учета денежных средств в ТОО «СКИВ НС» были предложены мероприятия, решающие основные проблемы, указанные бухгалтерскими и иными работниками предприятия (ручная работа по ряду учетных операций, отсутствие действенной системы контроля и мониторинга). Предлагается внедрение платежного календаря и отчета-прогноза денежных средств, внедрение Интернет-эквайринга, включение его в учётную политику и разработка типовой корреспонденции счетов, автоматизация переноса данных из Интернет-банка и онлайн-касс в учётную систему. Все эти операции увеличивают контроль за денежными потоками для руководства и экономических служб, не только для бухгалтерии, а также сокращают ручную работу по вводу данных по учету денежных средств и расчетов для бухгалтерии и работников коммерческого отдела предприятия.

Литература:

1. Жаринов, В. В. Учет операций с денежными средствами и контроль правильности ведения кассовых операций [Текст] / Г. В. Жаринов // Economics. — 2018. — № 6 (38). — С.36–42
2. Макаров, Г. В. Денежные средства как объект бухгалтерского учета и аудита [Текст] / Г. В. Макаров // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. — 2017. — № 12. — С.244–248.
3. Онуфриева, О. Как ведется учет кассовых операций и денежных документов в торговой организации? [Электронный ресурс] / О.Онуфриева // ИС Параграф. — 2015. — URL: https://online.zakon.kz/document/?doc_id=31127243#pos=32;-20 (дата обращения 03.01.2020)
4. Уналбаева, Д. К. Роль учета денежных средств в организациях [Текст] / Д. К. Уналбаева // Вестник университета Туран. — 2012. — № 3(55). — С.115–118.
5. Учет денежных средств, хранящихся на текущем банковском счете [Электронный ресурс] // Helpiks. — 2017. — URL: https://helpiks.org/6–85350.html (дата обращения 03.01.2020)