Статья посвящена оценке эффективности организационной структуры управления. Рассмотрены различные методы и подходы оценки. Разработан алгоритм проведения оценки эффективности организационной структуры, осуществлен выбор оптимального сочетания показателей оценки эффективности.
Ключевые слова: организационная структура, оценка эффективности организационной структуры, показатели оценки эффективности организационной структуры.
В условиях современной экономики, каждый руководитель стремится к повышению конкурентоспособности своей компании. Стремление к ее повышению неразрывно связано с повышением эффективности (производства, сотрудников, организационной структуры, системы управления и т. д.). Тема эффективности весьма актуальная, несмотря на то что получила освещение в работах многих авторов. Принципиально важным для каждой компании является найти оптимальный баланс вложенных ресурсов для получения наибольшего эффекта.
Прежде всего, следует отметить, что несмотря на созвучность понятий эффекта и эффективности они имеют разные значения. Рассмотрим каждое из них.
Эффект — это результат какого-либо действия, он может быть отражен в качественным либо количественном выражении. Эффект бывает отрицательный, положительный либо остаться без динамики. Чаще всего, в экономике, принято рассматривать в количественном выражении (например, объем выпущенной продукции, величина полученной прибыли и т. д.).
Эффективность — это получение максимально возможного эффекта «на выходе» при минимальном вложении и рациональном распределении ресурсов «на входе».
Эффективная организационная структура управления — это гарантия достижения организацией поставленных целей в различных областях: производственной, экономической, социального развития, технического прогресса с использованием оптимального количества ресурсов.
Оценка эффективности организационной структуры управления является базовым фундаментом для повышения эффективности деятельности компании в целом.
Проблематикой комплексной оценки эффективности организационной структуры управления занимались многие отечественные и зарубежные авторы. Тем не менее, до сих пор остается открытым вопрос систематизации существующих методов оценки организационных структур управления, их совершенствование, система интерпретации показателей, входящих в состав методик. Особого внимания требует вопрос применимости методик на практике и достоверности показателей, полученных в результате их применения. Этим и обусловлена актуальность выбранной темы.
В работе А. М. Буторина разработан методический подход к оценке эффективности организационной структуры, отличающийся принципом определения показателей эффективности для подразделений предприятия, выделением центров затрат и центров прибыли, что позволит выработать рекомендации по совершенствованию организационной структуры с учетом процессов формирования потребительской ценности и выработать план сокращения затрат в областях, которые поддерживают основной производственный процесс. [1].
Грубич Т. Ю. в своей статье рассматривает одно из направлений анализа эффективности организационной структуры предприятия — финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Показатели, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность предприятия сгруппированы в три группы, в зависимости от целей оценки.
К первой группе отнесены показатели прибыльности (рентабельности) хозяйственной деятельности организации. К ним относятся: общая рентабельность производственных фондов; чистая рентабельность; общая рентабельность; рентабельность собственного капитала.
Вторая группа включает в себя показатели эффективности хозяйственной деятельности и менеджмента организации. К ним относятся: выручка от реализации товаров, работ, услуг; чистая прибыль; прибыль от реализации продукции; прибыль от финансово-хозяйственной деятельности. Данные показатели отражают отношение прибыли к объему продаж.
Третья группа — это показатели, характеризующие скорость превращения активов в деньги (деловой активности). К ним относятся: оборачиваемость оборотных средств; оборачиваемость запасов; отдача основных фондов; отдача всего капитала; оборачиваемость дебиторской, кредиторской задолженностей;
Автором Поповой Л. Ф. предложены ключевые направления проведения оценки эффективности организационной структуры. К ним относятся: качество выполнения процессов и операций в организации; оптимальность основных характеристик структуры (формализации, организационной сложности, централизации, конфигурации, координации и контроля); способность структуры обеспечивать ключевые свойства системы управления в целом; уровень взаимодействия сотрудников, экономическая и социальная эффективность структуры [2].
Другие авторы исследований предлагают использовать функционально-стоимостной подход (процессно-стоимостной подход). Это системное исследование, направленное на рассмотрение объекта как системы, разделяемой на подсистемы, а функций — как общесистемных и внутрисменных, внутренних связей объекта, как прямых, так и обратных. Данный подход предполагает детализацию анализируемых процессов и затрат по отдельным составляющим. С последующей консолидацией.
