Особенности организации ведения финансовой документации в России

Каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом, который представляет собой письменное доказательство осуществления хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. «dokumentum»- свидетельство, доказательство). Следует отметить, что финансовые первичные документы должны быть оформлены в момент совершения хозяйственной операции. Однако если выполнить это условие не представляется возможным, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 6.12.2011г. разрешает оформление первичного документа сразу же после завершения хозяйственной операции. [8]

Учетные первичные документы могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, причем последние заверяются соответствующими электронными подписями. В случае, если наличие бумажного первичного документа требуется законодательно или по условиям договора, то хозяйствующий субъект обязан изготовить бумажные копии электронных документов.

В России требования к оформлению первичных бухгалтерских документов предъявляются Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Согласно законодательству первичный документ в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты: название и дату составления; название субъекта, от имени которого совершается операция; суть хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные); должности и подписи лиц, ответственных за совершение операции; подписи лиц с указанием инициалов и фамилий.

Российская система бухгалтерского учета разрешает организациям самостоятельно устанавливать формы первичных документов, которые должны быть утверждены руководителем предприятия и лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета. Однако в тексте Информации № ПЗ-10/2012 Министерства финансов РФ отмечено, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций. [5]. К примеру, Банк России утвердил обязательное использование стандартных бланков кассовых документов.

В то же время, разрабатывать собственные формы бухгалтерских документов способна не каждая организация, ведь такая разработка требует времени, усилий, надлежащей квалификации. Поэтому разрешено использовать типовые бланки, разработанные Госкомстатом РФ, при этом формы утверждаются приказом по предприятию.

Кроме основных первичных документов, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы, существует множество специальных форм, использующихся в конкретных ситуациях и отраслях. Так, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

Правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные бухгалтерские документы играют важную роль в жизни предприятия, особенно в ситуациях с судебными тяжбами, поэтому работать с документами, отражающими финансово-хозяйственную деятельность предприятия, необходимо аккуратно и внимательно. Законодательством России разрешено делать исправления во всех первичных финансовых документах, за исключением кассовых, при этом рядом с исправлением следует указывать фамилию и должность ответственного лица, а также дату корректировки.

В российской системе бухгалтерского учета с целью документирования фактов хозяйственной жизни разработаны учетные регистры. Записи в учетных регистрах основаны на проверенных документах, поэтому регистры приобретают доказательную силу при использовании показателей для анализа хозяйственной деятельности и результатов работы предприятия. По своему внешнему виду регистры подразделяются на карточки, сводные листы и книги.

Карточки предназначены для аналитического учета материальных ценностей по местам хранения.

Сводные листы содержат большое количество сведений и предназначены для синтетического, аналитического учета или выполнения роли комбинированных регистров. Это самый распространенный вид учетных регистров, они удобны в использовании, позволяют распределить обязанности между бухгалтерскими работниками.

Книги представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, т. к. работу по ведению книг разделить между бухгалтерскими работниками невозможно, ведь каждую книгу должен вести конкретный сотрудник. Преимущество книг — в исключении возможности замены отдельных листов другими при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется Главная книга — регистр синтетического учета и Книга остатков материалов на складах — регистр аналитического учета, предназначенный для сверки данных бухгалтерского и оперативно-складского учета, а также контроля сохранности материальных ценностей.

Существуют различные формы бухгалтерского учета. Широкое применение в российской системе бухгалтерского учета нашли журнально — ордерная и таблично-автоматизированная форма учета, их документальное оформление имеет свои особенности.

При использовании журнально-ордерной формы данные первичных документов накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях. Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период, на отдельный синтетический счет или группу. Записи в журналы производят с первичных документов в хронологическом порядке, либо со вспомогательных ведомостей после подведения итогов по журналу-ордеру. Кредитовый оборот переносится в главную книгу по соответствующему счету, куда записываются обороты по дебету этого счета, но из других журналов-ордеров.

Ведение журналов-ордеров не исключает необходимости использования регистров аналитического учета (карточек, книг) по тем счетам, по которым журналы-ордера и ведомости не могут обеспечить всех необходимых сведений для руководства и контроля хозяйственной деятельности. В конце месяца составляется оборотная ведомость по счетам аналитического учета. Итоговые данные журналов-ордеров, сгруппированные по корреспондирующим счетам переносят в конце месяца в Главную книгу, которая открывается на год. По данным Главной книги, из учетных регистров составляется баланс и другие формы отчетности.

