Особенности построения управленческой и статистической отчетности: сходство и различие

Во всех хозяйствующих субъектах, независимо от организационно-правового статуса, ведется хозяйственный учет. Хозяйственный учет на определенном историческом этапе объединял в себе три вида учета: оперативный, бухгалтерский и статистический. Рыночные отношения обусловили новый виток развития экономики в нашей стране. Важную роль при этом играют процессы интеграции России в мировую экономику. Таким образом, хозяйственный учет значительно расширился с появлением таких видов учета как финансовый, управленческий и налоговый.

Каждый из названных видов хозяйственного учета можно характеризовать следующим образом:

бухгалтерский учет – упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения в денежном выражении информации об имущественном комплексе и его движении;

оперативный учет – система наблюдения и текущего контроля за отдельными хозяйственными операциями или хозяйственными процессами с целью оперативного принятия управленческих решений;

статистический учет – система сбора и обобщения информации о массовых (общественных) явлениях, фактах или процессах с целью анализа и прогнозирования;

финансовый учет – система сбора и анализа учетной информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление и регистрацию хозяйственных операций, а также составления финансовой отчетности для внешних пользователей;

налоговый учет – система обобщения информации для контроля за правильностью исчисления и уплаты в бюджет налогов;

управленческий учет – система обобщения и предоставления различных видов информаций для принятия оперативных и прогнозных управленческих решений.

Все учетные подсистемы взаимосвязаны, а каждая из них стремится удовлетворить информационные потребности своих пользователей.

Любой из вышеуказанных учетных процессов завершается составлением отчетности, которая состоит из итоговых показателей. Значение отчетности определяется тем, в каких целях используется содержащаяся в ней информация, и состоит, прежде всего, в том, что она представляет собой важный источник информации о результатах деятельности организации, служит средством и орудием контроля и руководства деятельностью организации. Отчетность важна ещё и потому, что она является основой для анализа хозяйственной деятельности организации. С помощью отчетности анализируется деятельность организации за истекший период, определяется степень выполнения плановых показателей, выявляются причины отклонений, устанавливается динамика изменений, а также разрабатываются мероприятия по улучшению деятельности организации.

В данной статье подробнее остановимся на сравнительном анализе управленческой и статистической отчетностей.

Управленческая и статистическая отчетность представляют собой производные важных частей единой интегрированной информационной системы организации. Информационной базой для составления обоих видов отчетности является бухгалтерский учет. Это следует из Концепции развития бухгалтерского учета и отчетности в РФ на среднесрочную перспективу. Стоит оговориться, что период, определяемый Концепцией как среднесрочный, длился с 2004 по 2010 гг., однако, основные тезисы, заложенные в данном документе, не перестают оставаться актуальными до сих пор.

Следующим объединяющим моментом является то, что для целей управленческого учета и, следовательно, для составления управленческой отчетности, широко используются статистические методы. К таким методам относятся методы накопления, выборки, группировки, классификации, сравнения и т. п. Методы статистики широко используются при оценке ресурсов, затрат и результатов текущей деятельности организации, для прогнозирования изменения основных финансовых показателей. Конкретные результаты, полученные с помощью статистических методов, призваны служить базой для принятия управленческих решений.

В управленческом учете помимо статистических методов часто применяются следующие группы методов:

- методы элементарной математики (для определения потребностей в ресурсах, учета затрат на производство, расчетного обоснования плановых заданий, составления проектов, проведения балансовых расчетов и т.п.);

- методы бухгалтерского финансового учета (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение и отчетность);

- методы эконометрии (производственные функции, межотраслевой баланс, факторный анализ и т.п.) - для решения управленческих задач, условия которых можно схематически представить в виде шахматной схемы, отразить взаимосвязи между изучаемыми явлениями;

- методы математического программирования (линейное, нелинейное, динамическое программирование) - для решения задач оптимизации производственно-хозяйственной деятельности при ограничениях на производственные ресурсы.

Отдельного упоминания заслуживает группа неформализованных методов, применяемых в управленческом учете. Их применение в наибольшей степени отвечает природе и особенностям измерения экономических явлений (процессов), оно адекватно специфике целого ряда объектов управленческого учета. Ведь помимо количественных признаков и отражающих их главные свойства количественных показателей чрезвычайно широко распространены признаки атрибутивные, которые не имеют числового выражения. Примерами такого рода признаков-показателей являются:

- показатели степени новизны продукта-инновации и процесса-инновации (созданы впервые в мире, впервые в нашей стране, впервые на предприятии и относятся к четвертому, пятому либо шестому технологическому укладу и т.п.);

- уровень качества товаров и услуг (очень высокий, высокий, средний, ниже среднего, низкий);

- показатели конкурентоспособности фирмы (конкурентоспособна на мировом рынке, конкурентоспособна на рынках определенных групп стран, конкурентоспособна в стране, конкурентоспособна на региональных рынках).

