Роль учетно-аналитической информации в управлении предприятием и факторы ее эффективности в современных условиях



Реформирование отечественной системы бухгалтерского учета и его трансформация в соответствии с основополагающими международными принципами вызывает необходимость повышения оперативности и аналитичности формирования и использования учетной информации в целях рационального функционирования экономики предприятия и выбора эффективных управленческих решений в условиях рыночных отношений.

Большое разнообразие управленческой информации обусловливает трудности выбора именно той, которая необходима и достаточна для выработки конкретного управленческого решения. В то же время информация, используемая на различных уровнях управления, по своему конкретному содержанию не одинакова. Устранению этих трудностей в некоторой мере может способствовать установление критериев и факторов, определяющих эффективность учетной информации.

Любая служба и работник управления для выполнения своих функций нуждаются в информации. Управление начинается с получения и восприятия информации, включает принятие решения на основе информации и завершается контролем выполнения этого решения также на основе соответствующей информации.

Управляющие могут получать информацию сами непосредственно от объекта управления, либо она поступает в обработанном виде от специальных информационных служб. Важнейшей из них является бухгалтерия. Она единственный на предприятии поставщик документально обоснованной и системно обобщенной информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, о долгах и обязательствах, расчетах и претензиях.

Меняется и целевое назначение бухгалтерского учета. С сохранением его значения как наиболее организованной части информационной системы, функционирующей на качественно новом техническом уровне, он во все большей степени должен становиться составной частью управляющей системы предприятия. К сожалению, этот процесс развивается медленно и явно отстает от темпов совершенствования технического оснащения учета, то есть внедрения измерительной и вычислительной техники. В результате, несмотря на рост объема учетной информации, вызванный увеличением ее источников и потребителей, возрастание материальных и трудовых затрат на внедрение учета, связанное с внедрением компьютеров повышением оплаты труда всем категориям учетных работников, потребительная стоимость бухгалтерской информации, то есть ее способность служить целям управления и контроля, по существу, остались без изменения.

Бухгалтерский учет как информационная и управляющая система развивается под воздействием развития производства, совершенствования его организации, методов хозяйствования, условий функционирования.

Многовековая история учетного дела была историей именно финансового, или бухгалтерского учета. Одна из проблем, вставших перед управленцами в связи с бухгалтерским учетом — это проблема оперативности. Вторая проблема связана с формой и содержанием той финансовой отчетности, которую готовит бухгалтерия.

Информация, в том числе и учетная, весьма разнообразна. Ее разнообразие определяется как множеством сторон деятельности каждого управляемого объекта, так и наличием различных аспектов управления, что связано в конечном итоге с большими масштабами, высокой сложностью и темпами протекания производственных процессов.

Большое разнообразие управленческой информации обусловливает трудности именно той, которая необходима и достаточна для выработки данного конкретного управленческого решения. В то же время информация, используемая на различных уровнях управления, по своему конкретному содержанию не одинакова. Устранению этих трудностей в некоторой мере может способствовать установление критериев и факторов, определяющих эффективность учетной информации.

Однако, прежде всего необходимо установить принципы оценки эффективности учетной информации в целях изучения влияния факторов, ее определяющих. Оценка эффективности учетной информации может осуществляться с позиции ее производителя (функциональная оценка), с позиции ее потребителя (индивидуальная оценка). Функциональная оценка характеризует, насколько учетный аппарат выполняет поставленные перед ним задачи, какова продуктивность отдельных систем или работников. Экономический подход к оценке эффективности учетной информации (т. е. сравнение результатов деятельности и затрат, необходимых для ее осуществления) не может дать объективную оценку работы учетного аппарата. Препятствует этому целый ряд причин субъективного и объективного характера. Например, вопрос использования учетных данных находятся вне компетентности учетного аппарата. Он может работать четко, оперативно, представить материал достаточно полный и достоверный, но потребитель по каким-либо своим, внутренним причинам не всегда сможет использовать его в своей деятельности. В результате учетный аппарат выполнит поставленную перед ним задачу, функциональная эффективность будет достаточно высокой, а экономическая равна нулю.

Выбор критериев функциональной эффективности учетной информации является делом достаточно сложным. Сначала необходимо определить круг критериев, которые могут быть использованы, затем выделить среди них главное. Так, критерием оценки эффективности учетной информации можно считать способность учетной системы в минимальный срок выдавать потребителю исчерпывающую информацию по интересующему вопросу в удобной для использования форме. Этот критерий характеризуется рядом особенностей, которые могут быть выражены с помощью показателей: доступность информации для каждого потребителя, полнота информации, циркулирующей в системе, степень сокращения затрат времени запрашивающего лица на информационные процессы.

