Автор: Гундарева Светлана Алексеевна

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №7 (7) июль 2009 г.

Статья просмотрена: 1208 раз

Библиографическое описание:

Гундарева С. А. Совершенствование документооборота как фактор эффективности в управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2009. — №7. — С. 75-78.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени».

Документооборот - это движение документов на предприятии  с момента их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. (1)

      Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

 Основой структуры любого документооборота являются документ, комплекс документов, связанных процессами управления разных  уровней  и автоматизированной обработкой.

   Главной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

    В целях  рациональной организации  документооборота все документы распределяются по документопотокам, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Объем документации, создаваемой в  различных организациях  как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования. Необходимость постоянного усовершенствования  документации и организации докумнентооборота приводит  к правильному учету, реализации и контролю  деятельности организации.(5)

Роль документооборота в управленческой деятельности  каждого предприятия состоит в организации  порядка движения ,оформления и обработки документов. Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.

Существует ряд  причин оказывающих  большое влияние на увеличение объема документов. Причины  подразделяются на две группы: объективные и субъективные.

   К объективным относят:

·         влияние научно-технического прогресса,

·         развитие экономики,

·         расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции,

·         освоение новых районов,

·         строительство новых объектов,

·         усложнение процессов управления.

При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

        К субъективным причинам относят:

·         бюрократизацию аппарата управления;

·         незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;

·         неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;

·         широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

·         использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время:

·         недостаточная разработанность законодательной базы;

·         нарастание трудностей в экономике;

·         экстенсивное развитие документации.

Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений.  (6)

Документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

Проблема совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ). Для решения этой проблемы можно предложить ряд мероприятий по совершенствованию документооборота :

внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности.

·         создание новых информационных технологий.

·         комплексность автоматизации работы с документами.

·         решение проблем совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях.

·         изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения.

·         упорядочение организационных форм и методов работы с документами.

 Альтернативный путь решения проблемы состоит в упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно развитых стран в эпоху бумажного документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий менеджер, при этом отпадала необходимость в его регистрации и отслеживании. Такой подход позволяет значительно упростить процесс делопроизводства, однако является вынужденным. Он не только не соответствует отечественным нормам, но и противоречит мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества организации документооборота в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. (3)

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.

 

 

 

Библиографический список

 

1.            Астахов, Л.В. Документационное обеспечение деятельности как отрасль управления // Делопроизводство.-2005.-№ 2

2.            Быкова, Т. А., Вялова, Л. М. , Санкина, Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под. общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е издание., перераб. и доп. – М., 2006.

3.            Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли­хачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.

4.            Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами // Секретарское дело. 2002. 2, С. 7-8.

5.            Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: МЦФЭР, 2002. Санкина Л.В. О бланках документов / Секретарское дело. 1997. 2. С. 15-16.

6.            Сокова, А.Н. Идеальное делопроизводство // Секретарь- референт.-2004.-№11.- С. 28-33

7.             Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

8.            Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. 2001. 1. С. 32-38.

 

Основные термины (генерируются автоматически): организации документооборота, Совершенствование документооборота, организации документооборота, Совершенствование документооборота, подготовки документов, рациональной организации документооборота, управленческой деятельности, Главной характеристикой документооборота, рациональной организации  документооборота, Объем документооборота, рациональной организации документооборота, объемом документооборота, Проблема совершенствования документооборота, качества организации документооборота, процессе документооборота, Роль документооборота, эпоху бумажного документооборота, плохой организацией документооборота, совершенствованию документооборота, Главной характеристикой документооборота.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос