Использование автоматизированных систем для информационного обеспечения управления высшего учебного заведения

В статье раскрыто понятие современной информационной системы управления учебным процессом. Для ознакомления с принципами работы программы описан ряд функций автоматизированных систем. Как пример рассмотрена процедура расчета штатных единиц кафедры и распределения нагрузки между её преподавателями.

Ключевые слова: качество высшего образования, автоматизированная информационная система, управление учебным процессом, планирование нагрузки, расчет нагрузки преподавателей.

Закон Украины «О высшем образовании» от 1 июля 2014 (№ 37–38, ст. 2004) и Национальное агентство по обеспечению качества высшего образования предполагают четкое выполнение высшими учебными заведениями Украины новых требований к организации и управлению учебным процессом. Отметим, что до сих пор во многих учебных заведениях остались традиционные средства ведения документации, которые не отвечают современным требованиям. Очень часто документы, отражающие ход учебного процесса, до сих пор формируют и сохраняют в виде бумажных каталогов с разными списками, сведениями, отчетами и тому подобное. Этот способ организации информационного обеспечения управления негативно влияет на производительность труда в структурных подразделениях высших учебных заведений, создает препятствия для эффективной работы администрации и персонала. С целью решения указанных проблем, все шире применяются автоматизированные информационные системы, с помощью которых можно автоматизировать и упорядочить эту сферу деятельности, рационально распределять информационные потоки и уменьшить нагрузку на персонал учебного заведения и обеспечить доступ к информации.

Одной из основных сложных и трудоемких задач, которые возникают перед кафедрами высшего учебного заведения на начальном этапе организации учебного процесса, является расчет нагрузки кафедры и дальнейшее ее распределение между преподавателями. Переход к новым учебным планам, значительное уменьшение аудиторной нагрузки, увеличение внимания к самостоятельной работе студентов, вариативным дисциплинам и учебным курсам усложняет подготовку к реализации учебно-воспитательного процесса. Именно поэтому возникает необходимость применения автоматизированной системы для оптимизации расчета и распределения нагрузки.

Обзор литературы. В настоящее время остается актуальным вопрос о разработках и внедрения современных автоматизированных систем управления учебным заведением. Проблеме использования информационных технологий в образовании посвящены работы М. И. Жалдака, С. А. Ракова, В. Ю. Быкова, Ю. А. Жука. Вопросы по разработке и применению информационных технологий в управлении учебным процессом исследовали Э. М. Котов, М. С. Львов, Е. А. Паламарчук, А. В. Спиваковский и другие.

Анализируя современный рынок таких систем в Украине, можно выделить разработки от независимых производителей, таких как Научно-исследовательский институт прикладных информационных технологий, ООО «Компьютерные информационные технологии» и ЧП «Политек-СОФТ». Однако следует обратить внимание на то, что значительная часть высших учебных заведений разрабатывает и активно внедряет собственные информационные системы. После проведения сравнительного анализа этих систем можно отметить ряд характерных положительных и негативных особенностей. К позитивным признакам информационных систем от независимых разработчиков отнесем хорошую документацию и техническую поддержку, широкий набор функциональных возможностей. Недостатками можно назвать чрезмерную расширенность и сложность настроек, громоздкий и запутанный интерфейс. Но вместе с тем индивидуальные информационные системы более точно соответствуют специфическим требованиям и условиям конкретного учебного заведения. Эти информационные системы обладают гибкостью настроек, быстро реагируют на изменения в законодательстве и достаточно удобные в использовании. Недостатком индивидуальных информационных систем высших учебных заведений является большая зависимость от персонального сопровождения разработчиков.

Цель статьи — раскрыть понятие «автоматизированная система» и возможности ее использования в организации учебного процесса.

Основная часть (методология, результаты). Современная автоматизированная система — организационно-техническая система, которая обеспечивает решение поставленных задач на основе автоматизации информационных процессов в различных сферах деятельности (управление, проектирование, производство и т. д.) или их сочетаниях. Современные автоматизированные системы управления учебным процессом для высших учебных заведений способны решать большое количество функций, в частности: электронная регистрация, документооборот и обработка данных в единой информационной системе для учебного заведения и его структурных подразделений; планирование, анализ и контроль учебной деятельности; быстрый доступ к информации, сопровождающей учебный процесс; единая система отчетов, как внутренних, так и по запросам Министерства образования и науки Украины; системы безопасности данных с учетом требований законодательства; учет контингента студентов и сотрудников; проведение вступительной кампании согласно действующим условиям приема в учебное заведение. Планирование всех видов работ научно-педагогического работников осуществляется в соответствии с перечнем основных видов деятельности и норм времени, установленных действующими нормативными документами (постановление Кабинета Министров Украины от 17 августа 2002 № 1134 «Об утверждении нормативов численности студентов (курсантов) аспирантов (адъюнктов), докторантов, соискателей научной степени кандидата наук, слушателей, интернов, клинических ординаторов на одну штатну единицу научно-педагогических сотрудников в высших учебных заведениях III и IV уровней аккредитации и высших учебных заведениях последипломного образования государственной формы собственности» и др.). Годовая нагрузка формируется на основании следующих основных видов деятельности: учебная, методическая, научная и организационная работа.

