Анализ критериев внедрения автоматизированного кадрового учета

На сегодняшний день вопрос автоматизации кадровой деятельности еще только изучается. Руководители организаций понимают необходимость внедрения в работу служб управления человеческими ресурсами специальных программ, но сталкиваясь с зачастую высокой ценой программы или неподготовленным для таких преобразований кадровым персоналом, принимают решение не в пользу инновационных преобразований.

В связи с возрастающим интересом к вопросу внедрения автоматизированного кадрового учета, растет число предложений на рынке.

В структуре систем автоматизации кадровой деятельности можно выделить следующие группы продуктов:

а)     свободно распространяемое программное обеспечение, выполняющее отдельные кадровые функции. К недостаткам таких продуктов можно отнести отсутствие их сопровождения авторами;

б)     собственные разработки компаний с привлечением штатных программистов и IT-специалистов. Такие программные продукты, с одной стороны, уменьшают затраты на приобретение, но поддержка и сопровождение обычно стоят немалых денег;

в)     специализированные системы, в состав которых включен модуль по работе с кадровыми данными. Такие системы отличаются низкой функциональностью с точки зрения работы с персоналом — обычно включают учетные и расчетные функции, функции кадрового делопроизводства;

г)     наиболее востребованными на сегодняшний день являются комплексные системы автоматизации управления персоналом. [4]

Для принятия правильного решения при выборе кадровой программы следует учесть функциональные (непосредственно относящиеся к работе кадровых служб) и нефункциональные (непосредственно относящиеся к внедрению и работе самой кадровой программы) возможности выбираемой организацией программы.

Предлагается следующий набор из 10 нефункциональных критериев, позволяющий принять решение при выборе кадровой программы.

Первый критерий — «родная» операционная система. Этот выбор определяет будущие возможности программы.

Второй критерий — специализированность.

Третий критерий — сетевая версия. Для начала важно проверить, есть ли вообще сетевая версия (то есть одновременная работа на двух и более ПК).

Четвертый критерий — выбор дополнений.

Пятый критерий — защита от случая. Важнейшие записи внутри программы должны иметь окно подтверждения

Шестой критерий — стабильная работа.

Седьмой критерий — интуитивно понятный интерфейс.

Восьмой критерий — скорость работы.

Девятый критерий — конфигурация «под клиента». Это своего рода дополнение четвертого критерия.

Десятый критерий — возможности стыковки. Стыковка с другими программами жизненно необходима, более того, это основной козырь фирм-поставщиков при продажах бухгалтерских программ и систем управления предприятием. [2]

Для того чтобы определиться с необходимым набором функциональных критериев, непосредственно относящихся к работе кадровых служб предлагается следующие характеристики программных продуктов.

Первый критерий — позволяет автоматизировать кадровый учет и вывести всю хранящуюся информацию в виде стандартных форм, сформированных по правилам современного делопроизводства:

-        личное дело:

-        личный листок по учету кадров;

-        трудовой договор;

-        приказ о приеме на работу;

-        организационную структуру

-        штатное расписание.

-        табель учета рабочего времени сотрудников

-        автоматически выставляет нарушение

-        отражает оперативную информацию.

-        регистрации в системе командировок, больничных и отпусков.

Второй критерий — система ежедневной работы с персоналом:

-        подбор по компетенциям

-        перемещение сотрудников

-        обучение

-        аттестация

-        адаптация

-        мотивация

-        анализ эффективности труда.

Попыткой проранжировать ряд программ для отдела кадров можно считать публикацию в «ДП-Консультант» (1998 г.), в которой приводились недостатки и достоинства 8 программ. Тогда предпочтение было отдано «Orakl-Кадры». «Кадровый клуб СПб» весной 2002 года провел презентацию четырех лидеров рынка Петербурга: "1С», «Парус-Галактика», «БОСС» и «Oraki-Кадры».

Так что интерес к этой теме выражен вполне отчетливо.

Наиболее полный список предлагаемых в России программ содержится в Internet по адресу http: // www.infocentre.spb.ru в разделе «Обзор рынка». Сейчас в список лучших входит 28 очень разнородных программ — от отдельных функций (тестирование, табель) и кадровых модулей (для нужд бухгалтерии, управления) до полноценных универсальных. [1]

В таблице 1. приведен анализ функциональных и нефункциональных возможностей кадровых программ, которые были структурированы и описаны ранее.

Программы содержат весь необходимый инструментарий. Большие и мощные программы различаются между собой достаточно сильно, однако имеют ряд общих инструментов — учетную карточку сотрудника, приказы-документы, табель учета рабочего времени, штатное расписание и отчеты, то есть необходимый, но не вполне достаточный объем. [1]

Таблица 1

Анализ функциональных и нефункциональных возможностей программных продуктов для кадровых служб и структур по управлению персоналом

При выборе критериев, которыми должна обладать программа следует так же учесть немаловажный аспект, что цена, выбранной программы, будет напрямую зависеть от количества выполняемых ею функций.

Вопрос автоматизации кадрового делопроизводства становится еще более актуальным при росте численности персонала организации. Как утверждает статистика, на каждые 100 человек персонала необходим один кадровик, работающий только с документами сотрудников. При этом не учитывается функциональный блок, включающий ежедневную работу с сотрудниками.

Поэтому современные технологии по автоматизации кадрового учета — это настоящая революция в системе управления персоналом, позволяющая экономить временные ресурсы и повышать эффективность управления персоналом организации.

Литература:

1.      Белоусов Д. Кадровые программы набирают популярность. / [Электронный ресурс] / Режим доступа http://tipolog.narod.ru/Ludy/belousov.html.

2.      Белоусов Д. Кадровые программы набирают популярность. / [Электронный ресурс] / Режим доступа http://oborot.ru/article/27/20.

3.      Обзор систем по управлению кадрами. Группа компаний Инрэко, 2010 / [Электронный ресурс] / Режим доступа http://inrecolan.ru/blog/viewpost/373.

4.      Средства автоматизации кадровой деятельности: обзор рынка. Журнал «Кадровик. Кадровое делопроизводство», № 1, 2010.