Данная статья посвящена раскрытию значения экспертизы ценности документов в целом, первоначальных этапах проведения экспертизы, в чем заключается ценность документа, каково архивное значение, состав экспертной комиссии. Статья предоставит общие и ясные понятия для студентов и начинающих специалистов-документоведов, в чем суть экспертизы ценности документов.
Ключевые слова: экспертиза ценности, документная ценность, архивное значение, экспертная комиссия, суть экспертизы документа.
Экспертиза ценности документов — процедура для определения сроков хранения, их изучения и отбора на государственное хранение.
Данная процедура проводится на основании действующего законодательства, правовых актах Российской Федерации по архивным делам и документационному обеспечения управления, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых, примерных и разработанных в организации номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
В процессе деятельности организации образуются документы, содержащие различную по своему значению информацию. Информация заключается в ряде документов, имеет оперативное значение, к ней обращаются лишь в течении определенного времени в практических целях. После утраты практического значения хранение таких документов не имеет смысла — они подлежат уничтожению. Другие документы содержат информацию, необходимую в течении длительного времени. Третьи составляют документы, в которых заключается информация, ценная с научной, политической, исторической, экономической, социально-культурной, практической точки зрения. Они подлежат постоянному хранению.
В связи с этим возникает ряд задач:
- Отбор документов на государственное хранение.
- Определение сроков хранения документов, не утративших свое значение в течение ряда лет.
- Выделение документов с истекшим сроком ведомственного хранения к уничтожению.
- Замена утративших по каким-либо причинам подлинников документов их копиями.
Для решения таких задач необходимо проведение экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов.
Первый — на стадии делопроизводства:
- При разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
- При регистрации поступающих в учреждение документов, когда проставляются на документах индексы, определяются их принадлежность к конкретному делу;
- При направлении документов в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляются делопроизводственными персоналом в структурных подразделениях и контролируются экспертной комиссией учреждения).
Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждению и работниками государственного архива).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора на государственное хранение, контроля оказание методической помощи в организациях создается Экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях со сложной структурой создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), координирующие работу ЭК организаций сети или ЭК структурных подразделений.
Деятельность экспертной комиссии регламентируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 2015 года.
Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации. Если в организации присутствует специалист по работе с архивами, то его следует принять в состав комиссии, т. к. он осведомлен в вопросах хранения и утилизации документов.
Члены экспертной комиссии имеют право не принимать к обработке некачественные и неправильно обработанные документы. Это право им дает п. 4.5 Приказа Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Отбор документов на постоянное хранение производится в соответствии со специально разработанными критериями, объединенными в группы по происхождению, содержанию, по внешним особенностям документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
К критериям содержания относится: значимость события, отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документе в других документах.
К критериям внешних особенностей относятся: юридическая достоверность документа, форма фиксирования и передачи содержания, оформления документа и его физическое состояние.
Значимость учреждения или лица, которые создали документы.
Ценность комплекса документов, созданных в учреждениях, организациях, определяется прежде всего значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры, и других отраслей общества.
Органы государственной власти и управления создают документы, отражающие деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т. п.
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» установлены сроки временного хранения документов по личному составу организаций, а именно:
– документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01 января 2003 года, хранятся 75 лет;
– документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01 января 2003 года, хранятся 50 лет;
– документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
По истечении установленных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов.
Приведенные выше положения закона не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.
Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
В соответствии с Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечению сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в процессе деятельности территориальных органах, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук негосударственные организации.
Литература:
- Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. — М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2017 г. — 281 с.
- Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004. № 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — № 43. — Ст. 4169.
- О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2016. — № 10. — Ст. 1317.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР, 1991.
- Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. — М., 2004.
