Особенности организации оперативного учета материалов на примере строительной организации | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 9 ноября, печатный экземпляр отправим 13 ноября.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Научный руководитель:

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №25 (524) июнь 2024 г.

Дата публикации: 22.06.2024

Статья просмотрена: 28 раз

Библиографическое описание:

Горбачевская, В. П. Особенности организации оперативного учета материалов на примере строительной организации / В. П. Горбачевская. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2024. — № 25 (524). — С. 309-312. — URL: https://moluch.ru/archive/524/115968/ (дата обращения: 01.11.2024).



В статье рассматриваются практические аспекты ведения оперативного и складского учетов, а также внутреннего контроля за материально-производственными запасами в организации. Работа освещает основные проблемы, с которыми сталкиваются организации данной отрасли в части документооборота, учетов и контроля на примере компании «Х». В ней рассмотрены пути совершенствования системы учета и контроля запасов, приведены конкретные рекомендации.

Ключевые слова: материально-производственные запасы, внутренний контроль, строительная организация, складской учет, операционный учет.

Учет материально-производственных ценностей предполагает отражение на счетах, однако в первую очередь важно организовать грамотные, исчерпывающие складской и оперативный учеты непосредственно на строительных объектах. Это связано с особенностью строительной отрасли, которая предполагает отдаленность строительных объектов от бухгалтерии и других контролирующих органов.

Важность обеспечения достоверного и грамотного учета и контроля МПЗ в строительной организации очевидна и обусловлена тем, что материально-производственные запасы являются основой выполнения строительно-монтажных работ и функционирования компании в целом.

Ключевыми понятиями данной статьи являются складской и оперативный учеты. Складской учет в строительной организации охватывает процесс регистрации и контроля МПЗ на складе. Он включает в себя приемки, хранение, инвентаризацию и отпуск материалов. Основная его цель — обеспечение точной информацией о наличии и движении МПЗ для эффективного использования в строительном процессе [1].

Оперативный учет в строительстве направлен на ежедневный контроль и управление движением МПЗ непосредственно на строительных объектах. Он позволяет быстро реагировать на изменения в потребностях в строительстве, оптимизировать использование материалов и предотвращать перебои в поставках [2].

Важно уделить внимание сущности и элементам внутреннего контроля.

Внутренний контроль представляет из себя систему процедур и мероприятий, направленных на обеспечение точности и достоверности финансовой информации, сохранности активов и соблюдение нормативных требований.

Прежде чем перейти к фактической системе учета и контроля в компании «Х», рассмотрим присутствующий документооборот. На рисунке 1 представлена схема документооборота в компании «Х».

Схема документооборота компании «Х»

Рис. 1. Схема документооборота компании «Х»

Документооборот включает в себя составление исполнителем, прорабом или руководителем объекта, заявки, поиск поставщиков, соответствующих требованиям, и заключение договоров, согласование счетов на оплату. После оплаты счета контрагенту высылается платежное поручение. Получение материалов сопровождают следующие документы: Накладная, Счет-фактура, Приходный ордер, Акт о приемке материалов, Сертификат и так далее. Приобретенные материалы контролируются с помощью специфических форм: КС-2 (Акт о приемке выполненных работ) и КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ и затрат), после чего составляется акт о списании материалов. В случае приобретения материально-производственных запасов подотчетным лицом, сотрудник сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Закупка материалов осуществляется по заявкам исполнителей, составляемым по необходимости и в свободной форме. Отдел снабжения отвечает за обеспечение организации необходимыми ресурсами, отсутствие складского учета приводит к хаосу в управлении запасами. Материально-производственные запасы поступают на объекты и находятся в свободном доступе без надлежащего контроля. Ответственные за получение, хранение и использование прорабы не всегда своевременно и качественно подают отчеты о расходах в бухгалтерию, что говорит о проблемах в части дисциплины сотрудников и затрудняет отслеживание реального состояния материально-производственных запасов, ведет к ошибкам в оперативном учете, а в дальнейшем — в бухгалтерском учете.