И. В. Сименко и А. М. Корогодина сформировали систему показателей для оценки эффективности организационной структуры с акцентом на комбинирование финансовых показателей со сбалансированными показателями (нефинансовыми), с учетом факторов, влияющих на организационную структуру. Показатели разбиты на пять групп: показатели, выражающиеся через конечные результаты деятельности организации; показатели, характеризующие способность организации использовать рыночные возможности; показатели, отражающие отдельные характеристики; показатели, характеризующие рациональность организационной структуры; показатели, характеризующие эффективность затрат, связанных с функционированием организационной структуры.
Анализируя опыт авторов в исследовании проблематики оценки эффективности организационных структур можно сделать вывод, что единый подход к решению данной проблемы так и не выработан. Авторы подходят к оценке с разных сторон, используя для анализа результаты финансово-хозяйственной деятельности, оценку эффективности управленческих процессов, анализ бизнес-процессов и т. д.
Для проведения полноценной оценки эффективности организационной структуры целесообразно провести данную оценку по всем перечисленным направлениям, с разработкой определенного алгоритма, используя оптимальное сочетание показателей оценки эффективности.
Алгоритм оценки эффективности организационной структуры предполагает: анализ внутренней и внешней среды базы исследования; анализ организационно-регламентирующего обеспечения; оценка эффективности управленческих процессов; анализ организационно-функциональной модели и значений индикаторов; функциональный анализ или анализа бизнес-процессов.
1.Анализ внутренней и внешней среды базы исследования. В рамках данного анализа приводится общая характеристика организации, рассматриваются цели и задачи, анализируется динамика основных показателей деятельности организации, а также анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности организации.
Одним из признаков эффективности организационной структуры является ее соответствие стратегическим целям организации.
В рамках проведения комплексной оценки эффективности организационной структуры некоторые авторы проводят анализ структуры организации по гендерному признаку, по возрастному аспекту, по уровню образования, по стажу работы. Но данные перечисленных анализов нерациональны, поскольку существенного влияния на результаты оценки эффективности организационной структуры не оказывают. При этом расходуя ресурсы — временные, трудовые и т. д.
2.Анализ организационно-регламентирующего обеспечения.
Проведение данного анализа позволяет определить уровень организационных, нормативных (в том числе локальных), методических и правовых документов, которыми руководствуются в своей работе организации.
Проводя данный анализ, особое внимание следует обратить на основные структурообразующие документы, такие как: штатное расписание, положение об организации, приказ о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями, должностные инструкции и другие.
Наличие данных структурообразующих документов может свидетельствовать о наличии определенной системы организационно-регламентирующих документов, которая безусловно, закладывает основу системы менеджмента в организации.
3.Оценка эффективности управленческих процессов.
Целью данной оценки является оценка внутренней способности организационной структуры управления обеспечивать достижение поставленных целей (оценить эффективность механизма управления), используя обобщающий показатель — коэффициент эффективности механизма управления. Обобщающий показатель включает в себя оценку организации управленческих процессов, по следующим критериям: продолжительность управленческого цикла, непрерывность управленческого цикла, ритмичность управленческого цикла, оперативность принимаемых решений, использование рабочего времени (аппаратом управления), уровень качества принимаемых решений.
Значение показателей предлагается определять экспертным методом, в баллах от 1 до 5 (традиционно 1 — плохо, 5 — отлично). В качестве экспертов привлекаются руководители вышестоящей организации. Также установлена значимость каждого показателя во всей совокупности, значимость оценивается также экспертным методом. Далее высчитывается коэффициент по каждому показателю и складывается в общий коэффициент эффективности. Автор предлагает полученный результат интерпретировать по диапазонам баллов следующим образом:
– от 0 до 2 — организационная структура неэффективна, не отвечает целям и задачам, механизм управления совсем неэффективен;
– от 2,1 до 4 — требуется совершенствование организационной структуры и механизма управления;
– от 4 до 5 — организационная структура и механизм управления эффективны.
