Перспективы развития курса «Документационное обеспечение управления» в рамках дополнительного профессионального образования | Статья в журнале «Образование и воспитание»

Автор:

Рубрика: Образование взрослых и самообразование

Опубликовано в Образование и воспитание №3 (3) июнь 2015 г.

Дата публикации: 05.06.2015

Статья просмотрена: 670 раз

Библиографическое описание:

Княжева В. В. Перспективы развития курса «Документационное обеспечение управления» в рамках дополнительного профессионального образования // Образование и воспитание. — 2015. — №3. — С. 55-58. — URL https://moluch.ru/th/4/archive/9/190/ (дата обращения: 20.10.2018).

Деятельность организации, в том числе коммерческой, сопровождается созданием большого количества документов. Любой вид деятельности человека порождает документы. В торговле — договоры, прейскуранты, счета-фактуры. В сервисном обслуживании — рекламные материалы, на транспорте — билеты, расписание поездов и автобусов, теплоходов и самолетов. В образовании — учебные планы, федеральные государственные образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные книжки. Колоссальное количество документов составляется в промышленности. Это проекты, сметы, спецификации, сертификаты. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учета, заполняются ведомости, составляются протоколы, акты [1, 3].

Таким образом, зафиксированная на бумаге либо на магнитном диске информация необходима во всех сферах материального и нематериального производства, в быту, в науке, в образовании.

Интерес к рассматриваемой теме обусловлен тем, что анализ работы с документами в разных сферах деятельности в современных условиях работы нуждается в определенной систематизации и необходимости изучения специального делопроизводства, знания которого определило бы повышение качества и скорость управленческих процессов.

Актуальность данной темы на сегодняшний день становится наиболее значимой в связи с увеличением разнообразных видов деятельности людей, занятых не только в сфере управления и руководства, но и занимающихся организационными вопросами в той или иной деятельности или быту, где требуется оформление документов. Как показывает практика, правильное и грамотное оформление документов должно базироваться на глубоких знаниях документоведения и владения делопроизводством, как общего, так и специального.

Данные обстоятельства обуславливают необходимость разработки и развития курса документационного обеспечения управления той деятельности, в которой занят специалист.

Целью данной работы является рассмотрение перспектив и целесообразности развития курса «Документационное обеспечение управления» в рамках дополнительного профессионального образования с учетом специфики документационной деятельности определенной сферы.

Применительно к функциям управления (основным и обеспечивающим) различают два вида делопроизводства: специальное и общее. Специальное делопроизводство обслуживает основные функции органа управления, его специальную (внешнюю) деятельность, например, составление и оформление учебных, производственных, учетных документов. Общее делопроизводство — это документирование управленческой деятельности, связанное с осуществлением обеспечивающих функций аппаратами управления [6].

В ходе проведенного нами обзора специальностей и профессий в области работы с документами, то можно резюмировать, что большее распространение получает специальности высшего профессионального образования «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», подготавливавшая специалистов с квалификацией «Документовед» на базе таких высших учебных заведений в таких городах, как Москва, Санкт-Петербург, Пенза, Саратов, Самара, Оренбург, Орел, Калининград, Казань, Красноярск, Кызыл, Улан-Удэ, Ухта, Нижний Новгород, Тюмень и т. д. [5].

Данная специальность ориентирована в первую очередь на специалистов-профессионалов в области документационного обеспечения управления и нацеленных на трудоустройство в органы государственной власти, местного самоуправления, а также государственные, общественные, коммерческие учреждения, где от специалиста требуется высшее профессиональное образование по данному профилю деятельности [4]. Предстоящая работа высококвалифицированного специалиста с высшим образованием предполагает координационные, организационные виды работы, обеспечение надлежащей работы с документами в целом в организации. Документоведы, работающие в министерствах, несут наибольшую ответственность, особенно, если это работа руководителем федерального архивного агентства, директором государственного НИИ документоведения и архивного дела. Именно документовед готовит документы для рассмотрения их государственным правительством или президентом [2]. На сегодняшний день, в рамках небольших учреждений с несложной организационной структурой должность документоведа не предусмотрена штатным расписанием. Подобного рода организации обходятся несколькими техническими исполнителями или специалистами в области документационного обеспечения управления со средним или начальным профессиональным образованием, а также курсовой подготовкой. Введенная практика малых и средних организаций обусловлена рядом факторов: отсутствием в штатном расписании должности документоведа, отсутствие у специалистов с высшим образованием желания выполнять технические функции работника службы документоведения в связи с невысокой заработной платой и отсутствием перспектив профессионального роста по специальности в рамках данной организации [2].