Среди недостатков присутствующей в организации схемы документооборота можно выделить отсутствие документов, касающихся приобретения материалов подотчетными лицами, складского хранения, списания в строительство, материальных отчетов и документов в части инвентаризации. Неверно проводится закуп материально-производственных запасов подотчетным лицом. Отсутствуют оформляемые заявление сотрудника на выдачу средств или распоряжение руководителя. Кроме того, не выдается доверенность. При отсутствии доверенности работник не может получить товарную накладную и счет-фактуру на организацию, а значит не сможет принять налог на добавленную стоимость к вычету. В компании «Х» подотчетное лицо приносит оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции и так далее), а бухгалтер самостоятельно составляет авансовый отчет, сканируя и прикладывая к отчету предоставленные документы.

Необходимо стремиться к соблюдению рекомендуемой схемы документооборота, приведенной на рисунке 2.

Рекомендуемая схема документооборота для организации «Х»

Рис. 2. Рекомендуемая схема документооборота для организации «Х»

Следует отметить, что у организации «Х» слабо организован внутренний контроль, который включает в себя следующие методы и инструменты:

– документальный контроль — контроль за правильностью и своевременностью оформления первичных документов (накладных, счетов-фактур, актов приемки-передачи, спецификаций и так далее);

– инвентаризация — регулярные проверки фактического наличия материально-производственных запасов, их соответствие с данными учета с целью выявления излишков или недостач;

– аналитические процедуры — анализ показателей движения запасов, оценка эффективности их использования путем расчета экономических показателей, выявление отклонений;

– использование программных систем для контроля за запасами: внедрение автоматизированных систем [3].

Но у организации «Х» наблюдается отсутствие или недолжное соблюдение всех методов и инструментов. Таким образом можно выделить следующие недостатки в части внутреннего контроля запасов, основанные на приведенном перечне методов и инструментов:

– отсутствует контроль за правильностью документального оформления, нарушена дисциплина исполнителей, недостаточность фиксации данных о поступлении и выдаче материалов, первичная документация часто отсутствует или оформляется с задержками;

– отсутствует практика проведения инвентаризации даже в обязательных случаях, что снижает вероятность обнаружения недостачи, излишков, непригодных для использования материалов;

– в организации «Х» не анализируются показатели движения запасов, не рассчитывается рентабельность их использования и другие экономические показатели, а также их отклонения;

– низкий уровень использования IT-решений, ведение учета и контроля материалов вручную, что повышает риск возникновения ошибок и отсутствие возможности проверки учета и контроля исполнителей управляющими отделами.

Рассмотрение ведения складского и оперативного учетов, а также организации внутреннего контроля в организации «Х» позволили сформулировать рекомендации по совершенствованию.

Необходимо внедрить складской учет, организовать склады и назначить материально-ответственных лиц за хранение и учет материально-производственных запасов.

Следует автоматизировать учет с использованием современных специализированных программных решений, таких как «1С:Управление строительной организацией», для оперативного и складского учетов и мониторинга материалов.

Руководству необходимо составить график проведения инвентаризаций, собрать комиссию. Проведение инвентаризаций имеет особую значимость для строительных организаций, так как за счет отдаленности объектов от бухгалтерии и контролирующих отделов, бухгалтерский учет и внутренний контроль значительно осложняются. Следует четко составлять необходимую документацию: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), ведомость, отражающая итоги инвентаризаций (ИНВ-26). Регулярные инвентаризации помогут своевременно выявлять недостачи и излишки для оперативного реагирования на события в организации [4].

Следует рассмотреть варианты повышения квалификации сотрудников по вопросам внутреннего контроля, оперативного и складского учетов МПЗ.

Необходимо улучшить документооборот, стандартизировать формы документов, обеспечить организацию всей необходимой документацией по поступлению, хранению, инвентаризации, передаче в строительство и списанию материально-производственных запасов.