В основе таблично-автоматизированной формы учета также заложен главный элемент метода бухгалтерского учета — документация. Однако группировка и обобщение учетной информации здесь производится с помощью средств автоматизации, что особенно актуально. В результате бухгалтерия получает регистры различного содержания, соответствующие журналам-ордерам, ведомостям, книгам, карточкам.

Использование электронно-вычислительной техники привело к совершенствованию ведения финансовой документации: отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей, вместо книг стали использовать накопительные ведомости, что позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах учета.

При использовании таблично-автоматизированной формы учета основным способом регистрации событий хозяйственной деятельности является ввод документов, которые сгруппированы по видам деятельности предприятия и разделам учета, причем один документ может быть предназначен для регистрации нескольких видов хозяйственных операций. Например, документ «Реализация товаров и услуг» рассчитан на регистрацию двух видов хозяйственной операции: «продажа, комиссия» и «оборудование».

Названия документов определены названиями событий хозяйственной деятельности, для регистрации которых они предназначаются. Поэтому, с одной стороны, эти названия могут не совпадать с названиями унифицированных форм первичных документов, утвержденных государственными органами, с другой стороны, один документ может соответствовать сразу нескольким бумажным унифицированным формам. Соответственно такой документ можно распечатать в нескольких вариантах. Так, документ «Реализация товаров и услуг» можно распечатать в следующих вариантах: товарно-транспортная накладная; акт об указании услуг; расходная накладная; товарная накладная. [7]

Таблично-автоматизированная форма учета позволяет записать документ в информационную базу или провести. Запись в информационную базу без проведения означает, что документ предварительно подготовлен для регистрации будущих событий хозяйственной деятельности, таким образом, ускоряется процедура оформления хозяйственных операций.

Перед проведением документа программой выполняется автоматизированная проверка данных на полноту и правильность заполнения. Например, такое программное обеспечение как, «1С: Бухгалтерия» откажется проводить документ «Расходный кассовый ордер», если по данным бухгалтерского учета в кассе окажется недостаточно денежных средств. [7]

Автоматизированный учет позволяет совершенствовать процесс ведения финансовой документации путем ускоренного заполнения документов, предоставляя возможность копирования информации из документа одного вида в документ другого вида. Например, можно автоматически заполнить документ «Реализация товаров и услуг» сведениями из документа «Счет на оплату покупателю», ранее записанного в информационную базу предприятия.

Следует отметить, что автоматизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, т. к. составление документов базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.

Использование современных компьютерных технологий позволяет автоматически заполнить регистры аналитического и синтетического учета движения имущества, капитала, обязательств. Однако на практике часто предприятия и организации не отказываются от ведения журналов-ордеров и книг учета, так как считается, что они дают возможность ограничить доступ отдельных сотрудников к данным, составляющим коммерческую тайну.

Таким образом, происходящие качественные изменения документирования и документационного обслуживания финансово-хозяйственной деятельности организаций требуют совершенствования форм, методов и технологии работы с документами.

Литература:

1.                 Азаренко А. В. Пособие по теории бухгалтерского учёта.- Мн.: Интерсервис, 2006.

2.                 Богатая И. Д. Делопроизводство и бухгалтерия.- М.: Дело, 2002.

3.                 Верховцев А. В. Делопроизводство в бухгалтерии. — М.:Инфра-М,2000.

4.                 Ильющенко Е. В. Бухгалтерский учёт: 100 вопросов и ответов. — Мн.: Современные знания, 2006.

5.                 Информация № ПЗ-10/2012 «О вступлении с 1.01.2013г. Федерального закона от 6.12.2011г. № 402 –ФЗ «О бухгалтерском учете».- Консультант плюс.

6.                 Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет.- М.: Проспект, 2013.

7.                 1С: Бухгалтерия 8.0. Учебная версия. — М.:ООО»1С — Паблишинг», 2006.

8.                 Федеральный закон «О бухгалтерском учете». — М.: Омега-Л»,2014.