Такая сложившаяся ситуация фактически не решает проблему профессионального обеспечения работы с документами в малых и средних организациях. Следует подчеркнуть, что в связи с развитием и ростом некоммерческих учреждений все более остро стоит потребность в квалифицированных кадрах.

Возникшая дилемма может быть решена путем введения в учебные планы образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, учебных центрах курса «Документационное обеспечение управления», а также организация и проведения на базе центров специальных семинаров. Подобные курсы и семинары необходимы для подготовки квалифицированных исполнителей и руководителей, занятых как в сфере управления, так и работающих с большим объемом документов, но не относящихся к сфере руководства. Как показывает проведенный нами анализ и опрос мнения исполнителей, работа которых не связана напрямую с документами, на сегодняшний день анализ, обзор, систематизация, комплектация, отчетность по документам занимает пятьдесят и более процентов рабочего времени от основной работы. К категории таких работников можно отнести педагогов образовательных учреждений, товароведов, технологов производства. Например, анализ функциональных обязанностей сотрудников органов внутренних дел, налоговой инспекции, прокуратуры, судебной системы, бухгалтеров учреждений показывает, что до 80 % рабочего времени у них уходит на работу с документами [7].

Новые технологии в области компьютерной техники и средств связи порождают новые способы передачи документированной информации. Стала обычной формой работы электронная почта с помощью, которой оперативно решаются многие организационные вопросы.

Специалисты, работающие с документацией постоянно ощущают потребность в методическом сопровождении при подготовке документов, консультациях по составлению документов, соответствующих требованиям действующего законодательства, а также обучению технологиям работы с документами.

На сегодняшний день перед каждой организацией независимо от формы собственности и количества штатных единиц поставлена задача отслеживать внесенные изменения и дополнения в нормативные правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Неправильное оформление документов влечет за собой последствия, которые могут привести к судебному разбирательству, наложению штрафов, увольнению должностных лиц и закрытии организации.

Для решения обозначенных вопросов целесообразно организовывать дополнительную курсовую подготовку заинтересованных лиц, занимающихся делопроизводством в рамках профессиональных центров. Перечень предложенных курсов и тем может варьироваться от запросов и пожеланий слушателей. Для более объективного анализа необходимо провести мониторинговые исследования и выявить потребность в изучении специального делопроизводства. Для проведения подобной подготовки слушателей в области общего и специального делопроизводства требуются высококвалифицированные педагоги в области документационного обеспечения управления, которые могли бы легко быть переориентированы на ту или иную специфику профессионального курса или темы. В рамках курсовой профессиональной подготовки целесообразно организовать общий курс для всех категорий слушателей, который ориентирован на изучение общих вопросов в области делопроизводства с фиксированным обязательным объемом часов. Второй и последующие этапы прохождения курсов слушатели определяют самостоятельно с учетом специфики их деятельности и разновидности документации, с которой им приходится работать. По окончании курсов слушателям выдается документ (свидетельство) в котором указывается прослушанный общий и специальный курс делопроизводства. В рамках курсовой подготовки в состав основного курса можно включить компьютерное делопроизводство, которое на сегодняшний день становится нормой и необходимостью жизни.

Подобная организация профессиональных курсов позволяет оперативно решить организационные вопросы в учреждении по работе отдельных специалистов, деятельность которых связана с большим и малым объемом документов, а также позволит избежать нарушения законодательства и как следствие, судебных разбирательств.

Вариантами организации профессиональных курсов на базе центров образования могут служить следующие названия и содержания курсов.

Курс «Документационное обеспечение управления» (углубленная курсовая подготовка) ориентированный для секретарей-референтов (менеджеров офиса), помощников руководителя. Помимо общего делопроизводства, курсантам может быть предложено изучение делового этикета, основ управленческой деятельности, обучение спичрайтингу (подготовка выступлений руководителя).

Курсовая подготовка в области компьютерного делопроизводства может быть востребована у операторов ЭВМ, технических секретарей, а также у учащихся школ, студентов, желающие получить основы знаний по делопроизводству и архивному делу. В курс «Компьютерное делопроизводство» целесообразно включить обучение работе с электронной почтой, поиск информации в интернете, назначение и эксплуатация офисного оборудования, технологию машинописи, электронный офис, техническое обеспечение совещаний руководителя, нормативные документы по ДОУ, работа с конфиденциальной информацией и документами.