Предложенные меры применимы не только для компании «Х», но и для всех строительных организаций с проблемами в части оперативного, складского учетов.

Успешное внедрение указанных мер требует координации между всеми заинтересованными в движении материалов отделами: бухгалтерией, исполнителями, инженерами, генеральным директором, снабжением, сметчиком и так далее. Это позволит создать интегрированную систему учета, начиная с уровня строительных объектов. Эффективный контроль за движением материально-производственных запасов и их учет является ключевым элементов успешного управления строительной организации.

Литература:

  1. Как организовать складской учет и сократить документооборот на складе. — Текст: электронный // Главбух: [сайт]. — URL: Как организовать складской учет и сократить документооборот на складе Источник: https://www.glavbukh.ru/art/93945-kak-organizovat-skladskoy-uchet?ysclid=lxlynrtr7d567378957 Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки (дата обращения: 19.06.2024).
  2. Кашина, Е. В. Особенности оперативного учета в строительных организациях в условиях проектного финансирования / Е. В. Кашина, К. Н. Шалухина. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2021. — № 34 (376). — С. 56–62. — URL: https://moluch.ru/archive/376/83760/ (дата обращения: 19.06.2024);
  3. Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета. — Текст: электронный // Wiseadvice: [сайт]. — URL: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/organizatsiya-vnutrennego-kontrolya-vedeniya-bukhgalterskogo-ucheta/?ysclid=lx45gxrn3o163103040 (дата обращения: 19.06.2024);
  4. Инвентаризация МПЗ: порядок проведения ревизии материально-производственных запасов организации, документы. — Текст: электронный // клеверенс: [сайт]. — URL: https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/in ventarizatsiya-mpz-poryadok-provedeniya-revizii-materialno-proizvodstvennykh-zapasov-organizatsii-/ (дата обращения: 19.06.2024).
Основные термины (генерируются автоматически): внутренний контроль, складской учет, оперативный учет, строительная организация, запас, подотчетное лицо, авансовый отчет, бухгалтерский учет, использование материалов, необходимая документация.


Похожие статьи

Современные проблемы учета затрат на отечественных элеваторах

В статье на основе проведенного исследования условий функционирования организаций элеваторного комплекса и факторов, оказывающих существенное влияние на эффективность их деятельности, определены информационные потребности современной системы управлен...

Направления совершенствования методики анализа и аудита материально-производственных запасов

В статье рассматриваются значение и роль материально-производственных запасов в деятельности предприятия. Предложены теоретические положения и практические рекомендаций по развитию методик анализа и аудита материально-производственных запасов на комм...

Проблема учета анализа и аудита денежных средств

В статье исследуются основные принципы анализа учета и аудита денежных средств предприятия. Обоснована необходимость, комплексного подхода к учету и анализу управления денежными средствами предприятия. Предложено уточненное определение денежного пото...

Учет движения денежных средств в процессе финансирования структурных подразделений ОАО «РЖД»

В статье анализируется модель финансирования общими центрами обслуживания структурных подразделений ОАО «РЖД». Изложены отраслевые особенности учета движения денежных средств в компании. Даны теоретические замечания и практические рекомендации к внов...

Совершенствование организации перевозок с помощью автоматизации складских помещений

В статье представлен один из путей совершенствования организации ООО «ПЭК», такой как автоматизация управления процессами складов. Рассмотрены основные аргументы, обосновывающие целесообразность внедрения данного новшества. Разобраны отличительные ос...

Пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками

В данной статье представлены основные аспекты нормативно-правой системы, регулирующей учет расчетов с покупателями и заказчиками. Рассмотрены основные учетные и контрольные проблемы экономического субъекта в этой области и намечены пути совершенствов...

