Особенности компьютеризации бухгалтерского учета в современных условиях



Согласно докладу Всемирного банка, актуализированному в октябре 2017 года, экономика России вышла из рецессии и вернулась к росту в 2017 году [1]. Несмотря на то, что данный рост пока оценивается как незначительный, появление подобной динамики свидетельствует о повышении интереса инвесторов к продолжению финансирования существующих и реализации новых коммерческих проектов в России. Как следствие, повышается интерес к информации о деятельности коммерческих организаций.

Ключевым источником информации о деятельности коммерческих организаций является бухгалтерская (финансовая) отчетность, целью составления которой является предоставление неограниченному кругу пользователей информации о результатах деятельности организации, её финансовом положении и его изменении. Владение такой информацией необходимо заинтересованным пользователям для принятия экономически значимых решений. Как отмечают Сытник О. Е. и Леднева Ю. А. цели подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности неотделимы от того, для кого предназначена эта финансовая отчетность [стр. 4, 5].

Инвесторы являются не единственными пользователями информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Так, к пользователям бухгалтерской (финансовой) отчетности помимо инвесторов относят работников, заимодавцев, поставщиков и прочих торговых кредиторов, покупателей, правительственные и/или муниципальные органы, общественность, управляющих.

Наличие такого широкого круга заинтересованных лиц в информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности, требует от руководства коммерческих организаций приложения усилий для обеспечения ее достоверности и своевременности ее предоставления. Под достоверностью бухгалтерской (финансовой) отчетности понимается такая степень ее точности, которая позволяет компетентному пользователю делать на ее основе правильные выводы о результатах деятельности экономических субъектов и принимать основанные на этих выводах решения. Своевременное представление бухгалтерской (финансовой) отчетности позволяет компетентному пользователю вовремя принимать экономически значимые решения. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации о фактах хозяйственной жизни организации, активах, обязательствах, источниках финансирования деятельности организаций, доходах, расходах и иных объектах учета, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности [3].

В соответствии с п. 4 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации № 34н основными задачами бухгалтерского учета являются:

– формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

– обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

– предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости [4].

В деятельности коммерческих организаций эффективное решение указанных задач невозможно без применения современных компьютерных систем. В настоящее время можно выделить несколько направлений компьютеризации бухгалтерского учета:

1. Применение облачных сервисов.
2. Локальная установка на компьютеры организации специализированного программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета.
3. Локальная установка на компьютеры организации специализированного программного обеспечения для ведения учета всей хозяйственной деятельности организации, в том числе и бухгалтерского учета.

Внедрение облачных сервисов осуществляется последнее десятилетие и является самой современной технологией ведения бухгалтерского учета, которая получила свое широкое распространение в связи с развитием высокоскоростных интернет соединений.

Особенностью данной технологии является то, что используемые программные продукты устанавливаются не на локальных компьютерах организации, а на находящихся удаленно серверах. Там же осуществляется хранение информации. При этом сами программные продукты организация может не приобретать, а брать в аренду на определенный период.

Рассматривая достоинства и недостатки подобной формы компьютеризации бухгалтерского учета коммерческих организаций, следует отметить, что в настоящее время она является наиболее приемлемой скорее для небольших организаций, для организаций малого бизнеса, для тех организаций, которые только начинают свою активную коммерческую деятельность.

Достоинствами такого способа компьютеризации бухгалтерского учета является то, что затраты на приобретение услуг по аренде необходимого программного продукта и его обслуживание являются относительно небольшими. С организации взымается ежемесячная арендная плата, которая составляет приблизительно от 5 % стоимости программного продукта. При этом в аренду берется полноценный программный продукт с полным предусмотренным функционалом, в котором можно не только вести бухгалтерский учет и составлять регламентированную налоговую и бухгалтерскую (финансовую) отчетность, но и отправлять эту отчетность по электронным каналам связи в контролирующие органы. Как правило, техническое обслуживание (например, текущие обновления, устранение сбоев работы программы и т. п.) берут на себя распространители услуг, а не организация.

К достоинствам указанного способа можно также отнести то, что бухгалтер организации имеет доступ к программному продукту с любого компьютера, подключенного к сети Интернет, и на его работу не оказывают решающего влияния производительность или непредвиденные выходы из строя локальных компьютеров в организации.

Ключевым недостатком указанного способа является необходимость наличия постоянного стабильного интернет соединения на рабочем месте бухгалтера. Также с расширением организации, появлением у нее различных подразделений может возникать потребность не только в аренде программного продукта для дополнительных рабочих мест, но и в составлении различных нерегламентированных отчетов, необходимых руководству организации для более эффективного управления. В свою очередь необходимость в таких отчетах в непрерывно меняющихся экономических условиях деятельности организации, как правило, требует постоянной модификации используемого программного продукта исходя из специфики деятельности организации и ее организационной структуры. Организации, предоставляющие услуги по аренде бухгалтерских программных продуктов взимают дополнительную плату за возможность индивидуальной модификации программных продуктов, что, в конечном счете, делает менее выгодными их услуги.