Достаточно универсальным способом трансформации атрибутивных признаков-показателей в количественные является метод экспертных оценок. На первый взгляд он дает возможность получить лишь субъективные оценки отдельных лиц, а потому неточен и ненадежен. Однако, во-первых, определенная степень субъективности является вообще характерной чертой управленческого учета. Во-вторых, тщательное выполнение всей совокупности процедур проведения коллективной экспертизы, сохранение конфиденциальности, многоэтапность опроса в сочетании со статистической обработкой его результатов - все это вместе взятое позволяет рассчитывать на достаточно высокую степень надежности полученных результатов.

Все группы методов управленческого учета хотя и характеризуются разной частотой применения, являются одинаково полезными для решения соответствующего класса задач.

Единство применяемых статистических методик тесно связано с тем, что оба учета, и управленческий и статистический, созданы для решения задач, в которых исследуемые факторы носят вероятностный характер. Хотя данные, содержащиеся в статистической отчетности должны быть максимально приближены к фактическим, но сроки сдачи некоторых отчетов в статистику не позволяют с достоверностью в 100% гарантировать точность исчисления. Например, срок сдачи такого популярного отчета как П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг» (месячная) не позднее 4 числа после отчетного периода. Учитывая то, что данные для этого отчета формируются в бухгалтерском учете, который, как известно, «запаздывает» в силу своей природы – статистический отчет в некоторых случаях приходится формировать расчетами, которые не являются достоверными на момент заполнения. Для этого в П-1 существует столбец под номером 2 «за предыдущий месяц», который заполняется уточненными данными за месяц, предшествующий месяцу отчетности. И таких статистических отчетностей довольно много. В управленческом учете точность не играет решающей роли. Первостепенное значение имеет быстрота получения информации для управления, её многовариантность. Здесь допустимы ориентировочные показатели, приблизительные оценки и вероятностные расчеты.

Общность статистической и управленческой отчетностей также состоит в том, что как в одной, так и в другой натуральные измерители применяются наряду с денежным. Денежный измеритель играет важную роль, но натуральные, количественные и качественные характеристики объектов дают более широкие возможности в принятии управленческих решений.

Если сравнивать отчетности по целям создания, то нужно отметить, что цель составления внутрихозяйственной отчетности заключается в удовлетворении информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления данных в натуральном и стоимостном выражении, позволяющих не только производить оценку фактов хозяйственной жизни организации и контроль за ними, но и разрабатывать прогноз и план деятельности структурных подразделений предприятия либо отдельных направлений его деятельности. Именно цели составления управленческой отчетности являются критерием, определяющим ее содержание, набор показателей, периодичность, порядок предоставления.

А что касается статистической отчетности, то начать надо с того, что в целях реализации полномочий государственных органов и обеспечения обмена информацией между ними, а также в иных целях, установленных федеральными законами, создаются государственные информационные системы. Информация, содержащаяся в них, и иные сведения и документы, имеющиеся в распоряжении государственных органов, являются государственными информационными ресурсами. В частности, в состав этих ресурсов входит сводная официальная статистическая информация о социально-экономическом и демографическом положении страны, которая формируется в соответствии с официальной статистической методологией, обязательной при проведении государственных статистических наблюдений. Именно для этого формируется статистическая отчетность респондентами. К респондентам, в данном случае, относятся как физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, так и юридические лица.

Из вышесказанного видно, что цели формирования отчетностей имеют схожий характер – это обеспечение уполномоченных лиц (государственных чиновников и руководителей компаний) информацией, необходимой для контроля над складывающейся ситуацией, поиска и обоснования управленческих решений.

Юридическая регламентированность отчетностей различна. Управленческая отчетность не регламентируется какими-либо нормативными актами. Содержание управленческой отчетности, ее состав, сроки представления являются прерогативой самой организации. В связи с этим управленческая отчетность носит конфиденциальный характер. Однако независимо от специфики функционирования организации при составлении отчетности для целей управления предприятием необходимо использовать единые подходы к формированию объектов управленческого учета, их оценке, к системе их показателей и отражению последних в системе управленческой отчетности и системе бюджетирования.

Обязанность вести статистический учет, предоставлять статистическую отчетность, правила, задачи, адреса и сроки регламентированы законодательством РФ. Правовую основу статистического учета создает федеральный закон от 29.11.2007 г. №282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации». Порядок и условия предоставления первичных статистических данных органам, осуществляющим формирование официальной статистической информации, определены в Постановлении Правительства РФ от 18.08.2008 N 620 «Об условиях предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета». И если управленческий учет и, соответственно, формирование отчетности на многих предприятиях вообще не ведется, то обязанность предоставлять статистическую отчетность предусмотрена п. 3 Положения об условиях предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета, утвержденного вышеуказанным Постановлением. За непредставление (несвоевременное представление) статистических сведений, а также за представление их в неполном объеме или в искаженном виде предусмотрена административная ответственность – штраф. Кроме того, Росстат может потребовать от организации возместить ему ущерб за исправление итогов сводной отчетности.

Кардинально отличаются пользователи информации, содержащейся в управленческой и статистической отчетности. Основных потребителей информации по отношению к конкретному предприятию делят на внешних и внутренних. К внешним пользователям относятся учреждения, которым по закону должна предоставляться информация, организации и лица, не работающие на данном предприятии, которые имеют отношение либо собираются их иметь с этим предприятием. К таким пользователям относят кредитные организации, инвесторов, поставщиков и покупателей, органы государственного и муниципального управления, налоговые органы. К ним же относятся органы государственной статистики для которых формируется статистическая отчетность. Можно добавить, что учетная информация, содержащаяся в данной отчетности, может быть использована и для внутреннего пользования.