Для осуществления расчета штатов кафедры прежде всего нужно ввести нормы численности студентов на одного преподавателя. Норма численности для выбранного направления определенной формы обучения и определенного квалификационного уровня означает рекомендованное количество студентов на одного преподавателя. Далее мы переходим ко вводу перечня академических групп, распределению их на подгруппы, объединению в лекционные потоки, формированию сборных групп и информационных данных о преподавателях.

В нашем понимании, сборная группа — это некоторое множество студентов, как правило, разных направлений (специальностей) одного курса, одновременно изучающих определенную дисциплину или набор дисциплин (как пример, используется для изучения иностранного языка).

После ввода всех данных, формирования и распределения педагогической нагрузки можно осуществлять подсчет штатного состава кафедр с учетом нескольких категорий: для определенного направления подготовки, квалификационного уровня образования и формы обучения определяется количество студентов, которое затем делится на соответствующую норму численности студентов на одну штатную единицу кафедры. Полученное определенное количество преподавателей распределяется между кафедрами пропорционально их долям в сумме часов определенного направления подготовки, уровня образования и формы. Сумма полученных частиц по разным направлениям для кафедры определяет общее количество ее научно-педагогического персонала.

Развернутая картина подсчета кадрового состава для всех кафедр учебного заведения является расчетом штатов кафедр.

Программа позволяет осуществлять три варианта расчета:

1)      штатного состава кафедр, учитывающее все часы учебных дисциплин;

2)      штатов кафедр, исходя только из количества аудиторных часов;

3)      стандартный расчет штатов кафедр.

Первый вариант имеет такую отличительную особенность: количество студентов направления делится на максимальный показатель численности студентов всех направлений для указанного квалификационного уровня и формы обучения. Частное от деления распределяется между кафедрами пропорционально их долям в общей сумме часов направления. Разница численности преподавателей за счет разницы норм указанного направления и направления с максимальным показателем суммируется с количеством преподавателей факультета, к которому прикреплено анализируемое направление подготовки (специальность).

Разница между вторым и первым вариантами заключается лишь в том, что во втором учитываются только аудиторные часы нагрузки.

Обозначения: СБ — стационар, бакалавр; СС — стационар, специалист; СМ — стационар, магистр; ЗБ — заочное обучение, бакалавр; ВС — заочное обучение, специалист; ЗМ — заочное обучение, магистр.

Верхние заголовки колонок ─ названия направлений. Под названиями размещены числовые данные (контингент / норма). Например, в рамках направления «Математика» задано для СБ (стационар, бакалавр) 226 студентов с нормой численности студентов на одного преподавателя 13,48 (следовательно, всего ставок преподавателей здесь должно быть 16,76); для ЗБ (заочная, бакалавр), соответственно, 208 и 53,91 и т. д.

Соответственно, в подразделе СБ Кафедра Математического анализа имеет 2252 часов (общий объем часов по направлению для СБ составляет 11656 часов), что соответствует 19,3 % общего объема. Для СБ эта кафедра должна иметь 16,76*19,3/100=3,2347 ставок преподавателей, для ЗБ — 0,7711. Всего с учетом других направлений, как видно из расчета, кафедра должна иметь в штате не менее 8 преподавателей.

На основании полученных информационных данных о общих объемах учебной работы кафедра осуществляет распределение индивидуальной нагрузки между своими научно-педагогическими работниками.

Рис. 1. Фрагмент отчета по расчету количества ставок

Основные функции и характеристики:

1.         Возможность использования разных модификаций расчета нагрузки и кадрового состава в отдельных диалоговых окнах.

2.         Подсчет общей нагрузки в целом по учебному заведению.

3.         Подробный расчет нагрузки по всем кафедрам.

4.         Распределение штатов по учебному заведению с учетом количества студентов на одного преподавателя по формам обучения (дневная, заочная) и с учетом уровней подготовки (младший специалист, бакалавр, специалист и магистр).

5.         Выполнение расчета штатного расписания кафедр, используя правила средней нагрузки или количества студентов.

6.         Определение средней нагрузки в разрезе штатных единиц учебного заведения и определение диапазонов минимальной и максимальной нагрузки.

7.         Проведение расчета штатов и нагрузки в аспирантуре.

8.         Расчет штатов в границах бюджетного и контрактного обучений, по дневным и заочным отделениям, переподготовке специалистов, аспирантуре и в рамках осуществления образовательной деятельности, связанной с подготовкой иностранных студентов, применение детализации относительно каждой специальности и кафедры.

9.         Расчет почасового фонда в целом по учебному заведению и в отдельности по кафедрам.

10.     Возможность перераспределения нагрузки между штатным и почасовым фондами, автоматический расчет баланса.