Локальная установка на компьютеры организации специализированного программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета является наиболее консервативным и часто используемым способом компьютеризации бухгалтерского учета. В этом случае организация приобретает право пользования бухгалтерским программным обеспечением в необходимом количестве рабочих мест и налаживая локальную сеть обеспечивает работу бухгалтерии в единой бухгалтерской базе данных.

Достоинством локальной установки на компьютеры организации специализированного программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета является независимость организации от наличия интернет соединений и возможность оперативной доработки программных продуктов по усмотрению руководства организации, исходя из возникающих потребностей.

Сложности с применением специализированного программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета возникают при дальнейшем расширении организации и возникающей объективной потребности в автоматизации различных служб организации и процессов их взаимодействия. Автоматизация бухгалтерского учета становится одним из элементов автоматизации всей хозяйственной деятельности организации и в обязательном порядке должна быть встроена в общую электронную информационную систему. В этом случае организация применяет вышеуказанный третий подход к компьютеризации бухгалтерского учета — локальная установка на компьютеры организации специализированного программного обеспечения для ведения учета всей хозяйственной деятельности организации, в том числе и бухгалтерского учета как отдельного элемента единой информационной системы.

Среди существующего программного обеспечения в области бухгалтерского учета, которое можно взять в аренду или, приобретя соответствующие права пользования, установить локально на компьютеры организации, выделяются программные продукты «1С: Бухгалтерия». Как отмечает Мещихина Е. Д., данные продукты являются лидерами на российском рынке программных средств, предназначенных для ведения экономического и бухгалтерского учета. Крупные и средние предприятия, небольшие фирмы и индивидуальные предприниматели используют их для автоматизации своих учетных и управленческих процессов [5].

Если организации необходимо создать единую информационную систему ведения хозяйственной деятельности, то руководству необходимо задуматься над возможностями приобретения и настройки ERP систем. Данные системы позволяют не только организовать ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности, но и обеспечивают к оперативному управлению:

– затратами;

– персоналом;

– материалами;

– производством;

– качеством;

– сбытом;

– финансами;

– отдельными проектами.

Преимуществами подобных комплексных информационных систем является то, что они обеспечивают оперативной информацией не только бухгалтеров, но и, например, в торговых организациях менеджеров по продажам о наличии товаров на складах, о количестве и наименованиях зарезервированных и свободных товаров, о товарах, поставки которых ожидаются. Как следствие, оперативное получение такой информации способствует повышению скорости обслуживания клиента, снижает количество ошибок при обслуживании и в целом повышает качество обслуживания в организации.

Недостатком подобных комплексных решений безусловно является их стоимость приобретения, внедрения и последующего обслуживания.

Таким образом, в настоящее время существует достаточно много направлений автоматизации бухгалтерского учета, начиная от программных продуктов, непосредственно направленных на решение бухгалтерских задач, и заканчивая комплексными системами автоматизации всей хозяйственной деятельности организации.

Выбор наиболее подходящего программного продукта или комплекса программных продуктов будет зависеть от тех задач, решение которых требует действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налогообложения и тех задач, которые ставит руководство конкретно взятой коммерческой организации, исходя из специфики ее деятельности. Учитывая немалые затраты денежных средств и времени на приобретение и внедрение программных продуктов, в том числе на подготовку рабочих мест и обучение персонала, способного надлежащим образом работать в этих программных продуктах, представляется необходимым осуществлять своевременное планирование приобретаемых программных продуктов.

Литература:

1. The World Bank in the Russian Federation Country Snapshot October 2017 http://pubdocs.worldbank.org/en/128091507194529690/Russian-Federation-Snapshot-Fall-2017.pdf (Последний доступ 01.11.2017г.).
2. Сытник, О. Е. Теория и практика применения международных стандартов финансовой отчетности: учебное пособие / О. Е. Сытник, Ю. А. Леднева; Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ставропольский государственный аграрный университет, Кафедра «Бухгалтерский финансовый учет», Лаборатория «УМЦ подготовки профессиональных бухгалтеров». — Ставрополь: Агрус, 2014.
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017г. № 160-ФЗ).
4. Приказ Минфина России от 29.07.1998г. № 34н (ред. от 29.03.2017г.) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
5. Мещихина, Е. Д. Информационные системы бухгалтерского учета: практикум / Е. Д. Мещихина; Поволжский государственный технологический университет. — Йошкар-Ола: ПГТУ, 2015. — 240 с.: табл., ил. — Библиогр. в кн. — ISBN 978–5-8158–1562–9; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=439217 (22.10.2017).