«Делопроизводство в кадровой службе» в настоящее время востребован у специалистов кадровых служб. Данный курс может включать ряд тем связанных с трудовым законодательством, кадровым делопроизводством, технологией работы с кадровыми документами.

«Делопроизводство в работе общественных деятелей» малоизучен, но востребован в силу появления новых должностей, таких как — помощников депутатов, домкомов, старших по подъезду. В данном курсе большое внимание следует обратить на документы и технологию работы с обращениями граждан, составлению организационных документов.

Программу специальных курсов можно разработать для работников органов внутренних дел, налоговых инспекторов, технических работников суда, архива, бухгалтеров и многих других специалистов, работа которых прямо или косвенно связана с документацией.

Для организации подобных курсов, как было отмечено выше, нужны квалифицированные педагоги, которыми могли бы стать специалисты с высшим образованием по специальности «Документовед» или специалисты-практики в той или области работы с документами.

Таким образом, как показывает жизненная практика, документы сопровождают нас везде, независимо от того, личная эта жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, что вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с документами. Наша задача, в условиях бурного развития бумажного и электронного документооборота научиться в короткие сроки правильно оформлять и работать с документацией. Быстрому приобретению знаний и практических навыков в области документационного обеспечения управления, том числе специального делопроизводства могут способствовать профессиональные курсы, организованные на базе центров образования, которые также быстро могут быть переориентированы на запросы и пожелания слушателей.

 

Литература:

 

1.      Охотников А. В., Булавина Е. А. Документоведение и делопроизводство. — М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: ИЦ «МарТ», 2005. — 304 с.

2. Документовед. [Электронный ресурс]. URL: http://1001expert.ru/d/documentoved.php# (дата просмотра: 19.01.2015).

3.      Документовед. [Электронный ресурс]. URL: http://fulledu.ru/articles/professii/article/664_dokumentoved.html (дата просмотра: 19.01.2015).

4.      Как получить ценного специалиста-документоведа. [Электронный ресурс]. URL: http://hr-portal.ru/article/kak-poluchit-cennogo-specialista-dokumentoveda?page=0 (дата просмотра: 20.01.2015).

5.      Кузнецова Т. В. Полвека подготовки специалистов-документоведов // Делопроизводство, 2010, № 3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.lawmix.ru/bux/5654/ (дата просмотра: 21.01.2015).

6.      Понятие и виды делопроизводства. [Электронный ресурс]. URL: http://magref.ru/ponyatie-i-vidyi-deloproizvodstva/ (дата просмотра: 19.01.2015).

7.      Понятие, значение и правовое регулирование делопроизводства и его элементов в ОВД. [Электронный ресурс]. URL: http://izlov.ru/docs/100/index-449.html (дата просмотра: 20.01.2015).

Основные термины (генерируются автоматически): документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Похожие статьи

Место и роль документационного обеспечения управленческой...

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения...

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Направления совершенствования документационного...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

документ, делопроизводственная служба, CALS, вид работ, документационное обеспечение управления, организация работы, управленческая деятельность. К вопросу о структуре службы документационного обеспечения... Управление делами, в свою очередь...

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных...

Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [2]...

Совершенствование документооборота как фактор эффективности...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Проблемы внедрения автоматизированных систем...

Направления совершенствования документационного обеспечения... Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный.

Становление профессиональной подготовки документоведов...

Основным документом, регламентирующим работу документоведов и архивистов, являлся, сперва, Генеральный регламент 1720 г., затем

В 2007 г. было принято решение об интеграции специальностей «Документоведение и документационное обеспечение управления» и...

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Похожие статьи

Место и роль документационного обеспечения управленческой...

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения...

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Направления совершенствования документационного...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

документ, делопроизводственная служба, CALS, вид работ, документационное обеспечение управления, организация работы, управленческая деятельность. К вопросу о структуре службы документационного обеспечения... Управление делами, в свою очередь...

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных...

Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [2]...

Совершенствование документооборота как фактор эффективности...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Проблемы внедрения автоматизированных систем...

Направления совершенствования документационного обеспечения... Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный.

Становление профессиональной подготовки документоведов...

Основным документом, регламентирующим работу документоведов и архивистов, являлся, сперва, Генеральный регламент 1720 г., затем

В 2007 г. было принято решение об интеграции специальностей «Документоведение и документационное обеспечение управления» и...

Посетите сайты наших проектов

Задать вопрос