Сбор и анализ информации является важнейшим условием и исходным этапом разработки эффективного управленческого решения. На современном этапе развития общества и управления организация и технологии анализа управленческой информации приобретают исключительно высокое значение. Особую важность это имеет применительно к практике государственного управления.
Об эффективности государственного управления можно говорить, если государственные органы “вовремя обнаруживают проблемы и находят рациональные пути их решения, но еще лучше, когда эти проблемы выявляются в момент их зарождения, либо когда принимаются меры для их предупреждения” [10, C. 55].
Как правило, к управленцу поступает первичная информация, которую он обрабатывает сам и на основе этого принимает решения. “Первичная информация непригодна для обеспечения поддержки процессов принятия решения, поэтому представляется нецелесообразным, чтобы лицо, принимающее решения, осуществляло поиск информации и ее анализ” [3, C. 68]. Эти функции в государственном управлении – прерогатива специальных отделов (информационно-аналитических служб), основное назначение которых состоит в обеспечении аналитически обработанной информацией соответствующие органы государственной власти.
Существование информационно-аналитических отделов актуально в связи с тем, что есть необходимость в постоянном “получении актуальной информации, отслеживании и анализе качества получаемой информации”, выполнения таких процессов как “селекция и интерпретация информации, предоставляемой лицам, принимающим решения” [6, C. 36].
Информационно-аналитические службы являются центрами сбора и обработки первичной информации, они осуществляют “мониторинг ситуации, ее диагностику, проводят анализ и моделируют возможное развитие событий ” [10, C. 138].
Основные требования к информационно-аналитическим службам, как правило, состоят в следующем [9, C. 160]:
- предоставить информацию;
- предоставить информацию в необходимом объеме;
- предоставить информацию в необходимое время.
Эти требования вполне справедливы, поскольку “никому не будут нужны аналитические материалы после… принятия решения” [8, C. 10]. Но одновременно эти требования к информационно-аналитическим подразделениям суть основные задачи ее существования. В соответствии с ними следует обдумывать и выстраивать систему информационно-аналитического обеспечения.
Очевидно, что каждое из вышеперечисленных требований выполнимо до определенной степени. Так, например, требование предоставления информации ограничено объемом имеющейся в распоряжении информации, объемом баз данных, доступом к необходимой информации, уровнем технического обеспечения, характеристиками средств связи и т.д. Требование полноты информации может быть ограничено перечисленными выше условиями, а также квалификацией персонала и уровнем кадрового обеспечения. Требование своевременного предоставления информации ограничено объемом обрабатываемой информации, уровнем технического обеспечения, уровнем кадрового обеспечения и пр. [9, C. 160]
Информационно-аналитические службы постоянно находятся в тисках противоречия между количеством и качеством информации. С одной стороны налицо постоянный избыток информации, которую невозможно ни просмотреть, ни усвоить, ни проанализировать. С другой стороны, информации, необходимой и достаточной для грамотного прогноза или генерации вариантов управляющего решения всегда не хватает [6, C. 40].
Некоторые полагают, что информационно-аналитической службе достаточно собрать и обобщить информацию, предоставить ее руководству и после этого ее работа заканчивается. В действительности, информация должна быть в состоянии постоянного изучения и аналитического контроля для того, чтобы в любой момент можно было предоставить руководителю готовые материалы необходимого уровня обобщения по интересующему его вопросу [9, C. 163].
Информационно-аналитический отдел играет существенную роль в повышении результативности использования информации, ее систематизации, обработке, аккумулировании и экспертизе [5, C. 42].
Специфика информационно-аналитической деятельности в органах власти и управления состоит в том, что она является элементом системы и процесса управления. Поэтому данная деятельность имеет преимущественно прикладной, а не теоретический характер, в ней преобладают внутренние ограничения системы по времени подготовки материалов, их полноте, достоверности, обоснованности, ответственности исполнителей. Соответственно, основное внимание уделяется не столько глубине и оригинальности проработки проблем, сколько их оперативности и эффективности. По сути это работа распределенных, постоянно возникающих и распадающихся, в зависимости от текущей задачи, экспертных коллективов [6, C. 30].
В целом информационно-аналитическая сеть должна представлять собой информационный образ региона, адекватно отражающий реальную и ретроспективную ситуацию, особенности и тенденции развития региона и отдельных сфер его жизнедеятельности [6, C. 27].
Процесс управления регионом необходимо рассматривать на следующих трех уровнях принятия решений:
- Стратегический уровень (предполагает выявление проблемных областей в различных сферах жизнедеятельности региона, анализ и прогноз долгосрочных тенденций его социально-экономического развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций);
- Тактический уровень (производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер региона, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития региона);
- Оперативный уровень (оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов, непрерывный мониторинг характеристик и показателей социально-политических факторов региона).
Все эти уровни взаимосвязаны, “и очевидно, что система информационно-аналитического обеспечения представляет собой связную структуру информационных, аналитических, прогнозных, экспертных подразделений различного типа, занятых сбором информации и информационным обеспечением, аналитической работой, средне- и долгосрочными прогнозами, научной работой в определенной сфере, обеспечением информационной безопасности, поддержанием деятельности информационных ресурсов (технические подразделения) и т.д.” [9, C. 159].
