В статье раскрывается авторская методика проведения функционального анализа путем каскадирования функций. Методика построена на системном объединении следующих методологических основ:
- каскадирование функций как метод анализа основных функций, при котором функции объединяются в иерархическую структуру, где одна функция инициирует другую, а та, в свою очередь, следующую и т. п. Это позволяет разбить основную функцию на более мелкие (описанные в должностных инструкциях, то есть от функций генерального директора до непосредственного исполнителя).
- нормативный метод анализа как анализ документов, регламентирующих распределение должностных обязанностей и полномочий в организации.
- RAСI: RACI вышестоящей организации по отношению; RACI подразделения.
Ключевые слова : каскадирование функций, функциональный анализ, нормативный метод, RAСI.
The article reveals the author’s method of conducting functional analysis by cascading functions. The methodology is based on a systematic unification of the following methodological foundations:
- Cascading functions as a method of analyzing core functions, where functions are combined into a hierarchical structure, where one function initiates another, and that in turn, the following and t. p. This causes the basic function to be broken down into smaller functions (written in job descriptions, that is, from the functions of the general director to direct executioner).
- Regulatory analysis as document analysis, distribution of duties and responsibilities in the organization.
- RACI: RACI of a superior organization in relation to; RACI divisions.
Keywords : cascading functions, functional analysis, the regulatory method, RACI.
Постоянное совершенствование организационной структуры, выбор принципов и методов управления предприятием в соответствии с тенденциями на рынке и изменением целей и задач организации — залог успеха любого бизнеса.
Этому способствует применение функционального подхода, позволяющего разработать модель организационной структуры, рассматривающего производственные организационные процессы как систему функций. Функциональная структура управления определяется совокупностью реализуемых производственных функций управления, обладают необходимой компетенцией, существует в определенных установленных информационных связях для реализации стратегической цели организации.
Алгоритм внедрения авторской методики охватывает следующие этапы:
- каскадирование функций на основе анализа функций вышестоящей организации и положения подразделения (объекта анализа);
- кодирование функций;
- каскадирование функций на основе анализа функций каждого работника подразделения;
- применение процессного подхода при осуществления функционального анализа работников анализируемого подразделения;
- построение матрицы RACI для анализируемого подразделения;
- переработка положения (ий), должностных инструкций, приказа о распределении обязанностей.
Каждый этап уникален и предполагает ряд действий.
Так, каскадирование функций в авторской методике исходит из иерархической структуры организации и предполагает два этапа анализа функций:
- RACI вышестоящей организации по отношению к объекту анализа;
- RACI вышестоящей организации по отношению к объекту анализа с добавлением функций работников данного подразделения.
Следующим шагом в рамках первого этапа методики является детализация внутренних функций изучаемого объекта (подразделения) в разрезе отделов/ секторов.
Далее следует этап кодирования функций, т. е.присвоение кодов функциям анализируемого подразделения в силу наличия большого числа функций и трудоемкости процесса обработки данных.
Каждый работник представляется самостоятельным деятельностным лицом в рамках целостного функционирования всей организации [2, C. 71]. Поэтому следующим этапом авторской методики является оценка должностных инструкций работников и сведения их в единую систему оценки. Каждая функция работника не может быть обособлена от функций подразделения. Работник должен выполнять какую-либо функцию подразделения.
Кроме этого, при реализации представленного этапа каждой функции работника даем характеристику на основе внутренних нормативов организации в разрезе: основные, второстепенные и общие функции для всех структурных подразделений.
Четвертым этапом авторской методики является применение процессного подхода при осуществления функционального анализа работников анализируемого подразделения.
Оценку функций продолжаем путем последующего каскадирования путем анализа следующих аспектов: наименование работы; единица измерения; источник (подразделение); продукт на входе; полное наименование продукта на выходе; потребитель; результаты деятельности; требуется регламент да/нет; типовые процессы (ТП). Это необходимо для получения контрастирующей информации между работами, зафиксированными нормативными документами организации и непосредственно самой должностной инструкцией (ДИ) работника. Для формирования выводов, которые в последствие могут инициировать ряд изменений в структуре организации, изменении должностных обязанностей сотрудников /подразделений и т. п.
Так, исходя из построения матрицы RACI делаются следующие выводы:
– обязанности между работниками распределены равномерно или происходит дублирование функций;
– существует ли перегруженность отдельных работников или это исключено;
– имеет ли каждая выделенная функция имеет ответственного, исполнителя и информируемого, что говорит о грамотном распределении функций в организации [1, C. 32].
В качестве заключительного этапа авторской методики отмечен этап переработки положения (ий), должностных инструкций, приказа о распределении обязанностей в организации. Так, на основе проделанной работы вносятся соответствующие коррективы (при необходимости) в:
– Положение анализируемого подразделения;
– Приказ о распределении обязанностей;
– должностные инструкции.
Таким образом, проделанная работа позволяет инициировать изменения во внутренних документах предприятия и получить переработанные актуальные документы с четко сформулированными по единым требованиям функциональными обязанностями как в Положении о службе/отделах, так и в должностных инструкциях каждого сотрудника.
Литература:
- Сбалансированная система показателей. Шаг за шагом. Максимальное повышение эффективности и закрепление полученных результатов: научное издание: пер. с англ. / П. Нивен. — Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2023. — 313 с.
- Чейз Р., Эквилайн Н., Якобс Р. Производственный и операционный менеджмент. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2021. — 209 с.