Совершенствование системы управления сбытом продукции на предприятиях общественного питания

В данной статье раскрыты проблемные вопросы организации системы управления сбытом на предприятии общественного питания. Уточнено понятие системы управления сбытом, сбыта, сбытовой политики. Представлено мнение автора статьи о том, что грамотно постро...

Особенности организации бухгалтерского учёта материально-производственных запасов в соответствии с МСФО

Наиболее значительным активом и одним из основных источников выручки для организации не только в отечественной, но и в зарубежной практике ведения бухгалтерского учета являются материально-производственные запасы. В связи с этим в данной статье рассм...

Проблемы учета и аудита денежных средств

Данная статья посвящена проблеме учета и аудита денежных средств. В статье проанализированы основные проблемы учета денежных средств как наиболее ликвидных активов, предложены пути оптимизации синтетического учета на данном участке. Рассмотрена цель ...

Учетно-аналитическое обеспечение операций с капиталом в коммерческой организации

В статье рассматриваются особенности учетно-аналитического обеспечения операций по управлению собственным капиталом коммерческого юридического лица. Анализ теоретических основ выявил различные подходы к трактовке учетно-аналитического обеспечения опе...

Похожие статьи

Современные проблемы учета затрат на отечественных элеваторах

В статье на основе проведенного исследования условий функционирования организаций элеваторного комплекса и факторов, оказывающих существенное влияние на эффективность их деятельности, определены информационные потребности современной системы управлен...

Направления совершенствования методики анализа и аудита материально-производственных запасов

В статье рассматриваются значение и роль материально-производственных запасов в деятельности предприятия. Предложены теоретические положения и практические рекомендаций по развитию методик анализа и аудита материально-производственных запасов на комм...

Проблема учета анализа и аудита денежных средств

В статье исследуются основные принципы анализа учета и аудита денежных средств предприятия. Обоснована необходимость, комплексного подхода к учету и анализу управления денежными средствами предприятия. Предложено уточненное определение денежного пото...

Учет движения денежных средств в процессе финансирования структурных подразделений ОАО «РЖД»

В статье анализируется модель финансирования общими центрами обслуживания структурных подразделений ОАО «РЖД». Изложены отраслевые особенности учета движения денежных средств в компании. Даны теоретические замечания и практические рекомендации к внов...

Совершенствование организации перевозок с помощью автоматизации складских помещений

В статье представлен один из путей совершенствования организации ООО «ПЭК», такой как автоматизация управления процессами складов. Рассмотрены основные аргументы, обосновывающие целесообразность внедрения данного новшества. Разобраны отличительные ос...

Пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками

В данной статье представлены основные аспекты нормативно-правой системы, регулирующей учет расчетов с покупателями и заказчиками. Рассмотрены основные учетные и контрольные проблемы экономического субъекта в этой области и намечены пути совершенствов...

Совершенствование системы управления сбытом продукции на предприятиях общественного питания

В данной статье раскрыты проблемные вопросы организации системы управления сбытом на предприятии общественного питания. Уточнено понятие системы управления сбытом, сбыта, сбытовой политики. Представлено мнение автора статьи о том, что грамотно постро...

Особенности организации бухгалтерского учёта материально-производственных запасов в соответствии с МСФО

Наиболее значительным активом и одним из основных источников выручки для организации не только в отечественной, но и в зарубежной практике ведения бухгалтерского учета являются материально-производственные запасы. В связи с этим в данной статье рассм...

Проблемы учета и аудита денежных средств

Данная статья посвящена проблеме учета и аудита денежных средств. В статье проанализированы основные проблемы учета денежных средств как наиболее ликвидных активов, предложены пути оптимизации синтетического учета на данном участке. Рассмотрена цель ...

Учетно-аналитическое обеспечение операций с капиталом в коммерческой организации

В статье рассматриваются особенности учетно-аналитического обеспечения операций по управлению собственным капиталом коммерческого юридического лица. Анализ теоретических основ выявил различные подходы к трактовке учетно-аналитического обеспечения опе...

Задать вопрос