Объемы различных видов работ, которые выполняются преподавателями, устанавливаются в зависимости от контингента (студенты, аспиранты, докторанты, слушатели и т. п.) и необходимости планирования преподавателям различных форм учебной, методической, научной и организационной работы в соответствии с их индивидуальными возможностями и рационального использования творческого (педагогического) потенциала. Правила расчета нагрузки должны быть размещены в специальном диалоговом окне и при необходимости доступны для изменения пользователем. В случае изменения контингента студентов, количества групп, часов по дисциплинам и видов контроля осуществляется автоматический перерасчет как общекафедральной нагрузки, так и каждой кафедры отдельно.

Опишем «традиционный» путь распределения нагрузки между преподавателями.

В соответствующем разделе программы «Распределение нагрузки» выполняем следующие действия:

1)        выбираем направление (специальность), в котором должна быть распределена нагрузка;

2)        в разделе «Группа» определяем конкретную группу, для которой будем формировать данные;

3)        в разделе «Предмет» выбираем первый предмет из представленного перечня и открываем соответствующие окошки с обозначением видов занятий, предусмотренных из указанного предмета;

4)        выбираем конкретного преподавателя и «связываем» его с обозначенным видом занятий указанного предмета в конкретной группе, в результате чего получим необходимые данные (повторяем такие действия для других видов занятий по дисциплине);

5)        дальше в этом же разделе выбираем следующий предмет представленной группы и повторяем действия, указанные в предыдущем пункте;

6)        если сформированы информационные данные по всем предметам группы (и всех ее подгрупп), переходим к другой группе и повторяем действия пунктов 3–4;

7)        если сформированы данные по всем предметам всех групп определенной специальности в семестре (полугодии) — переходим к следующей специальности и выполняем пункты 3–6;

8)        после формирования данных по всем предметам всех групп всех специальностей в первом семестре (полугодии) — переходим ко второму и повторяем пункты 3–7.

Основные функции и характеристики:

1.         Вычисление средней нагрузки каждого преподавателя с учетом диапазонов минимальной и максимальной нагрузок по должности, штатного расписания.

2.         Контроль текущего состояния распределения нагрузки. При выборе преподавателя в распределении отображается его полная нагрузка по семестрам и за год, цветом отмечается уровень нагрузки в зависимости от диапазонов минимальной и максимальной нагрузок по должности и ставке.

3.         Контроль распределения почасового фонда. Если преподавателям распределено больше часов, чем рассчитано почасовым фондом по кафедре, то это выделяется цветом на фамилиях преподавателей.

4.         Просмотр и анализ распределенной и нераспределенной нагрузки по кафедрам.

5.         Обозначение необходимых аудиторий или групп аудиторий по дисциплинам для последующего составления расписания занятий.

6.         Автоматическая проверка на возможные совпадения в расписаниях занятий. Если расписание составлено и осуществляется перераспределение нагрузки, то при возникновении совпадений отмечаются дни и занятия, где замена не происходит. Если после замены совпадения не возникают, фамилия преподавателя автоматически появляется в расписании.

7.         Контроль и анализ выполнения нагрузки в соответствии с индивидуальным планом.

Выводы и дальнейшие перспективы исследования. Проведенный нами анализ теоретической литературы и практических исследований дает возможность резюмировать, что использование указанной автоматизированной системы существенно повышает конкурентную способность учебного заведения на рынке образовательных услуг; уменьшает количество несогласованностей и неточностей в планировании учебного процесса; оптимизирует работу административного персонала, содействует целостности и надежности управления учебно-воспитательным процессом.

Считаем целесообразным дальнейшую разработку, усовершенствование и внедрение автоматизированных систем подобного рода, в частности на этапе формирования расписания.

Литература:

1.         Закон Украины «О высшем образовании» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/1556–18.

2.         Лавров Е. А., Клименко А. В., Палт М. В., Трубников Ю. В. Система компьютерного управления университетом [Электронний ресурс]. Режим доступа: http://mkr.org.ua/aboutuswrites/index/2/2.

3.         Постановление Кабинета Министров Украины от 17 августа 2002 г. № 1134 «Об утверждении «Об утверждении нормативов численности студентов (курсантов) аспирантов (адъюнктов), докторантов, соискателей научной степени кандидата наук, слушателей, интернов, клинических ординаторов на одну штатную единицу научно-педагогических сотрудников в высших учебных заведениях III и IV уровней аккредитации и высших учебных заведениях последипломного образования государственной формы собственности» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/1134–2002- %D0 %BF?test=XX7MfyrCSgkyWrRIZi/dnnK6HI4dYs80msh8Ie6.

4.         ЧП «Политек-СОФТ» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.politek-soft.kiev.ua/.

5.         Технологическая инструкция администратору электронных ресурсов деканата по поддержке электронного журнала учета работы студентов [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.kneu.kiev.ua/data/upload/publication/main/ua/619/dodatok2.doc.