Предлагается оценивать функциональную эффективность учетной информации также целым рядом временных показателей, таких, например, как время сбора, обработки и передачи информации; время доведения информации для потребителя; время, затрачиваемое учетным аппаратом на поиск информации.

При оценке эффективности учетной информации с позиций потребителей необходимы такие критерии, которые позволили бы судить о том, в какой степени применяемые методы и средства информационного обеспечения отвечают интересам потребителей, как повлияет на результаты их труда совершенствование системы информационного обслуживания.

Для эффективного управления производством в условиях широкой компьютеризации производственных процессов необходима оперативная и аналитичная учетная информация. Повышение оперативности и аналитичности учета является одной из главных тенденций развития.

Связь понятия оперативности и понятия аналитичности заключается в том, что они находятся в обратной зависимости; на них оказывает влияние ряд одинаковых факторов; они существуют в противоположном единстве.

Обратная зависимость выражается в том, что при повышении аналитичности учета снижается его оперативность, а при снижении аналитичности — оперативность учета возрастает.

Сущность оперативности в учете заключается в его свойстве непосредственно в ходе производства, быстро отражать все хозяйственные процессы и явления в стадиях кругооборота средств. Повышение оперативности бухгалтерского учета ведет к повышению оперативности управления. В повышении оперативности учета заинтересованы не только руководители предприятия, но и его работники, вышестоящие организации, поставщики, подрядчики и др. Оперативность учета также должна сочетаться с, достоверностью, иначе она теряет смысл.

Сущность оперативности учета заключается в возможности получения заинтересованными лицами необходимых, достоверных сведений в ближайшие сроки после совершения хозяйственных операций и за короткие периоды времени.

Трудно отдать предпочтение по значимости какому-либо из этих критериев. Повышение оперативности и аналитичности учета резко повышает его ценность как средства оперативного хозяйственного руководства, обеспечивает целый ряд весьма эффективных, имеющих большое значение результатов: ликвидируется значительная отсталость бухгалтерского учета, создаются условия для организации повседневной эффективной контрольно-справочной службы; сокращаются сроки отчетности и т. д.

Совершенствование учетной информации с целью повышения ее оперативности и аналитичности должно осуществляться с учетом факторов, которые на них влияют. Таких факторов большое количество и классифицировать их очень сложно. На наш взгляд, их можно разделить на две основные группы. К первой группе относятся производственные факторы, ко второй — управленческие. К производственным факторам следует отнести тип производства, технологию производства, структуру предприятия, уровень концентрации и специализации. Из управленческих факторов можно выделить структуру управления, планирование, нормирование и отдельно — учетные факторы, основными из которых являются: документация, документооборот, способ обработки учетной информации, форма бухгалтерского учета, метод учета затрат на производство, номенклатура статей затрат, организация учетного аппарата. В свою очередь, на каждый из этих факторов воздействует большое количество других.

Одним из основных производственных факторов, влияющих на уровень оперативности и аналитичности учета, является тип производства. Для большинства предприятий промышленности характерно массовое производство с наиболее совершенной и прогрессивной поточной формой его организации. Непрерывный выпуск продукции, постоянная номенклатура изделий, небольшая продолжительность производственного цикла создают необходимые условия строгого нормирования, компьютерного контроля и управления процессами производства, что повышает аналитичность и оперативность учетных данных.

Изменение технологии производства обычно влечет за собой изменение прерывности технологического процесса, повышение производительности труда, экономию трудовых и материальных ресурсов и т. д. Увеличение непрерывности технологического процесса влечет сокращение документации, которая необходима для контроля за деталями и полуфабрикатами во время перерыва. Таким образом, изменение технологии производства также влияет на оперативность и аналитичность учета.

Производственная структура предприятия также влечет за собой изменения в организации учета. Наименьшее количество межцеховых связей, организация производства с законченным циклом изготовления продукции, превращение цеха или производства в саморегулирующую подсистему сокращает количество информации, уменьшает объем работ по планированию, учету и контролю, намного упрощаются взаимоотношения учетного аппарата с производственными и хозяйственными участками предприятия, становится меньше передаточных инстанций и значительно сокращается путь движения документов.

Уровень концентрации производства оказывает непосредственное влияние на организацию, оперативность и аналитичность учета. С одной стороны, расширение действующих предприятий, рост ассортимента продукции, увеличение состава основных фондов приводит к увеличению учетной информации, что снижает ее оперативность. С другой стороны, повышение уровня концентрации на действующих предприятиях происходит за счет интенсивного использования оборудования, что позволяет сохранить аналитичность и оперативность учета на прежнем уровне.

