Функционирование, перспективное развитие предприятий нефтяной отрасли в условиях глобальной финансовой нестабильности, вызванной введением в середине июля 2014 года финансово-экономических санкций со стороны некоторых западных стран в связи с напряженной геополитической обстановкой в мире, нуждаются в соответствующем информационном обеспечении, позволяющем вырабатывать управленческие решения по оптимизации результатов финансово-хозяйственной деятельности. Появление таких рисков как ценовая нестабильность, борьба за потребителя, требует от менеджмента нефтяной компании максимальной сосредоточенности на результате и поиска целого ряда возможностей для повышения качества ее деятельности по всем направлениям [2].
Весь процесс управления в нефтяной компании пронизан информацией, которая является основой принятия решений, и построен этот процесс, прежде всего на работе с документами. Поэтому для извлечения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Кроме того, информация должна быть адресной, ориентированной на конкретного потребителя, и гибкой, обеспечивающей потребности руководителей разного уровня при изменении среды функционирования организации. И наконец, информация должна быть удобно представлена. Гора цифр, бескрайние и нечитаемые таблицы, сложные тексты — это не то, что нужно современному руководителю. Время, которое он тратит на то, чтобы в них разобраться, слишком дорого. Лучше всего руководствоваться принципом 3–30–3: за три секунды должно быть понятно, о чем отчет; за 30 секунд должны быть понятны выводы, следующие из отчета; за три минуты отчет должен позволять определить дальнейшие действия.
Каждый работник, так или иначе, соприкасается с документами независимо от того, каким направлением деятельности он занимается и каждая задача, как правило, выполняется на основании поступающих документов. В ОАО «Сургутнефтегаз» поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии регистрации и обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения (рис. 1).
Рис. 1. Организация документооборота входящих документов в ОАО «Сургутнефтегаз»
Проистекающие производственные и коммерческие отношения между нефтяной компанией и сторонними предприятиями в общую модель движения документов могут привносить свои поправки, что непременно воздействует на формируемую информацию по коммерческой операции. Например, одним из основных контрагентов ОАО «Сургутнефтегаз» является ПАО «Транснефть». Основной документооборот между данной компанией и ПАО «Транснефть» может выглядеть следующим образом (рис. 2).
Рис. 2. Документы, включаемые в документооборот ОАО «Сургутнефтегаз» при заключении договоров с ПАО «Транснефть»
Перечисленные на рисунке выше документы вмещают не только информацию о совершаемых операциях, но и указывают на объемы выполненных работ в отчетном периоде. Поэтому, допуская во внимание тождественность хозяйственных процессов в долгосрочном периоде отношений между ОАО «Сургутнефтегаз» и ПАО «Транснефть», в системе DIRECTUM принята во внимание следующая модель документооборота (рис. 3).
Рис. 3. Схема организации документооборота в системе DIRECTUM
С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ. Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм обеспечивают юридическую силу документов. В ОАО «Сургутнефтегаз» более 1000 авторов документов. В стандартах компании используются десятки видов документов, для каждого из которых определены свои реквизиты.
При оформлении писем используются бланки документов для внутренней или внешней переписки, изготовленные типографским способом. Бланки являются бланками строгой отчетности, требуют учета и правильного хранения. На этапе внедрения системы DIRECTUM был проведен анализ, который показал, что в ОАО «Сургутнефтегаз» внутренний документооборот составляет 74 % от общего документооборота, и, соответственно, количество бланков, которые необходимо было заказывать в типографии для всех подразделений компании, превышало 500 000 штук в год. Поэтому для уменьшения затрат и ускорения работы с документами в системе DIRECTUM используются электронные бланки — шаблоны. Многие считают, что документ — это просто файл. Но документ — это не только файл, это всегда еще и набор реквизитов: вид, дата документа, адресат и так далее. Два этих компонента неделимы.
Различные документы имеют определенный набор реквизитов. Полный набор реквизитов зависит от конкретного вида документа. При подготовке документа исполнитель сначала указывает реквизиты — заполняет карточку электронного документа в системе. Чтобы сделать ввод данных максимально простым, настроена интеграция с Единым государственным реестром юридических лиц (ЕГРЮЛ), и по номеру ИНН моментально можно получить всю информацию о контрагенте. Изначально введенная автором в реквизиты документа информация используется повторно. Это может показаться немного лишней работой, но эти реквизиты автоматически переносятся в шаблон бланка и в совокупности со штрихкодом заметно облегчают работу делопроизводителям, которые могут регистрировать документы в одно нажатие и не вносить всю информацию о документе повторно.