Информация управленческой отчетности используется исключительно внутренними пользователями. Хотя необходимо отметить, что некоторые авторы допускают возможность использования внутренней управленческой отчетности внешними пользователями [5]. Система управленческой отчетности накладывается на организационную структуру предприятия исходя как из уровней предприятия, так и из видов протекающих производственных процессов.

В первом случае отчетность делится на отчетность, представляемую для высшего руководства; отчетность для руководства структурных подразделений и отчетность для менеджеров низшего уровня управления. При этом различают оперативные, текущие и сводные отчеты. Оперативные представляются ежемесячно, еженедельно (или ежедневно) на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Текущие отчеты содержат обработанную и синтезированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального. Сводные отчеты представляются с периодичностью от одного раза в месяц до одного раза в год для высшего управленческого звена; на их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем и нижнем уровнях.

Во втором случае все отчеты выделяют в зависимости от охваченных ими процессов:

1) закупки и заготовления;

2) производства;

3) продажи.

Руководители, управляющие, специалисты для принятия управленческих решений по объектам управления используют оперативную информацию, расчетные и проектные сметы, внутренние отчеты о затратах, доходах, документы о ходе технологических процессов, изменениях произошедших в процессе производства, сбыта или в ценовой политике организации. Калькулирование себестоимости каждого вида продукции с включением и разделением затрат по различным признакам позволяет принимать управленческие решения по применению различных ценовых стратегий на различных рынках. Такая информация не представляется внешним пользователям, а в некоторых случаях представляет собой коммерческую тайну.

По степени закрытости информации можно сказать, что статистическая отчетность большинства предприятий открыта для ознакомления. Исключение составляют первичные статистические данные и административные данные, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, сведения, составляющие коммерческую тайну, сведения о налогоплательщиках, о персональных данных физических лиц [1]. Информация управленческих отчетов закрыта для сторонних физических и юридических лиц. Степень конфиденциальности информации для управления различна и во многом зависит от уровня руководства, которому она предоставляется.

Формат предоставления управленческой отчетности значительно шире чем у статистической. Все статистические формы представляют собой табличные отчеты. Управленческая отчетность может быть представлена как в виде таблиц, так и в виде графиков, диаграмм, текстовых документов. Ограничений здесь нет, руководство организации само выбирает наилучший формат для внутренней отчетности, руководствуясь критериями наглядности, понятности и удобства использования. Можно добавить, что табличный формат всё же наиболее распространенный и удобный, так как обеспечивает быстрое восприятие информации при наличии у пользователя определенного уровня экономических знаний. Таблицы, как правило, содержат отдельные комментарии и справочные данные о ключевых показателях.

Если отчетности – статистическую и управленческую, рассматривать с точки зрения такого критерия как направленность информации, то можно сказать, что информация статистической отчетности характеризует результат свершившихся фактов за минувший период времени, отражает их по принципу «как это было». Хотя имеют место, как это было указанно выше, предполагаемые и проектируемые затраты и доходы. Но эти допущения не носят массовый характер и такие данные надо уточнять в следующем отчетном периоде. Каждые уточнения требуют дополнительных объяснений в пояснениях к данной отчетной форме.

Управленческий учет направлен в будущее организации, которое характеризуется управленческими решениями в настоящем времени. Данные управленческого учета ориентируются на решение «как это должно быть». Учет фактических величин для управленческого учета тоже важен, но в основном как база для принятия решений и анализа их эффективности. В управленческом учете, наряду с фактическими данными принимаются во внимание нормативные, проектные расчеты, на основе которых могут быть рассчитаны варианты обоснования рациональных управленческих решений. Его информация носит динамичный характер, все объекты рассматриваются в движении, с учетом различных факторов, за различные периоды времени, например, неделю, декаду, половину месяца. Варианты расчетов по альтернативным курсам действий также могут быть рассчитаны на различные периоды времени.

В заключении хотелось бы отметить, что при формировании внутренней управленческой отчетности четких ограничений нет. Однако есть определенные принципы, соблюдать которые необходимо. К таким принципам относятся своевременность, единообразие, целесообразность и регулярность получения информации руководством предприятия. Информация должна быть релевантной цели, для достижения которой она предоставляется. Неуместная информация приводит, как правило, к принятию неверного решения.

Литература:

1. Федеральный закон от 29.11.2007 N 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации»

2. Постановление Правительства РФ от 18.08.2008 N 620 «Об условиях предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета»

3. Приказ Минфина России от 01.07.2004 N 180 "Об одобрении Концепции развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу".

4. Бухгалтерский учет: бухгалтерская финансовая отчетность (учебник), под ред. профессора Н. Т. Лабынцева. - М., «Финансы и статистика», 2008.

5. Егорова И. С. Внутренняя отчетность как инструмент контроля центров ответственности // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. – 2010. - №10.