Содержание работ информационно-аналитических служб составляют следующие этапы процесса анализа информации: сбор информации; создание базы данных; хранение информации; обобщение информации; обработка информации; подготовка аналитического документа; подготовка экспертных оценок; подготовка альтернативных вариантов развития ситуации; определение проектов решения; представление итогового документа руководителю.
Важно, что информационно-аналитические подразделения не могут и не должны брать на себя право применения корректирующего воздействия, но могут и должны предоставить информацию необходимого уровня обобщения для обеспечения принятия управленческого решения [9, C. 164].
При анализе работ многих исследователей данной проблематики (Голобурда Е.А., Андреева С.А., Бочарова Т.А. Иванов П.Ф., Климантова Г.И., Корнеев В.В.) выявлено, что проблемы информационно-аналитического обеспечения деятельности государственных органов по принятию решений в течение семи лет остаются следующими:
- отсутствие целостной информационной инфраструктуры и информационной поддержки различных организаций и общества;
- недостаточное развитие информационного обеспечения, заключающееся в недостатке технических средств и программного обеспечения;
- роль информационных служб сводится лишь к информационной работе (заключается только в сборе информации, а процесс анализа отсутствует);
- игнорируются прогнозно-диагностические, аналитические и коммуникационные составляющие в деятельности этих служб;
- отсутствует система подготовки и повышения квалификации сотрудников в области анализа информации.
Данные проблемы возникают под воздействием двух факторов. Во-первых, несмотря на существование, реально работающих информационных систем органов управления всех уровней в регионах, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать любую информационно-аналитическую задачу. Во-вторых, отсутствуют подтвержденные практикой адекватные модели систем управления регионом и их воздействия на процессы в экономике и обществе.
Корнеев В.В. отмечает, что проблемы информационно-аналитических служб “носят объективный характер и не могут быть устранены в административном порядке, и их влияние будет снижаться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности в общих задачах регионального управления” [9, C. 164].
В заключении отметим:
1. Любому управленцу в силу субъективного фактора, невозможно переработать тот объем информации, который находится в его информационном поле, для принятия корректного и своевременного решения;
2. В связи с тем, что субъект управления постоянно нуждается в своевременной, и качественной информации, актуальна деятельность информационно-аналитических служб;
3. Аналитическая система должна соответствовать информационному образу региона и задачам, которые он выполняет на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях;
4. Развитие и эффективное функционирование информационно-аналитических служб требует совершенствования структур, технологий, методологий и методик организации процесса анализа информации, а также повышения квалификации управленцев различных уровней власти и обучения специалистов в данной области.
Литература
- Андреева С.А. Проблемы оптимизации деятельности информационно-аналитических служб в области принятия и реализации решений органами муниципального управления: диссертация к.с.н.: 22.00.08. – Уфа: 2004.
- Бочарова Т.А. Технологии информационно-аналитической работы в органах исполнительной власти региона: диссертация к.с.н.: 22.00.08. - Белгород: 2009.
- Герасименко, Н.А. Антикризисное управление: информационно-аналитические системы поддержки принятия решений / Н.А. Герасименко // Проблемы теории и практики управления. – М. – 2007. - №3. - С. 68-78
- Голобурда Е.А. Информационно-аналитическое обеспечение управленческой деятельности органов исполнительной власти: на примере работы органов исполнительной власти Москвы по связям с общественностью: дис. к.с.н.: 22.00.08 / Рос. акад. гос. службы при Президенте РФ. – М.: 2005.
- Закупень, Т. Качественные аспекты информации в органах государственного управления / Т. Закупень // Проблемы теории и практики управления. - 1997. - № 6. - С. 38-42
- Иванов, П.Ф. Информационно-аналитическое обеспечение региональных органов власти и управления / П.Ф. Иванов // Аналитический вестник Совета Федерации ФС РФ. - 2002. - № 2 (157) . – С. 23-43
- Иванов, П. Актуальные проблемы и перспективы информационно-аналитического обеспечения деятельности региональных органов власти / П. Иванов, С. Малышев // Управленческое консультирование. - №3. - 2002. - Электрон. текст. дан.- Режим доступа: http://www.dialogvn.ru/uk/2002/n02/s02-2-04.htm, свободный.
- Климантова, Г.И. Аналитическое обеспечение законодательной деятельности / Г.И. Климантова, А.А. Щегорцов // Аналитический вестник Совета Федерации ФС РФ. - 2002. - № 2. - С. 9 - 22
- Корнеев, В.В. Организация информационного обеспечения органов исполнительной государственной власти / В.В. Корнеев // Северный регион. - № 2(8). - 2003. - С. 159 - 164
- Пушкарева, Г.В. Информационные технологии в принятии государственных решений: современные тенденции / Г.В. Пушкарева // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. – 2009. - №2. – С. 128-139
- Тухватуллина, М. Информационные потоки как фактор эффективности муниципального управления / М. Тухватуллина // Власть. – 2008. - №10. – С. 55-60