В ряде случаев сложность ввода документа в систему и назначение его реквизитов по сравнению с регистрацией на бумаге может увеличиться, но в последующем при многократном использовании документа внутри компании затраты окупаются многократно. Например, ключевые приказы, которые несут информацию по плановым годовым показателям всех структурных подразделений, состоят из нескольких сотен страниц с большими приложениями для каждого подразделения. Трудоемкость внесения таких документов в систему с разбивкой приложений в соответствии с полномочиями и постановкой на контроль очень велика. Но, как показала практика, информация, разложенная «по полочкам», используется в течение года десятки тысяч раз и многократно окупает первоначальные затраты.
После этого на основе шаблона формируется документ, и все реквизиты в нем автоматически заполняются. Исполнителю нужно внести только текст. Сформированный документ полностью соответствует стандартам компании. Электронные бланки, с учетом подключенности всех работников к компьютерам, позволяют в считанные секунды получить корректно оформленный проект документа. Пользователь может вообще не задумываться об оформлении, стандартах и других формальностях. Шаблоны помогают соблюдать не только стандарты оформления, но и правила русского языка, т. к. наименования должностей автоматически формируются в правильном склонении.
На текущий момент уже более 400 тыс. документов подготовлено при помощи шаблонов бланков. Как следствие, на 90 % сократилось потребление типографских бланков, которые изготавливаются под заказ и являются бланками строгой отчетности. В целом время на подготовку документов сокращено за счет упрощения процедуры оформления и автоматического соответствия стандартам. В свою очередь, документы теперь быстрее попадают на согласование.
Принято считать, что согласование документов — это, прежде всего часть делопроизводства, но реальная цель согласования документов — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих решений, которые стоят за этими документами [3]. В документах фиксируются определенные решения, сроки, ответственные, и от качественного и своевременного согласования зависит выполнение этих решений. Многие по старинке согласовывают документы с помощью электронной почты — это лучше, чем согласование в бумажном варианте, но при этом такое согласование несет свои ограничения:
‒ невозможно установить четкий маршрут согласования документа. Каждый участник редактирует свою версию документа, нет целостности информации по согласованию, документы дублируются, каждый раз направляется на согласование новый документ;
‒ нет возможности регламентировать срок согласования документов;
‒ при согласовании в электронной почте очень трудно найти последний вариант документа — кто согласовал, кто еще нет, сколько времени осталось на согласование и т. д.
Чтобы избежать таких сложностей, в системе DIRECTUM настроен типовой маршрут, который автоматически рассылает задания по согласованию документа участникам. По умолчанию на рассмотрение документа согласующим отводится 4 часа — это регламентировано. В заданиях отображается, кто и когда согласовал документ, кто еще не согласовал, к какому сроку нужно рассмотреть документ. Все это отражается в едином окне в компактном и удобном виде. Каждый участник видит, что происходит с документом. Все согласующие работают с одним и тем же документом. Если нужно внести правки, то участники создают отдельные версии одного документа. Использование электронных подписей при этом гарантирует неизменность и обеспечивает достоверность документов. Что касается эффекта, то скорость согласования значительно возросла. В среднем вместо 73 часов теперь уходит около 35. То есть процесс согласования ускорился в 2,1 раза. Соответственно, документы быстрее попадают к делопроизводителям на регистрацию.
Одной из ключевых задач системы DIRECTUM является полный охват мест регистрации. Место регистрации — основной объект в системе, который управляет организационно-распорядительным документооборотом. Прежде всего, место регистрации определяет, чье делопроизводство в нем осуществляется. Это могут быть либо организационные единицы (отдел/управление), либо отдельные работники. Каждое место регистрации имеет уникальный индекс, который влияет на номенклатуру дел. То есть номенклатура дел разрабатывается с учетом этого индекса, и все документы в месте регистрации автоматически получают номера в соответствии с этим индексом. В компании двух одинаковых документов с одинаковыми номерами быть не может. Также в месте регистрации указывают делопроизводителей, которые занимаются регистрацией документов, ведением номенклатуры дел и обработкой входящей корреспонденции, поступающей на руководителя места регистрации. Если обобщить, то в месте регистрации содержится информация, чье делопроизводство в нем ведется, и кто это делопроизводство ведет.
