В статье рассматриваются практические аспекты ведения оперативного и складского учетов, а также внутреннего контроля за материально-производственными запасами в организации. Работа освещает основные проблемы, с которыми сталкиваются организации данной отрасли в части документооборота, учетов и контроля на примере компании «Х». В ней рассмотрены пути совершенствования системы учета и контроля запасов, приведены конкретные рекомендации.
Ключевые слова: материально-производственные запасы, внутренний контроль, строительная организация, складской учет, операционный учет.
Учет материально-производственных ценностей предполагает отражение на счетах, однако в первую очередь важно организовать грамотные, исчерпывающие складской и оперативный учеты непосредственно на строительных объектах. Это связано с особенностью строительной отрасли, которая предполагает отдаленность строительных объектов от бухгалтерии и других контролирующих органов.
Важность обеспечения достоверного и грамотного учета и контроля МПЗ в строительной организации очевидна и обусловлена тем, что материально-производственные запасы являются основой выполнения строительно-монтажных работ и функционирования компании в целом.
Ключевыми понятиями данной статьи являются складской и оперативный учеты. Складской учет в строительной организации охватывает процесс регистрации и контроля МПЗ на складе. Он включает в себя приемки, хранение, инвентаризацию и отпуск материалов. Основная его цель — обеспечение точной информацией о наличии и движении МПЗ для эффективного использования в строительном процессе [1].
Оперативный учет в строительстве направлен на ежедневный контроль и управление движением МПЗ непосредственно на строительных объектах. Он позволяет быстро реагировать на изменения в потребностях в строительстве, оптимизировать использование материалов и предотвращать перебои в поставках [2].
Важно уделить внимание сущности и элементам внутреннего контроля.
Внутренний контроль представляет из себя систему процедур и мероприятий, направленных на обеспечение точности и достоверности финансовой информации, сохранности активов и соблюдение нормативных требований.
Прежде чем перейти к фактической системе учета и контроля в компании «Х», рассмотрим присутствующий документооборот. На рисунке 1 представлена схема документооборота в компании «Х».
Рис. 1. Схема документооборота компании «Х»
Документооборот включает в себя составление исполнителем, прорабом или руководителем объекта, заявки, поиск поставщиков, соответствующих требованиям, и заключение договоров, согласование счетов на оплату. После оплаты счета контрагенту высылается платежное поручение. Получение материалов сопровождают следующие документы: Накладная, Счет-фактура, Приходный ордер, Акт о приемке материалов, Сертификат и так далее. Приобретенные материалы контролируются с помощью специфических форм: КС-2 (Акт о приемке выполненных работ) и КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ и затрат), после чего составляется акт о списании материалов. В случае приобретения материально-производственных запасов подотчетным лицом, сотрудник сдает авансовый отчет с оправдательными документами.
Закупка материалов осуществляется по заявкам исполнителей, составляемым по необходимости и в свободной форме. Отдел снабжения отвечает за обеспечение организации необходимыми ресурсами, отсутствие складского учета приводит к хаосу в управлении запасами. Материально-производственные запасы поступают на объекты и находятся в свободном доступе без надлежащего контроля. Ответственные за получение, хранение и использование прорабы не всегда своевременно и качественно подают отчеты о расходах в бухгалтерию, что говорит о проблемах в части дисциплины сотрудников и затрудняет отслеживание реального состояния материально-производственных запасов, ведет к ошибкам в оперативном учете, а в дальнейшем — в бухгалтерском учете.
Среди недостатков присутствующей в организации схемы документооборота можно выделить отсутствие документов, касающихся приобретения материалов подотчетными лицами, складского хранения, списания в строительство, материальных отчетов и документов в части инвентаризации. Неверно проводится закуп материально-производственных запасов подотчетным лицом. Отсутствуют оформляемые заявление сотрудника на выдачу средств или распоряжение руководителя. Кроме того, не выдается доверенность. При отсутствии доверенности работник не может получить товарную накладную и счет-фактуру на организацию, а значит не сможет принять налог на добавленную стоимость к вычету. В компании «Х» подотчетное лицо приносит оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции и так далее), а бухгалтер самостоятельно составляет авансовый отчет, сканируя и прикладывая к отчету предоставленные документы.
Необходимо стремиться к соблюдению рекомендуемой схемы документооборота, приведенной на рисунке 2.
