Применение систем электронного документооборота помогает повысить качество и эффективность работы деканата за счет сокращения времени, затрачиваемого на сбор, обработку и получение необходимой информации, что позволяет выполнять функции деканата на более технологичном уровне, упрощая процедуру обработки данных. Автоматизация деятельности деканата позволяет упростить процедуру действий с данными, которые используются в процессе обучения. Сокращение достигается за счет автоматизации формирования отчета по результатам КПП. Сокращение достигается за счет автоматизации формирования отчета по результатам контрольной точки. Также при электронном деканате используемых в ходе учебного процесса, автоматизируется формирование и подготовка к печати необходимых документов (зачетных и экзаменационных работ, справок об обучении, приказов и т. д.). Таким образом в данной статье описывается электронный деканат в рамках автоматизации управления учебным процессом в вузе. Объектом данной статьи является электронный деканат.
Ключевые слова: высшее учебное заведение, деканат, управление, система, автоматизация, документооборот, задачи, учеба, процесс, технология, функция, уровни.
Деканат осуществляет организационные, исполнительские, административные и иные функции, организуя свою деятельность на основании Закона Республики Казахстан от 27 июля 2007 года № 319-III «Об образовании», Приказа Министерства образования и науки РК, Устава высшего учебного заведения и других нормативных актов. В части непосредственной организации образовательной деятельности деканат:
– руководит учебным процессом на факультете;
– обеспечивает планирование и непосредственное руководство педагогической, методической и научно-исследовательской работой факультета;
– совместно с факультетами разрабатывает и реализует учебные планы, индивидуальные планы и графики занятий для отдельных студентов;
– ведет учет контингента студентов, обучающихся на факультете, их успеваемости;
– контролирует учебную и производственную практику студентов;
– составляет расписание занятий и контролирует его выполнение;
– следит за ходом экзаменов и зачетов, координирует работу факультета с работой других подразделений высшего учебного заведения;
– организует работу комиссий по назначению стипендий всех видов в соответствии с нормативными документами;
– руководит подготовкой и работой сотрудников, направленной на повышение их квалификации;
– обеспечивает делопроизводство и документооборот на факультете и др. [1].
Все эти процессы требуют качественного документооборота, а также автоматизации, что и обуславливает необходимость развития электронного деканата. Работа вуза в контексте повышения качества подготовки специалистов ставит новые задачи по совершенствованию работы деканатов, в том числе по автоматизации их работы, в частности, за счет развития информационного обмена. Деканат современного образовательного учреждения должен представлять собой открытую систему, компоненты которой постоянно взаимодействуют друг с другом и с элементами других подразделений. Эта система должна стать связующим звеном, обеспечивающим многоуровневую систему сбора и учета информации обо всех обучающихся факультета, создавая единое информационное пространство, гарантирующее эффективный обмен информацией между всеми подразделениями факультета и вуза. [2]. При выборе такой системы предпочтение было отдано системам электронного документооборота. Анализ их возможностей показал, что они наиболее полно соответствуют заявленным выше функциям деканата. Система электронного документооборота — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск) и взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и т. д.). Следует отметить, что современные электронные деканаты имеют тенденцию к переходу на тип корпоративного управления информационными ресурсами (далее KIR) (контент, контент). Это понятие немного шире, чем электронный деканат. KIR включает в себя набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям в организации.
Материалы и методы
Практика применения конфигурации электронного деканата на основе КИР показала ее преимущества. Многие модули этой системы представляют собой аналогии с традиционными формами организации обучения. Связи между различными блоками данных позволяют формировать фактические и итоговые документы результатов обучения, промежуточный и итоговый контроль, учет задолженности и т. д., позволяя автоматизировать контроль учебного процесса и успеваемости всех групп обучающихся.
Среди ее достоинств можно отметить:
– дружественный интерфейс;
– обширную справочную систему;
– внушительную функциональность;
– широкий набор способов подачи материала и т. д. [3].
