В статье автор пытается определить, насколько важно автоматизировать бизнес-процессы в бюджетном учреждении и насколько важным является результат этой работы в долгосрочной перспективе.
Ключевые слова: автоматизация, бизнес-информатика.
XXI век, век информационных технологий, требует максимального совершенствования процессов и экономии трудовых ресурсов работников организации. Для любого учреждения, в том числе и бюджетного, требуется использование новых технологий, которые позволят максимально организовать учет без участия человека, сократить влияние человеческого фактора и повысить эффективность работы. Мы видим главным фактором успешной работы грамотную автоматизацию бизнес-процессов.
Целью автоматизации является замена ручного человеческого труда машинным и оптимизация всего производственного процесса. При помощи современных технологий машинного взаимодействия в учреждениях внедряются автоматизированные информационные системы контроля параметров, данные о которых передаются на сервер и обрабатываются. Учитывая анализ этих данных, машина сама принимает решение о каком-либо действии. Главные достоинства автоматизации процессов — это:
- Скорость выполнения повторяющихся операций. Автоматизированные процессы более точны в действиях и не подвержены усталости, то есть их работоспособность не зависит от времени.
- Повышение качественных показателей. Отсутствие человеческого фактора, позволяет снизить количество ошибок, что способствует повышению стабильности и качества.
- Повышение точности управления. Благодаря применению информационных технологий, учитывается большее количество данных о процессе, что способствует более точному его исполнению, чем при ручном труде.
- Параллельное выполнение нескольких задач. Реализация нескольких задач одновременно, повышает производительность без потери точности и качества.
- Увеличение скорости принятия решения в типовых ситуациях. Позволяет избежать несоответствий на следующих стадиях процесса.
В настоящее время автоматизация в бюджетном учреждении предполагает в основном автоматизацию бизнес-процессов. Например, бухгалтерского учета и управленческого учета. Автоматизация бухгалтерского учета имеет особую актуальность, так как бюджетные учреждения сталкиваются, прежде всего с большим объемом отчетности по сравнении с коммерческими учреждениям. Более глубокий уровень аналитики хозяйственных операций и отчетности требует огромного количество использования времени работников. Актуальность управленческого учета предполагает также контроль за выполнением основных операций учреждения и позволяет повышать эффективность работы.
Для автоматизации бизнес-процессов используются множество различных технологий. Рассмотрим некоторые из них.
Облачные технологии. Представляют собой хранение и обработку информации в виртуальном пространстве. Что не только экономит память на сервере компании, но дает доступ к информации почти в любой момент. «Облако» можно настроить по своему вкусу и потребностям. Также оно имеют высокий уровень защиты. Облачные хранилища предоставляют такие сервисы как «gmail.com», «mail.ru», «mail.yandex.ru» в которых можно хранить различные данные и оперативно использовать их в своей деятельности. Для размещения автоматизированных информационных систем могут быть использованы, например, облачные решения 1с fresh и др.
Scrum-метод. Инструмент организации эффективной командной работы, позволяющий избегать нарушения планов, устранять отставания от графика реализации проекта, экономить бюджет, а также исключать дублирование функций у основных подразделений и исполнителей организации [1].
Инструменты Big data — это способы и методы хранения и обработки большого количества данных (1 ТБ). После обработки человек может работать только с той информацией, которая ему нужна. Также данная технология позволяет составлять прогнозы, что может очень пригодится в маркетинге, менеджменте и в других процессах управления.
Программа «Фараон». Позволяет интегрировать документы с пакетом программ Microsoft Office, что гарантирует наглядность и удобность использования. К тому же она позволяет вести учет личных дел сотрудников, рассчитывать рабочее время и отпуска, выстраивать организационную структуру [2].
Еще одна технология — это межмашинное взаимодействие — Machine to Machine (M2M) или Интернет Вещей (Internet of Things (IoT)). Она представляет собой систему датчиков, которая позволяет передавать информацию от одного устройства к другому. М2М-технология актуальна для компаний из различных отраслей, пользующихся SIM-картами в своих устройствах и оборудовании.
На данный момент у рынка М2М-технологий в России очень высокие темпы роста. Лидирующее место занимают блоки спутниковой навигации для мониторинга транспорта. На втором месте системы безопасности и охранные предприятия, страховые компании и банковская отрасль. Все больше компаний в отраслях ЖКХ, промышленности и здравоохранения обращаются к данной технологии.
Мобильные операторы активно продвигают M2M-технологии, ведь рынок M2M не ограничен с точки зрения численности живых пользователей [3]. Дальнейшее применение данных технологий окажет огромное влияние на развитие бизнеса не только мобильных операторов, но и других компаний (см. таблицу).
С ростом числа задач управления в больших системах значительно увеличивается объем переработанной информации и повышается трудоемкость алгоритмов управления. В результате возникает несоответствие между сложностью управляемого объекта и способностью любого управляющего органа получать и перерабатывать информацию. Поэтому автоматизация бизнес-процессов — это необходимое условие для выживания компании в современном мире.
Литература:
- Федорова, А. С. SCRUM — метод-революция в управлении проектами [Электронный ресурс] // Актуальные проблемы авиации и космонавтики: материалы XIV Междунар. науч-практ. конф., посвящ. Дню космонавтики (09–13 апреля 2018 г., Красноярск): в 3 т. Т.3 — Электрон. текстовые дан. (1 файл: 12,8 МБ). — Систем. требования: Internet Explorer; Аcrobat reader 7.0 (или аналогичный продукт для чтения файлов формата.pdf) / под общ. ред. Ю. Ю. Логинова; СибГУ им. М. Ф. Решетнева. — Красноярск, 2018. С. 128–130. URL: https://apak.sibsau.ru/page/materials/ (дата обращения: 18.03.2019).
- Кукарцев, В. В. Использование информационных технологий в сфере управления персоналом [Электронный ресурс] // Менеджмент социальных и экономических систем. –СибГУ им. М. Ф. Решетнева. — Красноярск, 2017. № 3. С. 62–65. URL: https://sesm.sibsau.ru/page/baza-dan (дата обращения: 24.03.2019).
- М2М технологии + мобильная связь = решения для бизнеса [Электронный ресурс] // Планета Связи. URL: https://svplanet.ru/articles/m2m-texnologii-mobilnaya-svyaz (дата обращения: 27.03.2019).