Рис. 2. Рекомендуемая схема документооборота для организации «Х»
Следует отметить, что у организации «Х» слабо организован внутренний контроль, который включает в себя следующие методы и инструменты:
– документальный контроль — контроль за правильностью и своевременностью оформления первичных документов (накладных, счетов-фактур, актов приемки-передачи, спецификаций и так далее);
– инвентаризация — регулярные проверки фактического наличия материально-производственных запасов, их соответствие с данными учета с целью выявления излишков или недостач;
– аналитические процедуры — анализ показателей движения запасов, оценка эффективности их использования путем расчета экономических показателей, выявление отклонений;
– использование программных систем для контроля за запасами: внедрение автоматизированных систем [3].
Но у организации «Х» наблюдается отсутствие или недолжное соблюдение всех методов и инструментов. Таким образом можно выделить следующие недостатки в части внутреннего контроля запасов, основанные на приведенном перечне методов и инструментов:
– отсутствует контроль за правильностью документального оформления, нарушена дисциплина исполнителей, недостаточность фиксации данных о поступлении и выдаче материалов, первичная документация часто отсутствует или оформляется с задержками;
– отсутствует практика проведения инвентаризации даже в обязательных случаях, что снижает вероятность обнаружения недостачи, излишков, непригодных для использования материалов;
– в организации «Х» не анализируются показатели движения запасов, не рассчитывается рентабельность их использования и другие экономические показатели, а также их отклонения;
– низкий уровень использования IT-решений, ведение учета и контроля материалов вручную, что повышает риск возникновения ошибок и отсутствие возможности проверки учета и контроля исполнителей управляющими отделами.
Рассмотрение ведения складского и оперативного учетов, а также организации внутреннего контроля в организации «Х» позволили сформулировать рекомендации по совершенствованию.
Необходимо внедрить складской учет, организовать склады и назначить материально-ответственных лиц за хранение и учет материально-производственных запасов.
Следует автоматизировать учет с использованием современных специализированных программных решений, таких как «1С:Управление строительной организацией», для оперативного и складского учетов и мониторинга материалов.
Руководству необходимо составить график проведения инвентаризаций, собрать комиссию. Проведение инвентаризаций имеет особую значимость для строительных организаций, так как за счет отдаленности объектов от бухгалтерии и контролирующих отделов, бухгалтерский учет и внутренний контроль значительно осложняются. Следует четко составлять необходимую документацию: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), ведомость, отражающая итоги инвентаризаций (ИНВ-26). Регулярные инвентаризации помогут своевременно выявлять недостачи и излишки для оперативного реагирования на события в организации [4].
Следует рассмотреть варианты повышения квалификации сотрудников по вопросам внутреннего контроля, оперативного и складского учетов МПЗ.
Необходимо улучшить документооборот, стандартизировать формы документов, обеспечить организацию всей необходимой документацией по поступлению, хранению, инвентаризации, передаче в строительство и списанию материально-производственных запасов.
Предложенные меры применимы не только для компании «Х», но и для всех строительных организаций с проблемами в части оперативного, складского учетов.
Успешное внедрение указанных мер требует координации между всеми заинтересованными в движении материалов отделами: бухгалтерией, исполнителями, инженерами, генеральным директором, снабжением, сметчиком и так далее. Это позволит создать интегрированную систему учета, начиная с уровня строительных объектов. Эффективный контроль за движением материально-производственных запасов и их учет является ключевым элементов успешного управления строительной организации.
Литература:
- Как организовать складской учет и сократить документооборот на складе. — Текст: электронный // Главбух: [сайт]. — URL: Как организовать складской учет и сократить документооборот на складе Источник: https://www.glavbukh.ru/art/93945-kak-organizovat-skladskoy-uchet?ysclid=lxlynrtr7d567378957 Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки (дата обращения: 19.06.2024).
- Кашина, Е. В. Особенности оперативного учета в строительных организациях в условиях проектного финансирования / Е. В. Кашина, К. Н. Шалухина. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2021. — № 34 (376). — С. 56–62. — URL: https://moluch.ru/archive/376/83760/ (дата обращения: 19.06.2024);
- Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета. — Текст: электронный // Wiseadvice: [сайт]. — URL: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/organizatsiya-vnutrennego-kontrolya-vedeniya-bukhgalterskogo-ucheta/?ysclid=lx45gxrn3o163103040 (дата обращения: 19.06.2024);
- Инвентаризация МПЗ: порядок проведения ревизии материально-производственных запасов организации, документы. — Текст: электронный // клеверенс: [сайт]. — URL: https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/in ventarizatsiya-mpz-poryadok-provedeniya-revizii-materialno-proizvodstvennykh-zapasov-organizatsii-/ (дата обращения: 19.06.2024).