Онлайн-обучение дает вам доступ к различным материалам в виде видео, слайд-шоу, документов Word и PDF. Проведение вебинаров и взаимодействие с учителями осуществляется через чат и форумы, что является одним из способов взаимодействия пользователей. Существует множество различных систем и методов электронного обучения, которые можно использовать для проведения онлайн-курсов. Различные процессы могут быть автоматизированы, например, набор материалов для создания онлайн-курсов и автоматических адаптивных тестов с использованием инструментов. Сегодня студенты хорошо разбираются в использовании смартфонов, обмене текстовыми сообщениями и использовании Интернета, поэтому посещение онлайн-курсов и взаимодействие с ними на основе электронного деканата — простая задача. В быстро меняющемся мире электронного обучения технологии позволяют сделать курс новым и увлекательным, постоянно менять содержание курса, а также предоставлять студентам самую свежую информацию.
Информационно-образовательная среда — это новый уровень педагогической системы [4]. Существует ряд определений понятия информационно-образовательной среды. Можно говорить о новом направлении педагогических наук, исследующем вновь создаваемые педагогические процессы, известном как информационно-образовательная среда. Программные модули включают в себя полный набор взаимосвязанных сервисов, позволяющих разработать и реализовать виртуальный представитель учебного процесса школы и выполнять функциональные функции любой категории преподавателей и учащихся. При этом наполнение информационных ресурсов определяются образовательным учреждением, а пакеты услуг предоставляются стандартным программным обеспечением. Иными словами, виртуальное представительство администрации представляет собой программный комплекс, включающий в себя полный набор сервисов и информационных ресурсов, обеспечивающих образовательный процесс в данном образовательном учреждении. Основными подсистемами виртуального представления университета, выполняющими его функции, являются:
– административная подсистема — создание образцовых модулей, регистрация пользователей и назначение прав, взаимодействие всех основных модулей;
– подсистема разрешений (электронный персонал) — создание и ведение личных папок для всех категорий пользователей;
– подсистема дидактического процесса (электронный деканат) — создание учебных групп, расписания занятий, контроль дидактического процесса и т. д.;
– подсистема контроля знаний (подсистема тестирования);
– статистическая подсистема — сбор, создание и представление статистических данных по виртуальному представительству, составление отчетов по делам;
– подсистема документации — для печати различных документов на бумаге.
Все это позволяет сотрудникам деканата и руководителям самостоятельно, без помощи программистов, получать любые аналитические данные. Деканаты, использующие электронный портал, получают автоматизированную справочную систему, позволяющую создавать, редактировать или просто просматривать учебные планы, распределять обучающихся по учебным группам и подгруппам, распределять и контролировать нагрузку преподавателей, получать информацию об отчисленных студентах и так далее. Все вышеперечисленное позволяет повысить качество и эффективность работы деканов, более точно оценивать последствия решений, направленных на совершенствование учебного процесса. Следует выделить следующие перспективные возможности:
– формирование и отслеживание учебных занятий, работа в научно-исследовательских группах, обществах, спортивных секциях и студиях;
– распределение аудиторного фонда и других ресурсов, задействованных в образовательном процессе;
– учет выходных и праздничных дней в части планирования учебного процесса [5].
Таким образом, применение указанной функциональности системы повышает эффективность взаимодействия деканата с ключевыми структурными подразделениями высшего учебного заведения за счет интеграции модулей планирования учебного процесса, управления структурой студентов и др. Это дает возможности для:
– деканата: оперативно получать всю необходимую информацию о преподавателях кафедр, выполняющих работу на факультете, оценках студентов, подготовленных преподавателем, темах курсовых работ, мониторинг успеваемости и посещаемости, информацию о студентах, не оплачивающих обучение и т. д.;
– кафедры: оперативно получать всю необходимую информацию о контингенте студентов, распределение студентов по группам и подгруппам, перечень дисциплин, закрепленных за кафедрами, графики учебного процесса, учебные планы всех направлений и профилей подготовки, данные о студентах, информацию о запланированных мероприятиях и т.д [6].
– управление образованием: самостоятельно и оперативно получать всю необходимую информацию о контингенте студентов, графиках учебного процесса и учебных планах всех направлений, профилей подготовки, сводных данных по экзаменационным сессиям и результатам промежуточных аттестаций, посещаемости учебных занятий, учебной нагрузке преподавателей и т. д. по всем факультетам в режиме реального времени;
– управление образовательной и социально-культурной деятельностью: оперативное получение информации о мероприятиях, запланированных на факультетах, данных о трудоустройстве студентов и выпускников;
– управление финансово-экономической деятельностью: оперативное получение информации об отчисленных студентах, студентах, обучающихся на договорной основе и т. д.