Наиболее важным фактором является документация. Совокупность документов, несущих в себе учетную информацию, представляет собой один из элементов метода бухгалтерского учета. Документация открывает большие возможности в повышении уровня аналитичности и оперативности бухгалтерского учета. Значение документации определяется тем фактором, что это самая трудоемкая стадия учетного процесса. Причем, помимо учетного аппарата, в работу по составлению документации вовлекаются оперативные работники, которые расходуют на это значительную часть своего рабочего времени.

Важным условием оперативности учета является количество документов. Определяя количество документов, целесообразно максимально устранить дублирование работы над ними, так как это вызывает непроизводительные затраты труда, средств и времени. Для этого нужно правильно распределить обязанности между службами и отделами предприятия и установить, какие отделы учитывают и контролируют соответствующие участки работы цехов и всего предприятия. Исходя из этого, следует определить количество экземпляров документов.

От рациональной организации документооборота зависит быстрота прохождения документа и оперативность всего учета. Рациональная организация документооборота предполагает, прежде всего, прямоточность в движении документов. Всякие возвратные перемещения должны исключаться или сводится к минимуму.

Бухгалтерский учет представляет собой комплексную функцию управления предприятием и служит поставщиком информации на различных уровнях как внутри предприятия, так и вне его. Поэтому в целях повышения аналитичности и оперативности бухгалтерского учета большое значение имеет применение наиболее экономичного способа обработки учетной информации.

Значительному повышению аналитичности и оперативности учета способствует обработка учетной информации на компьютере. Способ обработки учетной информации с помощью компьютера дает возможность осуществить полную автоматизацию всех учетных, процессов, а создание компьютерной системы управления предприятием позволяет переместить центр тяжести бухгалтерского учета в сторону работ, связанных с расширением контроля и анализа и проверки всей выходной информации, составляемой на компьютере, открыть широкую дорогу для применения передовых форм и методов учета.

Качество бухгалтерского учета, его четкость, своевременность во многом зависит от формы учета. Разработка рациональных форм всегда занимала видное место в развитии и совершенствовании учета. Выбор наиболее прогрессивной и рациональной формы бухгалтерского учета один из важнейших и сложных вопросов организации всей учетной системы учета. Именно от формы бухгалтерского учета во многом зависит эффективность различных мероприятий в области повышения уровня аналитичности и оперативности учета.

С точки зрения оперативности и аналитичности учета существуют два кардинально различных метода учета затрат на производство: ретроспективный (последующий) и нормативный. При нормативном методе учет делается оперативным средством контроля за издержками производства, при ретроспективном — лишь фиксирует минувшие события и факты.

Для совершенствования практики калькулирования, исчисления себестоимости промышленной продукции, для повышения аналитичности и оперативности учета затрат на производство большое значение имеет группировка затрат.

Повышение аналитичности и оперативности затрат на производство способствует соответствие номенклатуры бухгалтерских счетов статьям затрат в нужном разрезе, что позволит значительно сократить количество выборок, выдавать необходимую информацию за любой промежуток времени непосредственно с соответствующих бухгалтерских счетов.

Повышение аналитичности и оперативности бухгалтерского учета во многом зависит и от рациональной организации учетного аппарата. Рациональная организация учетного аппарата позволяет более широко совершенствовать документооборот, документацию, обработку информации, более целесообразно использовать рабочее время счетных работников, осуществлять точный, своевременный и действенный учет при наименьших затратах сил и средств на его ведение и обеспечивает слаженную ритмичную работу на всех участках учетного процесса.

Итак, определены основные факторы, влияющие на аналитичность и оперативность учета, но этого недостаточно для начала реорганизационных работ. Разработку любой организационной системы следует начинать с тщательной классификации факторов и их связей. Отсутствие предварительной разработки проекта будущей конструкции учетной системы и плана реорганизационных работ неизбежно влечет за собой необходимость частого изменения в учете уже в ходе преобразовательской работы.

Литература:

1. Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник — М.: Национальное образование, 2013. — 672 с.
2. Керимов В. Э. Бухгалтерский управленческий учет: учеб. — М.: Дашков и К, 2014. — 484 с.
3. Корнякова Г. В. О бухгалтерской информации // Бухгалтерский учет. — 2012 — № 9.
4. Шварц М. Р., Шварц Э. С. Новый этап реформирования бухгалтерского учета в Российской Федерации // Вестник Брянского государственного университета. — 2012 — № 3.