В условия пандемии коронавируса (COVID-19) одной из важных мер, предотвращающих распространение COVID-19, является сокращение физических контактов. Многие организации рассмотрели возможность перейти на удаленный режим работы, как альтернативный способ организации труда.
Развитие информационно-коммуникационных технологий дало возможность применения альтернативных способов организации труда, включая удаленный режим работы, дистанционную работу, дистанционное присутствие и удаленную работу. Данные термины обозначают развивающиеся способы организации труда вне рабочих мест. Между ними имеются незначительные отличия и могут предполагать, как временный способ организации труда, так и постоянный. Удаленный режим работы означает дистанционную работу на дому с той разницей, что дистанционная работа может осуществляться в различных местах вне основного места работы.
Прежде чем вводить в действие удаленный режим работы, работодателю нужно определить практичность, возможность перевода работника и выполняемых им функций на данный режим.
Рассматриваемый Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» вступающий в силу с 1 января 2021 года внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, которые регулируют два основных вопроса:
— дистанционная (удаленная) работа;
— временный перевод сотрудника на такую работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.
Предусматриваются постоянный, временный (до 6 месяцев) и комбинированный режимы дистанционной работы.
Режим временной дистанционной работы будет вводиться на основании трудового договора или соглашения к нему. При этом в обстоятельствах форс-мажора достаточно будет локального акта.
Если в организации внедрена система электронного документооборота, то при переводе сотрудников на удаленный режим работы остается только предоставить к ней доступ. Предполагаются максимальные возможности электронного документооборота с взаимного согласия сотрудника и работодателя.
При использовании сотрудником собственной техники и оборудования работодатель должен будет компенсировать ему амортизацию и накладные расходы (например, на электроэнергию). Размер компенсации определяется коллективным договором, локальным актом, трудовым договором, соглашением к нему. Еще одна статья расходов может возникнуть в случае необходимости привлечения курьеров для передачи оригиналов документов в тех случаях, когда требуется документ с «живой» подписью и/или печатью.
Рассматривая общие положения об удаленном режиме работы в Трудовом кодексе РФ с 2021 года выделяет понятие дистанционной (удаленной) работы. Дистанционная (удаленная) работа — это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:
— работодателя;
— его филиала, представительства;
— иного обособленного структурного подразделения;
— стационарного рабочего места;
— территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Обязательным условием дистанционной (удаленной) работы является использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования для выполнения данной трудовой функции, а также взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.
Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему можно предусматривать выполнение трудовой функции дистанционно на:
— постоянной основе — в течение срока действия трудового договора;
— временно — непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением срока, не превышающего 6 месяцев;
— периодически — при условии чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте.
В результате, дистанционным сотрудником является сотрудник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом работодателя о временном переводе (статья 312.9 ТК РФ — порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях).
При обмене на удаленном режиме работы электронными документами (при заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения) и их расторжении) необходима усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника.
В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи.
При такой работе возникает необходимость безопасности и сохранности передачи данных. Периодичность создания резервных копий баз данных при удаленной работе сотрудников следует строго соблюдать, а возможно, стоит резервировать данные даже чаще, чтобы избежать потери данных. Так как теперь архивировать нужно и новые массивы информации, такие как видеоконференции, электронные согласования, переписку.
Особое внимание следует обратить и на безопасность передачи данных, так как дистанционно также передаются персональные данные и различная информация, требующая защиты от несанкционированного использования.
Решение данной задачи следует осуществлять во взаимодействии с IT-специалистами.
В режиме удаленной работы необходимо обеспечить фиксацию факта получения работником и/или работодателем документов в электронном виде. При обмене электронными документами каждая из сторон должна направлять в форме электронного документа подтверждение получения основного электронного документа от другой стороны.
При ситуации, когда дистанционный сотрудник не выходит на связь более двух дней с даты поступления запроса от работодателя сотрудника можно будет уволить.
Удаленный режим работы открывает много преимуществ, среди которых большая степень самоуправления и свободы при организации труда, возможность совмещения трудовой и личной жизни, рост мотивации и сокращение текучести кадров. Противодействие пандемии COVID-19 стало своеобразным толчок к масштабному переходу на удаленный режим работы. Хотя отдельные виды работ невозможно выполнять в условиях дома, пандемия в большей мере ускорила переход на дистанционную работу.
Литература:
- Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». — Текст: электронный // Официальные сетевые ресурсы Президента России: [сайт]. — URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/46184 (дата обращения: 25.12.2020).
- Орлов В. Б., Бураншина Е. И. Удаленная работа как новая реалия трудовых отношений: анализ факторов предрасположенности к удаленной работе // Вестник ЮГУ. 2014. № 4 (35). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/udalennaya-rabota-kak-novaya-realiya-trudovyh-otnosheniy-analiz-faktorov-predraspolozhennosti-k-udalennoy-rabote (дата обращения: 25.12.2020).
- Удаленный режим работы в условиях пандемии COVID-19: руководство для работодателей. — Текст: электронный // ГАРАНТ.РУ: [сайт]. — URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74483214/#review (дата обращения: 25.12.2020).
- Удаленная работа сейчас и в 2021 году: что говорит трудовой кодекс. — Текст: электронный // Хабр: [сайт]. — URL: https://habr.com/ru/company/habr_career/blog/520320 (дата обращения: 25.12.2020).
- Текст : электронный // : [сайт]. — URL: https://rg.ru/2020/12/11/udalenka-dok.html???history=44&pfid=1&sample=12&ref=0 (дата обращения: 25.12.2020).