С внедрением системы DIRECTUM штрихкод стал частью стандарта по оформлению, и каждый документ, если он готовится в системе, обязательно имеет штрихкод. Для регистрации достаточно считать его. Система понимает, что документ не зарегистрирован, и предлагает выполнить его регистрацию. Остается только нажать на кнопку «Продолжить». После этого создается регистрационная карточка, все реквизиты уже заполнены, эта информация автоматически переносится из проекта документа, согласованного ранее. После регистрации документы сканируются, вносятся в систему и хранятся в виде pdf-файлов. Чтобы ускорить этот процесс, настроен механизм потокового сканирования документов, который позволяет за один раз внести сразу несколько документов автоматически. На всех местах регистрации в сканеры добавлена специальная папка, в которую документы со штрихкодами сканируются, после этого система автоматически прикрепляет каждый документ к нужной регистрационной карточке и назначает права доступа. При помощи интеграции DIRECTUM и ABBYY RS документы автоматически распознаются и становятся доступными для полнотекстового поиска.
Объем документов, создаваемых и обрабатываемых в компании, ежегодно увеличивается более чем на 10 %. Вместе с этим возрастают требования к скорости обработки документов и принятию решений. Для этого в системе DIRECTUM через механизм автоматической маршрутизации и определения способа передачи документа адресату отслеживается, работает ли пользователь самостоятельно, есть ли у адресата делопроизводители, а если нет, то есть ли на вышестоящем уровне такие службы. Вся необходимая информация для этого содержится в местах регистрации. В итоге получаются три варианта:
- работает сам — документ направляется по системе напрямую;
- не работает сам — документ направляется на место регистрации (делопроизводителя);
- не работает сам, и место регистрации не работает в системе — система сообщает, что нужно передать документ на бумаге.
При этом отправитель может указать способ, которым документ фактически будет передан:
Э — электронно: в данном случае оригинал документа остается у отправителя, а получатель сразу же берет документ в обработку;
Э/Б — документ доставляется в системе, но оригинал при этом передается на бумаге. Получатель в данном случае может либо сразу брать документ в обработку после доставки в системе, либо дожидаться бумажного экземпляра;
Б — документ будет передан только на бумаге. Это бывает в двух случаях: если документ не был отсканирован — например, он содержит информацию о денежных выплатах или приложения имеют несканируемый формат, либо адресат и его место регистрации не автоматизированы. При этом адресат может и не входить в систему. На почту отправляется уведомление с информацией, когда была сделана отправка, каким способом, и ссылкой, по которой можно открыть документ и рассмотреть его.
Важной частью любого документооборота является контроль. Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов и обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений компании и принятии своевременных управленческих решений [1].
Для реализации контрольной функции в системе DIRECTUM разработано ряд функциональных возможностей. Во-первых, система внешне напоминает Проводник Windows и Microsoft Outlook, в папки которого поступают задания, в том числе по исполнению поручений. Пользователь раскрывает свое задание и исполняет его — например, отчитывается об исполнении перед контролирующим по маршруту, либо перенаправляет поручение на исполнение дальше, отслеживает статус по своим поручениям, запрашивает продление срока исполнения. Во-вторых, система включает в себя множество элементов, и не всегда в них легко ориентироваться. Для простых пользователей, не делопроизводителей, разработано меню, в котором собраны наиболее востребованные функции. Например, в разделе «В работе» показываются все задания, полученные и выданные поручения, которые еще не выполнены. Как только в системе появляется поручение, оно тут же отображается в меню. В-третьих, исполнителям поручений и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются напоминания о сроках исполнения поручений или согласований по электронной почте. Они отправляются за месяц, неделю, 3 дня до окончания срока и так далее, пока поручение не будет выполнено. Это эффективно по нескольким причинам:
прежде всего, не нужно постоянно отслеживать состояние по поручениям — система сама находит, кому и когда нужно напомнить;
в то же время почта уже давно является привычным инструментом и поэтому помогает быстрее адаптировать пользователей к работе в новой системе.
Литература:
- Кудряев В. А. Организация работы с документами [Текст]: учеб. / В. А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
- Баскова М. Л. Анализ развития нефтяной отрасли России [Текст] / М. Л. Баскова // Актуальные вопросы экономики и управления: материалы III Международной научной конференции.– М.: Буки-Веди, 2015. — 166 с.
- Иритикова В. С. Организационные основы процедуры согласования документов [Текст] / В. С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии.– 2010. — № 9. — С. 26–40.