4.Анализ организационно-функциональной модели (далее — ОФМ) и значений индикаторов.
ОФМ является основным из современных инструментов организационного дизайна и активно используется для проведения оценки эффективности организационных структур. Представляет собой графическую схему с отображением распределения задач и функций между организационными единицами, подчинённости и взаимодействия между ними. Она включает информацию о наименовании и численности подразделений, а также систему ключевых индикаторов, определяющих количественные и качественные характеристики организационной структуры.
Система индикаторов организационной структуры любой организации будет базироваться на «трех китах»: анализ количества вертикальных и горизонтальных связей подчиненности организационных единиц; оптимальное сочетание количества руководителей и исполнителей; количество звеньев (уровней) управления.
Универсального набора ключевых индикаторов нет, каждая организация устанавливает сама оптимальный набор, используя дифференцированный подход, учитывающий производственные, функциональные, географические и прочие особенности подразделений. Основные индикаторы ОФМ: звенность, количество прямых подчинённых руководителя, норма управляемости, норма управленческой нагрузки, численность функциональной вертикали.
Формирование матрицы распределения полномочий и ответственности является обязательным аспектом при проектировании ОФМ. Формирование и анализ матрицы позволяет определить «слабые» места в организации рабочего процесса, четко разграничить и закрепить роли (ответственность) организационных единиц, участвующих в выполнении той или иной функции, а также выявить их дублирование, определить избыточность или недостаток ролей (обязанностей), равномерно распределить нагрузку.
5.Функциональный анализ.
Базовым фундаментом для повышения эффективности деятельности организации является проведение функционального анализа или анализа бизнес-процессов.
В рамках проведения функционального анализа формируется матрица распределения полномочий и ответственности, являясь обязательным аспектом при проектировании ОФМ. Матрица используется для распределения (ролей) обязанностей. Вертикальный анализ матрицы позволяет определить обязанности и полномочия каждой организационной единицы, объективно оценить уровень нагрузки. Горизонтальный анализ матрицы отражает качество организации работы. Формирование и анализ матрицы позволяет определить «слабые» места в организации рабочего процесса, четко разграничить и закрепить роли (ответственность) организационных единиц, участвующих в выполнении той или иной функции, а также выявить их дублирование, определить избыточность или недостаток ролей (обязанностей), равномерно распределить нагрузку.
Вопросы совершенствования организационной структуры тесно связаны с проблемой повышения эффективности системы управления в целом и организационной структуры в частности. Рассмотренный алгоритм проведения оценки эффективности организационной структуры необходим для дальнейшего принятия управленческих решений по совершенствованию организационной структуры, для создания высокоэффективной, отвечающей всем требованиям системы управления.
Безусловно, для более полной и комплексной оценки эффективности организационной структуры следует применять показатели, охватывающие все аспекты организации: результаты финансово-хозяйственной деятельности, оценку эффективности управленческих процессов, анализ бизнес-процессов, используя их оптимальное сочетание.
Литература:
- Буторин, А. М. Оценка эффективности организационной структуры малых промышленных предприятий: диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Буторин А. М. / Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина. — Екатеринбург, 2021. — 128 c.;
- Попова Л. Ф. Эффективная организационная структура как важнейшее условие формирования современной системы управления / Попова Л. Ф. // Наука и общество. — 2015. — № 2 (21). — С. 40–47.
- Грубич Т. Ю. Обзор методов оценки эффективности организационной структуры предприятия с позиции финансово — хозяйственной деятельности / Грубич Т. Ю. // Парадигмы современной науки. — 2017. № 2 (4). С. 79–86;
- Сименко И. В., Корогодина А. М. Организационная структура управления предприятием: оценка влияния на эффективность его деятельности /Актуальные проблемы экономики и управления: теория и практика // Второй Республиканской с международным участием интернет-конференции студентов, магистрантов и аспирантов. — 2018. — С. 197–204.
- Коротков Э. М. Управление изменениями: учебник и практикум для вузов / Э. М. Коротков, М. Б. Жернакова, Т. Ю. Кротенко. — Москва: Юрайт, 2020. — С. 250–274.