Использование данной системы позволяет выполнять ряд функций традиционного деканата на более технологическом уровне:
– значительное сокращение времени, необходимого для выполнения определенных процедур (например, редактирование информации, поиск личной информации студентов и т. д.);
– упростить порядок действий с данными, используемыми в процессе обучения;
– автоматизировать обучение и подготовку к печати необходимых документов (контрольных и экзаменационных работ, сертификатов об обучении, заказов на поставку и т. д.) [7].
Результаты и обсуждение
Система позволяет реализовать планирование траектории обучения: руководство университета (проректор по учебной работе, главный бухгалтер и др.) получает инструмент для анализа учебного процесса, расчета академических часов по учебной нагрузке, составления расписания, расчет заработной платы и производительность для отдельной группы и всего факультета.
Основной задачей такого модуля информационной системы управления учебным процессом является формирование первичных данных для учета успеваемости обучающихся. Кроме того, такой журнал позволит структурировать задания, которые будут оцениваться преподавателями, и создать эффективный экспорт-импорт данных для дальнейшего использования. В электронном журнале преподаватель формирует структуру дисциплины в соответствии с количеством кредитов и видами занятий, которые будут оцениваться. Студенты имеют доступ к электронному журналу, видят структуру системы оценивания и свои оценки по каждому из обозначенных заданий. По просьбе преподавателей журнал позволяет выявлять обязательные и дополнительные задания и делать пометки об их выполнении. Принцип зеркала работает в соответствии с определенной структурой и оценками, полученными студентами за каждое задание. Учет пропущенных занятий ведет староста группы, данные этого учета попадают в систему «электронный деканат»; преподаватель, при желании, также может вести такой учет и учитывать баллы за посещение занятий. Электронный журнал позволяет сформировать собственную структуру оценки заданий студентов, быстро и качественно проводить расчеты успеваемости, определять рейтинг студента в группе, предоставлять данные для дальнейшей обработки и анализа в электронном деканате.
Выводы
Таким образом, функции электронного деканата заключаются в формировании соответствующих учебных групп, позволяющих студентам и преподавателям организовать свою деятельность и обеспечить наглядную виртуальную презентацию. В закрытых досках объявлений создается таблица для виртуальных групп учащихся. Также может содержать информацию о составе учебной группы, виртуального представительства, деканата или виртуального представительства. Согласно методике обучения для каждой группы учащихся возможно создание (открытие) электронной аудитории или форума, например инструмента сообщества. При этом в виртуальном представлении школы формируются необходимые для образовательного процесса учебно-управленческие ресурсы, которые называются производственным модулем, используются в процессе обучения определенному предмету и создаются по мере необходимости.
Литература:
- Фещенко А. В., Танасенко К. И. Электронный деканат как инструмент автоматизации управления учебным процессом в университете // Гуманитарная информатика, 2016, №. 10, С. 40–45.
- Савиных И. В., Талаев П. В. Разработка модулей для управления учебным процессом в системе дистанционного обучения // Вестник Марийского государственного университета, 2012, № 9, С. 35–39.
- Лашко С. И. Модернизация высшего образования в Европе / С. И. Лашко, Л. В. Левченко // Экономика образования, 2008, № 1, С. 109–114.
- Макашова В. Н., Филимошин В. Ю. Опыт разработки и внедрения модуля «Электронный Деканат» в систему дистанционного обучения // Математическое и программное обеспечение систем в промышленной и социальной сферах, 2015, № 1, C. 67–74.
- Мытник А. А., Клишин А. П. Опыт внедрения информационной системы E-Decanat 2.0 для автоматизации управления учебным процессом в ТГПУ // Вестник Томского государственного педагогического университета, 2013, № 1(129), С. 102–108.
- Хомоненко А. Д. Базы данных: учебник для высш. учеб. завед, 2009, № 1(129), С. 112–128.
- Змеев Д. О., Малахов К. С., Сербин В. А., Степаненко А. А., Фещенко А. В. «Электронный деканат»//Развитие единой образовательной информационной среды: материалы XIV Междунар. науч.-практ. конф. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2015. С. 114–117.
